Composer et résumer des documents avec Microsoft 365 Copilot dans Word

Microsoft 365 Copilot dans Word transforme le processus de création et d’affinement de documents, ce qui vous permet de produire facilement du contenu attrayant. Copilot aide à rédiger à partir de zéro, à améliorer le texte existant et à capturer l’essence des articles longs. Avec Copilot, vous pouvez lancer un document à l’aide de brèves requêtes, incorporer en toute transparence des ressources de Microsoft 365 et ajuster facilement le ton et la concision de votre écrit.

Cette courte vidéo présente rapidement Copilot pour Word.

Rédiger un nouveau document

L’un des objectifs de Copilot dans Word est de simplifier la création et la modification de documents. Lorsque vous ouvrez un nouveau document ou ajoutez une nouvelle section à un document existant, un champ de requête vous demandant Que voulez-vous que Copilot rédige ? s’affiche au-dessus du document. Vous pouvez demander à Copilot quelque chose de simple, comme « écrire un essai sur le baseball », ou donner des instructions détaillées, y compris des plans, des notes ou des références de fichier. Le bouton Ajouter du contenu vous permet d’ajouter jusqu’à trois fichiers existants à votre requête que Copilot peut référencer lors de la génération de votre document.

Lorsque vous utilisez Copilot dans Word pour générer un nouveau document, il crée un brouillon du document. Lorsque vous travaillez en mode brouillon, vous avez deux options de mise à jour :

• Régénérer un nouveau brouillon. Parfois, vous n’êtes peut-être pas satisfait du brouillon actuel, mais vous ne souhaitez pas demander d’autres modifications. Vous souhaitez simplement que Copilot recommence et crée quelque chose de différent. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner l’icône Régénérer pour que Copilot crée une version entièrement nouvelle du document en fonction de la requête initiale. Ce faisant, Copilot crée un brouillon du document. Copilot permet de gérer différentes versions du document, ce qui facilite le suivi des modifications et le rétablissement des versions précédentes si nécessaire.
• Mettre à jour le brouillon actuel. Si vous êtes partiellement satisfait(e) du brouillon actuel, mais que vous souhaitez que Copilot y apporte quelques modifications, saisissez une requête avec votre requête. Si vous demandez à Copilot d’ajouter ou de modifier quelque chose dans le brouillon actuel, il génère un nouveau brouillon du document avec les modifications appliquées.

Vous continuez à travailler en mode brouillon Copilot, où Copilot apporte toutes les modifications demandées pour vous. En bas de la dernière page de votre brouillon, Word affiche la fenêtre Copilot, qui fournit les options suivantes :

• B – Brouillon actuel. Lorsque vous sélectionnez l’icône Régénérer ou que vous entrez une requête avec une demande de modification, Copilot crée un brouillon tout en conservant l’accès aux précédents. Le brouillon actuel affiché dans cette image est le brouillon 1 sur 2. Pour passer en revue un brouillon antérieur, sélectionnez la flèche vers l’arrière. Pour passer d’un brouillon antérieur à un brouillon ultérieur, sélectionnez la flèche vers l’avant. Dans cet exemple, la flèche vers l’arrière est désactivée, car vous examinez déjà le premier brouillon. Si vous sélectionnez la flèche vers l'avant, vous passerez du brouillon 1 sur 2 au brouillon 2 sur 2. Le brouillon 2 s’affiche, qui est désormais le brouillon actuel.
• A – Modifier la requête. La sélection de ce champ affiche la requête entière que vous avez entrée initialement et vous permet de la modifier. Lorsque vous envoyez la requête modifiée, Copilot crée un brouillon en fonction de la requête modifiée.
• C - Conservez-le. Une fois que vous êtes satisfait de l’affichage du brouillon actuel, sélectionnez le bouton Conserver pour remplacer le brouillon actuel par un document Word. En effet, vous passez du mode brouillon Copilot en mode Word normal et cette fenêtre Copilot disparaît. Vous pouvez continuer à utiliser Copilot pour mettre à jour le document, mais comme vous n’êtes plus en mode brouillon, vous devez utiliser le volet Copilot pour ce faire. Pour ouvrir le volet Copilot, sélectionnez l’option Copilot dans le ruban Word.
• D - Régénérer. Si vous n’êtes pas satisfait du brouillon actuel, sélectionnez l’icône Régénérer pour que Copilot crée une version entièrement nouvelle à partir de zéro.
• E - Ignorez-le. Si vous souhaitez supprimer tous les brouillons créés par Copilot et recommencer à partir de zéro, sélectionnez l’icône Ignorer . Cela vous renvoie à un document vierge. Sélectionnez l’icône Copilot pour afficher la fenêtre Brouillon avec Copilot et recommencer.
• F - Champ de requête pour les demandes de modification. Si vous souhaitez mettre à jour le brouillon actuel, saisissez votre demande dans ce champ de requête et sélectionnez l'icône Générer (flèche) dans le côté droit du champ. Si vous envoyez une demande d’ajout ou de modification dans le brouillon actuel, Copilot génère un nouveau brouillon du document avec les modifications appliquées.

Si vous sélectionnez un document et tentez de taper quelque chose lorsque vous êtes en mode brouillon, cette fenêtre Copilot disparaît. Cela revient essentiellement à sélectionner le bouton Conserver . Vous êtes sorti du mode brouillon Copilot et le contenu se trouve désormais dans un document Word officiel. Bien que vous puissiez sélectionner l’icône Copilot dans le ruban Word pour ouvrir le volet Copilot, l’option Régénérer n’est pas disponible, car vous ne travaillez plus en mode brouillon Copilot.

