Microsoft 365 Copilot で検索用のデータを準備する

  • 4 分

Microsoft 365 Copilotの準備をするには、情報を検索する準備をする必要があります。 例えば、適切な情報アクセス コントロールとポリシーが既に確立されている組織であれば、SharePoint などで検索を行う際、ユーザーは必要な情報のみにアクセスでき、それ以外の情報にはアクセスできません。 ですから、もし組織がすでにこのタイプのコントロールを導入しているのであれば、一歩先を行っていることになります。

そうでない場合は、組織が情報を共有する方法を可視化するために使用できるツールとコントロールがあります。 自動制御を適切なレベルのアクセスを確保し、Microsoft 365 Copilotをロールアウトする前にオーバーシェアリングを停止することができます。 そのため、検索のために Microsoft 365 テナントの情報を準備するのと同じように、Microsoft 365 Copilotにも同じ原則が適用されます。 どうしてでしょうか? Microsoft 365 Copilotは、各ユーザーが明示的にアクセスできる情報のみを取得するためです。

データが格納されたサーバーを見ているロボットを示すダイアグラム。

データ準備のヒント

Microsoft 365 のデータ品質を向上させる組織は、Microsoft 365 Copilotがビジネス ニーズに合わせてより正確で関連性の高い提案を生成できるようにします。 管理者は、組織のデータ品質を向上させるために、次のベスト プラクティスの実施を検討する必要があります。

  • 冗長、時代遅れ、些末な (ROT) コンテンツのクリーンアップ。 ドキュメント、メール、チャット、Wiki を含むすべての組織コンテンツの広範な監査の実行。 正確性や関連性が失われた古い資料の削除。 たとえば、5 年以上前の古い製品スペック シート、期限切れのキャンペーンのプロモーション メール、解決された IT チケットの会話を削除します。 コラボレーション プラットフォームでアーカイブ/削除ポリシーを有効にして、古いコンテンツの削除を自動化します。 古い、無関係なコンテンツの継続的な削除は、現在の価値の高い情報にMicrosoft 365 Copilot焦点を当てています。 保存ポリシーと保存ラベルを使用することで、企業は業界の規制や社内ポリシーに積極的に準拠し、訴訟イベントやセキュリティ侵害が発生した場合のリスクを軽減し、ユーザーが最新かつ自分に関連するコンテンツのみを利用することを保証できます。

