Personnaliser des formulaires et des champs
Les informations que les utilisateurs voient sur les formulaires et listes Copilot pour les ventes sont basées sur des vues CRM. Les vues définissent les colonnes qui s’affichent, le mode de tri des enregistrements par défaut et les filtres par défaut appliqués. Comme différentes organisations utilisent les données différemment, vous pouvez définir la vue que vous souhaitez utiliser dans Copilot pour les ventes. Vous n’avez pas besoin de définir une vue pour chaque type d’enregistrement. Pour les types d’enregistrements de compte et d’opportunité, ce n’est pas obligatoire. Si vous décidez de ne pas sélectionner de vue, la vue par défaut est utilisée. Cependant, pour les autres types d’enregistrements, vous devez sélectionner une vue.
Lorsque vous apportez des modifications aux vues pour différents types d’enregistrements, ces modifications se reflètent dans les différentes applications dans lesquelles vous utilisez Copilot pour les ventes. Dans Outlook, elles s’affichent dans le volet Copilot pour les ventes. Dans Microsoft Teams, elles se reflètent dans le volet Copilot pour les ventes et dans la conversation instantanée Teams, elles s’affichent dans les cartes adaptatives partagées. En fonction de l’application que vous utilisez, vous pouvez rechercher des enregistrements selon les différents types d’enregistrements ajoutés.
En fonction du système CRM auquel vous vous connectez, vous pouvez modifier les différents formulaires et vues. Notez qu’en fonction du système CRM auquel vous l’adaptez, les types d’enregistrements peuvent être référencés différemment.
Dynamics 365 : le type d’enregistrement s’affiche.
Salesforce : l’objet s’affiche.
Description d’annotation
Sélectionnez pour personnaliser des formulaires et des champs.
Ajoutez un nouveau type d’enregistrement personnalisé ou prêt à l’emploi.
Actualisez les données à partir du système CRM.
Ajoutez des types d’enregistrements à Copilot pour les ventes.
Contrôlez le formulaire d’un type d’enregistrement à l’aide de la vue CRM.
Vous pouvez sélectionner un type d’enregistrement pour afficher et modifier ses paramètres.
Ajouter un nouveau type d’enregistrement (objet Salesforce)
Comme indiqué précédemment, vous pouvez ajouter des types d’enregistrements prêts à l’emploi ou personnalisés à Copilot pour les ventes. Par exemple, si votre organisation crée un type d’enregistrement nommé Projet pour suivre le projet que vous livrez aux clients, vous pouvez l’ajouter à Copilot pour les ventes. Vous pouvez ajouter un maximum de 10 types d’enregistrements (objets).
Les types d’enregistrements sont définis dans les paramètres d’administration de Copilot pour les ventes. Cliquez sur Formulaires, puis sur Ajouter un type d’enregistrement ou Ajouter un objet en fonction du système CRM auquel vous êtes connecté.
Après avoir sélectionné le type d’enregistrement à utiliser, sélectionnez toute relation existante avec d’autres types d’enregistrements à utiliser. Ceci est important, car les relations sélectionnées déterminent le mode d’affichage du type d’enregistrement dans Copilot pour les ventes.
En fonction du type d’enregistrement que vous sélectionnez, vous pouvez sélectionner la vue que vous souhaitez utiliser.
Pour une procédure pas à pas plus détaillée sur la définition des types d’enregistrements, consultez Ajouter un nouveau type d’enregistrement (ou un objet Salesforce).
Modifier des types d’enregistrements existants
Après avoir ajouté un type d’enregistrement, vous pouvez le modifier en fonction de vos besoins. Vous pouvez effectuer des actions telles que modifier son affichage, ajouter/supprimer des champs et réorganiser les champs. Les actions que vous pouvez effectuer dépendent du fait que le type d’enregistrement est basé sur une vue CRM ou non. Les modifications apportées à la vue détaillée sont reflétées dans le volet Copilot pour les ventes dans Outlook, le volet Copilot pour les ventes dans Microsoft Teams et les cartes adaptatives partagées dans la conversation instantanée Teams.
Modifier des types d’enregistrements basés sur une vue CRM
Lorsqu’un type d’enregistrement est basé sur une vue CRM, vous devez modifier la vue CRM pour modifier les champs et l’ordre dans lequel ils doivent s’afficher. Après avoir modifié la vue en fonction de vos besoins, vous pouvez changer la vue sur laquelle est basé un type d’enregistrement en choisissant une autre vue. Par exemple, si vous souhaitez afficher uniquement les comptes actifs au lieu de tous les comptes, vous pouvez sélectionner une vue qui affiche uniquement les comptes actifs.
Lorsque vous modifiez la vue, les paramètres existants suivants pour le type d’enregistrement sont effacés et définis par défaut.
Les champs clés existants sont supprimés et de nouvelles valeurs par défaut sont définies.
Le comportement d’édition pour le type d’enregistrement reste inchangé.
Le comportement d’édition des champs est réinitialisé. Si le type d’enregistrement est défini sur Modifiable et qu’une nouvelle vue est sélectionnée, les champs deviennent modifiables.
