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Il existe deux façons de gérer et de contrôler vos projets : les prévisions de projet et les budgets de projet.
Utilisez les prévisions de projet si votre organisation a une perspective opérationnelle et si elle se concentre sur les revenus et les coûts dérivés de transactions spécifiques. Utilisez la budgétisation de projet si votre organisation se concentre davantage sur les montants financiers.
Les prévisions et les budgets de projet utilisent des modèles de prévision pour conserver les montants de transaction prévus.
Chaque méthode a ses propres avantages. Vous devez tenir compte des points suivants avant de choisir une méthode pour votre organisation.
| Mode de répartition | Prévision de projet | Budgétisation du projet |
|---|---|---|
| Répartition des périodes | Vous ne pouvez pas répartir explicitement les transactions sur une période fiscale. Au lieu de cela, la prévision, et le contrôle de la prévision, sont basés sur la vie du projet. Étant donné que les prévisions sont basées sur une date spécifique, vous devez déduire la période à partir de la date. | Vous pouvez répartir des transactions sur l’ensemble du projet ou sur une période fiscale. Si vous répartissez sur une période, vous pouvez reporter les montants inutilisés à l’exercice suivant. |
| Affichage des transactions | Vous pouvez afficher les transactions dans les écrans de prévision, où vous voyez les prévisions pour l’ensemble de l’entreprise et pour tous les projets, quelle que soit la hiérarchie. Pour vous concentrer sur un projet particulier, vous devez filtrer les données. | Vous pouvez afficher les transactions budgétées pour une seule hiérarchie de projet. Par conséquent, vous pouvez afficher les détails de la transaction d’un projet parent ou de ses sous-projets. |
| Variables de transaction | Lorsque vous entrez des transactions prévisionnelles, vous pouvez utiliser tous les attributs existants pour une transaction réelle. Cela permet d’obtenir plus de détails dans les prévisions. Par exemple, vous pouvez entrer des détails pour des quantités, des employés, des articles ou des propriétés de ligne. | Lorsque vous entrez les détails du budget, vous ne pouvez utiliser que des montants, des catégories et des activités. |
| Sécurité | Les prévisions sont basées sur les transactions que vous entrez dans les formulaires de prévision et n’impliquent aucun mécanisme de contrôle de processus. Tout collaborateur disposant d’autorisations pour un formulaire de prévision peut modifier les informations sans approbation. | La budgétisation utilise le système de flux de travail, qui permet la gestion des modifications et vous permet de conserver un historique des révisions. |
| Types d’entrée | Les écritures de transaction prévisionnelles sont basées sur le nombre d’unités, ainsi que sur le coût et les prix unitaires de vente. | Les détails du budget sont basés sur des montants, qui sont répartis entre les coûts et les revenus. |
| Modèles de prévision | Étant donné que chaque prévision doit être associée à un modèle, vous pouvez créer plusieurs modèles de prévision et configurer des sous-modèles. | La budgétisation de projet limite les modèles de prévision utilisés pour la budgétisation. Un nombre réduit de modèles de prévision peut contribuer à accroître la cohérence des projections. |
| Dépassements de coûts | Vous pouvez uniquement autoriser ou interdire la saisie des transactions entraînant un dépassement de coût. | La budgétisation de projet offre des options de contrôle supplémentaires aux utilisateurs. Vous pouvez autoriser les avertissements et les dépassements. |
| Contrôle | Le contrôle des prévisions s’effectue à l’aide de la réduction des prévisions. Les montants réels sont soustraits des soldes des transactions prévisionnelles sans aucune piste d’audit. Cela peut rendre plus difficile le traçage de l’endroit où les transactions réelles ont eu lieu. | Dans le contrôle budgétaire du projet, les montants réels sont soustraits des montants du budget restant. Cela permet d’obtenir une piste d’audit plus claire. |
Prévisions de projet
Lorsque vous utilisez la prévision de projet, vous pouvez entrer des transactions prévisionnelles dans des écrans de prévision pour chaque type de transaction. Tous les attributs disponibles pour une transaction réelle peuvent être utilisés pour une transaction de prévision, par exemple, la rentabilité de ligne, les attributs de ligne, les employés ou les descriptions. Vous pouvez également prévoir combien de temps après avoir engagé un coût vous facturerez à un client.
Les transactions de prévision de projet sont basées sur les unités et les montants.
Vous devez associer chaque prévision de projet à un modèle de prévision. Lorsque vous entrez une transaction de prévision, un modèle de prévision est automatiquement suggéré. Le modèle de prévision agit comme un conteneur pour les transactions de prévision.
