Simulation : créer une demande d’approbation

Dans cette unité, vous allez découvrir comment créer un scénario métier qui utilise des approbations.

Dans ce scénario, toute personne ayant accès à la bibliothèque SharePoint peut ajouter un document. Lorsque le document est créé, une approbation démarre et permet à certains utilisateurs d’effectuer une approbation. Si le document est approuvé, il reste dans la bibliothèque de documents. Si le document est rejeté, il est déplacé dans un dossier distinct.

Essayez d’abord cet exercice de simulation ci-dessous, puis afficher les étapes détaillées une fois la simulation terminée. La simulation vous guide tout au long d’un scénario similaire aux étapes vous permettant de créer une bibliothèque de documents dans SharePoint, puis un flux. Vous allez cliquer sur les invites, à divers endroits de votre écran, puis un Narrateur va vous guider.

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Conditions préalables

• Accès à Power Automate

• Un compte Microsoft Office 365 avec accès à SharePoint

Étape 1 : créer une bibliothèque de documents

Commençons par créer une bibliothèque de documents dans un site SharePoint.

1. Sur la page d’accueil de votre site SharePoint, cliquez sur + Nouveau>Bibliothèque de documents>Bibliothèque vide.

2. Nommez votre bibliothèque Approvals Library, puis cliquez sur Créer.

3. Dans votre nouvelle bibliothèque de documents, en haut, cliquez sur + Nouveau, puis sélectionnez Dossier.

4. Nommez votre dossier Rejected Documents, puis cliquez sur Créer.

À présent, créons notre flux d’approbation.

1. Ensuite, accédez à Power Automate Maker Portal, à l’adresse make.powerautomate.com.

2. Dans la zone de texte Copilot, tapez Lorsqu’un fichier est créé (propriétés uniquement), ajouter une action Démarrer et attendre une approbation et ajouter une condition en fonction du résultat de l’approbation.

3. Cliquez sur Générer.

   

4. Copilot génère un flux basé sur l’invite fournie. Copilot peut également produire plusieurs versions à prendre en compte.

   Vous pouvez continuer à échanger avec Copilot pour affiner le flux selon ce que vous souhaitez. Une fois satisfait de la structure du flux, cliquez sur Conserver et continuer.

5. Examinez vos connexions. Si vous n’êtes pas encore connecté (les coches vertes signifiant que votre connexion est prête à l’emploi), cliquez sur les trois points et sélectionnez Ajouter une nouvelle connexion. Une fois vos connexions correctement connectées, cliquez sur le bouton Créer un flux en bas de l’écran.

6. Cliquez sur le déclencheur Lorsqu’un fichier est créé (propriétés uniquement), puis sélectionnez votre site SharePoint sous Adresse du site et Approvals Library sous Nom de la bibliothèque.

7. Sélectionnez l’action Démarrer et attendre une approbation. Le volet Propriétés s’ouvre alors à gauche.

8. Effacez le champ Type d’approbation, puis choisissez Approuver/Rejeter - Premier à répondre dans la liste déroulante Type d’approbation. (Consultez l’étape 13 du schéma ci-dessous pour référence.)

9. Redéfinissez le champ Titre sur Approbation de document.

10. Dans le champ Affecté à, saisissez votre adresse e-mail professionnelle. (Cette opération est effectuée à des fins de test. Vous pouvez toujours revenir et choisir un autre approbateur plus tard si vous le souhaitez.)

11. Placez votre curseur dans le champ Lien vers l’élément et cliquez sur le bouton (de contenu dynamique) représentant un éclair en regard de celui-ci. Votre contenu dynamique s’affiche alors pour cette section.

12. Recherchez et sélectionnez Link to item.

13. Sélectionnez Link to item dans la fenêtre contextuelle.

    

14. Sélectionnez l’action Condition (sous l’approbation) pour vérifier ce que Copilot a automatiquement sélectionné comme condition. Assurez-vous que la propriété Outcome (ou body/outcome) de l’action Démarrer et attendre une approbation se trouve à gauche et qu’Approuver se trouve à droite.

15. Développez la condition en cliquant sur le chevron pointant vers le bas à droite de l’en-tête de l’action. Les branches True et False de la condition s’affichent alors. Cliquez sur l’icône + sous le côté False de la condition, puis sur le signe plus encerclé pour Ajouter une action.

16. Dans le volet Ajouter une action qui s’affiche sur le côté gauche de votre écran, recherchez déplacer et choisissez l’action SharePoint Déplacer le fichier.

17. Choisissez l’adresse de votre site SharePoint dans la première liste déroulante.

18. Sous Fichier à déplacer, cliquez sur l’icône représentant un éclair pour le contenu dynamique, puis recherchez et sélectionnez la valeur Identifier du contenu de déclenchement SharePoint. (Vous devrez peut-être effectuer une recherche.)

19. Choisissez le même site SharePoint pour le champ Adresse du site de destination.

20. Pour le champ Dossier de destination, cliquez sur l’icône représentant un dossier à droite. Recherchez votre bibliothèque Approvals Library et cliquez sur la flèche à droite de son nom. Sélectionnez ensuite le nom de dossier Rejected Documents.

21. Sous l’option Si un autre fichier existe déjà, sélectionnez Déplacer avec un nouveau nom.

    

22. Enregistrez votre flux.

Pour tester votre flux, revenez à votre bibliothèque SharePoint Approvals Library et ajoutez un nouveau document.

Après un court laps de temps, une approbation s’affiche dans la section Approbations de Power Automate Maker Portal. Si l’application Approbations est activée pour votre organisation dans Teams, la notification d’approbation s’affiche à cet endroit. Sinon, la section Approbations Power Automate est le bon endroit pour la trouver.

Pour nous assurer que notre flux déplace un élément rejeté vers notre dossier Rejected Documents, sélectionnez l’approbation et la réponse Rejeter. Ensuite, revenez à votre bibliothèque SharePoint Approvals Library. Actualisez le navigateur (si nécessaire). Le document devrait alors se déplacer vers le dossier Rejected Documents.

Félicitations ! Vous avez créé un flux d’approbation à l’aide de Copilot qui permet aux utilisateurs d’approuver ou de rejeter des documents dans une bibliothèque de documents SharePoint.

Vous pouvez facilement modifier ou étendre ce flux d’approbation pour mieux répondre à vos besoins. Ou consultez les modèles d’approbations Power Automate pour vous offrir différents points de départ pour vos propres approbations.