電子情報開示で保留レポートを使用する

電子情報開示の保留レポートを使用すると、 電子情報開示管理者 または 電子情報開示マネージャー (プレビュー) のアクセス許可を持つユーザーは、Microsoft Purview ポータルの電子情報開示ケースに関連付けられているすべての保留に関する情報を含む組み込みレポートにアクセスできます。 このレポートには、電子情報開示ケースに関連付けられた電子情報開示ホールドが含まれます。 保留レポートには、テナント内のすべての保留ポリシーに関するデータの場所とレポートが表示されます。 有効か無効かに関係なく、これらのホールド ポリシーの一部であるすべての場所が一覧表示されます。

手順 1: サブスクリプションとアクセス許可を確認する

• organizationには、保留レポートを生成してアクセスするためのプレミアム電子情報開示機能をサポートするorganization サブスクリプションが必要です。
• 保留レポートにアクセスするユーザーには、 電子情報開示管理者 または 電子情報開示マネージャー (プレビュー) ロールが割り当てられている必要があります。 organizationのすべての電子情報開示管理者と電子情報開示マネージャーは、保留レポートを表示できます。 電子情報開示マネージャーは、メンバーであるケースに関連する保留レポートのみを表示できます。 電子情報開示のアクセス許可と電子情報開示管理者と電子情報開示マネージャーの役割の詳細については、「 電子情報開示のアクセス許可を割り当てる」を参照してください。

手順 2: 保留レポートを表示する

1. 電子情報開示>Dashboards>Hold レポート (プレビュー) に移動して、保留レポートを表示します。
2. 列の並べ替え、フィルター処理、グループ化、カスタマイズを行って、保留レポートをカスタマイズします。
3. 詳細な分析のために、保留レポートを .csv ファイルにダウンロードします。 レポートに適用するフィルターまたはグループ化オプションに関係なく、レポート全体がダウンロードされます。

保留レポートの上部にあるアイテム数は、テナント内の保留ポリシー内の場所の合計数です。 同じ場所が異なるポリシーの下で保留にされた場合、同じ場所がそれぞれのケースとホールド ポリシーの下のレポートに複数回表示され、複数のアイテム数に貢献します。

レポートを検索すると、[ ケース名 ] 列と [場所 ] 列のみが検索されます。 たとえば、キーワード (keyword) テストを検索した場合、検索では、"テスト" という単語を含むケースまたは場所に関連付けられている項目のみが返されます。

既定の保留レポート列

• ケース名: 保留ポリシーが関連付けられているケースの名前。 ケース名が変更され、ケースに関連付けられている保留ポリシーを更新すると、レポートに関連付けられている行のケース名の変更がすぐに反映されます。 レポートの完全同期 (現在は 3 日から 7 日ごと) が発生すると、ケース名も更新されます。

• 保留名: 関連付けられている場所を含む保留ポリシーの名前。

• 最終更新日: 電子情報開示保留ポリシーが最後に更新された日付。

• 場所: 保留ポリシーの Exchange メールボックスまたは SharePoint サイト。 このフィールドに [なし] と表示される場合は、保留ポリシーにアクティブな場所がないことを示します。 ポリシーの一部であった以前の場所はすべて保留から解放され、ポリシーから削除されます。

• 場所エラー: 保留ポリシー内の場所に関連付けられているエラー メッセージを表示します。 このフィールドに [なし] と表示される場合は、 部分的に適用/リリースされた ポリシーの一部であっても、関連付けられている場所にエラーがないことを示します。

