Gestion d’équipe et de tiroir-caisse

Cet article explique comment configurer et utiliser des shifts dans microsoft Dynamics 365 Commerce point de vente (POS).

Dans Dynamics 365 Commerce, le terme équipe décrit l’ensemble des activités et des données de transactions des PDV entre deux dates. Pour chaque équipe, la somme d’argent attendue est comparée au montant comptabilisé et déclaré.

Généralement, les équipes sont ouvertes au début du jour ouvrable. À ce stade, un utilisateur déclare le montant de départ contenu dans le tiroir-caisse. Les transactions de vente sont ensuite exécutées tout au long de la journée. Enfin, à la fin de la journée, le tiroir-caisse est comptabilisé, et les montants de clôture sont déclarés. L’équipe est clôturée, et un Z de caisse est généré. Le Z de caisse indique s’il y a un excédent ou un déficit.

Scénarios d’équipe courants

Commerce propose plusieurs options de configuration et opérations de PDV pour prendre en charge un large éventail de processus d’entreprise de clôture de caisse pour le PDV. Cette section décrit certains scénarios d’équipe courants.

Tiroir-caisse fixe

En règle générale, le scénario d’équipe Tiroir-caisse fixe est le plus souvent utilisé. Dans une équipe « tiroir-caisse fixe », l’équipe et le tiroir-caisse sont associés à une caisse enregistreuse spécifique. Ils ne sont pas déplacés d’une caisse enregistreuse à une autre. Une équipe « tiroir-caisse fixe » peut être utilisée par un seul utilisateur ou être partagée entre plusieurs utilisateurs. Les équipes « tiroir-caisse fixe » ne nécessitent pas de configuration spéciale.

Tiroir-caisse flottant

Dans une équipe tiroir-caisse flottant, l’équipe et le tiroir-caisse peuvent être déplacés d’une caisse enregistreuse à une autre. Bien qu’une caisse enregistreuse ne puisse avoir qu’une seule équipe active par tiroir-caisse, les équipes peuvent être suspendues puis reprises ultérieurement ou sur une autre caisse enregistreuse.

Par exemple, un magasin a deux caisses enregistreuses. Chaque caisse enregistreuse est ouverte au début de la journée lorsque le caissier ouvre une nouvelle équipe et indique le montant de départ. Lorsqu’un caissier est prêt à faire une pause, il suspend son équipe et retire son tiroir-caisse de la caisse enregistreuse. Cette caisse enregistreuse devient alors disponible pour d’autres caissiers. Un autre caissier peut se connecter et ouvrir sa propre équipe sur la caisse enregistreuse. Une fois que la pause du premier caissier est terminée, il peut reprendre son équipe lorsque l’une des autres caisses enregistreuses devient disponible. Les équipes « tiroir-caisse flottante » ne nécessitent pas de configuration ou d’autorisation spéciale.

Utilisateur unique

De nombreuses détaillants préfèrent autoriser un seul utilisateur par équipe, pour garantir le niveau de responsabilité le plus élevé pour les disponibilités dans le tiroir-caisse. Si un seul utilisateur est autorisé à utiliser le tiroir-caisse associé à une équipe, cet utilisateur peut être tenu pour seul responsable en cas d’écarts. Si plusieurs utilisateurs utilisent une équipe, il est difficile de déterminer qui a commis une erreur, ou qui tente de voler de l’argent dans la caisse.

Utilisateurs multiples

Certains détaillants préfèrent sacrifier le niveau de responsabilité qu’offrent les équipes à un seul utilisateur et autoriser plusieurs utilisateurs par équipe. Cette approche est courante lorsqu’il y a plus d’utilisateurs que de caisses enregistreuses disponibles, et la nécessité de faire preuve de flexibilité et de rapidité l’emporte sur le risque de perte. Elle permet également aux directeurs de magasin qui n’ont pas leurs propres équipes d’utiliser les équipes de leurs caissiers, si nécessaire. Pour se connecter et utiliser une équipe qui a été ouverte par un autre utilisateur, un utilisateur doit disposer de l’autorisation POS Autoriser la connexion multiple de plusieurs équipes.

Équipe partagée

Une configuration de type équipe partagée permet aux détaillants d’avoir une équipe unique pour plusieurs caisses enregistreuses, tiroirs-caisses et utilisateurs. Une équipe partagée a un montant de départ unique et un montant de clôture unique qui sont résumés sur tous les tiroirs-caisses. Les équipes partagées sont les plus courantes lorsque des appareils mobiles sont utilisés. Dans ce scénario, un tiroir-caisse distinct n’est pas réservé pour chaque caisse enregistreuse. À la place, toutes les caisses enregistreuses peuvent partager un tiroir-caisse.

