organizationのコンテンツ管理の状態を評価する

SharePoint Advanced Management (SAM) には、実用的な分析情報と推奨事項を使用して、organizationのコンテンツ管理プラクティスを評価および改善するための包括的なツール セットが用意されています。 コンテンツ管理評価は、これらの機能のハブです。

コンテンツ管理評価とは

コンテンツ管理評価は、SharePoint Advanced Management の組み込みの使いやすい機能です。 1 回のクリックだけで、Organizationが SharePoint 環境内のコンテンツを管理する方法をすばやくチェックし、改善できます。 コンテンツ管理評価は、管理者が次の操作を行う簡単なガイド付きプロセスを提供します。

• 過剰に共有される可能性のあるコンテンツを特定する
• 問題やリスク (非アクティブなサイトや所有者なしのサイトなど) を見つける
• organizationの Copilot 対応性を定義する
• コンプライアンスを確保し、データの整合性を維持する
• 修復に関する実用的な推奨事項を受け取る
• 定期的な評価を使用して、時間の経過に伴う進行状況を追跡する

この評価では、SharePoint Advanced Management (SAM) ツールキットを使用し、重要な結果を表示するための一連の重要なレポートを実行し、注意が必要になる可能性があるサイトを分類します。 これは、深い技術的専門知識を持っていない可能性がある管理者であっても、コンテンツ ガバナンスをアクセシビリティ対応で実用的なものにすることを目的としています。

含まれるレポート

現在、コンテンツ管理評価には次のレポートが含まれています。

• 非アクティブなサイト - 過去 180 日間にアクティビティがないサイトを識別します
• サイトの所有権 - 所有者がいないサイト、または所有者が 1 人のみのサイトを検出します
• 破損した継承 - アクセス許可の継承が壊れているサイトを検索します
• EEEU を使用した無制限の内部共有 (外部ユーザーを除くすべてのユーザー) - すべての内部ユーザーと共有されるコンテンツを検索します
• 共有リンクを介した無制限の共有 - 過度に制限された共有リンクを介して共有されるコンテンツを検出します

コンテンツ管理評価を使用する理由

組織では、大規模な Microsoft 365 テナント全体でコンテンツを管理する際の複雑さが増しています。 一般的な課題は次のとおりです。

• ガバナンスから始める場所に関する不確かさ。
• 実際の問題またはリスクがあるかどうかを特定するのが困難です。
• 既存のガバナンス対策で十分かどうかの明確さの欠如。
• 継続的な監視と改善の必要性。

コンテンツ管理評価は、次の課題に対処します。

• 検出の自動化: 手動による介入なしに、影響を受けそうなサイトを自動的に検出して分類する
• 明確で実用的な結果: 各結果の特定の推奨される次の手順に関する問題の明確な一覧を提供する
• 手動作業の排除: 時間がかかり、エラーが発生しやすいカスタム スクリプトや手動監査の必要性を減らします
• オンデマンド再評価: 管理者が評価を毎月再実行して継続的な改善とコンプライアンスを確保できるようにする

コンテンツ管理評価にアクセスするには何が必要ですか?

ライセンス要件とは

この記事で説明する機能を使用するには、organizationが適切なライセンスを持ち、特定の管理アクセス許可またはロールを満たしている必要があります。

まず、organizationには次のいずれかの基本ライセンスが必要です。

• Office 365 E3、E5、または A5
• Microsoft 365 E1、E3、E5、または A5

さらに、次のライセンスのうち少なくとも 1 つが必要です。

• Microsoft 365 Copilot ライセンス: organization内の少なくとも 1 人のユーザーに Copilot ライセンスを割り当てる必要があります (このユーザーは SharePoint 管理者である必要はありません)。
• Microsoft SharePoint 高度な管理ライセンス: 単体で購入できます。

管理者の要件

SharePoint 管理者であるか、同等のアクセス許可を持っている必要があります。

追加情報

組織に Copilot ライセンスがあり、組織の少なくとも 1 人に Copilot ライセンスが割り当てられている場合、SharePoint 管理者は Copilot の展開に必要なSharePoint 高度な管理機能に自動的にアクセスできます。

Copilot ライセンスをお持ちでない組織は、スタンドアロンの SharePoint 高度な管理ライセンスを購入することで、SharePoint 高度な管理機能をご利用になれます。

コンテンツ管理評価の場所

コンテンツ管理評価には、SharePoint 管理 センターでアクセスできます。

1. 組織の SharePoint 管理者資格情報を使用して SharePoint 管理センターにサインインします。
2. 左側のナビゲーション ウィンドウで、[ 高度な管理] を選択します。
3. 新しい評価開始画面を探します (前のメニュー ベースのビューは [すべての機能] で引き続き使用できます)。
4. [ 評価の開始] を選択します。

評価では、関連する SAM レポートが自動的に実行され、結果が分析され、わかりやすいダッシュボードに結果が表示されます。

• 左側: 影響を受けたサイトの視覚的な概要
• 右側: [レポートの結果] パネルには、影響を受けた各サイト、特定の結果、推奨される修復アクションが一覧表示されます。 各結果を選択すると、問題に対処するための詳細と関連する Microsoft Learn ドキュメントが表示されます。
• 結果の下に:これらのポリシーに関連する最新のガイドラインとドキュメントが表示されます。

評価を実行した後の次の手順

1. [結果の確認]: 影響を受けている可能性があるとしてフラグが設定されたサイトの一覧を調べます。 ダッシュボードには、これらのサイトの数と詳細の両方が表示されます。
2. アクションの実行: 検索ごとに、推奨される手順に従います。 これらの手順には、次のものが含まれます。
   • サイト ポリシーの作成または調整 (たとえば、過剰共有、非アクティブ、所有権の可能性がある場合)。
   • 組み込みのツールを使用して問題を修復する。
   • 詳細なガイダンスについては、リンクされたドキュメントを参照してください。
3. 進行状況の監視: 30 日ごとに評価を再実行して、改善を追跡し、新しい問題をキャッチします。

まとめ

コンテンツ管理評価は、コンテンツ ガバナンスのプロセスを簡素化および自動化するように設計された、Microsoft 365 管理者向けの強力で進化するツールセットです。 明確な評価、実用的な推奨事項、継続的な監視を提供することで、組織は安全で準拠した環境を維持できます。