Power Automate の承認のユース ケースについて説明する
Power Automate の承認アクションによって意思決定が合理化され、さまざまな業務ニーズへの柔軟性が提供され、承認者から迅速な応答を簡単に得ることができます。
Power Automate の承認アクションの種類
承認アクションは、トリガーがフローを開始した後、フローによって実行するイベントです。 たとえば、Microsoft Lists で作成したリストに新しい項目が追加されたら、承認をトリガーして、誰かに新しい項目の確認を依頼します。
承認を作成アクションは、自動承認プロセスを開始しますが、承認が完了するまで待機しません。 承認はキャンセルできます。
応答を待つ場合は、承認を作成アクションと承認を待機アクションを対で使用します。
承認をすぐに開始する場合は、開始して承認を待機アクションを使用します。 このアクションにより、承認要求に含める必要のある情報と、要求を受け取る承認者を指定できます。 フローが開始しますが、承認者の応答を待ってから処理が進みます。
承認アクションには次の 4 つの種類があります。 これらのアクションは、全員一致の合意を必要とするものから、集合的なフィードバックを収集するものまで、さまざまな業務ニーズを満たすように設計されています。
すべてのユーザーが承認する必要がある
[すべてのユーザーが承認する必要がある] アクションにより、割り当てられたすべての承認者が、要求を続行する前に確認および承認する必要があります。 1 人の承認者が要求を拒否した場合は、プロセス全体が拒否とマークされます。
このタイプは、コンプライアンス レビューや法的文書の承認など、全員一致の合意が重要なシナリオに最適です。 たとえば、複数の利害関係者が契約を確認する必要があります。 フローにより、すべての利害関係者が文書を承認した後で最終処理が行われます。
最初に応答する
[最初に応答する] アクションでは、最初の承認者がアクションを実行すると、それが承認または拒否のいずれであっても承認プロセスが完了します。 このタイプは、速度が優先されるワークフローで役に立ちます。
1 名の承認者の入力のみが必要で、迅速な意思決定が不可欠な場合には、このタイプを使用します。 次の例を検討してください。複数のシニア マネージャーのうち誰でも 1 人が予算要求を承認できます。 最初に対応したマネージャーが結果を決定し、プロセスを遅延させずに次に進むことができます。
カスタム応答
[カスタム応答] アクションを使用すると、標準の [承認] や [拒否] 以外に具体的な応答オプションを定義できます。このような柔軟性は、微細な意味合いがある意思決定や詳細なフィードバックを必要とするワークフローに最適です。
カスタム応答は、カスタマイズされたフィードバックや特定のアクションを承認者に求める場合に使用します。 たとえば、IT チームは、ソフトウェア要求にカスタム承認フローを使用して、[承認]、[追加の情報の要求]、[拒否] といったオプションを提供します。
すべての応答を待機
[すべての応答を待機] アクションは、指定されたすべての承認者から応答を収集しますが、全員の合意を必要としません。 フローは各承認者が応答するまで待機し、最終的な結果は事前に定義されたルールまたは過半数の入力に基づいて決定されます。
このタイプは、全員のフィードバックが重要である一方で、全員一致は必要ない場合に使用します。 採用委員会が応募者の申し込みを審査する例について考えてみます。 各委員が入力し、決定は多数決または加重スコアリング システムに基づいて行われます。
適切な承認アクションの選択
適切な承認アクションの選択は、ワークフローの要件によって異なります。
- 全員一致が必要ですか? [すべてのユーザーが承認する必要がある] を使用します。
- 時間の制約がある決定ですか? [最初に応答] を選択します。
- 詳細なフィードバックが必要ですか? [カスタム応答] を選択します。
- 全員の入力を収集しますか? [すべての応答を待機] を使用します。
これらの承認の種類を理解することで、組織のニーズに合ったワークフローを設計でき、効率的で効果的な意思決定プロセスを実現できます。
承認要求に応答する方法
承認フローが開始すると、承認者がさまざまなプラットフォームから柔軟に応答できるように、迅速に通知されます。 これにより、プロセスのアクセスしやすさと、さまざまな業務スタイルへの適応性が確保されます。 承認要求に応答するために使用できるオプションを詳しく見ていきましょう。
Outlook 経由での応答
承認要求がトリガーされると、承認者は、要求に関するすべての関連情報の要点が示されている詳細なメール通知を受け取ります。 このメールで次のことができます。
