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Le traitement des documents est souvent une tâche manuelle et chronophage. Avec Power Automate et AI Builder, vous pouvez rationaliser le traitement des documents et automatiser l’extraction des données à partir de documents, comme des formulaires, des factures et des bons de commande.
Astuce
L’article fournit un exemple de scénario et une représentation visuelle de la façon de traiter les documents avec AI Builder. Cette solution est un exemple d’architecture de scénario généralisé, qui peut être utilisé pour de nombreux scénarios et secteurs différents.
Diagramme d’architecture
Flux de travail
Les étapes suivantes décrivent le workflow illustré dans l’exemple de diagramme d’architecture :
Envoi de documents entrants : un utilisateur ou un système envoie un document, tel qu’une facture, un bon de commande ou un formulaire de remise, par courrier électronique.
Traitement des documents avec Power Automate et AI Builder : à la réception du courrier électronique, un flux de cloud Power Automate déclenche AI Builder pour extraire des informations clés du document et les stocker dans une table Dataverse à des fins de traitement structuré.
Révision automatisée : un autre flux Power Automate valide les données extraites. Si une approbation ou une validation supplémentaire est requise, le flux met les données en file d’attente pour qu’elles soient examinées par un humain.
Révision humaine : un humain examine les données extraites dans une application canevas ou une application pilotée par modèle, ce qui permet au réviseur d’approuver, de rejeter ou de corriger les données selon les besoins. Le processus d’examen peut inclure la fourniture de commentaires à l’expéditeur sur ce qui est nécessaire pour l’approbation future lors d’une nouvelle soumission.
Commentaires à l’expéditeur : après la révision, un flux de travail Power Automate envoie un courrier électronique à l’expéditeur avec le statut d’approbation ou de rejet du document envoyé.
Rapports et analyses : les tableaux de bord Power BI fournissent des informations sur le flux de travail de traitement des documents, y compris des mesures telles que le temps de traitement, le nombre de documents révisés et les taux d’approbation.
Composants
AI Builder : extrait des données clés des documents à l’aide de modèles prédéfinis ou personnalisés.
Power Automate : orchestre les flux de travail pour le traitement des documents.
Microsoft Dataverse : sert de magasin de données central pour les données de document extraites et suit la progression des documents tout au long du processus d’entreprise.
Power Apps : facilite la révision humaine et les corrections de données.
Power BI : fournit des analyses et des informations sur le flux de travail de traitement des documents.
Détails du scénario
Cette architecture rationalise et automatise les processus métier nécessitant de nombreux documents, en utilisant AI Builder pour réduire la saisie manuelle des données, minimiser les erreurs et accélérer les flux de travail de prise de décision. Les cas d’utilisation incluent l’automatisation du traitement des factures, des approbations de bons de commande et du traitement des formulaires de remise.
Considérations
Ces considérations mettent en œuvre les piliers de Power Platform Well-Architected, un ensemble de principes directeurs qui améliorent la qualité d’une charge de travail. Pour en savoir plus, consultez Microsoft Power Platform Well-Architected.
Fiabilité
Stratégies de nouvelles tentatives : les stratégies configurées dans Power Automate gèrent les échecs temporaires dans le traitement des documents avec AI Builder ou SharePoint, y compris les connexions Dataverse.
Surveillance et alertes : Application Insights est configuré pour surveiller l’état du flux de travail et alerter en cas d’échecs.
Résilience des documents : les utilisateurs peuvent envoyer n’importe quel document. Le workflow qui exécute l’extraction de données doit gérer les exceptions dues à des documents non valides ou inattendus.
Sécurité
Contrôle d’accès aux données : l’accès basé sur les rôles garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données extraites dans Dataverse.
Chiffrement : les données en transit via Power Automate et au repos dans Dataverse sont chiffrées.
Principe du moindre privilège : les autorisations sont restreintes pour réduire l’exposition. Les flux Power Automate accèdent aux systèmes en utilisant les comptes avec le moins de privilèges ou un principal de service lorsque cela est possible. Les utilisateurs de l’application ne doivent avoir accès qu’aux tables de données qui prennent en charge l’application.
Excellence opérationnelle
Gestion du cycle de vie des applications : les actifs de la solution sont stockés dans le contrôle de code source et les solutions Dataverse sont utilisées pour promouvoir les actifs du développement au test en passant par la production.
Efficacité des performances
Utiliser des modèles prédéfinis : envisagez d’utiliser des modèles prédéfinis lorsqu’ils correspondent au scénario de votre document. Par exemple, pour le traitement des factures, utilisez le modèle IA prédéfini pour le traitement des factures. Les modèles prédéfinis vous font gagner du temps en éliminant le besoin de collecter des données pour entraîner et tester votre propre modèle.
Optimisation de l’expérience
Gestion efficace de la révision des documents : l’application créée avec Power Apps doit être une application à objectif unique qui permet aux utilisateurs de sélectionner les documents à réviser et d’identifier rapidement les révisions nécessaires. Les actions à la disposition de l’utilisateur doivent être faciles à comprendre et à compléter, sans risque d’introduire une erreur humaine en sélectionnant accidentellement un résultat erroné.
IA responsable
Équité : les modèles d’extraction de documents sont entraînés avec diverses données pour réduire les biais.
Fiabilité et sécurité : la surveillance continue garantit que les résultats de l’IA sont précis et exploitables. Un humain dans la boucle examine les anomalies et les exceptions.
Confidentialité et sécurité : les données traitées par AI Builder sont conformes aux réglementations applicables en matière de confidentialité.
Inclusivité : le système prend en charge le traitement des documents dans plusieurs langues. Un humain peut réviser le document si AI Builder a des problèmes pour interpréter les informations.
Transparence : tous les résultats de l’IA sont traçables, et les journaux sont disponibles pour l’audit.
Responsabilité : la révision humaine dans la boucle garantit la responsabilité pour les décisions critiques.