Vous pouvez désigner des modèles de prévision en tant que sous-modèles pour un modèle. Cela vous permet de faire des prévisions par région, période ou service. Vous pouvez copier les opérations prévisionnelles dans un modèle pour créer un nouveau modèle, et vous pouvez également transférer les opérations vers la comptabilité générale. Étant donné qu’il existe une relation biunivoque entre une prévision et un modèle, chaque modèle de prévision constitue un budget distinct pour un projet.
Les modèles de prévision peuvent utiliser la réduction des prévisions comme mécanisme de contrôle pour les projets. Dans la réduction des prévisions, les transactions réelles réduisent les soldes des transactions prévus. Toutefois, étant donné que la réduction de prévision est appliquée au projet le plus élevé de la hiérarchie, elle fournit une vue limitée des modifications de la prévision. Par exemple, si un collaborateur est associé à un sous-projet, les transactions réelles du collaborateur sont validées dans le projet parent. Cela peut rendre difficile le suivi des modifications, car vous ne pouvez pas déterminer facilement quelle transaction dans quel sous-projet a entraîné une réduction du montant prévu. Par conséquent, il est judicieux de créer une copie d’un modèle de prévision à utiliser pour la réduction des prévisions. Vous pouvez ensuite utiliser des rapports pour afficher ce qui a été prévu à l’origine.
Vous pouvez réviser, copier, supprimer ou transférer des prévisions de projet dans un budget de comptabilité. Cependant, il n’y a pas de contrôle du processus. Tout travailleur qui a l’autorisation d’utiliser un formulaire de prévision peut effectuer des révisions sans examen.
- Réviser– Vous pouvez réviser une transaction prévisionnelle dans les mêmes formulaires que ceux où les écritures d’origine ont été effectuées.
- Copier ou supprimer : lorsque vous copiez des transactions prévisionnelles, vous copiez les lignes de transaction d’un modèle de prévision vers un autre modèle de prévision. Lorsque vous supprimez une prévision, vous supprimez les transactions prévisionnelles d’un modèle de prévision. Pour limiter les transactions prévisionnelles qui sont copiées ou supprimées, sélectionnez des types et des dates de transaction spécifiques. Cela vous permet de copier ou de supprimer uniquement des parties spécifiques d’une prévision.
- Transfert : lorsque vous transférez une prévision de projet vers un budget de comptabilité, vous transférez les transactions de prévision d’un modèle de prévision vers un budget de comptabilité. Vous pouvez remplacer toutes les transactions précédemment transférées dans le budget comptabilité vers lequel vous transférez vos prévisions de projet.
Budgets des projets
La budgétisation de projet est une méthode plus simple que la prévision, bien qu’elle s’intègre aux modèles de prévision. Il utilise un seul formulaire de saisie pour les détails et les révisions du budget d’origine, et permet des projections basées uniquement sur le montant, la catégorie ou l’activité.
Dans la budgétisation de projet, tous les budgets et révisions originaux doivent être envoyés à un flux de travail de projet pour approbation. Les flux de travail vous permettent de mieux contrôler le processus et de créer un enregistrement de l’historique des modifications.
La budgétisation de projet ressemble à la budgétisation du grand livre, mais elle est plus rapide et plus facile à configurer. Il n’est pas nécessaire de paramétrer séparément pour les projets de nombreuses options de budgétisation générale, telles que les souches de numéros ou les devises.
Les budgets de projet sont automatiquement associés à deux modèles de prévision, l’un pour le budget d’origine et l’autre pour le budget restant. Par conséquent, les rapports basés sur des modèles de prévision peuvent utiliser des données budgétaires. Lorsqu’un budget de projet est engagé, le système crée des transactions de prévision basées sur les modèles associés, qui sont utilisés à des fins de reporting et de contrôle.
Modèles de prévision
Les modèles de prévision ont une hiérarchie à une seule couche. Cela signifie qu’une prévision de projet doit être associée à un modèle de prévision.
Si vous utilisez la prévision de projet, vous pouvez identifier les modèles en tant que sous-modèles. Vous pouvez ensuite créer des prévisions par service, période ou région. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de prévision pour une année, puis créer des sous-modèles pour les prévisions régionales Nord-Est, Sud-Est, Nord-Ouest et Sud-Ouest que les chefs régionaux soumettent. En sélectionnant différentes options dans les rapports disponibles, vous pouvez afficher les informations par prévision totale ou par sous-modèle.