La sélection d’une nouvelle vue est effectuée dans les paramètres d’administration de Copilot pour les ventes en sélectionnant des formulaires, en sélectionnant un type d’enregistrement que vous souhaitez modifier et en cliquant sur Modifier.
Afficher les filtres utilisés dans une vue
Parfois, vous souhaitez mieux comprendre comment un enregistrement est configuré. Par exemple, vous souhaitez afficher la requête sous-jacente à une vue qui affiche uniquement les comptes actifs. Ainsi, vous comprenez clairement comment un type d’enregistrement est configuré, par exemple les critères de filtrage et de tri des champs et l’ordre des champs. La requête s’affiche en mode lecture seule et vous ne pouvez y apporter aucune modification.
Après avoir sélectionné le type d’enregistrement pour lequel vous souhaitez afficher la requête, cliquez sur Afficher les filtres sous la section Gérer les champs.
Pour obtenir des instructions détaillées sur la modification de vues pour des types d’enregistrements, consultez Modifier des types d’enregistrements basés sur une vue CRM.
Modifier des types d’enregistrements NON basés sur une vue CRM
Parfois, vous devez modifier un type d’enregistrement non basé sur une vue CRM. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner les champs à inclure dans la vue et l’ordre dans lequel ils doivent s’afficher. Vous pouvez ajouter jusqu’à 40 champs prêts à l’emploi et personnalisés à un formulaire d’enregistrement.
Dans les paramètres d’administration de Copilot pour les ventes, cliquez sur Formulaires, identifiez le type d’enregistrement auquel vous souhaitez ajouter un champ, puis cliquez sur Ajouter des champs dans la section Gérer les champs.
Supprimer et réorganiser des champs
Il peut arriver que des champs spécifiques utilisés dans un formulaire ne soient plus nécessaires. Dans ce cas, dans la section Gérer les champs, survolez le champ que vous souhaitez supprimer du formulaire, puis sélectionnez Supprimer le champ. De plus, vous pouvez survoler un champ que vous souhaitez réorganiser, puis cliquer sur la flèche Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas pour modifier l’ordre dans lequel il s’affiche dans l’application.
Pour obtenir des instructions détaillées sur la modification de types d’enregistrements non basés sur une vue, consultez Modifier des types d’enregistrements non basés sur une vue CRM.
Marquer des champs comme obligatoires dans Copilot pour les ventes
De temps en temps, vous pouvez rencontrer un scénario dans lequel un champ devrait être obligatoire dans Copilot pour les ventes, mais pas nécessairement dans votre système CRM. Dans ce cas, prenez des champs non obligatoires dans votre système CRM et marquez-les comme obligatoires uniquement pour Copilot pour les ventes. Les vendeurs doivent renseigner ces champs avant de pouvoir enregistrer l’enregistrement dans Copilot pour les ventes. Si un champ est marqué comme obligatoire dans le système CRM, il l’est également dans Copilot pour les ventes et vous ne pouvez pas le rendre facultatif.
Dans les paramètres d’administration de Copilot pour les ventes, accédez à Formulaires. Ensuite, sur le type d’enregistrement que vous souhaitez utiliser, sélectionnez Obligatoire pour les champs que vous souhaitez marquer comme obligatoires dans la section Gérer les champs.
Configurer l’édition d’enregistrements et de champs
Lorsque les vendeurs travaillent dans Copilot pour les ventes, ils peuvent rencontrer des scénarios où il serait utile de pouvoir modifier des enregistrements directement à partir de l’application. Les organisations peuvent permettre aux vendeurs non seulement de modifier les enregistrements, mais aussi de contrôler les champs qu’ils peuvent modifier directement dans Copilot pour les ventes.
Par défaut, seuls les contacts sont modifiables. Si vous souhaitez autoriser l’édition d’autres enregistrements, vous devez activer l’option permettant d’autoriser l’édition. Cette opération est effectuée en accédant à Formulaires et en sélectionnant l’option Modifier les enregistrements dans Copilot pour les ventes.
Configurer la création d’enregistrements
En plus d’autoriser les utilisateurs à modifier des enregistrements, vous pouvez également autoriser les vendeurs à créer des enregistrements à partir de Copilot pour les ventes. Vous devez sélectionner le type d’enregistrement pour lequel vous souhaitez configurer la création d’enregistrements.
Dans la section Création d’enregistrements, sélectionnez l’une des options suivantes ou les deux :
Créer des enregistrements dans Copilot pour les ventes : autorisez les vendeurs à créer des enregistrements inline, directement dans Copilot pour les ventes.
Créer des enregistrements en ouvrant (système CRM) un lien : autorisez les vendeurs à créer des enregistrements dans le système CRM en ouvrant un lien dans un navigateur.
Sélectionner des champs clés pour la mini-vue
Chaque type d’enregistrement est doté d’une mini-vue qui affiche des informations limitées en cas de réduction ou d’affichage dans une liste. La mini-vue comprend un titre fixe et deux champs de sous-titres configurables. Les champs disponibles dans la mini-vue sont ceux disponibles dans la vue détaillée. Le paramètre des champs clés affecte le comportement de recherche dans le complément Copilot pour les ventes pour Outlook.
Vous pouvez identifier les champs que vous souhaitez utiliser pour la mini-vue dans la section Champs clés.
