SharePoint を使用したドキュメント管理では、Word、Excel、PowerPoint、OneNote などの一般的なドキュメントの種類を管理できます。 また、SharePoint に保存されている顧客エンゲージメント アプリ (Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing、Dynamics 365 Project Service Automation など) でドキュメントを保存および管理するためのフォルダーを作成することもできます。
Microsoft Teams と Dynamics 365 の統合により、Microsoft Teams でドキュメント管理を使用できます。 これにより、ユーザーはドキュメントを共同作成し、SharePoint を使用してドキュメントを Customer Engagement アプリに自動的に同期できます。 テナントごとに、1 つの SharePoint インスタンスがあります。 Dynamics 365 のドキュメントと Microsoft Teams のファイルはすべて同じ SharePoint サイト上にあります。 サブサイトは異なる場合がありますが、ルート サイトは同じです。
SharePoint のアクセス許可と Customer Engagement アプリへのアクセス許可との間には、自動的に関係はありません。 Microsoft Teams と Customer Engagement アプリ間でドキュメントにアクセスするには、Customer Engagement アプリと SharePoint のドキュメント管理を使用するための明示的なアクセス許可が必要です。 詳細については、「ドキュメント管理タスクに必要なアクセス許可」を参照してください。
Microsoft Teams の ファイル タブまたは Customer Engagement アプリの ドキュメント タブを使用して、SharePoint サーバー上のレコードのコンテキストでドキュメントを保存および管理します。 ドキュメントは SharePoint サーバーに保存され、ユーザーが適切なアクセス許可を持っている限り、Microsoft Teams のユーザーは SharePoint サーバー上のドキュメントにアクセスできます。
Microsoft Teams または顧客エンゲージメント アプリのファイルへのユーザーのアクセスは、ファイルが保存されている SharePoint サイトへのアクセスによって異なります。
注
- Microsoft Teams のゲスト ユーザーがピン留めされた顧客エンゲージメント アプリ レコードにアクセスしようとすると、エラー メッセージが表示されます。
- Microsoft Teams チャネルまたはチームの一部であるユーザーが Customer Engagementapps にアクセスできる場合、Microsoft Teams のレコードにはアクセスできません。
よく寄せられる質問
1. Microsoft Teams のゲスト ユーザーは Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスできますか?
いいえ、ピン留めされたレコードにアクセスしようとすると、エラー メッセージが表示されます。
2. Microsoft Teams のチャットとチャネルの参加者は、Dynamics 365 ライセンスを持っていない場合、ピン留めされた Dynamics 365 アプリ レコードを表示できますか?
いいえ、ピン留めされたレコードにアクセスしようとすると、エラー メッセージが表示されます。
3. Microsoft Teams チャネルにピン留めされていないドキュメントをレコードに追加できますか?
これは、Dynamics 365 テナントに SharePoint 統合が設定されているかどうかによって異なります。 SharePoint 統合が有効になっている場合は、ドキュメントを追加できます。
SharePoint 統合が有効になっていない場合は、レコードを Microsoft Teams チャネルにピン留めしておく必要があり、そうしないとレコードにドキュメントを追加できません。
4. Dynamics 365 アプリ レコードに接続された Microsoft Teams チャネルにドキュメントを追加し、チャネルからメンバーを削除するとどうなりますか?
これは、ユーザーが Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスするアクセス許可を持っているかどうかによって異なります。
アプリ レコードにアクセスするアクセス許可がある場合、ユーザーは Dynamics 365 でレコードを編集できますが、Dynamics 365、SharePoint、または Microsoft Teams からファイルにアクセスすることはできません。
Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスするアクセス許可がない場合、ユーザーにはエラーが表示され、Dynamics 365、SharePoint、または Microsoft Teams からファイルにアクセスできなくなります
5. [ファイル] タブにピン留めされたレコードとドキュメントが追加された Microsoft Teams チャネルにユーザーを追加すると、ユーザーにはどのようなアクセス許可が付与されますか?
これは、ユーザーが Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスするアクセス許可を持っているかどうかによって異なります。
Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスするアクセス許可がある場合、ユーザーは Dynamics 365 と Microsoft Teams でレコードを編集できます。 彼らもまた、読み書きができるようになります。 Dynamics 365、SharePoint、および Microsoft Teams からファイルを削除します。
Dynamics 365 アプリ レコードにアクセスするアクセス許可がない場合、エラーが発生しますが、Dynamics 365、SharePoint、および Microsoft Teams からファイルにアクセスするときには、読み取り、書き込み、削除のアクセス許可があります。
