Utiliser et collaborer avec des assistants

Dans cet article, vous allez apprendre à utiliser des assistants dans Agent 365 pour atteindre vos objectifs efficacement et optimiser votre temps et vos efforts.

Les administrateurs d’assistant peuvent accéder à plusieurs assistants de modèle conçus pour fonctionner avec les applications et services populaires. Voici quelques-uns des serveurs MCP (Model Context Protocol) disponibles en tant qu’assistants de modèle dans Microsoft Agent 365 :

• Microsoft Word
• Calendrier Microsoft Outlook
• Microsoft Outlook Mail
• Microsoft Teams
• Recherche Microsoft 365 Copilot
• Listes Microsoft SharePoint

La section suivante vous montre comment utiliser l’assistant de développement des ventes, qui est l’un des assistants de modèle disponibles.

Utiliser l’assistant de développement des ventes

L’assistant de développement des ventes automatise la gestion des ventes et des prospects au sein de Microsoft Teams. Cet assistant basé sur l’IA aide les équipes de vente à mettre à l’échelle les prospects tout en conservant une communication personnalisée.

Déployer et créer l’assistant

Recherchez l’assistant de développement des ventes dans le Teams Store ou le magasin de l’assistant Copilot Microsoft 365, puis suivez les étapes de déploiement et de création d’une instance de l’assistant.

Une fois votre assistant créé, vous pouvez le configurer via la conversation Teams.

Intégrer l’assistant

Une fois l’assistant créé, il vous guide tout au long de la configuration via Teams. Vous discutez avec l’assistant pour configurer quatre domaines clés : playbook, instructions, connaissances du produit et paramètres.

L’assistant vous demande de confirmer toute modification apportée au playbook et aux instructions avant qu’elles ne soient appliquées à sa configuration. Vous pouvez tester chaque modification avant de les appliquer pour gagner en confiance dans vos modifications.

Infrastructure de configuration

Quatre composants clés élisent le comportement de votre assistant.

Définir le playbook

Le playbook définit la progression d’une perspective commerciale d’une étape à une autre (sensibilisation -> qualification -> transfert). Les phases elles-mêmes sont fixes, mais vous contrôlez les règles qui avancent vers l’avant.

Lorsque vous êtes invité par l’assistant de développement des ventes, vous pouvez :

• Utilisez le playbook par défaut (recommandé pour la première installation).
• Fournissez vos propres règles. Par exemple, « passer à la qualification après que les prospects répondent à l’un de vos courriers électroniques ».

Vous devez confirmer les modifications du playbook en demandant à l’agent d’appliquer vos modifications avant qu’elles n’affectent la communication client.

Définir des instructions

Les instructions définissent le fonctionnement et la communication de l’assistant IA à chaque étape. Les lignes directrices couvrent des éléments tels que la formulation, la réponse aux objections et la gestion des transferts ou des escalades.

Vous pouvez :

• Acceptez les instructions par défaut.
• Partagez des exemples de courrier électronique de sensibilisation pour aider l’assistant à apprendre votre ton et votre voix.

Par exemple, lorsque vous recevez deux exemples de courrier électronique de sensibilisation, l’assistant identifie correctement qu’il représente l’étape de sensibilisation, génère des règles de ton et de comportement correspondantes et propose d’appliquer des règles similaires à d’autres étapes comme la qualification ou le transfert.

Vous devez confirmer les modifications apportées aux directives en demandant à l’agent d’appliquer vos modifications avant qu’elles n’affectent la communication client.

Fournir des connaissances sur les produits

Fournissez du contenu qui aide l’assistant à représenter votre offre avec précision.

Ce que vous pouvez partager avec l’assistant :

• Documentation produit ou service (.docx, .pdf, .pptx, .txt).
• Fichiers hébergés par SharePoint ou OneDrive.
• Pages web publiques, telles que vos pages de produits ou études de cas.

L’assistant prend en charge l’analyse d’URL jusqu’à deux niveaux de liaison profonds (maximum de 100 liens par niveau).

Une fois que vous avez chargé un fichier, l’assistant fournit des commentaires sur l’état dans la conversation Teams pour vérifier si le contenu a été ingéré correctement ou s’il a rencontré des problèmes.

• Succès : « J’ai réussi. Je traiterai cette page comme une connaissance du produit. »
• Impossible de traiter : « Je ne peux pas afficher ce fichier directement. Pouvez-vous partager un résumé de texte ou une version de document à la place ? »

Configurer les paramètres

Personnalisez la façon dont l’assistant interagit avec les prospects par courrier électronique. Vous pouvez ajuster :

• Cadence de courrier électronique : nombre et minutage des suivis.
• Signature : comment l’assistant déconnecte les messages.
• Texte de désinscription : langue d’annulation standard.

Vous pouvez utiliser les paramètres par défaut et les modifier ultérieurement.

Tester l’assistant dans la conversation

Ajoutez l’assistant à une conversation Teams 1:1 pour tester l’assistant, envoyer des commentaires et approuver le comportement dans un environnement à faible risque. Fournissez des supports d’apprentissage afin que l’assistant puisse en apprendre.

