Activer les suggestions de document pour recommander des documents associés

Lorsque vous activez des suggestions de document, votre navigateur web Dynamics 365 apps et vos utilisateurs mobiles voient des documents importants liés à ce qu’ils travaillent dans les applications Dynamics 365, comme une opportunité de vente importante. Vous, en tant qu’administrateur, définissez les champs appropriés. Moteur de recommandation qui utilise Azure Text Analytics et les correspondances de mots clés associent des enregistrements associés pour rechercher des documents similaires. Vous créez des règles de similarité dans les applications Dynamics 365 pour fournir votre propre logique de similarité. Les applications Dynamics 365 présentent ensuite une liste de documents suggérés à l’utilisateur pendant qu’il travaille dans l’enregistrement actif.

Les suggestions de documents recherchent d’autres enregistrements comparables pour déterminer les similitudes trouvées dans les documents situés sur un site SharePoint, OneDrive ou un emplacement externe. Les documents suggérés peuvent avoir plusieurs formats différents tels que des fichiers Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe, PDF et texte. Lorsque des documents similaires sont trouvés, les suggestions de document les présente et vous offre la possibilité d’ouvrir le document ou de faire une copie.

Conditions préalables

Les suggestions de document fonctionnent avec un navigateur web, Dynamics 365 pour tablettes et Dynamics 365 pour téléphones. Pour utiliser des suggestions de document avec des applications Dynamics 365, un administrateur système doit :

• Confirmez les abonnements et l’accès à :

  • Dynamics 365 Customer Service.
  • SharePoint Online, SharePoint 2013 ou SharePoint 2016.
  • Services Azure pour utiliser Azure Text Analytics.

• Vérifiez que les éléments suivants sont configurés :

  • La recherche Dataverse est activée et configurée. Plus d’informations : Configurer la recherche Dataverse pour l’organisation.
  • La gestion des documents est configurée dans les applications Dynamics 365. Voir Configurer l’intégration de SharePoint.

• Terminez les tâches suivantes :

  • Activez la connexion Azure Text Analytics dans les applications Dynamics 365.
  • Définissez une règle de similarité pour chaque type d’entité inclus dans les suggestions de document. Pour plus d'informations, voir Utiliser des règles de similarité avancées pour afficher des suggestions d'incidents similaires.

Fonctionnement

Utilisez des suggestions de document avec l’entité Case.

Vous pouvez utiliser la correspondance de modèle intégrée incluse en mode natif avec la fonctionnalité Suggestions de document, mais pour une correspondance de mots clés plus avancée, utilisez le service Azure Text Analytics.

La fonctionnalité Suggestions de document recherche uniquement les emplacements et les documents auxquels l’utilisateur a accès.

Il recherche des emplacements où des documents sont trouvés dans l’ordre suivant :

1. Site par défaut SharePoint.
2. Autres sites SharePoint.
3. OneDrive.
4. Groupes Microsoft 365 (lorsque la solution est installée).
5. URL externe (si elle est configurée).

Les suggestions de document ne recherchent pas les pièces jointes que vous ajoutez aux notes dans les enregistrements d’applications Dynamics 365.

Ajout d’une URL externe pour effectuer une recherche dans un autre site

Vous pouvez inclure des sites externes, tels qu’une bibliothèque de documents SharePoint locale, dans Suggestions de document en ajoutant une URL externe pour le site à rechercher.

Lorsque vous ajoutez l’URL externe à la fonctionnalité de suggestions de document activée, vos utilisateurs connaissent les fonctionnalités suivantes.

• Navigateurs web : lorsque les utilisateurs exécutent des applications Dynamics 365 à partir d’un navigateur web, après avoir sélectionné suggestions de document, ils peuvent sélectionner Autres recommandations dans la page Suggestions de document pour afficher une autre page qui peut inclure d’autres suggestions de document trouvées sur le site externe. L’utilisateur peut être invité à se connecter au site externe.

• Applications mobiles : Pour les applications Dynamics 365 pour tablettes et Dynamics 365 pour téléphones, après avoir sélectionné des suggestions de document, les utilisateurs peuvent sélectionner d’autres recommandations, ce qui ouvre le site externe dans le navigateur web par défaut de l’appareil. Le site peut inclure d’autres suggestions de document trouvées sur le site externe. L’utilisateur peut être invité à se connecter au site externe.

Construction de l’URL externe

Vous devez construire l’URL externe dans un format que le site externe comprend. Par exemple, pour les sites qui utilisent une construction similaire à https://contoso.com/search?{0}, où https://contoso.com/search? représente la structure de l’URL de recherche et {0} est la chaîne de mots clés, la fonctionnalité Suggestions de document transmet les mots clés au paramètre {0}. Les mots clés transmis à l’URL proviennent de règles d’enregistrement similaires qui incluent les mappages d’entités de Correspondance de texte. Pour plus d'informations, voir Utiliser des règles de similarité avancées pour afficher des suggestions d'incidents similaires.

Les valeurs trouvées dans les champs de texte des mappages de règles de similarité sont les mots clés utilisés pour générer la requête passée au site externe. Dans l’URL suivante, le mot clé est la valeur de texte trouvée dans les mappages de règles de similarité et & représente un espace utilisé par les suggestions de document pour séparer chaque mot clé.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Pour un serveur SharePoint local, vous pouvez ajouter une URL externe qui pointe vers un sous-site similaire à l’URL suivante, où mysharepoint est le nom du site web, les sites étant le nom du site et le nom de sous-site est le nom du sous-site.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Créer la connexion au service d’analyse de texte Azure

Pour utiliser l’analytique de texte Azure avec des suggestions de document, vous devez configurer une connexion d’analyse de texte Azure .

Définir et activer les règles de similarité

Si vous n’avez pas déjà défini des règles de similarité, voir Utiliser les règles de similarité avancée pour afficher des suggestions d’incidents similaires.

Activer les suggestions de document

Pour activer les suggestions de document, procédez comme suit :

1. Accédez au Centre d’administration Power Platform et connectez-vous avec les informations d’identification de l’administrateur.
2. Dans le volet Gérer, sélectionnez Environnements.
3. Sur la page Environnements, sélectionnez un environnement.
4. Sélectionnez Paramètres>Intégration>>.
5. Dans la zone Sélectionner des entités , sélectionnez l’entité Case à inclure dans suggestions de document, puis sélectionnez Appliquer.

1. Définissez l’URL externe à inclure dans les suggestions de document. Par défaut, la fonctionnalité Suggestions de document effectue une recherche dans les services Microsoft 365 tels que SharePoint ou OneDrive. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans un site externe en plus des services Microsoft 365 disponibles, par exemple un site SharePoint local, entrez l’URL de base du système externe. Les applications Dynamics 365 ajoutent une chaîne de requête de recherche à l’URL de base que vous fournissez. Plus d’informations : Ajouter une URL externe pour rechercher un autre site.