• 場所の種類: 場所が SharePoint サイトまたは Exchange メールボックスであるかどうかを示します。

• ポリシーの状態: 次のポリシーの状態の値を使用できます。

  • [正常に適用されました]: 保留ポリシーの場所がオン (有効)、ポリシーに対してルールが有効になっており、ポリシーが正常に適用されていることを示します。 この状態は、場所が保留されていることを意味します。
  • 適用: 場所の一部である保留ポリシーがオン (有効) に設定され、その中の場所に保留を適用するために進行中であることを示します。 このジョブは非同期ジョブです。つまり、一部の場所が保留され、他の場所がまだ進行中である可能性があります。 保留ジョブが完了するまで待機して、最終的な状態を確認します。
  • [部分的に適用]: 場所の一部である保留ポリシーがオン (有効) に設定され、保留が適用されない場所があることを示します。 [場所エラー] 列を確認します。 関連付けられた結果が 'None' の場合、場所は保留になります。 関連するエラーが発生した場合、場所は保留になっず、ここにエラー メッセージが表示されます。 保留ポリシーを確認して、保留を修復して再試行する詳細を確認します。
  • [正常にリリースされました]: 場所の一部である保留ポリシーがオフ (無効) に設定され、正常に完了したことを示します。 この状態は、関連付けられている場所が正常に保留から解放されたことを意味します。
  • リリース: 場所の一部である保留ポリシーがオフ (無効) に設定され、その場所から保留を解放中であることを示します。 このジョブは非同期ジョブです。つまり、一部の場所は保留から削除され、他の場所はまだ進行中である可能性があります。 保留ジョブが完了するまで待機して、最終的な状態を確認します。
  • 一部リリース: 場所の一部である保留ポリシーがオフ (無効) に設定され、保留が解放されない場所があることを示します。 [場所エラー] 列を確認します。 関連付けられた結果が 'None' の場合、場所は保留から正常に解放されます。 関連するエラーがある場合、場所は保留から削除されません。ここにエラー メッセージが表示されます。 アクションを修復して再試行するための詳細については、保留ポリシーを確認してください。
  • [ポリシーに失敗しました]: ポリシーが正しく設定されていないことを示します。 ポリシーにルールがない、またはルールが無効に設定された状態で設定されています。 これらのポリシーは、ポリシーの状態が成功した場合でも適用されません。 これらのポリシーが確実に適用されるようにするには、ルールを作成し、ポリシーを再同期します。 詳細については、「 New-CaseHoldRule」を参照してください。

その他の使用可能な保留レポート列

• ケースの種類: ケースがプレミアム機能を備えた電子情報開示または電子情報開示ケースであるかどうかを示します。
• ケースの状態: ケースの状態を表示します。 値は [アクティブ]、[ 閉じる]、[ エラーが発生した状態で閉じる]、[ 保留中の削除]、または [閉じた] です。 ケースの状態が変更され、ケースに関連付けられている保留ポリシーを更新すると、レポートに関連付けられている行のケースステータスの変更がすぐに反映されます。 レポートの完全同期 (現在は 3 日から 7 日ごと) が発生すると、すべてのケースステータスの変更も更新されます。
• [によって作成されたポリシー]: 初期保留ポリシーを作成したユーザーを表示します。
• 最後に変更されたポリシー: 保留ポリシーを最後に変更したユーザーを表示します。
• ポリシーの最終更新日: ポリシーが更新された最後の日付を表示します。 この日付はポリシー更新日であり、場所が保留または保留から解放された日付と必ずしも一致しません。
• 最後にフェッチされたレポート: 特定のポリシーのレポートによるポリシーの状態と場所の情報の最新のフェッチの日付とタイム スタンプを表示します。
• [ポリシーの作成日]: ポリシーが作成された最初の日付を表示します。 この日付はポリシーの作成日であり、場所が保留または保留から解放された日付と必ずしも一致しません。
• 保留 ID: 保留ポリシーの一意の ID。
• ケース ID: 保留ポリシーに関連付けられているケースの一意の ID。
• ルール クエリ: ポリシーに適用されるすべてのコンテンツ 一致クエリを表示します。 ポリシーに適用されたコンテンツ一致クエリがない場合、このフィールドは空です。
• ルール ID: 保留ポリシーに関連付けられているルールの一意の ID。 この状態は、保留エラーを報告するときに Microsoft に情報を送信する場合に役立ちます。 ポリシーに関連付けられているルールがない場合は、このフィールドに [Rule not available]\(使用できないルール \) が表示されます。 ルールが使用できないポリシーは正しく設定されず、適用されません。 ルールを作成し、ポリシーを再同期します。 詳細については、「 New-CaseHoldRule」を参照してください。