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電子情報開示でプロセス レポートを使用する

プロセス レポート

電子情報開示には、現在の電子情報開示ページを対象とするすべてのプロセスを一覧表示する プロセス マネージャー が含まれています。 たとえば、[ 検索 ] ページにいる場合、プロセス マネージャーには、現在の検索に関連するすべてのプロセスが一覧表示されます。 ケースの場合は、現在のケースに関連するすべてのプロセスがプロセス マネージャーに一覧表示されます。 プロセス マネージャーの一覧の各プロセスには、プロセスが完了した後のプロセスに関する詳細情報を含む詳細なレポート .zip ファイルが含まれています。 プロセスが実行されたタイミング、適用された設定、使用されたクエリ、およびプロセスに項目レベルまたは場所レベルのエラーがあったかどうかの詳細については、プロセス レポート .zip ファイルをダウンロードできます。

プロセス レポートの電子情報開示の詳細については、次のビデオをご覧ください。

重要

[ プロセス マネージャー ] ページに表示されているプロセスを削除または削除することはできません。 実行時間の長いプロセスは、7 日後に自動的にタイムアウトします。

プロセスの種類と説明

ユーザー アクションは、検索、レビュー セット、保留を管理するときに、これらのプロセスをトリガーします。

プロセスの種類 分野 説明
レビューに追加する レビュー セット ユーザーは、レビュー セットに検索結果を追加するか、別のレビュー セットからレビュー セットにアイテムを追加します。 アイテムはAzureストレージの場所にコピーされ、Azureストレージの場所にあるアイテムのインデックスが再作成されます。 この新しいインデックスは、データ セット内の項目のクエリと分析に使用されます。
保留の適用または更新 Hold ユーザーがデータ ソースを保留にするか、保留を更新します。
Export 検索
レビュー セット		 ユーザーは、検索セットまたはレビュー セットからドキュメントをエクスポートします。 エクスポート プロセスが完了すると、エクスポートされたデータをローカル コンピューターにダウンロードできます。
サンプルの生成 検索 ユーザーが新しい検索見積もりを作成して実行した後 (または既存の検索見積もりを再実行)、検索ツールはプレビューできる項目のサンプル サブセット (検索クエリと一致する) を準備します。 検索結果をプレビューすると、検索の有効性を判断するのに役立ちます。
統計情報を生成する 検索 ユーザーが検索見積もりを作成して実行または再実行した後、検索ツールは、検索クエリに一致するアイテムのインデックスを検索し、検索によるすべてのアイテムの数と合計サイズ、検索されたデータ ソースの数、キーワードなどの検索ヒットに関連するその他の関連パターンを含む見積もりを準備します。 機密情報の種類など。
分析の実行 検索 ユーザーは、ほぼ重複検出、電子メール スレッド分析、テーマ分析などの電子情報開示分析ツールを実行して、レビュー セット内のデータを分析します。
Tag レビュー セット このプロセスは、レビュー セット内のドキュメントを確認するときに、ユーザーが [タグ付け] パネルで [タグ付けプロセスの開始] を選択するとトリガーされます。 ユーザーは、レビュー セット内のドキュメントにタグを付けてから、ビュー ドキュメント パネルで一括選択した後で、このプロセスを開始できます。

プロセスの状態

次の表では、プロセスのさまざまな状態について説明します。

状態 説明
放棄 プロセスは自動的に停止しました。 この停止は、処理時間の超過またはその他の理由が原因である可能性があります。
キャンセルされました ユーザーがプロセスを取り消しました。
完了 プロセスが正常に完了しました。
失敗 プロセスでエラーが発生し、完了しませんでした。 このエラーは、誤った形式のクエリが原因である可能性があります。
処理中 プロセスが進行中です。 この領域のプロセス マネージャー でプロセスの進行状況を監視できます。

レポートのダウンロード

すべてのプロセスは、パッケージ化されたレポートをダウンロードする機能をサポートします。 パッケージ化されたレポート名は Reports-*caseName-EntityName-ProcessName-timestamp*.zipされ、 EntityName は検索または保留のユーザー指定の名前になります。 プロセスに応じて、レポートにはさまざまな .csv ファイルが含まれています。

