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Définir une politique de rétention des données pour une table

Cet article explique comment configurer une stratégie de rétention des données pour une table Microsoft Dataverse.

Prerequisites

Ces conditions préalables doivent être remplies avant de pouvoir définir une table pour la conservation des données à long terme :

Activer une table pour la rétention à long terme

Avant de configurer une stratégie de rétention, activez la table parente (racine) pour la rétention à long terme.

Note

Lorsqu’une table mère (racine) est activée pour la conservation à long terme, toutes les tables filles associées sont automatiquement activées. Vous ne pouvez pas désactiver la conservation des données d’une table enfant lorsque la table parente est déjà activée pour la conservation des données. Par exemple, supposons qu’une table personnalisée et une table de notes sont des sous-tables de la table de cas. Ces tables enfants ne peuvent pas être désactivées pour la conservation lorsque la table principale de cas est activée. Un créateur peut toujours désactiver la table parente pour la conservation à long terme et activer séparément les tables enfants pour la conservation. Toutefois, il existe une exception à ce comportement des tables enfants concernées lorsque la rétention à long terme est activée par le biais d’un processus d’importation de solutions. Dans ce cas, les tables enfants associées ne sont pas activées automatiquement.

  1. Connectez-vous à Power Apps, accédez à Tables, puis ouvrez la table souhaitée. Si l’élément ne se trouve pas dans le volet latéral, sélectionnez …Plus, puis sélectionnez l’élément souhaité.
  2. Sélectionnez Propriétés dans la barre de commandes , développez Options avancées, puis sélectionnez Activer la rétention à long terme. Propriété de la table de rétention des données à long terme
  3. Cliquez sur Enregistrer.

La racine parente et toutes les tables enfants seront disponibles pour la configuration de la stratégie dans environ 15 à 30 minutes après l’enregistrement de la table. Plus le nombre de tables enfants est élevé, plus il faut de temps pour terminer le processus.

Déterminer les vues Dataverse pour les critères de stratégie

Les vues Dataverse sont utilisées pour déterminer quelles lignes de table (enregistrements) sont marquées pour la rétention à l’aide d’une stratégie de rétention à long terme. Avant de configurer une stratégie de rétention des données, vous devez configurer une vue Dataverse comme critères de rétention.

Une fois que vous disposez d’une vue Dataverse pour une utilisation dans une stratégie de rétention à long terme particulière, vous devez tester le résultat de l’affichage. Une bonne pratique consiste à modifier la requête d’affichage avec une TOP N instruction et à la tester pour s’assurer que le jeu de résultats retourné est comme prévu. Cela est toujours recommandé en particulier lorsque le nombre de lignes est volumineux.

Par exemple, considérez une vue Dataverse créée pour sélectionner tous les cas fermés de l’année 2015. Le nombre de cas peut être très volumineux. Par conséquent, vous devez ajouter un TOP N, tel que TOP 10, à la vue et le tester afin de confirmer l'ensemble d'échantillons des cas récupérés.

Lorsque la politique de conservation des données est exécutée, les lignes de la table principale et de toutes les tables enfants sont concernées par la conservation des données à long terme. Les cas parents peuvent avoir des lignes associées à partir de tables enfants, par exemple des notes, des tâches et des tables personnalisées. La stratégie de rétention garantit que l’enregistrement de cas et toutes ses lignes enfants associées sont marqués et conservés à long terme dans Dataverse. En outre, les valeurs de recherche dans la table de cas, par exemple, sont dénormalisées avec les valeurs d’ID et de nom rendues disponibles dans le cadre des données conservées. Cela permet dans de nombreux scénarios pour une requête unique de récupérer les données conservées pertinentes.

Important

Nous vous recommandons de créer une vue Dataverse spécifique pour identifier uniquement les lignes que vous souhaitez conserver. Ensuite, créez et exécutez une application qui a la vue à confirmer avant de l’utiliser comme critère dans votre politique. Pour plus d’informations sur la création d’une vue de table, accédez à Créer et modifier des vues publiques ou système.

Configurer une stratégie de rétention

Les administrateurs Power Platform configurent des stratégies de rétention.

