Outlook의 Microsoft 365 Copilot을 사용하여 전자 메일 요약 및 초안 작성

Outlook의 Microsoft 365 Copilot 전자 메일을 더 쉽게 관리할 수 있으므로 효과적인 통신에 더 집중할 수 있습니다. 긴 전자 메일 스레드를 이해하고, 다양한 관점을 이해하고, 답변이 이루어지지 않은 질문을 찾는 데 도움이 됩니다. Copilot에서 프롬프트를 사용하여 신속하게 회신하거나 Microsoft 365의 리소스를 사용하여 짧은 메모를 완전한 전자 메일 내용으로 바꿀 수 있습니다. 또한 메시지의 어조와 길이를 쉽게 조정할 수 있습니다.

이 짧은 비디오에서는 Outlook의 Copilot 대한 간략한 소개를 제공합니다.

전자 메일 스레드 요약

Outlook의 Copilot 이메일 관리를 간소화하도록 설계된 스레드 요약 기능을 소개합니다. 이 기능을 통해 Outlook은 간결한 글머리 기호를 제공하거나 선택한 전자 메일 스레드에 대한 전체 요약을 생성하여 읽기 창의 스레드 위에 표시합니다. 이를 통해 긴 전자 메일 대화의 핵심 사항을 더 쉽게 파악할 수 있습니다. 또한 요약에는 특정 응답에 대한 링크가 포함되어 스레드의 다른 부분에 빠르게 액세스할 수 있습니다.

전자 메일 초안 작성

Outlook의 Copilot은 전자 메일의 초안을 더 빠르게 작성할 수 있도록 돕는 전자 메일 초안 작성 기능 또한 도입합니다. 이 기능은 자연어 처리를 사용하여 메시지 맥락을 기반으로 내용을 제안하여 전자 메일을 작성하는 데 도움을 줍니다. Outlook의 Copilot은 사용자가 제공한 정보를 사용하여 전자 메일을 처음부터 작성하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 예를 들어 주제와 몇 가지 글머리 기호를 제공하여 새 전자 메일을 시작할 수 있습니다. Outlook의 Copilot은 이 정보를 바탕으로 전체 전자 메일을 작성합니다.

응답의 어조나 길이를 조정하여 초안을 개선할 수 있습니다. 예를 들어 Outlook의 Copilot에 전자 메일을 더 공식적인 어조 또는 친근한 어조로 작성하라든지 더 길거나 짧게 만들라고 요청할 수 있습니다.

Copilot에 요청하여 동일한 이메일에 대해 각기 다른 어조와 길이를 가진 여러 개의 초안을 생성할 수 있습니다. 생성 후에는 Copilot 창에서 앞으로 및 뒤로 화살표를 선택하여 다양한 초안을 살펴볼 수 있습니다. Copilot는 현재 사용 중인 초안(예: 3개 중 2개)을 알려줍니다. 이를 확인하며 앞으로 또는 뒤로 화살표를 선택해 한 초안에서 다른 초안으로 빠르게 이동할 수 있습니다.

Copilot 초안을 검토할 때 다음 사항을 염두에 두어야 합니다.

• 시작할 때의 인사말(안녕하세요/안녕하십니까 등)과 마무리 인사(마음을 담아/이만 줄입니다/감사합니다 등)에 특히 주의하세요. 상대방 및 보내려는 메시지의 유형에 맞는 적절한 어조를 사용했나요? 예를 들어 심각하거나 전문적인 전자 메일인 경우 너무 가벼운 인사말은 피하는 것이 좋을 것입니다.
• 메시지의 전체적인 어조를 확인하세요. 원하는 전자 메일 유형에 비해 너무 가볍거나, 너무 격식체이거나, 너무 직설적이지는 않은가요?
• 메시지의 길이를 확인합니다. 너무 짧아서 전자 메일로 전해야 하는 핵심 사항을 적절하게 전달하지 못하나요? 아니면 너무 길어서 받는 사람이 불필요한 내용에 시간을 허비하게 되나요? 길이를 볼 때 상대방 또한 고려하세요. 경영진은 일반적으로 긴 문단보다는 메시지의 요점을 빠르게 파악할 수 있는 글머리 기호로 정리된 짧은 이메일을 선호합니다.
• 상대방을 고려할 때 메시지에 너무 단순하거나 너무 복잡한 표현으로 항목이 설명되어 있나요? 예컨데 단순한 표현으로 설명된 항목은 상대가 전문가인 경우 무시당하는 느낌을 줄 수 있습니다. 예를 들어 Copilot가 IT 전문가에게 보낸 이메일에서 VPN을 처음으로 언급할 때 "가상 사설망을 의미하는 것은 무엇인가요?"라고 말하여 이를 따르나요? 반대로 받는 사람은 전자 메일을 보낼 때 메시지의 필수 요소를 파악하고 흡수하지 못할 수 있습니다.
  • 지나치게 복잡함.
  • 기술 전문가가 아닌 상대를 대상으로 기술 용어를 너무 많이 사용함.
  • 상대가 해당 내용에 익숙하지 않을 수도 있을 때 약어의 의미를 설명하지 않음.

Outlook의 Copilot은 Copilot 창에서 다음과 같은 초안 개발 관리 옵션을 제공합니다.

