organization全体でMicrosoft 365 Copilot導入を促進する

さまざまな業界の組織が人工知能 (AI) について話し合い、大規模にデプロイしてきました。 組織がこの取り組みを支援するために、Microsoft はMicrosoft 365 Copilot導入プレイブックを作成しました。これは、管理者やビジネス リーダーが Copilot の導入を促進するのに役立つ段階的な実装ガイドを提供します。 このプレイブックは、Microsoft 365 Copilotアーリー アクセス プログラムの分析情報から通知を受け取り、AI を活用したorganizationを迅速に作成し、使用状況とエンゲージメントを促進し、進行状況と影響を追跡するための実用的な手順を提供します。 次のような重要な質問に回答します。

• 最初の Copilot ライセンスは誰に付与すればよいですか?
• organizationはどこで最も生産性が向上しますか?
• 従業員を迅速に稼働操作方法?
• Copilot で早期の勢いを構築することが重要なのはなぜですか?
• 業績はいつ表示されますか?
• 影響を測定する方法は何ですか?

次の図は、Microsoft 365 Copilot導入ロードマップを構成する次の 4 つのフェーズを示しています。

このトレーニング ユニットは、各導入フェーズを構成する手順をまとめたものです。 これらの手順の詳細については、「Microsoft 365 Copilot導入プレイブック」を参照してください。

フェーズ 1 - 準備

このフェーズに含まれる手順は、Microsoft 365 Copilotのorganizationを準備するように設計されています。

手順 1: セキュリティとデータの設定を確認する

Microsoft 365 Copilotは、エンタープライズ レベルのセキュリティ、コンプライアンス、プライバシー、ID、責任ある AI に対する包括的なアプローチに基づいて構築されています。 Copilot は既存の Microsoft 365 データとセキュリティアクセス許可を自動的に継承するため、セットアップが簡単になります。 また、ロールアウトを開始する前にコンテンツ管理プラクティスとデータ ガバナンスを確立することの重要性も強調しています。

Copilot との安全なコラボレーションを確保するには、IT リーダーと連携して、現在のデータとセキュリティ ポリシーを確認します。 また、プライベート コンテンツとデータが保護されたままであることを従業員に安心させるのも重要です。 この点で、Copilot は、既に使用しているメールや検索などのクラウドに接続されたサービスに似ています。 IT 部門によって確立されたorganizationの既存のベスト プラクティスに引き続き従うようチームに勧めます。 ベスト プラクティスとしては、SharePoint サイトの使用、アクセス許可の管理、秘密度ラベルの使用などがあります。

手順 2: ライセンスの割り当てを意図的に行う

ビジネスへの影響を最大化するには、全体的なライセンス展開戦略を決定する必要があります。 Microsoft では、ビジネスの 2 つまたは 3 つの重要な領域にライセンスを集中し、そこから拡張することをお勧めします。 アプローチを決定するときは、次の要素を検討してください。

現在の使用状況の傾向を確認する

Microsoft 365 製品の最も重いユーザーは、Copilot ライセンスの利点を享受するために十分な位置にあります。 Copilot ライセンスを最も使用しているユーザーを評価する方法の 1 つは、Microsoft Vivaを利用した Microsoft Copilot ダッシュボードです。 [ 準備 ] タブに移動して、技術的な資格と Microsoft 365 ユーザーの合計数を確認します。

各ビジネス機能またはチームのユース ケースを定義する

Copilot を実装する方法を決定するときは、解決する必要があるビジネス上の問題を特定し、AI を課題に適用します。 各チームには、Copilot の実装方法について明確に定義された目標または特定のユース ケースが必要です。 この追加の特異性レイヤーにより、テクノロジがロールとレベル間のワークフローに効果的に統合されます。 たとえば、Microsoft では、顧客サービスを向上させるために階層化されたサポート モデルを再考しました。 ユース ケース メトリックは次のように定義されています。

• 新しいエージェントのオンボード時間を短縮します。
• 知識へのアクセスを合理化する。
• 反復的な管理タスクを排除する。
• チケットの量を減らす。

Microsoft では、カスタマー サービスに対するこの AI を活用したアプローチにより、最初の応答時間が 9% 短縮され、平均処理時間が 12% 短縮され、チャットで処理されるケースが 9% 増えるなど、より多くの顧客にサービスが提供されました。 ジュニア エージェントは、ピア サポートなしで解決されたケースで 13% 増加し、より迅速にオンボードされました。 最初に特定のユース ケースと影響の大きい領域に焦点を当てると、Copilot の投資収益率 (ROI) を最大化し、導入をスケールアップするためにorganizationをより適切に準備できます。

