[ 部分的にインデックス付けされたアイテムを含める] を選択すると、電子情報開示検索では、推定検索結果に部分的にインデックスが付いた項目が自動的に含まれます。 部分的にインデックス付けされたアイテムは、検索用に完全にインデックスが作成されなかった SharePoint サイトと OneDrive サイト上の Exchange メールボックスアイテムとドキュメントです。 Exchange では、部分的にインデックスが付けられたアイテムには、通常、電子メール メッセージに添付されたファイル (インデックスを作成できないファイルの種類) が含まれています。
次の理由は、項目を検索用にインデックスを作成できない理由と、部分的にインデックス付けされた項目として返される理由を説明しています。
- ファイルの種類が認識できないか、インデックス作成でサポートされていない。
- メッセージには、開くことができない添付ファイルがあります。この問題は、部分的にインデックスが作成された電子メール アイテムの最も一般的な原因です。
- この種のファイルのインデックス付けはサポートされているが、特定のファイルでインデックス付けエラーが発生した。
- メール メッセージに添付されているファイルが多すぎます。
- メール メッセージに添付されたファイルが大きすぎます。
- ファイルが Microsoft 以外のテクノロジで暗号化されている。
- ファイルがパスワードで保護されている。
注:
ほとんどの組織では、コンテンツのボリューム別の割合が 1% 未満で、部分的にインデックスが作成されたサイズで 12% 未満です。 ボリュームとサイズの違いの理由は、ファイルが大きいほど、完全にインデックスを作成できないコンテンツが含まれる可能性が高いためです。
法的調査の場合は、部分的にインデックスが作成されたアイテムを確認するためにorganizationが必要になる場合があります。 検索結果をエクスポートするとき、またはレビュー セットに検索結果を追加するときに、部分的にインデックスが付いた項目を含めるかどうかを指定できます。
検索用にインデックスが作成されていないファイルの種類
Bitmap (.bmp) や MP3 (.mp3) ファイルなどの特定の種類のファイルには、インデックスを作成できるコンテンツが含まれません。 Exchange および SharePoint の検索インデックス作成サーバーは、これらの種類のファイルに対してフルテキスト インデックス作成を実行せず、サポートされていないファイルの種類と見なされます。 また、フルテキスト インデックス作成が既定または管理者によって無効になっているファイルの種類もあります。 サポートされていないファイルの種類と無効なファイルの種類は、検索でインデックスのない項目としてラベル付けされます。
サポートされているファイル形式と無効なファイル形式の一覧については、次の記事を参照してください。
- Exchange: Exchange Search によってインデックス付けされたファイル形式
- Exchange: Get-SearchDocumentFormat
- SharePoint: SharePoint の既定のクロールされたファイル名拡張子と解析されたファイルの種類
検索結果に部分的にインデックスが付いたファイルの種類が返されるメッセージとドキュメント
部分的にインデックスが付いた添付ファイルまたは部分的にインデックスが作成されたすべての SharePoint ドキュメントを含むすべての電子メール メッセージが、部分的にインデックス付けされたアイテムとして自動的に返されるわけではありません。 これは、電子メール メッセージの Subject プロパティや、ドキュメントの Title プロパティや Author プロパティなど、他のメッセージまたはドキュメント プロパティがインデックス付けされ、検索可能であるためです。 たとえば、財務キーワード (keyword)検索では、部分的にインデックスが付いた添付ファイルを含むアイテムが、電子メール メッセージの件名またはドキュメントのファイル名またはタイトルに表示キーワード (keyword)場合に返されます。 ただし、キーワード (keyword)がファイルの本文にのみ表示される場合、メッセージまたはドキュメントは部分的にインデックス付きアイテムとして返されます。
同様に、部分的にインデックス付けされた添付ファイルと、部分的にインデックスが付いたファイルの種類のドキュメントを含むメッセージは、インデックスが作成され検索可能な他のメッセージまたはドキュメント プロパティが検索条件と一致する場合に検索結果に含まれます。 検索用のインデックスが付けられたメッセージ プロパティには、送信日と受信日、送信者と受信者、添付ファイルの名前、およびメッセージ本文のテキストが含まれます。 検索用にインデックスが作成されたドキュメント プロパティには、作成日と変更日が含まれます。 そのため、メッセージの添付ファイルが部分的にインデックス付けされたアイテムである場合でも、他のメッセージまたはドキュメント プロパティの値が検索条件と一致する場合、メッセージは通常の検索結果に含まれます。
