Résumer et rédiger des e-mails avec Microsoft 365 Copilot dans Outlook

Microsoft 365 Copilot dans Outlook facilite la gestion des e-mails, ce qui vous permet de vous concentrer davantage sur des communications efficaces. Il vous aide à comprendre les longues conversations, à voir différents points de vue et à repérer les questions sans réponse. Avec Copilot, vous pouvez répondre rapidement à l’aide de requêtes ou transformer des notes courtes en e-mails complets à l’aide des ressources de Microsoft 365. Vous pouvez également facilement ajuster le tonet la longueur de votre message.

Cette courte vidéo présente rapidement Copilot pour Outlook.

Résumer les e-mails en mode conversation

Copilot pour Outlook introduit une fonctionnalité de résumé de conversations, conçue pour simplifier la gestion de vos e-mails. Avec cette fonctionnalité, Outlook offre des puces concises ou génère un résumé complet de la conversation choisie, affiché au-dessus du fil de conversation dans le volet de lecture. Cette conception permet de saisir plus facilement les points essentiels d'une longue conversation par courrier électronique. En outre, le résumé inclut des liens vers des réponses spécifiques, ce qui permet un accès rapide à différentes parties de la conversation.

Rédiger des e-mails

Copilot dans Outlook introduit également la fonctionnalité « Brouillon d’Email », qui vous permet de rédiger des e-mails plus rapidement. Cette fonctionnalité utilise le traitement en langage naturel pour vous aider à écrire des e-mails en offrant des suggestions basées sur le contexte de votre message. Copilot dans Outlook peut également vous aider à écrire des e-mails à partir de zéro, en utilisant les informations que vous fournissez. Par exemple, vous pouvez démarrer un nouvel e-mail en fournissant une rubrique et quelques puces. Copilot dans Outlook utilise ensuite ces informations pour rédiger un e-mail complet pour vous.

Pour affiner un brouillon, vous pouvez ajuster le ton ou la longueur de la réponse. Par exemple, vous pouvez demander à Copilot dans Outlook de rendre l’e-mail plus formel ou familier, ou de le rendre plus long ou plus court.

Vous pouvez demander à Copilot de créer plusieurs brouillons pour le même e-mail, chacun avec une tonalité et une longueur différentes. Vous pouvez ensuite parcourir les différents brouillons en sélectionnant les flèches vers l’avant et vers l’arrière dans la fenêtre Copilot. Copilot vous indique le brouillon que vous utilisez (par exemple, 2 sur 3). Ce faisant, vous pouvez sélectionner la flèche vers l’avant ou vers l’arrière pour passer rapidement d’un brouillon à un autre.

Il est important de garder à l’esprit les éléments suivants lors de l’examen d’un brouillon Copilot :

• Portez une attention particulière à la salutation au début (Cher/Bonjour/Salut, etc.) et à la clôture complémentaire à la fin (Sincères/Meilleures salutations/Merci, etc.). Sont-ils dans le ton approprié pour le public cible et le type de message que vous souhaitez envoyer ? Par exemple, pour un e-mail de nature sérieuse ou professionnelle, vous ne voulez probablement pas que votre salutation dise « Bonjour ici ».
• Notez le ton global du message. Est-il trop informel, trop formel ou trop direct pour le type d’e-mail que vous souhaitez ?
• Vérifiez la longueur du message. Est-il trop court, où il ne transmet pas correctement les questions essentielles requises dans l’e-mail ? Ou se poursuit-il trop longtemps, en enterrant le destinataire dans du texte superflu ? Tenez également compte du public cible en ce qui concerne la longueur. La direction préfère généralement les e-mails plus courts avec des puces qui arrivent rapidement au point du message par opposition aux paragraphes longs.
• Le message explique-t-il les éléments en termes trop simplistes ou trop compliqués compte tenu du public cible ? Par exemple, les éléments qui sont expliqués en termes simplistes peuvent être rencontrés comme condescendants lorsque le public cible est avancé. Par exemple, lorsque Copilot mentionne pour la première fois le terme VPN dans un e-mail destiné à des professionnels de l'informatique, précise-t-il ensuite « que signifie Réseau privé virtuel » ? À l'inverse, les destinataires peuvent se déconnecter et ne pas assimiler les points essentiels du message lorsqu'un e-mail :
  • C’est trop compliqué.
  • Inclut trop de termes techniques pour un public non technique.
  • Ne parvient pas à décrire ce que signifie un acronyme lorsque le public peut ne pas être familiarisé avec le contenu.

