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Groupes Microsoft 365 vous permettent de configurer une collection de ressources à partager, notamment une boîte aux lettres et un calendrier partagés, un site SharePoint avec un bloc-notes OneNote et un Planificateur Microsoft entre autres. Microsoft Teams peut également être inclus lorsque vous créez un groupe, ou il peut être ajouté ultérieurement. Les ressources des groupes d’autorisations sont gérées via le groupe.
Les groupes peuvent être créés en créant l’une des ressources partagées. La création d’un groupe dans Outlook produit le même résultat que la création d’un site d’équipe SharePoint connecté à un groupe ou d’un plan dans Planificateur. Si vos utilisateurs ne connaissent pas Groupes Microsoft 365, ils ne s’en rendent peut-être pas compte. Cela peut entraîner une confusion pour vos utilisateurs et la possibilité de créer des ressources en double. (Par exemple, une personne peut créer un site SharePoint pour la collaboration de documents et créer ultérieurement un instance distinct de Planificateur, sans se rendre compte que Planificateur était déjà disponible dans le groupe.)
Étant donné que les groupes peuvent être créés de plusieurs façons, nous vous recommandons d’entraîner vos utilisateurs à utiliser la méthode qui convient le mieux à votre organization :
- Si votre organization effectue la plupart de ses communications par e-mail, demandez à vos utilisateurs de créer des groupes dans Outlook.
- Si votre organization utilise fortement SharePoint ou effectue une migration à partir de SharePoint local, demandez à vos utilisateurs de créer des sites d’équipe SharePoint pour la collaboration.
- Si votre organization a déployé Teams, demandez à vos utilisateurs de créer une équipe lorsqu’ils ont besoin d’un espace de collaboration.
Si vous entraînez vos utilisateurs à toujours utiliser la méthode de création de groupe qui s’aligne le plus sur leur façon de travailler lorsqu’ils ont besoin d’un espace pour collaborer avec d’autres personnes, vous pouvez éviter la confusion et la duplication des ressources. À mesure que les utilisateurs deviennent plus expérimentés, ils comprennent mieux la collection de services fournis avec un groupe et que différentes méthodes de création mènent au même résultat.
Vous pouvez utiliser le modèle Groupes Microsoft 365 pour les utilisateurs professionnels - PowerPoint comme point de départ pour les présentations de formation pour vos utilisateurs.
Comment penser et organiser des groupes
Vos utilisateurs peuvent communiquer plus efficacement entre eux en comprenant où et quand utiliser des groupes.
Boucle interne - Teams
Votre boucle interne inclut des personnes avec lesquelles vous travaillez régulièrement. Avec votre boucle interne, vous devez exécuter des réunions et des projets efficaces. Avec Teams, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités teams telles qu’un calendrier partagé, des réunions, des canaux et des conversations pour vous coordonner avec vos collaborateurs les plus proches.
Boucle externe - Viva Engage
Votre boucle externe inclut des personnes avec lesquelles vous vous connectez au sein de votre organisation, mais avec lesquelles vous ne travaillez pas nécessairement étroitement. Avec votre boucle externe, vous devez informer et impliquer les employés et les collègues. Viva Engage fournit aux communautés publiques où vous pouvez partager les meilleures pratiques, partager des fichiers et des idées de crowdsource.
Outlook, SharePoint et Stream
Outlook : utilisez des groupes de messagerie pour cibler des communications vers des groupes spécifiques.
SharePoint : utilisez des sites SharePoint pour partager et collaborer sur du contenu avec des groupes spécifiques.
Stream : utilisez Stream pour partager des événements vidéo et en direct avec des groupes spécifiques.