クラウド フローおよびデスクトップ フローのユース ケースについて説明する

Power Automate は、ユーザーが反復的なタスクを自動化し、ワークフローを最適化して、日常のプロセスをより効率的に行えるよう設計された強力なツールです。 このラーニング ユニットでは、デスクトップ フローやクラウド フローなどの主要な概念を紹介します。自動化を初めて使用する方や初めて検討する方に役立ちます。 最終的に、これらのツールを実際のシナリオにどのように適用できるか、またそれがどのような利点をもたらすかを明確に理解できるようになります。

クラウド フローの理解

Power Automate では、クラウド フローによってワークフローが自動化され、イベントによってトリガーされた後に 1 つ以上のタスクが実行されます。 この機能は、クラウドベースのサービス、アプリケーション、およびプラットフォーム全体にわたる繰り返しのタスクやプロセスを自動化するのに役立ちます。 これらのフローにより、さまざまなツール間のシームレスな通信が可能になり、複数のシステムにわたるプロセスを容易に管理できます。 メールの返信を自動化したり、ファイルを同期したり、イベントに基づいてアクションをトリガーしたりする場合でも、クラウド フローは柔軟で強力なソリューションを提供します。

クラウド フローのユース ケースの例を次に示します。

• メールの返信の自動化: 顧客からの問い合わせをメールで頻繁に受け取っているとします。 クラウド フローを使用すると、新しいメールが受信トレイに到着するたびにカスタマイズされた返信を送信する自動プロセスを設定できます。 たとえば、顧客から製品の入手についてメールが送信された場合、フローは関連する詳細を含む事前に記述されたメッセージで自動的に応答できます。

• プラットフォーム間でのファイルの同期: ファイル ストレージに Google ドライブと OneDrive の両方を使用しているとします。 クラウド フローは、新しいファイルが追加されるたびに Google ドライブから OneDrive にファイルを自動的にコピーできるため、手動による介入なしにプラットフォーム間で常にデータにアクセス可能になります。

• イベントに基づいて通知をトリガーする: チーム プロジェクトを管理している場合は、クラウド フローを使用して、Microsoft Planner などの共有プランナー ツールでタスクが更新されるたびにチーム メンバーに通知を送信できます。 たとえば、タスクが "完了" とマークされると、フローは Teams またはメール経由でプロジェクト マネージャーに通知できます。

クラウド フローの種類

クラウド フローには主な 3 つの種類があり、それぞれ特定の自動化ニーズに対応しています。

• 自動フロー: 自動フローは特定のイベントによりトリガーされます。 このようなイベントには、メールの受信、ファイルの更新、データベースへの新しい項目の追加があります。 これらのフローは、変更や更新に応じてアクションを自動的に実行する必要があるシナリオに最適です。 たとえば、特定の送信者からメールを受信するたびに、メールの添付ファイルを SharePoint フォルダーに自動的に保存できます。
• インスタント フロー: インスタント フローは多くの場合、Power Automate アプリまたはモバイル デバイス上のボタンのクリックによって、ユーザーによって手動でトリガーされます。 これらのフローは、ユーザーの入力を必要とするタスク、または要求時に実行する必要があるタスクに対して使用されます。 たとえば、インスタント フローを使用すると、チームに作業を割り当てる必要があるときはいつでも、ボタンをクリックするだけで Microsoft Planner にタスクを作成できます。
• スケジュールされたフロー: スケジュールされたフローは特定の時間または間隔で実行されるため、手動による介入なしに定期的に実行する必要がある繰り返しタスクに最適です。 たとえば、毎月 1 日に月次売上レポートを生成し、それを上司にメールで送信することができます。

クラウド フローにはいくつかの利点があります。

• プラットフォーム間での統合: Power Automate を使用すると、Outlook、SharePoint、Teams、Salesforce など、さまざまなアプリやサービスをシームレスに接続できます。 この機能により、さまざまなツール間のギャップを埋めるワークフローを作成し、ツールを簡単に連携させることができます。 たとえば、Outlook のメールの添付ファイルを SharePoint フォルダーに保存したり、ファイルが更新されたときに Teams 通知を送信したりするフローを作成できます。

• イベント駆動型の自動化: Power Automate を使用すると、システム内のリアルタイムの更新や変更に基づいてアクションを自動的にトリガーできます。 これにより、手動による介入を必要とせずに、ワークフローがイベントに即座に応答できるようになります。 たとえば、SharePoint リストに新しい項目が追加されるたびにアラートを送信するようフローを構成できます。 フォームが送信されたときにデータベース エントリを更新するよう構成することもできます。