Pendant les tests, vous pouvez fournir des commentaires à l’assistant par le biais de messages de conversation. Par exemple, demandez à l’assistant ce qui fait un bon courrier électronique de sensibilisation initial. Une fois que l’assistant répond, fournissez des commentaires sur le ton, la longueur du courrier électronique, et ainsi de suite.

Pour tester davantage l’assistant, vous pouvez fournir une liste de prospects sous forme de fichier CSV ou Excel à l’assistant pour tester les interactions avec les prospects dans la conversation. Lorsque vous êtes sûr que l’assistant est prêt à travailler sur des prospects réels, passez à l’étape suivante.

Charger votre liste de prospects

Fournissez votre liste de prospects à l’assistant pour validation. La liste peut être un fichier CSV ou Excel avec une ligne par contact et des en-têtes de colonne inclus. Les champs obligatoires sont les suivants :

S’il existe des problèmes de fichier, l’assistant vous indique ce qui manque :

• « Aucune colonne nommée « nom de société » trouvée, veuillez ajouter avant de continuer. »
• « Ce fichier est vide ou illisible. » (l’assistant peut ne pas avoir d’autorisations)
• « Certaines lignes manquent de détails clés. 92 sur 100 prospects sont prêts. Je vais ignorer les huit autres données de courrier ou de produit manquantes. »

L’assistant gère les problèmes tels que :

• Les lignes manquantes sont ignorées (vous pouvez observer celles qui sont manquantes).
• Les données mal formées, comme les formats de courrier non valides, sont ignorées.

Exécuter un test

Une fois votre liste validée, l’assistant commence à générer du contenu de messagerie de test dans la conversation Teams :

• Crée des exemples de courrier électronique de sensibilisation à l’aide de votre configuration.
• Applique votre ton et vos recommandations.
• Fournit chaque brouillon dans Teams pour révision.

Par exemple, un courrier électronique de test généré fait référence à l’entreprise, met en évidence la proposition de valeur et se termine par un appel clair à l’action, en s’alignant sur la structure d’une séquence de sensibilisation performante.

Démarrer la lecture de rôle

Pour vérifier les performances, testez les cas réels :

• Questions tarifaires : « Combien cela coûte-t-il ? ». L’assistant doit reconnaître la question et fournir des conseils de tarification de haut niveau (s’il est configuré) ou passer à un humain pour des devis détaillés, en respectant vos garde-fous.
• Comparaisons concurrentielles : « Comment êtes-vous mieux que [concurrent] ? ». L’assistant doit mettre en évidence vos différenciations sans disparer les concurrents, rester factuels et axés sur la valeur.
• Manque d’intérêt : « Je ne suis pas intéressé pour le moment. » L’assistant doit reconnaître la réponse, offrir de se reconnecter à un meilleur moment et marquer la conversation de manière appropriée.

Une fois le test terminé, tapez J’ai terminé les tests.

Lorsque vous tapez cette expression, l’assistant se prépare à la diffusion en direct.

Utiliser l’assistant

Vous pouvez fournir la liste des prospects en tant que fichier CSV ou Excel à l’assistant et demander le plan de mise en ligne. Après avoir examiné et approuvé le plan, l’assistant commence à travailler sur les prospects et envoie des courriers électroniques de sensibilisation. L’assistant vous informe également de sa progression et augmente de manière proactive s’il détecte un problème.

Vous pouvez également demander le statut à l’assistant. Par exemple, vous pouvez entrer l’invite suivante : donnez-moi un résumé des prospects sur lesquels vous avez travaillé.

Une fois que l’assistant confirme, il est prêt à :

1. Charger votre liste de prospects finale approuvée.
2. Vérifier que vos playbooks, instructions et paramètres sont finalisés.
3. Tapez Mise en service.

Que se passe-t-il quand vous cliquez sur mise en service ?

• L’assistant commence à envoyer des courriers électroniques en suivant votre cadence approuvée.
• Il suit les réponses et classifie automatiquement les résultats.
• Tous les garde-fous et règles de désinscription sont respectés.
• Vous obtenez des mises à jour de progression via des messages Teams.

Bien qu’il soit actif, l’assistant fournit des mises à jour récapitulatives dans Teams :

• Nombre total de prospects contactés.
• Réponses reçues.
• Les prospects sont transmis ou réaffectés.

Vous pouvez demander des mises à jour en temps réel en demandant :

• Montrez-moi le résumé de la sensibilisation de cette semaine.
• Quels prospects n’ont pas encore répondu ?

Faire évoluer l’assistant

Une fois votre assistant validé, vous pouvez le faire évoluer entre les gammes de produits, les territoires (anglais et ÉTATS-Unis uniquement) ou les équipes. Chaque instance peut avoir sa propre configuration tout en suivant les règles de conformité à l’échelle de l’organisation.

