Gérer les mises à jour planifiées et les abonnements des tableaux de bord

La planification des mises à jour du tableau de bord garantit que vos tableaux de bord affichent des informations up-to-date et améliorent les performances des utilisateurs finaux. Les abonnements conservent les parties prenantes informées en envoyant des instantanés de tableau de bord à des e-mails, Slack ou Microsoft Teams. Cette page explique comment configurer et gérer des abonnements.

Créer une planification

Lorsque vous créez une planification pour les mises à jour du tableau de bord, vous définissez une cadence périodique qui extrait les données les plus récentes et, pour les tableaux de bord publiés avec des autorisations de données partagées, actualise le cache partagé.

Pour chaque mise à jour planifiée du tableau de bord, les événements suivants se produisent :

• Toute la logique SQL qui définit les ensembles de données est exécutée selon l’intervalle défini.
• Les résultats alimentent le cache des requêtes et contribuent à accélérer le chargement initial du tableau de bord.

Avantages des autorisations de données partagées pour les mises à jour planifiées

Les tableaux de bord publiés avec des autorisations de données partagées offrent de meilleures performances et une meilleure efficacité du cache par rapport aux autorisations de données individuelles :

• Cache partagé : Les mises à jour planifiées remplissent un cache de résultats de requête partagé auquel tous les utilisateurs du tableau de bord peuvent accéder, ce qui améliore considérablement les temps de chargement pour tous les utilisateurs.
• Actualisation individuelle du cache : Même lorsqu’un tableau de bord est publié avec des autorisations de données individuelles, les utilisateurs peuvent s’abonner à des planifications pour déclencher des actualisations du cache. Cela garantit que leur cache personnel reste up-to-date et réduit les temps de chargement lorsqu’ils accèdent au tableau de bord.
• Chargement réduit des requêtes : Étant donné que les résultats sont mis en cache et partagés, les requêtes SQL sous-jacentes s’exécutent moins fréquemment, ce qui réduit les coûts de calcul et la charge de l’entrepôt.

Les utilisateurs qui s’abonnent à un planning bénéficient de ces rafraîchissements de cache même s’ils n’ont pas besoin de la capture d'écran PDF de l'email. L’abonnement lance le flux de travail d’actualisation du cache, ce qui garantit que le tableau de bord se charge rapidement lorsqu’il le visite.

Pour créer une planification :

1. Cliquez sur Planifier dans le coin supérieur droit du tableau de bord. La boîte de dialogue Ajouter une planification apparaît.

   

2. Entrez un identificateur de nom pour votre nouvelle planification.

3. Utilisez les sélecteurs de liste déroulante pour spécifier la fréquence et l’heure de début, si nécessaire. Vous pouvez également cocher la case Afficher la syntaxe cron pour modifier la planification dans la syntaxe Quartz Cron.

4. Utilisez le menu déroulant Fuseau horaire pour sélectionner le fuseau horaire.

5. Choisissez Utiliser les valeurs par défaut ou Utiliser les sélections de filtres pour déterminer quelles valeurs de filtre sont appliquées dans le tableau de bord pendant une exécution planifiée.

   • Utilisez les valeurs par défaut : Applique les valeurs par défaut des widgets de filtre du tableau de bord.
   • Utilisez des sélections de filtre : Applique les valeurs de filtre définies lors de la création de la planification.

6. Utilisez le menu déroulant SQL Warehouse pour choisir un autre entrepôt SQL pour les exécutions planifiées. Par défaut, l’entrepôt SQL utilisé pour créer et exécuter le tableau de bord est également utilisé pour l’exécution planifiée. Utilisez ce paramètre pour choisir un autre entrepôt pour exécuter les mises à jour planifiées.

7. (Facultatif) Cliquez sur Abonnés pour ajouter des abonnés. Les abonnés reçoivent un e-mail avec un instantané PDF du tableau de bord une fois l’exécution planifiée terminée.

8. Cliquez sur Créer. La boîte de dialogue Planifications apparaît et affiche la planification que vous avez créée. Si d’autres planifications existent pour ce tableau de bord, ils y seront également listés.

Si une planification a déjà été créée pour ce tableau de bord, le bouton en haut à droite indique S’abonner. Utilisez le flux de travail décrit précédemment pour ajouter une planification.

