Microsoft 365 Copilot in Outlook を使用してメールの要約と下書きを行う

Outlook では、Microsoft 365 Copilot in Outlook を使用すると、メールの管理が容易になり、効果的なコミュニケーションに集中できるようになります。 これは、長いメール スレッドを理解し、さまざまな視点を見て、未回答の質問を見つけるのに役立ちます。 Copilot を使用すると、プロンプトを使用してすばやく返信したり、Microsoft 365 のリソースを使用して短いメモを完全なメールに変換したりできます。 また、メッセージのトーンと長さを簡単に調整することもできます。

この短いビデオでは、Copilot in Outlookの簡単な概要について説明します。

メール スレッドの要約

Copilot in Outlookでは、メール管理を簡略化するように設計されたスレッド要約機能が導入されています。 この機能を使用すると、Outlook は簡潔な箇条書きを提供するか、選択したメール スレッドの全体概要を生成し、閲覧ウィンドウのスレッドの上に表示します。 この設計により、長いメール会話の主なポイントを簡単に把握できます。 さらに、概要には特定の応答へのリンクが含まれるため、スレッドのさまざまな部分にすばやくアクセスできます。

メールの下書き

Outlook の Copilot では、メールの下書き機能も導入されています。これは、メールの下書きをすばやく行うのに役立ちます。 この機能では、自然言語処理を使用して、メッセージのコンテキストに基づいて提案を提供することで、メールを作成するのに役立ちます。 Outlook の Copilot は、入力した情報を使用して、最初からメールを作成するのにも役立ちます。 たとえば、トピックといくつかの箇条書きを指定して、新しいメールを開始できます。 Outlook の Copilot では、この情報を使用して完全なメールの下書きを行います。

下書きを調整するには、応答のトーンまたは長さを調整します。 たとえば、Outlook の Copilot に、メールをよりフォーマルまたはカジュアルにしたり、長くしたり短くしたりするように依頼できます。

Copilot に同じメールの下書きを複数作成させ、それぞれトーンと長さを変えることができます。 その後、Copilot ウィンドウで進む矢印と戻る矢印を選択して、それぞれの下書き間を移動できます。 Copilot は、使用している下書きを示します (例: 2/3)。 その際に、進む矢印または戻る矢印を選択することで、現在の下書きから別の下書きへすばやく移動できます。

Copilot の下書きを確認する際には、次の項目に注意することが重要です。

• 冒頭のあいさつ (拝啓/こんにちは/どうもなど) と末尾の補足的な結び (敬具/よろしくお願いいたします/ありがとうございますなど) は特に注意してください。 対象ユーザーと送信するメッセージの種類に適切なトーンとなっていますか? たとえば、まじめなメールまたは専門的な性質を持つメールの場合、あいさつ文に 「どうも」というような挨拶は避けたほうがよい可能性があります。
• メッセージの全体的なトーンに注意してください。 カジュアルすぎたり、フォーマルすぎたり、直接的過ぎたりしていませんか?
• メッセージの長さを確認します。 短すぎて、メールに必要な本質的な内容が十分に伝えられていませんか? それとも、余計な文章が長々と続くため、受信者に内容が伝わりませんか? また、長さに関しては、対象ユーザーを考慮してください。 通常、マネージャーは、長い段落ではなく、箇条書きで要点を素早く把握できる短いメールを好みます。
• メッセージでは、対象ユーザーから見て単純すぎる、あるいは複雑すぎる言葉で項目を説明していませんか? たとえば、単純な用語で説明されている項目は、対象ユーザーが上級者である場合、軽んじているように受け取られる可能性があります。 たとえば、Copilot が IT プロフェッショナルにメールで初めて VPN を言及した場合、"仮想プライベート ネットワークの略" と言って、その後に続くのでしょうか。逆に、受信者は調整を行い、メールの際にメッセージの重要なポイントを吸収しない場合があります。
  • 複雑すぎるメール。
  • 非技術系の対象ユーザーには技術用語が多すぎるメール。
  • 対象ユーザーが内容に精通していない場合の頭字語の意味を説明していないメール。