• スケーラビリティ: Power Automate は、自分自身、チーム、または組織全体のタスクを自動化する場合でも、ニーズに合わせて拡張できるように設計されています。 個人使用のためのシンプルなワークフローを作成することで小規模に開始し、徐々に、部門間または会社全体の業務を効率化するより複雑なプロセスに拡張することができます。 たとえば、中小企業では Power Automate を使用して請求書処理を自動化し、大企業では複数のチームにわたる従業員のオンボーディング ワークフローを管理するために使用できます。

デスクトップ フローについて理解する

次に、デスクトップ フローについて考えましょう。 Power Automate のデスクトップ フローは、自宅で作業している場合でも、小規模ビジネスを管理している場合でも、大規模な組織の一員である場合でも、コンピューター上のタスクを自動化できるよう設計されています。 これらのフローは、ルール ベースのプロセスの処理と、最新のソフトウェアと、直接統合をサポートしていない可能性のある古いレガシー システムの両方とのやり取りに優れています。

デスクトップ フローのユース ケースの例を次に示します。

• ファイルを自動的に整理する: メールからレポートや画像を頻繁にダウンロードし、それらを特定のフォルダーに分類する必要がある場合を考えてみましょう。 デスクトップ フローを使用すると、名前またはファイルの種類に基づいて、ファイルを指定されたフォルダーに移動する自動プロセスを設定できます。 たとえば、すべての PDF 請求書を "請求書" という名前のフォルダーに自動的に分類できるため、時間と労力を節約できます。

• Web サイトからデータを抽出: 製品の価格を追跡したり、天気予報 Web サイトから情報を収集したりしているとします。 デスクトップ フローは、Web スクレイピング タスクを自動化し、Web サイトからデータを取得して Excel スプレッドシートにきちんと保存することができます。 この機能により、手動でコピーおよび貼り付けを行う必要がなく、データの分析に集中することができます。

• レガシー アプリケーションとのやり取り: 多くの企業は、ターミナル エミュレーターやユーザー インターフェイスを介した手動入力を必要とするアプリケーションなどの古いシステムを依然として使用しています。 デスクトップ フローは、UI 要素、画像、さらには画面座標を使用して、ボタンのクリック、テキストの入力、メニューのナビゲーションなどの人間の行動をシミュレートできます。 たとえば、最新の API をサポートしていない古いエンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムへのデータ入力を自動化できます。

デスクトップ フローは非常に汎用性が高く、幅広いユーザーに対応します。 天気愛好家は、天気予報 Web サイトから毎日の更新情報を受信するプロセスを自動化したいと考えるかもしれません。 オフィスの従業員は、レガシー システムでの反復的なデータ入力タスクに費やす時間を削減できます。 あるいは、フリーランサーはクライアントの請求書や領収書を効率的に整理できます。 デスクトップ フローを使用することで、複雑なプロセスを簡素化し、エラーを減らせます。 Power Automate には、スタート地点として使用し、ニーズに合わせてカスタマイズできる、事前構築済みのテンプレートも用意されています。

自動化ソリューションの構築

デスクトップ フローとクラウド フローはそれぞれ異なる目的を果たしますが、これらを組み合わせることで、さまざまな環境にわたってタスクを自動化する強力な手段となります。 デスクトップ フローは、インストールされたソフトウェアやレガシー アプリケーションとのやり取り、データ入力などの反復的なタスクの実行など、ローカル コンピューター上のプロセスを自動化するようカスタマイズされています。 一方、クラウド フローは、クラウド ベースのサービスやプラットフォーム間でタスクを接続して自動化するよう設計されており、Outlook、SharePoint、Teams などのツール間のシームレスな統合を可能にします。

デスクトップ フローとクラウド フローを組み合わせることにより、ローカル環境とクラウド間のギャップを埋める包括的なエンド ツー エンドの自動化ソリューションを作成できます。 たとえば、デスクトップ フローを使用してコンピューター上の従来のアプリケーションからデータを抽出し、クラウド フローを使用してそのデータを SharePoint フォルダーにアップロードしたり、メールで送信したりできます。 この統合により、物理システムと仮想システムの両方にわたってワークフローを合理化し、効率を最大化して、手作業を削減することができます。