特定のビジネス機能内のチーム全体に Copilot を割り当てる

ライセンスを薄く分散しないようにします。 チーム全体がアクセスできる場合は、分析情報を共有し、相互に学習できます。 また、より多くの従業員がCopilotを一貫して効果的に使用するにつれて、Copilotがorganizationに与える影響が乗算されます。 開始するビジネス領域を選択するには、最大の機会や問題点について考えます。 多くの早期アクセスのお客様は Customer Service と Sales で開始されましたが、Copilot が最も価値を追加できる場所を決定するための 1 つのサイズに適合するアプローチはありません。

たとえば、Microsoft は営業、マーケティング、カスタマー サービス、人事、財務で始まりました。 これらのビジネス機能は、Microsoft のチームが会議、メールの作成、反復的なタスクの実行、大量のデータと情報の検索に多くの時間を費やした場所です。 対照的に、Microsoft の早期アクセス プログラムのお客様は、カスタマー サービス、セールス、カスタマー エクスペリエンスの各チームから始まりました。 サービス チームは、Copilot を使用して、関連するポリシーの表示、チケットの要約、マニュアルからのステップ バイ ステップの修復手順へのアクセスを行いました。 営業チームとカスタマー エクスペリエンス チームは、Copilot を使用して、追加の深さとコンテキストで顧客の対話を強化し、アクションと次の手順を要約しました。

手順 3: AI カウンシルを作成する

多くの企業は、organization内の AI ソリューションの開発、デプロイ、評価を監督およびガイドするために、機能をまたがる AI 協議会を形成しています。 Copilot は、AI カウンシルを確立するのに役立つ触媒となり、organizationに対する早期の AI の勝利を確保するための優れた方法となります。 AI 協議会は会社のニーズを一意に反映できますが、次のメンバーを含める必要があります。

• IT 有効化チーム。 技術的な観点から、organizationが Copilot をシームレスに実装できるようにします。 このチームは、準備とロールアウト、オンボード サポートの提供、フィードバックとコンプライアンスの管理を担当します。
• 変更管理チーム。 AI 協議会と従業員の間の橋渡しとして機能し、導入の進捗状況を監視し、フィードバックを収集し、Copilot が人々の毎日の仕事に不可欠な部分となるコラボレーション環境を促進するのに役立ちます。
• エグゼクティブ スポンサー。 導入を促進し、従業員間のテクノロジに対する信頼を浸透させます。 アクティブなチャンピオンであるエグゼクティブ スポンサー (Copilot の使用方法を示し、その利点について話す) は、生成的 AI を日々のプロセスに受け入れて統合することは、単に受け入れられていないことを示しています。
• リスク管理の専門家。 関連する AI 規制と倫理基準に対する全体的なコンプライアンスを確保することで、会社の最善の利益を表します。 また、organizationの AI イニシアチブが透明性があり、責任を負い、信頼できることを保証するのにも役立ちます。

追記。 詳細については、「 AI の時代をリードする: このプロセスをガイドする AI カウンシルの作成 」を参照してください。

手順 4: ユーザーが新しい作業習慣を構築できるようにする

効果的な変更管理は、Copilot のような AI ツールを実装するために不可欠です。これにより、organizationは新しいテクノロジだけでなく、新しい働き方と見なされます。 リーダーは態度を測定し、期待を管理する必要があります。

• 態度と関心を測定します。 変更管理の重要な部分は、AI に関する多様な視点が存在することを認識し、熱意と懐疑主義の組み合わせが見られる可能性があることを認識することです。 現在、ナレッジ ワーカーの 75% が職場で AI を使用しています。 しかし、そのうちの 46% は、6 か月前に使用を開始したばかりです。 効果的な導入戦略は、これらの多様な態度に対応し、サポート、トレーニング、明確なコミュニケーションを提供して、ワークフローと考え方を AI を活用した仕事の未来に移行する必要があります。
• 期待を管理します。 このトレーニングとコミュニケーションの一環として、ユーザーは Copilot ができることとできないことを明確に理解することが重要です。 同様に重要なのは、AI 機能をいつ使用し、いつ人間の専門知識に依存するかを人々に教育することです。 ユーザーが運転席に座っていることを強調すること、またはパイロットがそうする場合は、AI の制限と強みを全体的に伝える優れた方法です