Outlook の Copilot には、Copilot ウィンドウで下書きの作成を管理するための次のオプションが用意されています。

• 生成 (上矢印) アイコン。 Copilot で最初のメールの下書きを作成したり、下書きを更新したりするには、[ 生成 ] アイコンを選択します。 たとえば、Copilot にあいさつ文や補足的な結び、下書き本文の変更をしてもらうことができます。 [生成] アイコンを選択してプロンプトを送信すると、Copilot によってまったく新しい下書きが作成されますが、下書きのテキストは再生成されません。 その代わり、要求された変更を現在の下書きに適用し、その他の下書き部分はそのままにします。 たとえば、下書き 2/3 を使用しているとします。 この下書きは気に入っていますが、あいさつは気に入っていません。 そこで、Copilot にあいさつ文の変更を求めるプロンプトを入力します。 次に、プロンプト フィールドの末尾にある [生成 ] アイコンを選択して、この要求を送信します。 要求の送信後、Copilot は下書き 4 を作成します (そのため、Copilot ウィンドウに 4/4 が表示されます)。 下書き 4 は下書き 2 とまったく同じですが、要求した唯一の変更であるため、あいさつが新しいものになっています。
• 保持。 [Copilot] ウィンドウで [ Keep it ]\(保持\) オプションを選択すると、Copilot は現在の下書き (例: 2/5) を Outlook メール フォームのメッセージ本文にコピーします。 その際、Outlook は Copilot ウィンドウを閉じ、すべての Copilot の下書きを削除します。 Copilot を閉じると、メール メッセージを送信または編集できます。 Copilot で作業している場合、Copilot によって作成された下書きを手動で編集することも、Copilot ドラフトを送信することもできません。 下書きを編集できるのは Copilot だけです。Copilot は、プロンプトでの変更要求、[トーン] または [長さ] の設定を変更した場合、またはまったく新しい下書きを再作成するように要求した場合にのみ下書きを編集します。 下書きを編集したり、メールを送信したりする前に、メールの実際の本文に変換する必要があります。 下書きを保存すると、Copilot が閉じられ、他のすべての下書きが削除されます。
• 破棄。 [Copilot] ウィンドウで [破棄 ] オプションを選択すると、Outlook はメール フォームを開いたままにし、[宛先]、[CC]、[件名] 行はそのまま残りますが、[ Copilot で書き換え ] ウィンドウを閉じ、すべての Copilot 下書きを削除します。 メールにファイルを添付した場合は、添付されたままになります。
• 再試行してください。 [ 再試行] オプションは、選択した下書きのトーンと長さに問題なく、Copilot に加えるその他の変更がない場合に、新しい下書きを作成します。 たとえば、5 つの下書きのうちの下書き 2 のトーンと長さが気に入ったとします。 ただし、Copilot がメッセージを改善できるかどうかを確認する必要があるため、[ 再試行 ] オプションを選択します。 Copilot は下書き 6 作成します。これは下書き 2 のトーンと長さに基づいています。 必要に応じて、[ 再試行 ] オプションを 1 行に複数回選択して、Copilot が作成する新しい下書きごとにメッセージの本文を変更する方法を確認できます。

メールの指導を受ける

Copilot in Outlook を使用すると、メール の指導により、より効果的なメールを作成できます。 高度な AI アシスタントは、メールの下書きを分析し、よりスムーズなコミュニケーションを実現するために、トーン、センチメント、明瞭さの調整を提案します。

次の手順を実行して、Copilot にメールを確認し、コーチングのヒントを提供します。

1. 新しい Outlook for Windows または従来の Outlook for Windows で、新しいメール ウィンドウを開きます。 メール メッセージを入力するか、Copilot に下書きを作成してもらう。

2. Copilot で下書きを作成する場合は、次の手順で [コーチング] オプションを選択する前に、最終的に [Keep it]\(保持\) オプションを選択する必要があります。 Copilot がメール ドラフト プロセスにある場合、 コーチング オプションは有効になりません。

3. ツール バーから Copilot アイコンを選択し、ドロップダウン メニューから [ コーチング ] を選択します。 さらに、Copilot はメールをレビューし、トーン、明瞭さ、読者のセンチメントを改善するための提案を提供します。
   

   

4. Copilot のすべての提案を一度に適用する場合は、[すべての提案を適用する] オプション を 選択します。 これにより、推奨される機能強化を使用してメールの下書きが作成されます。 または、提案を個別に組み込む場合は、選択した候補をコピーして貼り付けることで手動で行うことができます。 Copilot でメールを確認し、別の提案セットを提供する場合は、[ 再試行 ] オプションを選択します。 または、[ 閉じる ] オプションを選択して[コーチング]ウィンドウを閉じます。

5. [ すべての提案を適用 する] オプションを選択した場合は、新しいメニューが表示され、メールをすべての提案を含む下書きに置き換えることができます。 下書きを閉じる (元のメールに変更を加える)、新しい下書きを再生成する、実際のメールの既存のテキストの下に下書きテキストを挿入するなど、その他のメニュー オプションを使用できます。

6. 問題がなければ、メールを送信します。