Pratiques recommandées pour l’évolutivité :

• Commencez petit ; testez avec moins de 25 prospects avant de vous développer.
• Passez en revue les résumés d’engagement et modifiez régulièrement votre configuration.
• Gardez les playbooks et les lignes directrices actuelles à mesure que les produits et les marchés évoluent.
• Créez des instances supplémentaires pour les nouveaux produits, régions ou campagnes.
• Conservez des fichiers CSV distincts pour chaque vague de sensibilisation.
• Passez en revue les résumés hebdomadaires pour vous assurer que les garde-fous sont suivis et que le ton reste cohérent.

Fonctionnalités de gestion :

• Suspendre la sensibilisation : arrête immédiatement tout engagement actif.
• Réaffecter des prospects : transférez des prospects importants ou des escalades vers des vendeurs spécifiques (s’ils sont définis dans votre fichier prospect).
• Gérer les désabonnements : enregistre automatiquement les refus et garantit qu’aucun contact supplémentaire n’est effectué.

Une fois qu’une vague de sensibilisation est terminée, vous obtenez un message de synthèse avec la répartition complète du statut (envoyé, en attente de réponse et désinscription).

Contenu pris en charge et non pris en charge

Lorsque vous interagissez avec l’assistant de développement des ventes dans Teams, voici ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas :

Contenu pris en charge :

• Données métier structurées (fichiers CSV ou Excel).
• Documents et jeux texte (.docx, .pptx, .pdf, .txt).
• Liens web publics ou internes (contenu non multimédia).
• Conversations dans les conversations Teams 1:1.

Contenu non pris en charge :

• Fichiers vidéo ou audio.
• Contenu basé sur des images (.jpg, .png).
• Groupes de conversations ou canaux Teams.
• Threads Outlook ou courriers électroniques transférés.
• Informations personnelles, confidentielles ou non liées non pertinentes pour la configuration de la sensibilisation.

Si vous partagez du contenu non pris en charge, tel qu’un fichier vidéo, l’assistant demande : « Je ne peux pas accéder aux fichiers vidéo. Partagez un résumé ou un document écrit. »

Autorisations d’agent

L’agent de développement des ventes utilise les autorisations suivantes pour effectuer son travail.

Outils Agent 365

• McpServers.Mail.All : Permet à l’application d’accéder au serveur Mail MCP.
• McpServers.OneDriveSharepoint.All : Permet à l’application d’accéder aux serveurs MCP de OneDrive et SharePoint.
• McpServers.Word.All : Permet à l’application d’accéder au serveur Word MCP.
• McpServers.Excel.All : Permet à l’application d’accéder au serveur Excel MCP.
• McpServers.Knowledge.All : Permet à l’application d’accéder au serveur Knowledge MCP.
• McpServers.Teams.All : Permet à l’application d’accéder au serveur MCP de Teams.
• McpServers.Dataverse.All : Permet à l’application d’accéder au serveur MCP Dataverse.
• McpServers.Sales.All : Permet à l’application d’accéder au serveur Sales MCP.
• McpServersMetadata.Read.All : Permet à l’application de lire les métadonnées de tous les serveurs MCP.
• McpServers.SharepointLists.All : Permet à l’application d’accéder au serveur MCP SharePoint Listes.
• McpServers.Me.All : Permet à l’application d’accéder au serveur Me MCP.
• McpServers.CopilotMCP.All : Permet à l’application d’accéder au serveur MCP de Copilot.

Microsoft Graph

• ChannelMessage.Read.All : Lire tous les messages du canal.
• Chat.Read : Lisez les messages des utilisateurs dans les discussions.
• ChatMessage.Send : Envoyez des messages de chat utilisateur.
• Files.ReadWrite.All : Accès complet à tous les fichiers accessibles par l’utilisateur.
• Mail.ReadWrite.Shared : Lire et écrire les courriels dans des dossiers partagés.
• Mail.Send.Shared : Envoyez un mail au nom d’autrui.
• Envoyer.Envoyer : Envoyer un courrier.
• Sites.ReadWrite.All : Avoir le contrôle total de toutes les collections du site.
• User.Read.All : Lisez tous les profils complets des utilisateurs.
• Chat.Créer : Créez des chats.
• Presence.LectureÉcriture : Lisez et écrivez vos informations de présence.

Service d’environnement de la plateforme d’énergie

• user_impersonation : Permet aux utilisateurs d’accéder à toutes les API.

Dataverse

• user_impersonation : Permet à l’application d’accéder au Common Data Service.

API Power Platform

• Connectivity.Connections.Read : Lire les connexions.
• CopilotStudio.Copilots.Invoke : Invoke Copilot Studio Copilots.

Application API de bots de messagerie

• AgentData.ReadWrite : Permet la lecture/écriture des données de l’agent.

Limites actuelles

Le tableau suivant présente les limitations actuelles de l’assistant de développement des ventes dans Agent 365 :

Comment signaler des préoccupations

Si vous tombez sur un contenu généré par IA inacceptable, n’hésitez pas à nous contacter à salesagentteam@microsoft.com.

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