フェーズ 2 - オンボードとエンゲージ

このフェーズに含まれる手順は、Microsoft 365 Copilotの使用とエンゲージメントを促進するように設計されています。

手順 5: Copilot ユーザー コミュニティを作成する

AI の導入を促進する最良の方法の 1 つは、動的な知識共有エコシステムを作成するピア ラーニングを通じて行われます。 この新しい働き方に関する話題を生み出し、個々の個人が Copilot を正常に実装した他のユーザーから学び、特定の役割に関する実用的なヒントを示します。 人々がつながり、自分の経験について話し合う仮想空間を作成することは、この勢いの構築を始めるのに最適な場所です。 共有の手段は、ユーザーに学習プロセスの所有権を与えるので、価値があります。

organizationの Copilot ユーザー コミュニティを構築するには、次の手順を実行する必要があります。

1. AI カウンシルの Teams グループ チャットを作成して、目標とベスト プラクティスについて話し合います。
2. Viva Engageを使用して、従業員にヒントの共有、質問、回答のアップ投票を行う場所を提供します。
3. Microsoft Formsを使用して、動作している内容とそうでないものをログに記録します。 AI カウンシルは、これらの分析情報を使用してロールアウトを改善し、トレーニング セッションに通知し、ビジネスに最適なユース ケースを見つけることができます。
4. アプリ間での使用を促進する事前設定済みで設計された投稿用の Microsoft のオンボード ツールキットをダウンロードします。

手順 6: 道をリードするチャンピオンを特定する

AI カウンシルと同様に、Copilot のチャンピオンと早期導入者が、より広範な導入を促進するための鍵となります。 このグループは例を挙げ、毎日の仕事におけるCopilotの実用的な利点を紹介する必要があります。 さらに、彼らの肯定的な経験は、自然に同僚の間で好奇心と関心を刺激し、より広範な使用を奨励する必要があります。

Copilot チャンピオンと早期採用者を特定するには、次の手順を実行する必要があります。

1. パワー ユーザーを特定するのに AI カウンシルを活用します。
2. Copilot ユーザー コミュニティを見て、誰がヒントを共有しているか、フィードバックを提供しているか確認します。
3. マネージャーに連絡して、チーム代表を特定します。
4. Copilot ダッシュボードを使用して使用状況を測定します。

手順 7: 継続的なトレーニングを標準にする

通常、従業員は Copilot ですぐに生産性が向上しますが、定期的に Copilot の使用方法を個人的に進化させるために、ユーザーごとに 6 ~ 12 か月かかる場合があります。 そのため、継続的なトレーニングを提供することは、その体験を最適化するために不可欠です。

プロンプトは、AI ツールから適切な結果を得るための明確なコマンドを与えるプロセスであり、多くの従業員にとって新しいスキルである可能性があります。 入力が優れていると出力が向上するため、Copilot が作業プロセスの自然な拡張になるため、一貫したプラクティスが必要です。

ビジネス リーダーは、さまざまなリソースとガイダンスを公表し、ベスト プラクティスの共同共有を促進する必要があります。 これにより、Copilot ユーザーは新機能の更新を維持し、問題のトラブルシューティングを行い、お互いのエクスペリエンスから学ぶことができます。 継続的学習の文化は、Copilot のユーザー エンゲージメント、満足度、生産性を高めることもできます。 organizationの開始に役立つ上位のトレーニング リソースを次に示します。

• プロンプト ガイダンス。 素晴らしいプロンプトのための成分を理解します。
• Copilot の導入。 organizationで Copilot をデプロイ、使用、スケーリングするためのリソースを取得します。
• Copilot Lab. より良いプロンプトのヒントを見つけ、さまざまなアプリで試すプロンプトを調べる。
• 仕事のためのCopilot。 仕事のシナリオと、Copilot が AI アシスタントになる方法について説明します。
• Viva Learning。 コース カタログを使用して、AI の世界の新しいスキルを学習します。

フェーズ 3 - 影響を提供する

このフェーズに含まれる手順は、organizationの導入の進行状況とビジネスの結果を追跡するように設計されています。

手順 8: Microsoft Copilot ダッシュボードを使用して影響を定量化する

Microsoft Copilot ダッシュボードを使用すると、組織は、ロールアウトのすべてのフェーズでの使用状況と導入をリアルタイムのデータと分析情報で測定できます。 ダッシュボードには、Copilot が付加価値を追加している場所と、有効化戦略によってさらに大きなメリットが生まれる可能性がある場所をリーダーが理解するのに役立つ情報が提供されます。 たとえば、アプリごとのアクティブな Copilot ユーザーの数と、それらのアプリでキーの Copilot 機能が使用された回数です。 Microsoft Vivaサブスクリプションを使用すると、より多くのレポート機能とより深い機能を得ることができます。