    組織は、ROT コンテンツを削除するだけでなく、非アクティブな SharePoint サイトを特定してクリーンする必要もあります。 非アクティブなサイトには古いコンテンツが含まれていることが多く、Copilot のデータ ソースが煩雑になり、応答の精度が低下します。 これらのサイトを削除すると、Copilot は、より良い結果を得るための現在の情報に焦点を当てるのに役立ちます。 組織は、SharePoint 高度な管理 ツールである非アクティブな SharePoint サイト ポリシーを実行することで、非アクティブなサイトを識別できます。 このポリシーは、コンテンツの拡散に対処し、非アクティブな SharePoint サイトを自動的に識別して管理することで、ROT コンテンツを削減します。 これにより、設定された期間の更新やユーザー アクティビティの不足など、非アクティブな条件を定義できます。 この条件を特定すると、サイトの所有者は、サイトのアクティブ/非アクティブ状態を確認するための電子メール通知を受け取ります。
  • コンテンツを階層的なフォルダーやサイトに整理します。 ファイル、電子メール、ページを慎重に構成します。 ドキュメント、メール、ページを分類および整理するための詳細な分類法を設計します。 たとえば、ドキュメント ライブラリ内で、財務レポートを "財務" フォルダーの下に配置し、"マーケティング" の下にマーケティング資産を配置します。SharePoint 内で、"HR ポリシー"、"IT リソース"、"製品ドキュメント" などのサイトを作成します。 クライアント名やプロジェクト コードなどのメタデータをファイルに追加して、さらに識別します。 組織がこの方法で論理情報アーキテクチャを設計する場合、Microsoft 365 Copilotは関係と関連性を推論できます。
  • キーワードを使用してファイルにタグ付けします。 すべてのドキュメント、メール、ページにラベル、ハッシュタグ、メタデータ タグを広範に使用して、特性を説明します。 たとえば、カスタマー サポート チケットに #refund、#payment-issue、またはその他の問題タグを付けるとします。 モデル番号、市場、製造年などの製品属性を、画像やスペック シートのメタデータ タグとして追加します。 ラベル付けとタグ付けを徹底すると、Microsoft 365 Copilotでコンテンツを迅速に分類、検索、推奨できます。
  • ファイル名の標準化。 省略形で入力された名前ではなく、"2023年第3四半期収益レポート" のような一貫性のあるファイルの名前付け規則を必須にします。 ドキュメントとプレゼンテーションに推奨されるテンプレートを設定します。 略語ではなく一貫性のあるわかりやすい名前を使用する組織では、Microsoft 365 Copilotがコンテンツをより適切に把握できます。
  • 複数バージョンの統合。 可能な場合は、ドキュメント、プレゼンテーションなどは最終バージョンのみを保持します。 ファイルの以前の反復を検索し、最新バージョンのみを保持するように統合します。 最終バージョンは、最新であることを明確に示す必要があります。 冗長な下書きと古いバージョンを排除すると、Microsoft 365 Copilotの混乱と矛盾が軽減されます。
  • データの衛生習慣の促進。 組織全体のトレーニングと変更マネジメントを実施して、従業員間の良好なデータ衛生習慣を促進します。 ファイルの効果的な名前付け、コンテンツのタグ付け、現在のバージョンのみの保持、古いメールとコンテンツの消去、その他のプラクティスに関するガイドラインを提供します。 データ衛生に貢献した上位者を表彰することで、ゲーム性を持たせることを検討します。 組織はまた、データ使用許諾を監視する必要があります。 個人情報を含むデータセットがある場合は、従業員がMicrosoft 365 Copilotで使用するための適切な同意を提供することを確認してください。 データ品質の期待を従業員の目標設定とレビューに組み込みます。 クリーンの維持に焦点を当てた文化を確立する組織は、適切に整理されたデータにより、時間の経過と同時に高品質を確保し、Microsoft 365 Copilotの有効性を最大化します。

データ ガバナンスに関する考慮事項

管理者は、Microsoft 365 Copilot用にデータを準備するときに、次のデータ ガバナンス要因も考慮する必要があります。

  • Microsoft SharePoint 高度な管理 ツールを実装する。 Microsoft SharePoint 高度な管理 (SAM) の実装は、特にMicrosoft 365 Copilotを統合する準備をする場合に、organizationのデータ ガバナンスを強化することを目指す管理者にとって戦略的な動きです。 SharePoint 高度な管理は、データの分類、保持、コンプライアンスのための堅牢なツールを提供し、機密情報が適切に管理および保護されていることを確認します。 これらのツールは、データの整合性を維持し、規制要件を満たす上で重要です。これは、組織が Copilot のような AI 駆動型ツールにますます依存するにつれて重要です。 これらの高度な管理機能を適用する管理者は、信頼とセキュリティの強固な基盤を確立できます。これは、Microsoft 365 Copilotのデプロイと運用を成功させるために不可欠です。 さらに、SAM は、データの使用状況とアクセス パターンに関する詳細な分析情報を管理者に提供する包括的な監査およびレポート機能を提供します。 この透明性は、潜在的なリスクを特定し、データ ガバナンス ポリシーに従っていることを確認するのに役立ちます。 これらの分析情報を使用すると、組織はデータ管理に関する情報に基づいた意思決定を行い、発生したコンプライアンスの問題に迅速に対処できます。 Microsoft 365 Copilotはさまざまなデータ ソースやワークフローと統合されるため、適切に管理されたデータ環境を持つことで、AI ツールが最適に機能し、正確で信頼性の高い分析情報を提供しながら、最高レベルのデータ セキュリティとコンプライアンスを維持できます。