Important

  • Une fois les données conservées à long terme (inactives), elles ne peuvent pas être déplacées vers le magasin de données actif.

  • Lorsqu’une stratégie de rétention est exécutée, le processus effectue des demandes d’API dans Microsoft Power Platform. Ces demandes sont comptabilisées vers les demandes d’API existantes disponibles avec votre plan. En savoir plus : Limites et allocations de requêtes

  • Pour effectuer cette tâche, vous devez disposer du rôle d’administrateur Power Platform.

  1. Activez une table pour la conservation à long terme
  2. Connectez-vous à Power Apps, puis, dans le volet de navigation gauche, sélectionnez Stratégies de rétention. Si l’élément ne se trouve pas dans le volet latéral, sélectionnez …Plus, puis sélectionnez l’élément souhaité.
  3. Dans la barre de commandes, sélectionnez Nouvelle stratégie de rétention.
  4. Complétez les propriétés suivantes pour la politique de rétention :
    • Table. Sélectionnez la table racine parente qui sera utilisée pour configurer une stratégie afin de conserver les données historiques froides dans un stockage de longue durée.
    • Nom. Entrez un nom pour la stratégie de rétention.
    • Critères. Sélectionnez une vue dans la liste. La vue doit avoir été créée et testée précédemment pour vous assurer que les données historiques appropriées ont été sélectionnées. Déterminer les vues Dataverse pour les critères de stratégie
    • Planification : date de début. Entrez la date à laquelle la stratégie doit s’exécuter pour la première fois. La stratégie s’exécute pendant les heures creuses de la région de votre environnement.
    • Fréquence. Les choix disponibles sont Once, Daily, Weekly, Monthly et Annuel. Créer une stratégie de rétention des données
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez maintenant afficher et gérer la stratégie. Plus d’informations : Gérer les stratégies de rétention des données

Important

  • La stratégie de rétention ne démarre pas pour les environnements dont le mode d’administration est activé.
  • Toutes les activités parents et enfants associées, les e-mails, les pièces jointes sont conservés en tant qu'ensemble lorsque vous configurez une stratégie pour une table parente. Cela est similaire aux stratégies de suppression en bloc. Par exemple, une stratégie de rétention explicite ne peut pas être définie pour les tables Pointeur d’activité, Partie d’activité et Pièce jointe. Les stratégies de rétention à long terme ne peuvent pas être définies pour ces tables où la suppression en bloc n’est pas prise en charge.
  • La table parente et toutes les lignes associées des tables enfants, du parent, seront marquées et stockées dans le stockage à long terme Dataverse.
  • La logique associée à une action de suppression existante de n’importe quelle table (parent et enfant) est toujours exécutée pendant l’exécution de la stratégie.
  • Une exécution de stratégie prend entre 72 et 96 heures, quel que soit le volume de données. Les stratégies de rétention des données reçoivent une priorité faible par la plateforme. Dataverse exécute toujours le processus de rétention en arrière-plan pour éviter tout impact sur d’autres services de plateforme, tels que les applications et les flux.
  • Considérez une situation où deux stratégies (Policy1 et Policy2) s’exécutent sur des tables parentes distinctes qui ont des tables enfants communes. Policy1 commence à s’exécuter avant Policy2. Si l’état de Policy1 n’a pas progressé au-delà de la réconciliation en attente, l’état Policy2 reste à l’état Suppression en attente jusqu’à ce que Policy1 passe de la réconciliation en attente à la suppression en attente. Ce comportement se produit pour empêcher les suppressions d'enregistrements communs dans les tables communes des deux politiques.

Problème connu

Si une table parente a de nombreuses tables enfants et que la taille des tables parent ou enfant est importante, vous pouvez rencontrer des délais d’expiration. Par exemple, lorsque le nombre de tables est volumineux dans une chaîne de relation en cascade, par exemple vingt-cinq ou plus. Pour atténuer ce problème, activez d’abord quelques tables enfant séparément. Revenez ensuite en arrière et activez la table parente.

Étapes suivantes

Gérer les stratégies de rétention des données
Partager vos idées
Pour les développeurs : conservation des données à long terme

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