Copilot dans Outlook fournit les options suivantes pour gérer le développement des brouillons dans la fenêtre Copilot :

• Icône Générer (flèche vers le haut). Vous sélectionnez l’icône Générer lorsque vous souhaitez que Copilot crée votre premier brouillon d’e-mail ou met à jour un brouillon. Par exemple, vous pouvez demander à Copilot de modifier la salutation, la clôture complémentaire ou quelque chose dans le corps du brouillon. Lorsque vous envoyez une invite en sélectionnant l’icône Générer, Copilot crée un brouillon entièrement nouveau, mais il ne regénère pas le texte du brouillon. Au lieu de cela, il applique les modifications demandées au brouillon actuel et laisse le reste du projet seul. Par exemple, supposons que vous êtes sur le brouillon 2 sur 3. Vous aimez ce brouillon, mais pas son salutation. Vous entrez donc une requête dans laquelle vous demandez à Copilot de modifier la salutation. Vous sélectionnez ensuite l’icône Générer à la fin du champ d’invite pour envoyer cette demande. À son tour, Copilot crée le brouillon 4 (donc 4 sur 4 s’affiche dans la fenêtre Copilot). Le projet 4 est exactement le même que le projet 2, mais avec une nouvelle salutation, car il s’agissait de la seule modification que vous avez demandée.
• Gardez-le. Lorsque vous sélectionnez l’option Conserver dans la fenêtre Copilot, Copilot copie le brouillon actuel (par exemple, 2 sur 5) dans le corps du message dans le formulaire de courrier Outlook. Ce faisant, Outlook ferme la fenêtre Copilot, ce qui supprime tous les brouillons Copilot. Copilot étant fermé, vous pouvez ensuite envoyer ou modifier le message électronique. Lorsque vous travaillez dans Copilot, vous ne pouvez pas modifier manuellement les brouillons créés par Copilot, ni envoyer un brouillon Copilot. Seul Copilot peut modifier un brouillon, ce qu’il fait en réponse à une demande de modification que vous effectuez dans une requête, ou lorsque vous modifiez les paramètres Tonalité ou Longueur, ou lorsque vous demandez qu’il regénère un brouillon entièrement nouveau. Vous devez conserver un brouillon pour le convertir dans le corps réel de l’e-mail avant de pouvoir le modifier ou envoyer l’e-mail. N’oubliez pas qu’une fois que vous conservez un brouillon, Copilot se ferme et tous les autres brouillons sont supprimés.
• Abandonner Lorsque vous sélectionnez l’option Ignorer dans la fenêtre Copilot, Outlook conserve le formulaire de courrier ouvert, avec les lignes À, CC et Objet laissées intactes, mais ferme la fenêtre Réécriture avec Copilot et supprime TOUS les brouillons Copilot. Si vous avez joint un fichier à l’e-mail, il reste attaché.
• Réessayer. L’option Réessayer crée un brouillon lorsque vous êtes satisfait du ton et de la longueur d’un brouillon sélectionné, et que vous n’avez aucune autre modification à apporter à Copilot. Par exemple, supposons que vous aimez le ton et la longueur du brouillon 2 sur 5. Toutefois, vous souhaitez voir si Copilot peut améliorer le message, donc vous sélectionnez l’option Réessayer. Copilot crée le brouillon 6, qui est basé sur le ton et la longueur du brouillon 2. Vous pouvez sélectionner l’option Réessayer plusieurs fois de suite si vous le souhaitez, simplement pour voir comment Copilot modifie le corps du message dans chaque nouveau brouillon qu’il crée.

Recevoir un accompagnement à la rédaction d’email

Copilot dans Outlook vous aide à rédiger des e-mails plus efficaces grâce à l’accompagnement à la rédaction d’e-mails. Votre assistant IA avancé analyse vos brouillons de courrier et suggère des ajustements de tonalité, de sentiment et de clarté pour une communication plus fluide.

Effectuez l’étape suivante pour que Copilot examine votre e-mail et fournisse des conseils de coaching :

1. Dans la nouvelle version d’Outlook pour Windows ou d’Outlook classique pour Windows, ouvrez une nouvelle fenêtre de courrier. Tapez votre e-mail ou faites en sorte que Copilot crée un brouillon pour vous.

2. Si vous avez choisi de faire en sorte que Copilot crée votre brouillon, vous devez éventuellement sélectionner l’option Conserver avant de pouvoir choisir l’option Coaching à l’étape suivante. L’option Coaching n’est pas activée lorsque Copilot est dans le processus de brouillon d’e-mail.

3. Sélectionnez l’icône Copilot dans la barre d’outils, puis sélectionnez Coaching dans le menu déroulant. À son tour, Copilot passe en revue votre e-mail et propose des suggestions sur l’amélioration du ton, de la clarté et du sentiment du lecteur.
   

   

4. Si vous souhaitez appliquer toutes les suggestions de Copilot à la fois, sélectionnez l’option Appliquer toutes les suggestions . Cela crée un brouillon de votre e-mail à l’aide des améliorations recommandées. Ou, si vous préférez incorporer des suggestions individuellement, vous pouvez le faire manuellement en copiant et collant dans les suggestions sélectionnées. Si vous souhaitez que Copilot examine votre e-mail et propose un autre ensemble de suggestions, sélectionnez l’option Réessayer. Vous pouvez également sélectionner l’option Ignorer pour fermer la fenêtre Coaching.

5. Si vous avez sélectionné l’option Appliquer toutes les suggestions, un nouveau menu vous permet de remplacer votre e-mail par le brouillon contenant toutes les suggestions. D’autres options de menu sont disponibles, telles que le rejet du brouillon (qui n’apporte aucune modification à l’e-mail d’origine), la régénération d’un nouveau brouillon et l’insertion du texte brouillon sous le texte existant dans l’e-mail réel.

6. Une fois que vous êtes satisfait, envoyez votre e-mail.