• (위쪽 화살표) 아이콘을 생성합니다. Copilot에서 첫 번째 전자 메일 초안을 만들거나 초안을 업데이트하려는 경우 생성 아이콘을 선택합니다. 예를 들어 Copilot에 시작 인사말이나 마무리 인사 또는 초안 본문에 있는 내용을 변경하도록 요청하는 경우가 있을 수 있습니다. 생성 아이콘을 선택하여 프롬프트를 제출하는 경우 Copilot는 완전히 새로운 초안을 만들지만 초안의 텍스트를 다시 생성하지는 않습니다. 대신 요청된 변경 사항을 현재 초안에 적용하고 초안의 나머지 부분은 그대로 둡니다. 예를 들어 초안 2/3에 있다고 가정해 보겠습니다. 이 초안이 마음에 들지만 인사말은 마음에 들지 않습니다. 이에 따라 Copilot에게 인사말을 변경하도록 요청하는 프롬프트를 입력합니다. 그런 다음 프롬프트 필드 끝에 있는 생성 아이콘을 선택하여 이 요청을 제출합니다. 그 결과로 Copilot은 4번 초안을 만듭니다(따라서 Copilot 창에 4/4라고 표시됨). 4번 초안은 2번 초안과 정확히 동일하지만, 유일한 변경 요청 사항이었던 인사말만 새로 바뀌어져 있습니다.
• 유지. Copilot 창에서 유지 옵션을 선택하면 Copilot는 현재 초안(예: 2/5)을 Outlook 전자 메일 양식의 메시지 본문에 복사합니다. 이렇게 하면 Outlook에서 Copilot 창이 닫히며, 모든 Copilot 초안이 삭제됩니다. Copilot이 닫히면 전자 메일 메시지를 보내거나 추가로 편집할 수 있습니다. 코필로트에서 작업하는 경우 Copilot에서 만든 초안을 수동으로 편집할 수 없으며 코필로트 초안을 보낼 수도 없습니다. Copilot만 초안을 편집할 수 있습니다. Copilot은 프롬프트에 작성한 변경 요청에 대한 응답으로 또는 어조나 길이 설정을 변경하거나 완전히 새로운 초안을 다시 생성하도록 요청할 때 편집을 수행합니다. 편집하거나 전자 메일을 보내려면 먼저 초안을 유지하도록 선택하여 전자 메일의 실제 본문으로 변환해야 합니다. 초안을 유지하면 Copilot이 닫히고 다른 모든 초안이 삭제됩니다.
• 삭제. Copilot 창에서 취소 옵션을 선택하면 Outlook에서 받는 사람, CC 및 제목 줄이 그대로 남아 있는 전자 메일 양식을 열어 두지만 Copilot로 다시 쓰기 창을 닫고 모든 Copilot 초안을 삭제합니다. 전자 메일에 파일을 첨부한 경우 첨부된 상태로 유지됩니다.
• 다시 시도합니다. 다시 시도 옵션은 선택한 초안의 톤 및 길이에 만족하고 Copilot가 만들려는 다른 변경 내용이 없는 경우 새 초안을 만듭니다. 예를 들어 초안 5개 중 2번 초안의 어조와 길이가 마음에 든다고 가정해 보겠습니다. 그러나 Copilot가 메시지를 개선할 수 있는지 확인하여 다시 시도 옵션을 선택합니다. 그러면 Copilot은 2번 초안의 어조와 길이를 기반으로 6번 초안을 만듭니다. 원하는 경우 다시 시도 옵션을 여러 번 선택하여 Copilot가 새로 만든 각 초안에서 메시지 본문을 변경하는 방법을 확인할 수 있습니다.

이메일 코칭 받기

Outlook의 Copilot 이메일 코칭을 사용하여 보다 효과적인 이메일을 만드는 데 도움이 됩니다. 고급 AI 도우미 이메일 초안을 분석하고 원활한 통신을 위해 톤, 감정 및 명확성의 조정을 제안합니다.

Copilot가 이메일을 검토하고 코칭 팁을 제공하도록 다음 단계를 수행합니다.

1. 새 Windows용 Outlook 또는 클래식 Windows용 Outlook에서 새 전자 메일 창을 엽니다. 전자 메일 메시지를 입력하거나 Copilot가 초안을 만들게 합니다.

2. Copilot가 초안을 만들도록 선택한 경우 다음 단계에서 코칭 옵션을 선택하기 전에 결국 유지 옵션을 선택해야 합니다. Copilot가 이메일 초안 프로세스에 있을 때 는 코칭 옵션을 사용할 수 없습니다.

3. 도구 모음에서 Copilot 아이콘을 선택한 다음, 드롭다운 메뉴에서 코칭 을 선택합니다. 따라서 Copilot는 이메일을 검토하고 톤, 명확성 및 독자 감정을 개선하는 데 대한 제안을 제공합니다.
   

   

4. Copilot의 모든 제안을 한 번에 적용하려면 모든 제안 적용 옵션을 선택합니다. 이렇게 하면 권장되는 개선 사항을 사용하여 전자 메일 초안이 만들어집니다. 또는 제안을 개별적으로 통합하려는 경우 선택한 제안을 복사하여 붙여넣어 수동으로 통합할 수 있습니다. Copilot가 이메일을 검토하고 다른 제안 집합을 제공하려면 다시 시도 옵션을 선택합니다. 또는 해제 옵션을 선택하여 코칭 창을 닫습니다.

5. 모든 제안 적용 옵션을 선택한 경우 전자 메일을 모든 제안이 포함된 초안으로 바꿀 수 있는 새 메뉴가 표시됩니다. 초안 해제(원본 전자 메일을 변경하지 않음), 새 초안을 다시 생성하고, 실제 전자 메일의 기존 텍스트 아래에 초안 텍스트를 삽입하는 등의 다른 메뉴 옵션을 사용할 수 있습니다.

6. 만족하면 전자 메일을 보냅니다.