Gérer les planifications

Pour modifier, suspendre ou supprimer une planification :

1. Cliquez sur Planifier dans le tableau de bord publié. Une liste de planifications pour le tableau de bord s’affiche.
2. Cliquez sur l’icône de à droite de l'emploi du temps que vous souhaitez gérer.
3. Cliquez sur Modifier, Suspendre ou Supprimer.

• Éditer: Ouvre l’interface utilisateur de planification. Utilisez l’interface utilisateur pour ajuster la planification, puis enregistrer.
• Suspendre ou reprendre : définit si la planification est active ou suspendue. Les planifications suspendues conservent leurs paramètres de configuration et d’abonné, mais le tableau de bord ne met pas à jour ni n’envoie de notifications tant que la planification n’est pas reprise.
• Supprimer: Supprime la planification et tous les paramètres de l’abonné.

Gérer les abonnements

Les abonnés au programme de planification reçoivent un instantané du tableau de bord actuel chaque fois que le programme s'exécute. Les abonnés reçoivent des instantanés de tableau de bord par e-mail, Slack ou Microsoft Teams. Les abonnés au courriel reçoivent un aperçu PDF. Les canaux Slack et Microsoft Teams reçoivent un instantané d’image PNG visible directement dans le canal, un lien direct pour ouvrir le tableau de bord dans Azure Databricks et une pièce jointe PDF dans le thread de message. Pour les tableaux de bord avec plusieurs pages, l’instantané affiche la première page du tableau de bord.

Pour les tableaux de bord publiés avec des autorisations de données partagées, l’abonnement à une planification déclenche également des actualisations du cache qui améliorent les temps de chargement du tableau de bord. Les utilisateurs peuvent s’abonner même s’ils n’ont pas besoin de notifications par e-mail, en bénéficiant de performances plus rapides lorsqu’ils accèdent au tableau de bord.

Destinations d’abonnement

Les abonnements de tableau de bord prennent en charge les destinations suivantes :

• E-mail : les utilisateurs de l’espace de travail et les destinations de notification par e-mail reçoivent un instantané PDF par e-mail. Vous pouvez configurer des utilisateurs de compte, des listes de distribution et des utilisateurs externes (tels que des partenaires ou des clients) comme destinations de notification par e-mail.
• Slack : les canaux Slack reçoivent un instantané d’image PNG visible directement dans le canal, un lien direct pour ouvrir le tableau de bord dans Azure Databricks et une pièce jointe PDF dans le thread de message. Les administrateurs de l’espace de travail doivent configurer les destinations de notification Slack avant de pouvoir les sélectionner en tant qu’abonnés. Consultez Configurer les notifications Slack.
• Microsoft Teams : les canaux Teams reçoivent un instantané d’image PNG visible directement dans le canal, un lien direct pour ouvrir le tableau de bord dans Azure Databricks et une pièce jointe PDF dans le thread de message. Les administrateurs d’espace de travail doivent configurer les destinations de notification Microsoft Teams avant de pouvoir les sélectionner en tant qu’abonnés. Consultez Configurer les notifications Microsoft Teams.

Les administrateurs d’espace de travail doivent définir des destinations de notification avant de pouvoir être sélectionnés en tant qu’abonnés. Consultez Gérer les destinations de notification pour les destinations par e-mail, Configurer les notifications Slack pour les destinations Slack et Configurer les notifications Microsoft Teams pour les destinations Microsoft Teams.

Vous pouvez ajouter et supprimer d’autres abonnés pour recevoir des mises à jour si vous disposez au moins d’autorisations CAN EDIT sur le tableau de bord. Vous pouvez ajouter et supprimer vous-même en tant qu’abonné à une planification existante si vous disposez au moins d’autorisations CAN VIEW sur le tableau de bord.

Abonnez-vous à un canal Slack ou Microsoft Teams

Avant de pouvoir vous abonner aux canaux Slack ou Microsoft Teams, les administrateurs de l’espace de travail doivent configurer des destinations de notification. Consultez Configurer les notifications Slack pour les destinations Slack et configurer les notifications Microsoft Teams pour les destinations Microsoft Teams.

Pour vous abonner à un canal Slack ou Teams :

1. Cliquez sur Planifier dans le coin supérieur droit du tableau de bord.
2. Créez une planification ou modifiez une planification existante :
   • Pour créer une planification, entrez le nom de la planification, la fréquence et les valeurs de filtre, puis cliquez sur Créer.
   • Pour modifier une planification existante, cliquez sur l’icône de à côté de la planification, puis sélectionnez Modifier.
3. Dans la configuration de la planification, cliquez sur Abonnés.
4. Tapez pour rechercher et sélectionner la destination de notification.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque la planification s’exécute, une notification est publiée sur le canal Slack ou Teams configuré.