Microsoft Purview ポータルで電子情報開示ツールを使用して検索できる電子メールとドキュメントのプロパティの一覧については、「 電子情報開示のキーワード クエリと検索条件」を参照してください。
注:
インデックスが作成されたフォルダーからインデックスが作成されていないフォルダーにメールボックスアイテムが移動された場合、フラグはアイテムのインデックスを解除するように設定され、アイテムはインデックスから削除され、検索できません。 後で、同じ項目をインデックスが作成されたフォルダーに戻すと、フラグはリセットされません。 つまり、アイテムはインデックスが作成されず、検索できません。
検索結果に含まれる部分的にインデックス付けされた項目
organizationは、部分的にインデックスが作成された項目を特定して分析し、そのアイテムが何であるか、何が含まれているか、特定の調査に関連しているかどうかを判断する必要がある場合があります。 [部分的にインデックス付けされたアイテムを含める] を選択すると、検索するコンテンツの場所に部分的にインデックスが付いたアイテムが、推定検索結果に自動的に含まれます。 選択した特定の設定に応じて、インデックス付き検索ヒットを含む場所に部分的にインデックス付きアイテムを含めるか、インデックス付き検索ヒットのない場所に部分的にインデックスを付けた項目を含めるか、またはその両方を含めるかを制御できます。 検索結果をエクスポートしたり、レビュー セットにアイテムを追加したりするときに、これらの部分的にインデックスが付いた項目を含めることもできます。
部分的にインデックスが付いた項目については、次の点に注意してください。
電子情報開示検索を実行すると、部分的にインデックスが作成された Exchange アイテムの合計数とサイズ (検索クエリによって返されます) が 検索統計ビューに表示され、 部分的にインデックス付けされたアイテムとしてラベル付けされます。 部分的にインデックス付けされたアイテムに関する統計には、SharePoint サイトまたは OneDrive アカウントに部分的にインデックスが付いたアイテムは含まれません。
特定のコンテンツの場所またはorganization内のすべてのコンテンツの場所の検索から結果をエクスポートする場合、検索条件に一致するアイテムを含むコンテンツの場所のインデックスのないアイテムのみがエクスポートされます。 つまり、メールボックスまたはサイトに検索結果が見つからない場合、そのメールボックスまたはサイト内のインデックスのないアイテムはエクスポートされません。 この動作の理由は、organization内の多くの場所から部分的にインデックス付きアイテムをエクスポートすると、エクスポート エラーの可能性が高くなり、検索結果のエクスポートとダウンロードにかかる時間が長くなる可能性があるためです。
検索対象のすべてのコンテンツの場所から部分的にインデックス付きアイテムをエクスポートするには、(検索クエリからキーワードを削除して) すべてのアイテムを返すように検索を構成し、検索結果をエクスポートするときに部分的にインデックス付きアイテムのみをエクスポートします ([エクスポート オプションに含める項目の選択] で部分的にインデックスが付いた項目を選択します)。
検索結果にすべてのメールボックス アイテムを含める場合、または検索クエリでキーワードが指定されていない場合、または日付範囲のみを指定している場合は、部分的にインデックスが作成されたアイテムが含まれる PST ファイルに部分的にインデックスが作成されたアイテムがコピーされない可能性があります。 この動作は、部分的にインデックスが付いた項目を含むすべての項目が、通常の検索結果に自動的に含まれるためです。
部分的にインデックス付けされた項目をプレビューすることはできません。 検索によって返される部分的にインデックス付き項目を表示するには、検索結果をエクスポートする必要があります。
さらに、検索結果をエクスポートし、エクスポートに部分的にインデックスが付けられたアイテムを含めると、SharePoint アイテムの部分的なインデックス付きアイテムが Uncrawlable という名前のフォルダーにエクスポートされます。 部分的にインデックス付けされた Exchange アイテムをエクスポートする場合、部分的にインデックスが付いたアイテムが検索クエリと一致するかどうかと、エクスポート設定の構成によって異なる方法でエクスポートされます。
次の表は、インデックス付きアイテムと部分的にインデックスが付いた項目のエクスポート動作と、それぞれが異なるエクスポート構成設定に含まれているかどうかを示しています。