手順 9: AI カウンシルと定期的に会う

AI 協議会と定期的に会議を行うと、その取り組みをサポートする方法を理解するのに役立ちます。 早期アクセス プログラム ユーザーのエクスペリエンスに基づいて、Copilot 実装を使用して変更が迅速に行われます。 何がうまく機能しているのか、潜在的な機会、新しい働き方に関連する課題について話し合います。

Copilot でのorganizationのエクスペリエンスを最大限に高めるために、最初の 2 か月の期間が経過した後に AI 評議会会議を継続的な優先順位に設定します。 その時点で、生産性とビジネス価値が大幅に向上する可能性があります。 また、長期的な AI 目標に焦点を移す準備が整っているでしょう。

手順 10: 成功を公に祝う

新しいツールを実装するには、複数の分野で協調的な作業が必要です。 そのため、Copilot 導入戦略で達成したマイルストーンを一時停止して祝ってください。 ロールアウトの成功に貢献したチームの取り組みを確認し、パワー ユーザーを特定します。 これらのストーリーは、インスピレーションの強力な源として機能し、Copilotがあなたのorganization内で具体的な利点を提供する方法を紹介します。 成功事例は、導入の推進、利害関係者の関与、organizationが Copilot の影響を最大化し、透明性と現実的な期待を維持する上で重要な役割を果たします。

フェーズ 4 - 拡張と最適化

このフェーズに含まれる手順は、Copilot エージェントでMicrosoft 365 Copilotを拡張するように設計されています。

手順 11: ビジネスに合わせて Copilot を調整する

チームが Copilot の使用を向上させるにつれて、Microsoft 365 の外部に存在するビジネス データ、アプリ、ワークフローにさらに深く接続できるようにしたいと考えています。 この機能は、開発者がMicrosoft Copilot Studioで構築したエージェントでMicrosoft 365 Copilotを拡張するときに可能になります。

• すべてのビジネス データに対して Copilot をグランドします。 Copilot エージェントに、会社のデータベース、カスタム バックエンド、さらにはオンプレミスのレガシ システムなど、organizationのレコード システムへのアクセスをセキュリティで保護します。 これにより、Copilot はビジネスの理解を深め、ユーザーのプロンプトや質問に最適な応答を得るためにクエリを実行するアプリとリソースを学習できます。
• エージェントを使用してワークフローを自動化します。 ユーザーは、経費の提出、従業員のオンボード、特典の更新など、面倒なビジネス プロセスとワークフローを簡素化および自動化するエージェントを作成できます。
• 作業フローにエージェントを作成します。 Teams、Business Chat、SharePoint など、従業員が最も頻繁に使用するアプリケーションにエージェントをすばやく作成して直接発行します。 Copilot は、Microsoft 365 以外のシステムに簡単に接続して、AI を最大限に活用できるようにします。 たとえば、SharePoint の旅行ポリシーと SAP での進行中の経費予算へのアクセス権を Copilot に付与する場合、従業員の質問に対して正確でセルフサービスの回答を提供できます。たとえば、"この四半期に残っているチームの旅行予算はどのくらいですか?
• エージェントを簡単に制御および管理できます。 開発者がエージェントを構築しても、IT は引き続き担当します。 新しく構築されたエージェントを一元的に管理し、適切なアクセス制御、ユーザー制御、分析を使用してセキュリティで保護する必要があります。

手順 12: ロールベースのエージェントを使用して最適化する

Microsoft は、すぐに使える新しい Copilot エージェントを継続的にリリースしており、特定のタスクや機能に合わせて調整されているため、最初から始める必要はありません。 現在、またはパブリック プレビューでは、次のロールベースのエージェントを使用できます。

• Microsoft 365 Copilot for Service。 このエージェントは、既存のコンタクト センターを AI で拡張して、サービス エクスペリエンスを強化し、エージェントの生産性を向上させます。
• Microsoft 365 Copilot for Sales。 このエージェントは、顧客関係管理 (CRM) プラットフォームと接続して、営業分析情報と次世代 AI を作業フローに取り込みます。
• Microsoft 365 Copilot for Finance。 このエージェントは、organizationの財務システムに接続して、Microsoft Outlook、Excel、Microsoft Teams、その他の Microsoft 365 アプリケーションでロール固有のワークフロー自動化、ガイド付きアクション、推奨事項を提供します。

これらの領域は、特定のロールの Copilot の拡張を検討できるほんの一部です。 Microsoft は、ユーザーが新しい AI スキルを学ぶ際にorganizationをサポートするためにここにいます。また、ビジネスの道筋を示しています。