重要
ドキュメント提案機能は、ケース テーブルを除くすべてのテーブルで非推奨とされます。 このケース テーブルは、Dynamics 365 Customer Service で使用できます。 詳細については、「 ケースの作成」を参照してください。
ドキュメントの提案を有効にすると、Dynamics 365 アプリの Web ブラウザーとモバイル ユーザーには、Dynamics 365 アプリで作業している内容に関連する重要なドキュメント (大きな営業案件など) が表示されます。 管理者として、関連フィールドを定義します。 Azure Text Analytics とキーワードマッチングを使用するレコメンデーション エンジンは、関連するレコードを関連付けて類似のドキュメントを検索します。 Dynamics 365 アプリで類似性ルールを作成し、独自の類似性ロジックを提供します。 Dynamics 365 アプリは、ユーザーが現在のレコードで作業している際に推奨するドキュメントの一覧を表示します。
注意
[ドキュメント サジェスチョン] 機能では、 Azure テキスト分析サービスへの接続は必要ありません。 Azure Text Analytics を使用しないことを選択した場合、ドキュメント検索候補では、Dynamics 365 アプリで使用できる組み込みのキーワード 照合ロジックが使用されます。 より高度なキーワード一致には Azure テキスト分析サービスの使用を推奨します。
ドキュメント候補は、他の同等のレコードを検索して、SharePoint サイト、OneDrive、または外部の場所にあるドキュメントで見つかった類似点を判断します。 提案されたドキュメントは、Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Adobe PDF、およびテキスト ファイルなどのさまざまな形式を使用できます。 類似したドキュメントが見つかると、ドキュメント候補が表示され、ドキュメントを開いたり、コピーを作成したりできます。
要件
ドキュメントの提案は、Web ブラウザー、タブレット用 Dynamics 365、電話用 Dynamics 365 で動作します。 Dynamics 365 アプリでドキュメント候補を使用するには、システム管理者は次の操作を行う必要があります。
サブスクリプションとアクセス権を確認します。
- Dynamics 365 Customer Service。
- SharePoint Online、SharePoint 2013、または SharePoint 2016。
- Azure Text Analytics を利用する Azure サービス。
以下が設定されていることを確認します。
- Dataverse 検索が有効になり、構成されます。 詳細情報: 組織の Dataverse 検索を構成します。
- ドキュメント管理は Dynamics 365 アプリで設定されます。 SharePoint の統合を設定する を参照してください。
次のタスクを実行します。
- Dynamics 365 アプリで Azure Text Analytics 接続を有効にします。
- ドキュメントの提案に含まれるエンティティの種類ごとに類似ルールを定義します。 詳細: 高度な類似ルールを使用して類似サポートの案件の提案を表示する。
動作
Case エンティティでドキュメント候補を使用します。
ドキュメント候補機能にネイティブに含まれている組み込みのパターン マッチングを使用できますが、より高度なキーワード マッチングには Azure Text Analytics サービスを使用します。
[ドキュメント サジェスチョン] は、ユーザーがアクセスできる場所およびドキュメントのみ検索します。
ドキュメントが見つかった場所を次の順序で検索します。
- SharePoint 既定のサイト。
- 他の SharePoint サイト。
- OneDrive.