エクスポート構成 検索クエリに一致するインデックス付きアイテム 検索クエリに一致する部分的にインデックス付けされた項目 検索クエリと一致しない部分的にインデックス付けされた項目 インデックス付きのアイテムのみをエクスポートする Exported エクスポート済み (エクスポートされたインデックス付きアイテムに含まれる) エクスポートされない 部分的にインデックスが付いた項目のみをエクスポートする エクスポートされない エクスポート (部分的にインデックス付けされた項目として) エクスポート (部分的にインデックス付けされた項目として) インデックス付きアイテムと部分的にインデックス付きアイテムをエクスポートする Exported エクスポート済み (エクスポートされたインデックス付きアイテムに含まれる) エクスポート (部分的にインデックス付けされた項目として)
日付範囲と部分的にインデックス付けされた項目を除外する
電子情報開示検索では、日付範囲を使用して、検索クエリの結果から部分的にインデックス付けされた項目を除外することはできません。 一部のインデックス付きアイテムが日付範囲の範囲外にある場合、検索統計および部分的にインデックス付けされた項目をエクスポートするときに、部分的にインデックスが付いた項目として含まれます。 プレミアム機能のサポートを備えた電子情報開示では、部分的にインデックスが付いたアイテムをレビュー セットに追加し、エクスポートする前にレビュー セットでフィルター処理できます。 または、高度なインデックス作成機能 (プレミアム電子情報開示機能) を使用して、指定された日付範囲と比較して、大量のデータがエクスポートされないように、これらの部分的にインデックス付けされた項目のインデックスが再作成されるようにします。
電子メール メッセージのインデックス作成の制限の詳細については、「 電子情報開示の制限」を参照してください。
部分的にインデックス付けされた項目の詳細
- メッセージとドキュメントのプロパティとそのメタデータにはインデックスが作成されるため、インデックス付きメタデータにキーワード (keyword)が表示された場合、キーワード (keyword)検索によって結果が返される場合があります。 ただし、キーワード (keyword)がサポートされていないファイルの種類を持つアイテムのコンテンツにのみ表示される場合、同じキーワード (keyword)検索で同じアイテムが返されない場合があります。 この場合、項目は部分的にインデックス付きアイテムとして返されます。
- 部分的にインデックスが付いた項目が検索クエリの条件と一致する場合は、検索結果に含まれます。 ただし、検索結果をエクスポートするときに、部分的にインデックスが付いた項目には含まれません。
- ファイルの種類はインデックス作成でサポートされ、インデックスが作成されますが、インデックス作成エラーや検索エラーが発生して、ファイルが部分的にインデックス付けされた項目として返される可能性があります。 たとえば、大きな Excel ファイルの検索は部分的に成功する可能性がありますが (最初の 4 MB がインデックス付けされているため)、ファイル サイズの制限を超えたため失敗します。 この場合、検索結果と部分的にインデックスが付いた項目として、同じファイルが返される可能性があります。
- Microsoft 暗号化テクノロジで暗号化され、検索の条件に一致する電子メール メッセージに添付されているファイルはプレビューでき、エクスポート時に復号化されます。 現時点では、Microsoft 暗号化テクノロジで暗号化された (SharePoint または OneDrive に格納されている) ファイルのインデックスが部分的に作成されます。
- S/MIME で暗号化されたメッセージEmail部分的にインデックスが作成されます。 この制限には、添付ファイルの有無にかかわらず暗号化されたメッセージが含まれます。
- Azure Rights Management を使用して保護されたEmailメッセージはインデックスが作成され、検索クエリと一致する場合は検索結果に含まれます。 権限で保護された電子メール メッセージは暗号化解除され、プレビューおよびエクスポートできます。 この機能では、RMS 復号化ロールが割り当てられている必要があります。このロールは既定で電子情報開示マネージャーの役割グループに割り当てられます。
- クエリ ベースの保留を使用して、暗号化されたアイテムまたは部分的にインデックスが作成されたアイテムに対処することはお勧めしません。 日付、参加者、またはアイテムの種類を超える条件を含むクエリ ベースのホールド (キーワードやパスなど) は、これらの項目に適用できない場合があります。 ホールドが意図したとおりに適用されないリスクがあります。 カバレッジを確保するには、日付範囲、参加者、アイテムの種類に対してのみクエリベースの保留条件を制限するか、場所ベースの保留を適用します。 詳細については、「 電子情報開示ホールドの作成」を参照してください。