  • 概要: プロセスの開始時刻、終了時刻、アイテムまたは場所の合計数、およびプロセス要求を送信したユーザーを追跡します。 また、使用される検索クエリと 、コンプライアンス境界 が適用されている場合も含まれます。 [ レビュー セットに追加] と [検索プロセスから エクスポートする] の場合、サマリー レポートには、レビュー セットまたはエクスポートに追加されたアイテムの合計数に影響する要因の概要が含まれます。 レポート名が Summary_*the date/time of the report*.csv。
  • 設定: プロセスと値の列挙された設定パラメーターが含まれます。 レポート名が Settings_*the date/time of the report*。
  • 統計: 機密情報の種類、データ型、通信参加者など、すべてのカテゴリ (プロセスの送信中に設定が選択された場合) を含む、プロセスのすべての統計情報の詳細が含まれます。 レポート名が Statistics_*the date/time of the report*。
  • 場所: プロセスのスコープを設定したすべてのデータ ソースと関連する場所を追跡します。 ユーザー/グループ エンティティ名、場所 (メールボックス/サイト URL)、その場所に返される数が含まれます。 また、場所の状態 (成功/エラーとエラーの詳細) も含まれます。 レポート名が Locations_*the date/time of the report*。
  • アイテム: アイテム ID、アイテムの場所、アイテムの件名/タイトル、アイテム クラス/型、成功/エラー状態などの情報を含め、処理されたすべてのアイテムを追跡します。 レポート名が Items_*the date/time of the report*。

次の表は、プロセスの種類と使用可能なレポートを示しています。

プロセスの種類 まとめ Settings 統計 場所 アイテム
レビューに追加する サポート。 サポート。 サポート。 サポート。
保留/再実行ポリシーを適用する サポート。 サポート。
エクスポート (レビュー セット) サポート。 サポート。 サポート。 サポート。
エクスポート (検索) サポート。 サポート。 サポート。 サポート。
サンプルの生成 サポート。 サポート。 サポート。 サポート。
統計情報を生成する サポート。 サポート。 サポート。 サポート。
編集 サポート。 サポート。 サポート。
Tag サポート。 サポート。

概要 CSV レポート

すべてのレポート パッケージには、 Summary-*the date/time of the report*.csv ファイルが含まれています。 このファイルには、次の情報が含まれています。

概要

レポートのこのセクションには、次の詳細が含まれています。

  • ジョブ ID: サポート参照のために各電子情報開示プロセスに割り当てられた一意の識別子。
  • ケース名: 電子情報開示ケースに割り当てられた名前。
  • 検索名: プロセスの実行時に電子情報開示ケース内の特定の検索に指定された名前。 この詳細は、 統計の生成、 生成されたサンプル、 レビュー セットへの追加、検索からの エクスポート などのプロセスにのみ適用されます。
  • レビュー セット名: プロセスの実行時に検索結果が追加されるレビュー セットの名前。 この詳細は、レビュー セットへの追加とレビュー セットからのエクスポートプロセスにのみ適用されます。
  • エクスポート名: エクスポートに指定された名前。 この詳細は、レビュー セットへの追加とレビュー セットからのエクスポートプロセスにのみ適用されます。
  • IsRetry: 再試行 に失敗した場所 操作によって現在のプロセスがトリガーされるかどうかを示します。 値が [はい] の場合は、集計されたヒット数が含まれており、失敗した場所が詳細に報告されます。 この詳細は、統計の 生成 プロセスにのみ適用されます。
  • クエリ: 該当するプロセスの種類のクエリ条件。
  • StartTime: レポート生成が開始された日時。
  • EndTime: レポート生成が完了した日時。
  • SubmittedBySmtp: レポートを作成するユーザーの SMTP アドレス。
  • 適用されたセキュリティ フィルター: プロセスの実行中にセキュリティ フィルターが適用されたかどうかを示します。 [はい] は 、PowerShell で管理者によって設定された指定された条件に基づいて結果を制限するためにフィルターが使用されたことを示します。
  • 場所の制限: 検索を特定の場所に限定するために適用されるフィルター。 フィルター処理されるメールボックスを確認するには、指定されたクエリを Get-Mailbox コマンドレットまたは Get-Recipient コマンドレットと -Filter 属性で使用できます。 たとえば、フィルター属性が Department -eq 'marketing' の場合は、 Get-Recipient -Filter "Department -eq 'marketing' を使用して関連するメールボックスを取得します。 出力には、検索が許可されているすべてのメールボックスが一覧表示されます。
  • コンテンツ制限: 検索中にコンテンツをフィルター処理するために使用されるクエリ。 このクエリに一致するコンテンツは検索結果に含まれます。 指定されたクエリを使用して、KeyQL検索を実行できます。