- Microsoft 365 グループ (ソリューションがインストールされている場合)。
- 外部 URL (構成されている場合)。
ドキュメント候補では、Dynamics 365 アプリ レコードのノートに追加した添付ファイルは検索されません。
別のサイトを検索する外部 URL の追加
検索するサイトの外部 URL を追加することで、オンプレミスの SharePoint ドキュメント ライブラリなどの外部サイトをドキュメント候補に含めることができます。
注意
ドキュメント候補に外部サイトを使用する場合に最適な結果を得るには、より高度なキーワード 照合ロジックを提供する Azure Text Analytics を使用します。
有効なドキュメント候補機能に外部 URL を追加すると、ユーザーには次の機能が表示されます。
Web ブラウザー: ユーザーが Web ブラウザーから Dynamics 365 アプリを実行する場合、[ドキュメントの提案] ページで [その他の推奨事項] を選択すると、外部サイトで見つかったより多くのドキュメント候補を含む別のページを表示できます。 ユーザーは、外部サイトにサインインするように求められる場合があります。
モバイル アプリ: タブレット用 Dynamics 365 および Dynamics 365 for Phone アプリの場合、[ ドキュメントの提案] を選択した後、ユーザーは [ その他の推奨事項] を選択できます。この推奨事項により、デバイスの既定の Web ブラウザーで外部サイトが開きます。 サイトには、外部サイトで見つかったより多くのドキュメント候補が含まれている場合があります。 ユーザーは、外部サイトにサインインするように求められる場合があります。
外部 URL の構築
外部サイトが認識する形式で外部 URL を作成する必要があります。 たとえば、https://contoso.com/search?{0} と類似する構造を使用するサイトでは、https://contoso.com/search? が検索 URL 構造で、{0} がキーワード文字列である場合、[ドキュメント サジェスチョン] は {0} パラメーターのキーワードを渡します。 URL に渡されるキーワードは、 Text Match のエンティティ マッピングを含む同様のレコード ルールから取得されます。 詳細: 高度な類似ルールを使用して類似サポートの案件の提案を表示する。
類似性ルール マッピングのテキスト フィールドにある値は、外部サイトに渡されるクエリの作成に使用されるキーワードです。 次の URL では、 キーワード は類似性ルールのマッピングで見つかったテキスト値であり、 各 キーワードを区切るために Document Suggestions が使用する空白を表します。
https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC
オンプレミスの SharePoint サーバーの場合は、次の URL のようなサブサイトを指す外部 URL を追加できます。ここで、 mysharepoint は Web サイト名、 サイト はサイト名、 サブサイト名 はサブサイト名です。
https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}
Azure テキスト分析への接続の設定
ドキュメント候補で Azure テキスト分析を使用するには、 Azure テキスト分析 接続を構成する必要があります。
注意
[ドキュメント サジェスチョン] 機能では、 Azure テキスト分析サービスへの接続は必要ありません。 Azure Text Analytics を使用しないことを選択した場合、ドキュメント検索候補では、Dynamics 365 アプリで使用できる組み込みのキーワード 照合ロジックが使用されます。 ただし、より高度なキーワード マッチングを行うには、Azure Text Analytics サービスを使用します。
類似ルールを定義しアクティブ化する
類似ルールをまだ定義していない場合は、高度な類似ルールを使用して類似した事例の提案を表示する を参照してください。
[ドキュメント サジェスチョン] の有効化
ドキュメント候補を有効にするには、次の手順を実行します。
- Power Platform 管理センターに移動し、管理者の資格情報でサインインします。
- 管理ウィンドウで環境を選択します。
- 環境ページで、環境を選択します。
- 設定>統合>ドキュメント管理設定>ドキュメント候補の管理を選択します。
- [ エンティティの選択 ] 領域で、[ドキュメントの提案] に含める ケース エンティティを選択し、[ 適用] を選択します。
チップ
ケース エンティティが [エンティティの選択 ] 領域に一覧表示されていない場合は、ケース エンティティの類似性ルールが定義およびアクティブ化されていないためです。 高度な類似ルールを使用して類似サポートの案件の提案を表示する。
- [ドキュメント サジェスチョン] に含める外部 URLを 設定します。 既定では、[ドキュメント サジェスチョン] は SharePoint または OneDriveのような Microsoft 365 サービス内を検索します。 オンプレミスの SharePoint サイトなどで使用できる Microsoft 365 サービスに加えて、外部サイトを検索する場合は、外部システムへのベース URL を入力します。 Dynamics 365 アプリは、指定したベース URL に検索クエリ文字列を追加します。 詳しくは、別のサイトを検索するための外部 URL の追加を参照してください。