  • データ スチュワードを任命し、準備の監督と品質の継続的な維持を行います。 組織は、財務データ、専有データ、クレジット カード番号、医療記録、社会保障番号などの機密情報を管理下に置いています。 そのため、経験豊富なデータ ガバナンスの専門家またはガバナンス専門家のチームを、Microsoft 365 の公式データ スチュワードとして指定することを検討する必要があります。 この担当者は、データの監査、アクセス 規則の確立、ユーザーの衛生に関するトレーニング、Microsoft 365 と Microsoft 365 Copilotによる組織データの利用方法の継続的な監視、改善の実施を担当する必要があります。 説明責任のあるデータ スチュワードを置くことで、優れたデータ習慣を根付かせ、AI のライフサイクル全体で説明責任を促進できます。 機密データを保護し、過剰共有によるリスクを軽減するために、組織はユーザーが機密データを扱うべきではない人物と機密データを不適切に共有することを防ぐ必要があります。 この目標は、秘密度ラベルとデータ損失保護 (DLP) ポリシーを実装することで達成できます。 詳細については、「データ損失防止の詳細」 と「秘密度ラベルについて」をご覧ください。

  • Microsoft 365 とMicrosoft 365 Copilot使用率に関連するデータ ポリシーとプラクティスを文書化します。 ベスト プラクティスとして、組織は、Microsoft 365 のデータ セキュリティとガバナンスに関連するデータ管理ポリシー、アクセス ルール、ユース ケース、手順を正式に概説する必要があります。 前述のように、Microsoft 365 および Azure エコシステム内の強力なセキュリティ ツールは、組織がアクセス許可を強化し、「十分なアクセス権」を実装するのに役立ちます。これらのツールで管理者が定義するポリシーと設定は、Microsoft 365 だけでなく、データの過剰共有を防ぐだけでなく、Microsoft 365 Copilotによっても使用されます。 データ ガバナンス ポリシーを文書化していない組織は、Microsoft 365 Copilotを実装する前にこれを検討する必要があります。 包括的なデータ ガバナンス ポリシーの作成には、次の規則を体系化する必要があります。

    • 制限付きデータ
    • 匿名化の手順
    • スチュワードシップ ロール
    • 従業員のトレーニング要件
    • アクセス承認手順
    • 監視プラクティス
    • その他の実施可能なポリシー

    組織は、会社全体でデータ ガバナンス ポリシーを共有し、定期的に更新する必要があります。 例えば、組織は、ユーザー アクセスを制限する機密データを定義するデータ ガバナンス ポリシーを作成し、特定のデータ セットの匿名化を要求し、Microsoft 365 のデータ プラクティスを継続的に監督するデータ ガバナンスの専門家またはチームを指定できます。 この方法でガバナンス要件を正式化すると、組織全体で説明責任を生み出すことができます。

Microsoft 365 と Microsoft 365 Copilotの両方が法的および倫理的なデータ標準に準拠するためには、堅牢なガバナンスが不可欠です。 ベスト プラクティスとして、組織は、データ制限、匿名化、スチュワードシップ、SharePoint 高度な管理 ポリシー、トレーニングを実施するために、機能間データ、セキュリティ、コンプライアンス チームを任命する必要があります。

また、組織は、最初の監査、アクセス制限、ガバナンス ポリシーは、最初に Microsoft 365 とMicrosoft 365 Copilotを展開するときに重要ですが、データ ガバナンスは反復的で継続的なプロセスと見なす必要があることにも留意する必要があります。 どうしてでしょうか? データ資産と使用パターンは、時間の経過と共に必然的に進化するためです。 以下に例を示します。

