SharePoint コネクタでのトリガーとアクションの詳細を確認する

トリガーとアクションは、あらゆる Power Automate フローの基本です。 SharePoint コネクタは、SharePoint ワークフローの自動化と効率化に役立つさまざまなトリガーとアクションを提供します。 トリガーはフローを開始するイベントであり、アクションは Power Automate がワークフローの一部として実行するタスクです。 これらのトリガーおよびアクションを効果的に使用することで、リスト、ライブラリ、およびドキュメント セットを管理するための堅牢なフローを作成できます。

トリガーはワークフローの開始点です。 これらは、フロー内で定義したステップをいつ開始するかを Power Automate に伝えます。 フローを開始する際に SharePoint トリガーを使用する必要はありません。 たとえば、インスタント クラウド フローやスケジュールされたクラウド フローを構築できます。 ただし、SharePoint コネクタには、SharePoint サイト、リスト、またはライブラリの変更やアクションに対応できる一般的なトリガーがいくつか用意されています。

最も一般的なトリガーは次のとおりです。

• アイテムが作成されたとき - このトリガーは、ユーザーが SharePoint リストに新しいアイテムを追加するたびにフローを開始します。 たとえば、ユーザーがプロジェクト リストに新しいタスクを追加したとき、このトリガーを使用してメール通知を送信したり、別のシステムを更新したりすることができます。 同様のトリガーであるアイテムが作成または変更されたときは、ユーザーが既存のアイテムを変更したときにトリガーするよう条件を拡張します。

  注

  これらのトリガーは、SharePoint ドキュメント ライブラリでユーザーがファイルを作成または変更したときにはアクティブになりません。 アイテムという単語は、特にリストに適用される用語です。 品目はリストに含まれていますが、ファイルはドキュメント ライブラリに含まれています。

• アイテムが削除されたとき - ユーザーがリストからアイテムを削除したときに対応するには、このトリガーを使用します。 たとえば、削除を別のシステムに記録したり、チーム リーダーに通知したりすることができます。

• フォルダー内でファイルが作成されたとき - このトリガーは、ドキュメント ライブラリで選択したフォルダーにユーザーがファイルをアップロードするとアクティブになります。 これは、ドキュメントの確認または承認プロセスが関係するワークフローで特に役立ちます。

• ファイルが削除されたとき - このトリガーは、選択したドキュメント ライブラリからファイルが削除されたときにアクティブになります。 このトリガーを使用して、メタデータをアーカイブしたり、ログを更新したり、ユーザーに通知したりして、ファイルの削除に対応します。

アクションは、フローがトリガーされた後に Power Automate が実行するタスクを定義します。 SharePoint コネクタは、SharePoint サイトのリスト、ライブラリ、他のコンポーネントとやり取りための幅広いアクションを提供します。 このモジュールでは、利用可能なアクションの一部のみ取り上げますが、必ず時間を取って利用可能なすべてのアクションを調べ、それらの使用方法について考えてください。

次の一覧では、よく使用するアクションについて説明し、それらを使用する方法の実際の例を示します。

• 項目の取得 - 指定した条件に基づいて SharePoint リストからデータを取得します。 たとえば、このアクションを使用すると、プロジェクト追跡リストのすべての開いているタスクを取得し、割り当てられたユーザーにアラームを送信できます。
• 項目の作成 - 新しい項目を SharePoint リストに追加します。 一般的なユース ケースとしては、モデル駆動型アプリなどの別のシステムにユーザーがサポート チケットをログに記録するたびに、タスク リストにタスクを作成することが挙げられます。
• 項目の更新 - SharePoint リストの既存の項目を変更します。 たとえば、このアクションを使用すると、ユーザーがキャンバス アプリでタスクを完了とマークしたときに、タスクのステータスを完了に更新できます。
• 項目の削除 - SharePoint リストから品目を削除します。 ごみ箱のワークフローが開始されていない限り、削除された項目はシステムによって完全に削除されます。注意してこのアクションを使用してください。
• ファイル コンテンツを取得 - ドキュメント ライブラリに保存されているファイルのバイナリ コンテンツを取得します。 このアクションは、テキストの展開や形式の変換など、ファイルの処理が関係するワークフローで役に立ちます。
• SharePoint への HTTP 要求の送信 - 組み込みアクションで直接サポートされていない高度な操作を実行します。 たとえば、このアクションを使用して、項目をバッチ処理したり、REST API 呼び出しを通じてリスト設定を構成したりできます。 このアクションは高度な機能ですが、SharePoint コネクタを通じて利用できる機能の多さを強調するため、この入門モジュールに含まれています。

このユニットのリストでは、SharePoint コネクタで何ができるかについてほとんど紹介していません。 利用可能なトリガーとアクションを調べる際は、Power Automate で手動タスクを自動化し、コラボレーションを強化すれば、時間を節約できる上、生産性を高められるので、検討してください。 このモジュールの次のユニットでこれらの概念をアクションに組み込み、簡単で強力なフローの構築方法を説明します。