- 要求を確認して、状況と要件を理解します。
- メールに埋め込まれたボタンをクリックして要求をすぐに承認または拒否します。
- コメントを追加して、決定に関するその他の分析情報、フィードバックまたはコンテキストを共有します。
この方法は、日常のタスクでメールの受信トレイを主に利用する人物にとって便利です。プラットフォームを切り替えずに承認を処理することができます。
Microsoft Teams での応答
共同作業の中心的なハブとして Microsoft Teams を使用する組織の場合には、承認要求を Teams のチャンネルまたはチャットにシームレスに統合できます。 Teams 内で通知されると、承認者は次のことができます。
- 直接 Teams インターフェイス内で要求の詳細を確認します。
- プラットフォームを離れずに要求を承認または拒否します。
- コメントを追加し、決定について説明したり、詳細な情報を提供したりします。
この方法は Teams ユーザーにとって最適です。ユーザーのワークフロー内で承認が完結するため、中断回数が減りコミュニケーションが向上します。
Power Automate アプリを介した応答
移動中に承認を管理する必要がある従業員にとって、Power Automate モバイル アプリは非常に便利なソリューションを提供します。 このアプリケーションを通じて、承認者は次のことができます。
- 保留中のすべての承認要求の包括的なリストにアクセスします。
- 各要求の詳細を確認し、情報に基づいた意思決定を行います。
- タップするだけで要求を承認または拒否し、迅速な応答を実現します。
- 状況や説明がさらに必要な場合は、コメントを追加します。
このオプションが最適なのは、離席していることが多いが、接続された状態を維持し、承認ワークフローに応答する必要があるユーザーです。
メール、Microsoft Teams、Power Automate アプリのいずれでも、複数の方法で応答できるようになることで、承認プロセスの柔軟性と効率が向上し、現代の従業員の多様なニーズに対応できます。
SharePoint を介した応答
ドキュメント管理とワークフローの中心的なハブとして SharePoint を利用している組織では、このプラットフォーム内で直接、承認要求にアクセスして管理することができます。 SharePoint で承認要求が通知されると、承認者は次のことができます。
- 要求が格納されている、指定の承認リストまたはライブラリに移動して、要求を探します。
- 関連付けられたファイルや裏付け情報など、要求の詳細を確認します。
- SharePoint インターフェイスで利用可能な組み込み承認オプションを使用して、要求を承認または拒否します。
- コメントを追加し、フィードバックを提供したり、決定について説明したりします。
この方法は、共同作業やドキュメントの追跡で SharePoint を利用するチームに役立ちます。承認プロセスを既存のワークフローおよびリソースと統合できるためです。
Microsoft Forms を介した応答
ワークフローによっては Microsoft Forms を使用して承認要求をルーティングすることもでき、構造化された、ユーザーに優しい方法で応答を収集できます。 Forms を使用して承認要求に応答するとき、承認者は次のことができます。
- 通知メールに記載されているリンクまたは直接共有されたリンクからフォームにアクセスします。
- 関係する状況や関連付けられた情報など、フォーム内に提示された要求の詳細を確認します。
- 該当するオプション ([承認] または [拒否]) をフォーム内で選択して、意思決定を送信します。
- 指定されたフィールドにコメントを追加して、応答に関するフィードバックまたは状況をさらに提供します。
この方法は、標準化された入力を必要とするワークフローにとって、または承認に加えて広範なデータ収集プロセスが行われる場合に有効です。 承認者にとって単純でアクセスしやすい状態を維持しながら、一貫性を保証します。
クリックスルー デモ
このクリックスルー デモを表示し、Teams や Outlook などのアプリケーションで Power Automate を使用して承認を処理する方法を体験してください。
Power Automate を使用して、業務に合わせてワークフローを作成でき、承認者がどこからでも迅速かつ効率的に応答できるようになります。 この柔軟性とアクセスのしやすさの組み合わせにより、Power Automate は組織全体にわたる意思決定プロセスを合理化する強力なツールです。