検索結果

部分的にインデックスが作成された項目や高度なインデックス作成が実行された項目など、検索クエリに一致した項目の数の概要 (選択した設定に応じて)。 レポートのこのセクションには、次の詳細が含まれています。

  • インデックス付きアイテム: Exchange と SharePoint によってネイティブインデックスが作成されたクエリに一致するアイテムの数。
  • 部分的にインデックス付けされた項目: クエリと一致しない可能性がある部分的にインデックス付けされた項目の数。 部分的にインデックスが付いた項目を含める場合に含まれます。
  • [高度なインデックス付きアイテム]: 部分的にインデックスが付いた項目に対して高度なインデックス作成を実行することを選択した場合、クエリに一致する項目の数。

従量課金の概要

レポートのこのセクションには、次の詳細が含まれています。

  • Microsoft 365 コンテンツ データ: すべての Microsoft 365 データのデータの合計サイズ。
  • Microsoft 365 メタデータ: すべての Microsoft 365 データと Microsoft 365 Copilot データのメタデータの合計サイズ。
  • Microsoft 365 以外の AI コンテンツ データ: Microsoft 365 以外のすべての AI データのデータの合計サイズ。 Microsoft Fabric Copilot、Microsoft Security Copilot、およびエンタープライズおよびクラウド アプリケーションからのその他の AI データからのデータが含まれます。
  • Microsoft 365 以外の AI メタデータ: Microsoft 365 以外のすべての AI データのメタデータの合計サイズ。

注:

アクティブな従量課金制サブスクリプションがない場合、データはエクスポートされないか、レビュー セットに追加されません。 詳細については、「 新しい顧客向けの Microsoft Purview 従量課金制機能を有効にする」を参照してください。

エラー

レポートのこのセクションには、次の詳細が含まれています。

  • 取得例外: 空のファイル、アクセス タイムアウト、同様の問題などの例外が原因で、レビュー セットにエクスポートまたは追加されなかった項目の数。

警告

  • 処理エラーのあるアイテム: 処理エラーが発生したが、まだエクスポートまたはレビュー セットに追加されたアイテムの数。 これらのエラーは、サポートされていないファイルの種類、暗号化解除の問題、および同様の問題によって発生する可能性があります。

合計

レポートのこのセクションには、次の詳細が含まれています。

  • 収集されたアイテムの合計数: レビュー セットにエクスポートまたは追加されたアイテムの合計数。 この数値は、推定結果の項目、取得した項目の数を増減する可能性がある設定、およびエラーが原因で収集されなかった項目を要因とします。

情報

注:

このレポートの [情報 ] セクションには、選択した設定に基づいてアイテム数を増減する方法が表示されます。 計算プロセスでは、これらの設定が使用され、検索見積もり数が更新されるため、ほとんどの場合、カウントが正確に加算されることはありません。 この情報は、変更とその背後にある理由を把握できます。