Pour pouvoir utiliser des équipes partagées dans un magasin, le tiroir-caisse doit être configuré comme « tiroir-caisse partagé par l’équipe de travail » sous Vente au détail et Commerce > Paramétrage du canal > Paramétrage POS > Profils POS > Profils du matériel > Tiroir-caisse. En outre, les utilisateurs doivent disposer d’une ou des deux autorisations d’équipe partagées (Autoriser la gestion d’équipes de travail partagées et Autoriser l’utilisation d’équipes de travail partagées).

Opérations liées aux équipes et tiroirs-caisses

Plusieurs opérations peuvent être effectuées pour modifier l’état d’une équipe ou pour augmenter ou diminuer la somme d’argent dans le tiroir-caisse. Cette section décrit ces opérations d’équipe pour Store Commerce.

Équipe de travail en cours

Le point de vente exige que les utilisateurs aient un poste de travail ouvert et actif pour effectuer toutes les opérations qui produisent une transaction financière, telles qu'une vente, un retour ou une commande client.

Lorsqu’un utilisateur se connecte au POS, le système vérifie d’abord si une équipe active est disponible pour cet utilisateur dans la caisse enregistreuse actuelle. Si une équipe active n’est pas disponible, l’utilisateur peut ouvrir une nouvelle équipe, reprendre une équipe existante ou se connecter en mode « hors tiroir-caisse », en fonction de la configuration du système et des autorisations de l’utilisateur.

Déclarer le montant de départ

Cette opération est souvent la première opération effectuée avec une équipe récemment ouverte. Pour cette opération, les utilisateurs spécifient le montant présent dans le tiroir-caisse en début d’équipe. Cette opération est importante, car le calcul de l’excédent ou du déficit qui se produit à la clôture d’une équipe tient compte du montant de départ.

Entrée de fond de caisse

Les entrées de fond de caisse sont des transactions hors ventes qui sont effectuées au cours d’une équipe active et qui augmentent le montant des disponibilités dans le tiroir-caisse. Un exemple typique d’une entrée de fond de caisse est une transaction consistant à ajouter de la monnaie supplémentaire dans le tiroir-caisse quand celui-ci en manque.

Vider la caisse

Les vidages de caisse sont des transactions hors ventes qui sont effectuées au cours d’une équipe active et qui diminuent le montant des disponibilités dans le tiroir-caisse. Cette opération est le plus souvent utilisée conjointement à une opération d’entrée de fond de caisse dans une équipe différente. Par exemple, comme la caisse enregistreuse 1 manque de fonds, l’utilisateur de la caisse enregistreuse 2 effectue un vidage de caisse pour réduire le montant de son tiroir-caisse. L’utilisateur de la caisse enregistreuse 1 effectue ensuite une entrée de fond de caisse pour augmenter le montant de son tiroir-caisse.

Suspendre l’équipe de travail

Les utilisateurs peuvent interrompre leur équipe active pour libérer la caisse enregistreuse actuelle pour un autre utilisateur, ou pour déplacer leur équipe vers une autre caisse enregistreuse. Dans de tels cas, l’équipe est souvent appelée « tiroir-caisse flottant ».

L’interruption d’une équipe empêche toute nouvelle transaction ou tout nouveau changement d’équipe jusqu’à ce qu’elle reprenne.

Reprendre une équipe de travail

Cette opération permet aux utilisateurs de reprendre une équipe précédemment interrompue sur une caisse enregistreuse qui n’a pas encore une équipe active.

Comptage de caisse

Cette opération est effectuée pour spécifier la somme d’argent totale actuellement disponible dans le tiroir-caisse. Les utilisateurs effectuent souvent cette opération avant la clôture d’une équipe. Le montant spécifié est comparé au montant prévu de l’équipe pour calculer le montant de l’excédent ou du déficit.

Mise en coffre-fort

Les mises en coffre-fort peuvent être effectuées à tout moment pendant une équipe active. Cette opération permet de retirer l’argent du tiroir-caisse, afin qu’il puisse être transféré à un plus emplacement plus sûr tel qu’un coffre-fort dans une pièce à part. Le montant total enregistré pour les mises en coffre-fort est toujours inclus dans les totaux de l’équipe, mais il n’a pas besoin d’être comptabilisé comme faisant partie du comptage de caisse.

Remise en banque

Comme les mises en coffre-fort, les remises en banque sont effectuées pendant les équipes actives. Cette opération permet de retirer l’argent de l’équipe pour préparer le dépôt bancaire.