6. Microsoft Teams の [ファイル] タブと、関連する Dynamics 365 レコードの [ドキュメント] タブの SharePoint の場所は?
以下の情報は、SharePoint 統合が Dynamics 365 のエンティティに対して有効になっていない場合に適用されます。
Microsoft Teams チャネルにリンクされている Dynamics 365 アプリ レコードからファイルを追加すると、ドキュメントは SharePoint フォルダーに保存され、ファイル パスは [チーム名] > ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] になります。 ファイルは、Microsoft Teams チャネルのファイル タブと Dynamics 365 アプリ レコードのドキュメント関連グリッドに表示されます。
SharePoint 統合が有効になっていないため、Teams チャネルにリンクされていない Dynamics 365 アプリ レコードからファイルを追加することはできません。
Dynamics 365 アプリ レコードにリンクされている Microsoft Teams チャネルからファイルを追加すると、ドキュメントは SharePoint フォルダーに保存され、ファイル パスは [チーム名] > ドキュメント >[チャネル名] > [ファイル名] になります。 ファイルは、Microsoft Teams チャネルの ファイル タブと Dynamics レコードのドキュメント関連グリッドの両方に表示されます。
Dynamics 365 アプリ レコードにリンクされていない Teams チャネルからファイルを追加すると、ドキュメントは SharePoint フォルダーに保存され、ファイル パスは [チーム名] > ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] になります。 ファイルは、Microsoft Teams チャネルの [ファイル] タブに表示されます。
Microsoft Teams チャネルに複数の Dynamics 365 アプリ レコードが関連付けられている場合、ドキュメントは SharePoint フォルダーに格納され、ファイル パスは [チーム名] > ドキュメント >[チャネル名] > [ファイル名] です。 ファイルは、Microsoft Teams チャネルの ファイル タブと、チャネルに関連付けられているすべての Dynamics 365 アプリ レコードのドキュメントに関連付けられたグリッドから表示されます。
Dynamics 365 アプリ レコードが Microsoft Teams チャネルにリンクされている場合、その Microsoft Teams チャネルに既に追加されているファイルは、その Dynamics 365 アプリ レコードのドキュメント関連グリッドに表示されます。
Dynamics 365 アプリ レコードが以前に Microsoft Teams チャネルに関連付けられていて、ユーザーがそれを新しい Microsoft Teams チャネルに関連付けると、レコードに関連付けられた新しい Microsoft Teams チャネルの別のドキュメントの場所が Dynamics 365 に追加されます。 ユーザーは、ドキュメントの場所を切り替えることができます。
7. Microsoft Teams ファイル タブの SharePoint の場所と、関連する Dynamics 365 アプリ レコードのドキュメント タブの SharePoint の場所は何ですか?
以下の情報は、SharePoint 統合が Dynamics 365 エンティティに対して有効になっている場合に適用されます。
Microsoft Teams チャネルのドキュメントの場所から Microsoft Teams チャネルにリンクされている Dynamics 365 アプリ レコードにファイルを追加すると、ドキュメントは SharePoint フォルダーに保存され、ファイル パスは [チーム名] > ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] になります。 このファイルは、Microsoft Teams チャネルの ファイル タブと、Microsoft Teams チャネルのドキュメント場所にある Dynamics 365 アプリ レコードのドキュメント関連グリッドの両方に表示されます。
既定のサイトのドキュメントの場所を介して Microsoft Teams チャネルにリンクされている Dynamics 365 アプリ レコードにファイルを追加すると、ドキュメントは Dynamics 365 環境で設定された既定の SharePoint サイトに保存されます。 ドキュメントは、レコードに関連付けられているチャネルの Microsoft Teams ファイル タブに表示されません。
Microsoft Teams チャネルにリンクされていない Dynamics 365 アプリ レコードからファイルを追加すると、ドキュメントは Dynamics 365 環境で設定された既定の SharePoint サイトに保存されます。
Dynamics 365 アプリ レコードにリンクされている Microsoft Teams チャネルからファイルを追加すると、ドキュメントはファイル パス [チーム名] > ドキュメント パス > [チャネル名] > [ファイル名] の SharePoint フォルダーに保存されます。 このファイルは、Microsoft Teams チャネルの ファイル タブと、Microsoft Teams チャネルのドキュメント場所にある Dynamics 365 アプリ レコードのドキュメント関連グリッドの両方に表示されます。
Microsoft Teams チャネルに複数の Dynamics レコードが関連付けられている場合、ドキュメントは SharePoint フォルダーに格納され、ファイル パスは [チーム名] > ドキュメント > [チャネル名] > [ファイル名] になります。 ファイルは、Microsoft Teams チャネルの ファイル タブと、チャネルに関連付けられているすべての Dynamics 365 アプリ レコードの Microsoft Teams チャネルのドキュメントの場所にあるドキュメントに関連付けられたグリッドに表示されます。
Dynamics レコードが Microsoft Teams チャネルにリンクされている場合、その Microsoft Teams チャネルに既に追加されているファイルは、Microsoft Teams チャネルのドキュメント場所にあるその Dynamics 365 アプリ レコードのドキュメント関連グリッドに表示されます。
Dynamics レコードが Microsoft Teams チャネルにリンクされている場合、その Dynamics 365 アプリ レコード (Dynamics 365 環境で設定された既定の SharePoint サイト) に既に追加されているファイル、ファイルは Microsoft Teams チャネルのファイル タブに表示されず、Dynamics 365 環境で設定された既定の SharePoint サイトに残ります。
Dynamics 365 アプリのレコードが以前に Microsoft Teams チャネルに関連付けられていて、ユーザーがそれを新しい Microsoft Teams チャネルに関連付けると、レコードに関連付けられた新しい Microsoft Teams チャネルの別のドキュメントの場所が Dynamics 365 アプリに追加されます。 ユーザーは、ドキュメントの場所を切り替えることができます。
8. 誰がどの場所を見ることができますか?
場所を表示する権限は、SharePoint のフォルダーに対するユーザーの権限によって異なります。 SharePoint フォルダーが Microsoft Teams チャネルで作成された場合、ユーザーには読み取りと書き込みのアクセス許可が付与されます。
9. Microsoft Teams チャネルからユーザーを削除しましたが、そのユーザーは引き続き Dynamics 365 から関連付けられたレコードにアクセスできます。 Dynamics 365 からドキュメントを開いたり、編集したり、削除したりする能力をどのように制限できますか?
ファイルへのアクセスは、SharePoint でのユーザーのアクセス許可によって異なります。 ユーザーがこれらのファイルにアクセスできないように制限するには、SharePoint サイトからユーザーを削除します。
10. Microsoft Teamsアカウントを削除するとどうなりますか?
ファイルは Dynamics 365 と SharePoint から削除されます。