レポートのこのセクションには、次の詳細が含まれています。

  • レビュー セット内の重複 (スキップ): レビュー セットに既に存在するためスキップされたアイテム。
  • クラウド添付ファイル: SharePoint または OneDrive を介して共有されるリンクから送信される、メール メッセージと Teams の会話内のクラウド添付ファイルの数。 メッセージ内の 設定 Access links(cloud attachments) にマップします。
  • クラウド添付ファイルのバージョン: クエリに最新バージョン以上のものを含めるかどうかに応じて収集されるクラウド添付ファイルのバージョンの数。
  • 共有時のクラウド添付ファイル: SharePoint または OneDrive から共有された元のバージョンを表すクラウド添付ファイルのバージョンの数。 この数は、共有時にファイルのコピーを保持する保持ラベルが適用されているクラウド添付ファイルにのみ適用されます。
  • コンテキスト会話: クエリに一致するメッセージと共に収集されるコンテキスト チャット メッセージの数。 この数は、ヒットしたメッセージの前後に収集された追加メッセージの数を示します。 [Teams とViva Engage会話を含める] 設定にマップします。
  • Teams の会話をトランスクリプトに統合: HTML トランスクリプト ファイルに変換される Teams チャット会話。 この変換により、多くの Teams チャット メッセージが 1 つの HTML トランスクリプトに統合されます。 [会話を HTML トランスクリプトに整理する] 設定にマップします。
  • SharePoint ファイルのバージョン: 最新バージョン以上のものを含めるかどうかに応じて収集される SharePoint ファイル バージョンの数。
  • .csv ファイルとして収集された SharePoint リスト アイテム: 同じ SharePoint リストからの一致がエクスポートまたは追加され、レビュー セットが 1 つの SharePoint リスト csv アイテムとして設定されます。 [SharePoint リストとその子アイテムに添付されたファイルを収集する] 設定にマップします。
  • 添付ファイルの一覧表示: 収集されたリスト添付ファイルの数。 [SharePoint リストに添付されたファイルを収集するときに リストの添付ファイルを含める] 設定にマップされます。
  • SharePoint フォルダー内のアイテム: クエリに一致する SharePoint フォルダーから展開されたアイテムの数。 [ すべての項目を収集する] (検索クエリと一致しない場合でも) の設定にマップされます。
  • 親項目から抽出された項目: 親項目から抽出された埋め込み項目または添付項目の数。 たとえば、この数には、添付ファイルや、クエリに一致する電子メールからの埋め込み画像が含まれる場合があります。

設定 CSV レポート

設定レポートは、送信されたプロセスの構成を検証して解釈するのに役立ちます。 このレポートはダウンロード可能なレポート パッケージに含まれており、プロセスの送信中に選択した特定のオプション ( 統計の生成、 レビュー セットへの追加、エクスポートなど) をキャプチャ します。

これらの設定は、結果のスコープと形式に直接影響します。 これらの設定の例を次に示します。

  • ドキュメントのバージョンを含める: 含めるドキュメントのバージョンの数を決定します。これにより、エクスポートされたデータの量が大幅に増加する可能性があります。
  • 会話を HTML トランスクリプトに整理する: Teams の会話のスレッド化と提示方法に影響します。
  • メッセージ内のアクセス リンク: メールや会話に表示されるクラウド添付ファイル リンクからのファイルの取得に影響します。
  • さまざまなエクスポート形式とオプション: エクスポートされたコンテンツの編成とパッケージ化方法に影響します。
  • 暗号化解除の設定: 特定のプロセスで Exchange または SharePoint 暗号化解除機能が有効になっているかどうかを示します。

これらの設定を理解することは、防御性と透明性に不可欠です。 settings.csv ファイルは、送信時に構成した内容の参照ポイントとして機能し、実際の出力を目的の構成と調整できます。 この理解は、結果を確認したり、法律やコンプライアンスに関する問い合わせに対応したりする場合に特に重要です。

統計 CSV レポート

このレポートでは、 統計の生成 プロセスを完了したときに検索ヒットから派生したすべてのパターンの詳細な情報が提供されます。 レポートには、上位のコミュニケーション参加者、上位のアイテムの種類、上位の機密情報の種類などの情報が含まれています。

レポートには、次の詳細が含まれています。

  • DataSourceName: プロセスに関連付けられているデータ ソース名の一覧。 この情報は、ユーザーまたはグループの名前を示します。
  • DateSourceType: データ ソースの種類。 たとえば、 グループ または TeamsGroup です。
  • 場所: 位置情報。 たとえば、サイトの URL やメールボックスの SMTP アドレスなどです。
  • LocationType: 場所の種類。 たとえば、メールボックスやサイトなどです。
  • LocationSubType: 場所の種類のサブタイプ。 場所の種類が Mailbox の場合、サブタイプに PrimaryMailbox、 SystemMailbox、およびその他のサブタイプが含まれている可能性があります。 場所の種類が Site の場合は、 OneDriveSite やその他のサブタイプが含まれている可能性があります。
  • OriginalStateName: StatName のネイティブ バージョン。
  • StatName: StatType の名前。 たとえば、StatType キーワードの場合、使用できる値はクエリに入力したキーワードです。
  • StatType: 統計情報の種類。 たとえば、 キーワード、 コミュニケーション参加者などです。
  • 値: 現在のデータ ソースの統計に関連付けられている値またはカウント。