  • 組織は、ビジネス ニーズの変化に応じて新しいデータ リポジトリを追加します。 新しいリポジトリには、監査と適切なアクセス コントロールが必要です。
  • ユーザーとアクセス許可は変化します。 ビジネスでは、特に従業員が入れ替わるにつれ、変化は絶え間なく起こります。 例えば、新入社員の入社や既存社員の役職変更などです。 管理者は、それに応じてアクセスを付与または取り消す必要があります。
  • 規制とコンプライアンス要件は変化します。 データ ポリシーには、新しい制限が反映されている必要があります。

変化に後れを取らないよう、組織は以下のような定期的な見直しと更新を行う必要があります。

  • アクセス権の変更を必要とする可能性がある新しいデータ ソースの月単位の監査。
  • 新しい過剰露出を特定するための、アクセス許可と外部共有の四半期ごとのスキャン。
  • 新しい規制を更新し、従業員のトレーニングを刷新するための年次ポリシー レビュー。

この継続的なプロセスを監督するデータ ガバナンスの専門家またはガバナンス チームを任命することで、現在進行形かつ進化するデータ ポリシーとアクセス コントロールのセットとして定着させることができます。 このプロセスにより、Microsoft 365 とMicrosoft 365 Copilot ガバナンスを時間の経過に伴う変化に適応させることもできます。

サイトのコンテンツを検索可能にする、または禁止する

ユーザーがサイトで検索すると、列、ライブラリ、ページなどの多くの場所から結果が得られます。 サイト所有者は、サイトの検索設定を変更して、サイトのコンテンツを検索結果に表示できるかどうかを決定できます。 このプロセスは、インデックス作成と呼ばれます。 検索設定では、検索インデックスに含まれるコンテンツを定義します。 インデックスが作成されたサイトのコンテンツが検索結果に表示されます。 サイト所有者は、設定を使用して、サイトのコンテンツにインデックスを付けるか、インデックスを作成できないようにするかを制御できます。

コンテンツに対するアクセス許可は、ユーザーが検索結果にコンテンツを表示できるかどうかにも影響します。 アクセス許可と検索設定のしくみを理解すると、ユーザーが検索結果に適切なドキュメントやサイトを確実に表示できるようになります。

注:

検索結果は常にセキュリティトリミングされるため、ユーザーには表示するアクセス許可を持つコンテンツのみが表示されます。 検索設定では、検索インデックスに含まれるコンテンツのみが定義されます。

ユーザーがコンテンツを表示するためのアクセス許可を持っているが、検索結果で見つけることができない特定のシナリオがあります。 詳細については、「新しいOffice 365 グループを作成した後、グループ所有者の検索結果が表示されない」を参照してください。

コンテンツは、サイト、リスト、ライブラリ、Web パーツ、列など、さまざまな場所に格納されます。 既定では、サイト、リスト、ライブラリ、Web パーツ ページ、または列に含まれるほとんどのコンテンツがクロールされ、検索インデックスに追加されます。 検索インデックスの内容は、従来の検索エクスペリエンスと最新の検索エクスペリエンスの両方で検索結果に表示できるコンテンツを決定します。 アイテム、リスト、ライブラリ、サイトなどに設定されるアクセス許可は、ユーザーが検索結果にコンテンツを表示できるかどうかにも影響します。

既定では、サイトのコンテンツは検索結果に表示されます。 サイト所有者またはサイト コレクション管理者が、特定のサイトのコンテンツを検索結果に表示できないように指定した場合、そのサイトに設定されているリスト、ライブラリ、ASPX ページ、列などのその他の検索結果設定は効果がありません。 同様に、サイト所有者またはサイト コレクション管理者がリストまたはライブラリコンテンツが検索結果に表示されないようにする場合、列を除外しても効果はありません。 検索を効果的に計画するには、より高いレベルから継承される設定を把握することが重要です。

SharePoint サイトのコンテンツが検索結果に表示されないようにするには、次の手順を実行します。

注:

この設定を変更するには、アクセス許可の管理アクセス許可レベルが必要です。 このアクセス許可レベルは、" サイト名 " 所有者グループに含まれています。

  1. SharePoint サイトで、画面の右上隅にある 歯車 (設定) アイコンを選択します。
  2. 表示されるメニューで、[ サイトの設定] を選択します。 [サイトの設定] が表示されない場合は、[サイト情報] を選択し、[すべてのサイト設定の表示] を選択します。
  3. [ 検索] で、[ 検索とオフラインの可用性] を選択します。
  4. [ サイト コンテンツのインデックス作成 ] セクション の [検索結果にこのサイトを表示することを許可する] で、[ はい ] を選択して、サイトのコンテンツを検索結果に表示できるようにします。 検索結果にコンテンツが表示されないようにするには、[いいえ] を選択 します。

Microsoft Search は、ユーザーがファイルやドキュメント、内部サイトやビジネス ツール、ユーザーとグループ、場所と指示、会話や回答などの情報を見つけるのに役立つわかりやすいインターフェイスを提供します。 これは、メール、ファイル、SharePoint ファイル、OneDrive コンテンツ、その他の共有リソースなど、すべてのデータ ソースに安全にアクセスすることで実現されます。 Microsoft Search を使用すると、インターネットからも検索結果を取得できます。

Microsoft Search は Microsoft 365 の一部であり、この機能をサポートしているすべての Microsoft アプリに対して既定で有効になっています。 セットアップは必要ありませんが、いくつかの基本的な管理タスクを使用して、Microsoft Search の全体的なエクスペリエンスを向上させることができます。 管理者として、効率的でユーザー フレンドリな Microsoft Search の操作性を組織内で実現するために、いくつかの点を考慮する必要があります。

  • Microsoft Search を管理する準備をします。 グローバル管理者は、organizationの検索設定とコンテンツを管理できるユーザーにこれらのロールを割り当てる必要があります。

    • 検索管理者。このロールでは、検索結果コンテンツを作成および管理し、organization内の検索結果を改善するためのクエリ設定を定義できます。 Search 管理者は、Microsoft Search の構成を管理し、Search エディターが実行する権限を持つコンテンツ管理タスクをすべて実行できます。
    • 検索エディター。 Microsoft 365 管理センターで Microsoft Search のコンテンツを作成、管理、削除します。 この役割には、よく寄せられる質問や回答、重要な場所や位置、頻繁に検索および使用されるサイトやアプリなどの編集コンテンツを作成および管理する権限があります。

    ヒント

    検索管理者は、ユーザーに表示する結果の種類を選択することで、エンド ユーザーの検索エクスペリエンスに直接影響を与えます。 ユーザーが組織内で検索するさまざまなトピックに対して、信頼できるコンテンツを 1 人で選択して作成するのは難しい場合があります。 Microsoft では、検索エディターとして追加することで、主題の専門家 (SME) やその他のユーザーの専門知識と知識を活用することをお勧めします。 グローバル管理者は、現在、検索管理者と検索エディターロールを割り当てる必要があります。

  • Microsoft Search を構成します。 [設定] > [検索 & インテリジェンス] に移動して、Microsoft 365 管理センターから Microsoft Search を管理します。

  • 回答を作成して Microsoft Search を強化します。 Microsoft Search は、ユーザーの堅牢な検索エクスペリエンスを構築するために使用できるツールを管理者に提供します。 さまざまな種類の回答をキュレーションして、ユーザーの検索に信頼性の高い結果を提供できます。 ブックマークは、最も一般的に使用される回答の種類です。 ユーザーのクエリに最適な結果を検索結果の先頭に昇格させ、ユーザーが探しているものを簡単に見つけられるようにします。 例:

    • 会社に関する情報、Windows アプリや Office アプリのヘルプなど、すべてのユーザーが利用できる情報コンテンツ。
    • 組織内ユーザーが、日常業務で検索するコンテンツ。
    • 従業員の福利厚生、時間と経費のレポート、発注書の発行、IT サービスからのヘルプの入手など、業務関連の一般的な検索項目です。