Utiliser le volet Copilot pour discuter avec Copilot dans Word

Lorsque vous ouvrez un document Word existant, vous pouvez sélectionner l’icône Copilot dans le ruban Word pour ouvrir le volet Copilot. Cela vous permet d’utiliser Copilot pour mettre à jour le document existant. De même, une fois que vous avez sélectionné le bouton Conserver sur un brouillon créé à partir de zéro par Copilot, le brouillon devient désormais un document normal dans Word. Étant donnée que vous n’êtes plus en mode brouillon pour travailler sur un brouillon, vous devez utiliser le volet Copilot pour mettre à jour le document que vous avez conservé.

Le volet Copilot offre une interface conversationnelle permettant d’effectuer différentes tâches, ce qui rend la création et la modification de documents encore plus intuitives. Certaines des actions disponibles sont les suivantes :

• Générer un résumé de votre document actif.
• Ajuster la mise en forme et la langue dans votre document.
• Poser des questions sur le contenu de votre document.

Pour accéder à Copilot Chat, sélectionnez l’icône Copilot située dans l’onglet Accueil du ruban. Cette fonctionnalité est conçue pour répondre à des requêtes générales et spécifiques liées à votre document. Elle prend en charge une conversation interactive, ce qui vous permet de discuter, d’itérer et d’affiner les détails. Que vous ayez besoin d’un résumé complet, d’informations de contenu spécifiques ou d’idées nouvelles telles que des tableaux ou des listes, Copilot est là pour vous aider.

Commandes de conversation à explorer

Pour le contenu du document existant :

• « Quels sont les points clés dans ce document ? »
• « Résumer ce document »
• « Y a-t-il un appel à l’action ? »

Pour plus d’informations externes :

• « Pouvez-vous fournir une recette pour un cheesecake classique ? »
• « Répertorier les ingrédients d’un cheesecake dans un format de liste à puces . »
• « Donnez-moi un exemple de haïku sur la limonade Contoso. »

Liaison de fichiers dans Copilot dans Word

L’une des fonctionnalités les plus populaires de Copilot pour Word est qu’il peut créer un document basé sur les informations contenues dans un autre document. Par exemple, écrire un discours basé sur un plan ou un autre document. Pour ce faire, vous devez lier le fichier à une requête Copilot. Vous pouvez lier plusieurs fichiers, qui doivent être stockés dans un compte OneDrive ou un site SharePoint. Vous ne pouvez pas lier un fichier stocké localement sur votre PC.

Vous pouvez lier le fichier à l’invite Copilot à l’aide de l’une des méthodes suivantes :

• Sélectionnez le fichier dans la liste des fichiers les plus récemment utilisés. Lorsque vous ouvrez ou enregistrez un fichier, l’application ajoute le fichier à sa liste PRU (Plus Récemment Utilisés). Lorsque vous travaillez dans Copilot et que vous sélectionnez le bouton Référencer ce fichier (ou Référencer ce contenu, en fonction de l’application), Copilot affiche un menu déroulant contenant les trois derniers fichiers utilisés. Il affiche également un lien qui vous permet de parcourir tous les fichiers de la liste PRU.
• Copiez le chemin du fichier dans l'Explorateur de fichiers. Dans Explorateur de fichiers, vous pouvez localiser le fichier dans OneDrive, cliquer avec le bouton droit sur le fichier et sélectionner l’option Copier en tant que chemin d’accès . Cela permet de copier l’URL du fichier dans le Presse-papiers. Dans la requête Copilot, vous pouvez entrer une barre oblique (/), puis coller dans l’URL.
• Ouvrir le fichier et copier son chemin d’accès à l’aide de l’option Partager. Vous pouvez ouvrir le fichier dans son application correspondante, puis, dans la barre de menus, sélectionner l’option Partager. Dans le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez l’option Copier le lien . Dans la requête Copilot, vous pouvez entrer une barre oblique (/), puis coller dans l’URL.

Faciliter la collaboration à l’aide de la co-création en temps réel

La création de contenu implique souvent une collaboration avec d’autres créateurs, éditeurs et parties prenantes. L’intégration de Microsoft 365 Copilot au sein de Microsoft Word facilite la collaboration en permettant à plusieurs utilisateurs d’accéder au document et de le modifier simultanément. Cette fonctionnalité de collaboration en temps réel simplifie le processus de révision et d’approbation, garantissant que le script final répond aux attentes de tout le monde.

À mesure que des modifications sont apportées, elles sont instantanément visibles par tous les collaborateurs. Cette conception garantit que tout le monde travaille toujours avec la version la plus récente du document. Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires et des suggestions directement dans le document. Copilot peut vous aider en résumant ces commentaires, ce qui facilite la prise en charge efficace des commentaires.

Lorsqu’une personne partage un document Word avec vous, l’e-mail que vous recevez inclut un lien qui ouvre le document dans votre navigateur web : dans Word pour le web. Sélectionnez Modifier la modification du document>dans le navigateur.

Si quelqu’un d’autre travaille sur le document, vous voyez sa présence et les modifications qu’il apporte. Cette pratique est appelée co-création ou collaboration en temps réel. À partir de là, si vous préférez travailler dans votre application Word, passez de Modification à Ouvrir dans l’application de bureau, en haut de la fenêtre.