アイテム CSV レポート

このレポートは、電子情報開示プロセス中に処理されたすべてのアイテムの詳細なインベントリを提供します。たとえば、[追加] を使用して セットを確認 したり、 アクションをエクスポート したりします。 このプロセスでは、このレポートが自動的に生成され、監査、追跡可能性、ダウンストリーム分析をサポートする出力が含まれます。 このレポートは、収集またはエクスポートされたコンテンツのスコープと精度を検証する必要があるユーザーに役立ちます。

ファイル内の各行は 1 つの項目に対応し、次のメタデータなどが含まれます。

  • 日付ソース: アイテムの元の場所 (メールボックス、SharePoint サイト、Teams チャット) を識別します。

  • 複合パス: ソース コンテナー内の項目への完全なパス。

  • 件名/タイトル: アイテムの件名行 (メールの場合) またはタイトル (ドキュメントの場合)。

  • 日付: 送信日や最終更新日など、アイテムに関連付けられているタイムスタンプ。

  • 追加者: ジョブに項目がどのように含まれていたかを示します。

    • IndexedQuery: 項目のインデックスが作成され、検索クエリと一致します。
    • UnindexedQuery: 項目は、部分的にインデックス付けされたコンテンツとユーザー指定の設定に基づいて含まれます。

  • 状態: 項目が正常に取得および処理されたかどうかを示します。 項目の取得に失敗した場合 (アクセスの問題、タイムアウトが原因)、 ErrorWarning フィールドにエラー理由が含まれます。

  • その他のメタデータ: ソースとプロセスの種類に応じて、ファイル拡張子、コンテンツ タイプ、ワークロード、その他の関連属性が含まれる場合があります。

場所 CSV レポート

このレポートでは、 検索、 レビューセットへの追加、エクスポートなど、電子情報開示プロセス中に対象となる場所の包括的な概要を示 します。 このレポートは、プロセスの範囲を理解し、さまざまな場所での検索結果の分布と関連性を評価するのに役立ちます。

このレポートは、次の場合に役立ちます。

  • ヒート マッピング: 最も関連性の高いコンテンツが生成された場所と、何も生成されなかった場所を特定し、データの関連性の "ホット スポット" を視覚化するのに役立ちます。
  • クエリの絞り込み: 除外する必要があるソース、またはより正確にターゲットにする必要があるソースを理解します。
  • 監査と検証: 目的の場所が含まれていることを確認し、検索スコープの有効性を評価します。

location.csv レポートを分析することで、検索戦略を絞り込み、将来の電子情報開示ワークフローの範囲を最適化することに関する情報に基づいた意思決定を行うことができます。

注:

複数のメールボックスが同じ SMTP アドレスを共有している場合、場所レポートに複数の行が表示される場合があります。 この状況は、1 つの SMTP アドレスに、プライマリ、システム、アーカイブなどの異なるメールボックス サブタイプが含まれる場合があるために発生します。 CSV レポートの行数が、[統計] ビューの [場所] カードに表示される数を超える可能性があります。 [統計] ビューでは、サブタイプを区別せずに、同じ SMTP アドレスの下にあるすべてのメールボックスが集計されます。 サブロケーション別のヒットの詳細な内訳については、 統計 ビューではなく CSV レポートを使用します。

レポートの各行は、一意のコンテンツの場所を表し、次の重要な詳細が含まれています。

  • 場所: 場所の完全な URL または SMTP アドレス。 organization全体の検索では、ヒットのないサイトの場所は空になります。 必要に応じて、 LocationID を使用してサイトの URL を識別します。

  • 場所 ID: SharePoint のサイト ID またはメールボックスのメールボックス ID。

  • 場所サブタイプ: PrimaryMailbox、SystemMailbox、ArchiveMailbox、OneDriveSite などの場所の種類を指定します。

  • カウント: 検索条件に一致した場所の項目の数。

  • サイズ: 位置からの応答性の高い項目の合計サイズ (バイト単位)。

  • 状態: 場所が正常に処理されたかどうかを示します。 場所の検索またはエクスポートに失敗した場合、[ ErrorWarning ] フィールドには、アクセス許可の問題やタイムアウトなどのエラー理由が含まれます。

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