Clôturer l’équipe de travail en aveugle

Les équipes clôturées en aveugle ne sont plus actives, mais n’ont pas été entièrement clôturées. Contrairement aux équipes interrompues, les équipes clôturées en aveugle ne peuvent pas être reprises. Toutefois, les opérations comme Déclarer le montant de départ et Comptage de caisse peuvent y être exécutées ultérieurement ou depuis une caisse enregistreuse distincte.

Les équipes clôturées en aveugle sont généralement utilisées pour libérer une caisse enregistreuse pour un nouvel utilisateur ou une nouvelle équipe, sans devoir d’abord entièrement recompter, rapprocher et clôturer l’équipe.

Clôturer l’équipe de travail

L’opération Clôturer l’équipe calcule les totaux d’équipe, les montants de l’excédent ou du déficit, puis finalise une équipe active ou clôturée en aveugle. Les équipes clôturées ne peuvent pas être reprises ou modifiées.

L’activation du paramètre de profil de fonctionnalité de PDV Exiger les montants de départ et le comptage de caisse appliquer les actions de montant de départ et de comptage de caisse avant la fermeture de l’équipe.

Imprimer X

L’opération Th Print X génère et imprime un rapport X pour le quart de travail actuellement actif.

Réimprimer Z

L’opération Reprint Z réimprime le dernier rapport Z généré par le système quand un quart de travail est terminé.

Gérer les équipes

L'opération Gérer les équipes permet aux utilisateurs d’afficher toutes les équipes actives, interrompues et clôturées en aveugle du magasin. En fonction de leurs autorisations, les utilisateurs peuvent effectuer leurs procédures de clôture finale, telles que les opérations de comptage de caisse et de clôture d’équipe pour les équipes clôturées en aveugle. Dans le cas peu fréquent où les shifts sont dans un état incorrect après un basculement entre les modes hors connexion et en ligne, cette opération permet également aux utilisateurs d’afficher et de supprimer des shifts non valides. Ces équipes non valides ne contiennent aucune information financière, ni donnée transactionnelle nécessaire pour le rapprochement.

Autorisations pour les équipes et les tiroirs-caisses

Les autorisations POS suivantes affectent ce qu’un utilisateur peut et ne peut pas faire dans divers scénarios :

• Autoriser la clôture en aveugle
• Autoriser l’impression du X de caisse
• Autoriser l’impression du Z de caisse
• Autoriser le comptage de caisse
• Autoriser la déclaration fond de caisse
• Ouvrir tiroir-caisse sans vente
• Autoriser la connexion multiple de plusieurs équipes - Cette autorisation permet à l’utilisateur de se connecter et d’utiliser une équipe qui a été ouverte par un autre utilisateur. Les utilisateurs qui ne disposent pas de cette autorisation peuvent se connecter et utiliser uniquement les équipes qu’ils ont ouvertes.
• Autoriser la gestion d’équipes de travail partagées – Les utilisateurs doivent disposer de cette autorisation pour ouvrir ou fermer une équipe partagée.
• Autoriser l’utilisation d’équipes de travail partagées – Les utilisateurs doivent disposer de cette autorisation pour se connecter et utiliser une équipe partagée.

Considérations de fin de journée pour Commerce headquarters

La façon dont les équipes et le rapprochement des tiroirs-caisses sont utilisés dans le POS diffère de la façon dont les données de transaction sont résumées lors du calcul des relevés. Il est important que vous compreniez cette différence. Selon votre configuration et vos processus d’entreprise, les données d’équipe dans le POS (Z de caisse) et un relevé calculé dans Headquarters peuvent donner des résultats différents. Cette différence ne signifie pas nécessairement que les données d’équipe ou le relevé calculé sont incorrectes, ou encore que les données présentent un problème. Cela signifie simplement que les paramètres fournis peuvent inclure des transactions supplémentaires ou moins de transactions, ou que les transactions ont été résumées différemment.

Bien que chaque détaillant a ses propres exigences métier, nous vous recommandons de paramétrer votre système de la façon suivante afin d’éviter les situations où des différences de ce type se produisent :

Accédez à Vente au détail et Commerce > Canaux > Magasins > Tous les magasins > Relevé/clôture et, pour chaque magasin, définissez les champs Méthode de relevé et Méthode de clôture sur Équipe.

Ce paramétrage permet de garantir que les relevés Headquarters incluent les mêmes transactions que les équipes du POS, et que les données sont résumées en fonction de cette équipe.

Pour plus d’informations sur les méthodes de relevé et de clôture, voir Enregistrer les configurations pour les relevés de vente au détail.