Si vous rencontrez des problèmes, consultez Résolution des problèmes ou Slack et Résolution des problèmes pour Microsoft Teams.

S’abonner à d’autres utilisateurs

Pour abonner d’autres utilisateurs, procédez comme suit :

1. Cliquez sur S'abonner dans le coin supérieur droit du tableau de bord. La boîte de dialogue Planifications apparaît.
2. Identifiez la planification à laquelle vous souhaitez ajouter des abonnés. Cliquez sur à droite de ce programme. Puis, cliquez sur Modifier.

Si vous disposez d’un accès CAN VIEW à un tableau de bord qui a une planification affectée, vous pouvez vous abonner pour recevoir des mises à jour chaque fois qu’une exécution planifiée se produit.

Pour vous abonner à une planification existante, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton S’abonner en haut à droite du tableau de bord. La boîte de dialogue Planifications affiche toutes les planifications du tableau de bord.
2. Cliquez sur S’abonner à droite de la planification que vous choisissez.

Si vous ne pouvez pas vous abonner, cela peut être dû aux raisons suivantes :

• Un administrateur de l'espace de travail a désactivé l’option Activer les abonnements aux tableaux de bord pour l’espace de travail.

  Ce paramètre a priorité sur toutes les autres. Si cette option est désactivée, les éditeurs de tableaux de bord peuvent toujours créer une planification, mais aucun abonné ne peut y être affecté.

• Vous n'avez pas l'autorisation d'accéder à l’espace de travail.

  Les utilisateurs de compte ne peuvent être ajoutés qu’en tant qu’abonnés comme destination de notification. Aucun bouton S’abonner n’est visible dans le tableau de bord pour les utilisateurs de compte.

• Aucune planification n'a été définie.

  Pour les tableaux de bord sans planification définie, les utilisateurs de l’espace de travail disposant d’un accès CAN VIEW ou CAN RUN à un tableau de bord ne peuvent pas interagir avec le bouton S’abonner .

Se désabonner des notifications par e-mail

Les abonnés peuvent choisir d’arrêter de recevoir des notifications en se désabonnant du calendrier.

• Pour vous désabonner à l’aide de l’interface utilisateur du tableau de bord, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le bouton S’abonner en haut à droite du tableau de bord. La boîte de dialogue Planifications affiche toutes les planifications du tableau de bord.
  2. Cliquez sur Abonné pour vous désabonner. Le texte du bouton devient S’abonner.

  

• Utilisez le lien Se désabonner dans le pied de page de l'e-mail pour vous désabonner des mises à jour planifiées.

Limites de taille du tableau de bord pour les abonnements

Les e-mails d’abonnement au tableau de bord incluent les fichiers encodés en base64 suivants :

• PDF : fichier PDF qui inclut le tableau de bord complet.
• DesktopImage : fichier image optimisé pour l’affichage sur les ordinateurs de bureau.

Pour plus d’informations sur les limites et le comportement de taille d’abonnement du tableau de bord lorsque les limites sont dépassées, consultez limites d’abonnement du tableau de bord.

Sécurité des données pour les pièces jointes PDF

Lorsqu’un fichier PDF de tableau de bord est généré pour la remise planifiée ou le téléchargement, il est temporairement stocké dans le stockage cloud configuré par un administrateur d’espace de travail lors de la création de l’espace de travail. Ce stockage est géré par Azure Databricks et n’est pas directement accessible en externe. Savoir où résident les fichiers PDF et comment ils sont supprimés peut vous aider à répondre aux exigences de sécurité et de conformité. Consultez Déployer un espace de travail à l’aide du portail Azure.

Stratégie de suppression PDF

Mises à jour planifiées (abonnements par e-mail) : Une fois le processus de messagerie terminé, le fichier PDF est immédiatement supprimé du stockage d’objets.

Téléchargements initiés par l’utilisateur : Lorsqu’un utilisateur télécharge manuellement un tableau de bord PDF à partir de l’interface utilisateur, le fichier reste temporairement dans le stockage d’objets pendant jusqu’à 60 jours. Cette période de rétention permet la fin du téléchargement, la résolution des problèmes ou les re-téléchargements si nécessaire.