Microsoft 365용 Copilot에서 검색할 데이터 준비

Microsoft 365 Copilot 준비하려면 검색할 수 있도록 정보를 준비해야 합니다. 예를 들어 조직에서 이미 올바른 정보 액세스 제어 및 정책을 설정한 경우 사용자는 필요한 정보에만 액세스할 수 있으며 SharePoint와 같은 위치에서 검색할 때 다른 정보에는 액세스할 수 없습니다. 따라서 조직에서 이러한 유형의 컨트롤을 이미 구현한 경우 한 단계 앞서 있는 것입니다.

그렇지 않은 경우 조직에서 정보를 공유하는 방법을 파악하는 데 사용할 수 있는 도구와 컨트롤이 있다는 것은 좋은 소식입니다. 자동화된 컨트롤을 배치하여 올바른 수준의 액세스를 보장하고 Microsoft 365 Copilot 롤아웃하기 전에 초과 공유를 중지할 수 있습니다. 따라서 검색을 위해 Microsoft 365 테넌트에서 정보를 준비하는 것과 마찬가지로 Microsoft 365 Copilot 동일한 원칙이 적용됩니다. 이유 Microsoft 365 Copilot 각 사용자가 명시적으로 액세스할 수 있는 정보만 검색하기 때문입니다.

데이터 준비 팁

Microsoft 365 데이터 품질을 개선하는 조직은 Microsoft 365 Copilot 비즈니스 요구 사항에 맞게 보다 정확하고 관련성이 높은 제안을 생성할 수 있습니다. 관리자는 조직의 데이터 품질을 개선하기 위해 다음 모범 사례를 구현하는 것이 좋습니다.

• 중복, 오래된 및 사소한(ROT) 콘텐츠를 정리합니다. 문서, 전자 메일, 채팅, 위키 등 모든 조직 콘텐츠에 대한 광범위한 감사를 수행합니다. 더 이상 정확하지 않거나 관련이 없는 오래된 자료를 제거합니다. 예를 들어 5년이 넘은 이전 제품 사양 시트, 만료된 캠페인에 대한 홍보용 전자 메일 및 해결된 IT 티켓 대화를 삭제합니다. 공동 작업 플랫폼에서 보관/삭제 정책을 사용하도록 설정하여 부실 콘텐츠 제거를 자동화합니다. 사용되지 않는 관련 없는 콘텐츠의 지속적인 제거는 현재 고가치 정보에 Microsoft 365 Copilot 중점을 둡니다. 보존 정책 및 보존 레이블을 사용하면 조직이 업계 규정 및 내부 정책을 사전에 준수하고, 소송 이벤트 또는 보안 위반이 발생할 경우 위험을 줄이고, 사용자가 현재 관련 콘텐츠만 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.
  
  조직은 ROT 콘텐츠를 제거하는 것 외에도 비활성 SharePoint 사이트를 식별하고 클린 합니다. 비활성 사이트에는 오래된 콘텐츠가 포함되어 코필로트의 데이터 원본이 복잡해지며 응답이 정확하지 않은 경우가 많습니다. 이러한 사이트를 제거하면 Copilot가 더 나은 결과를 위해 현재 정보에 집중하는 데 도움이 됩니다. 조직은 SharePoint 고급 관리 도구인 비활성 SharePoint 사이트 정책을 실행하여 비활성 사이트를 식별할 수 있습니다. 이 정책은 비활성 SharePoint 사이트를 자동으로 식별하고 관리하여 콘텐츠 확산을 방지하고 ROT 콘텐츠를 줄입니다. 이를 통해 설정된 기간 동안 업데이트 부족 또는 사용자 활동과 같은 비활성 조건을 정의할 수 있습니다. 이 조건을 식별하면 사이트 소유자는 사이트의 활성/비활성 상태를 확인하는 메일 알림 받습니다.
• 콘텐츠를 논리적 폴더 및 사이트로 구성합니다. 파일, 전자 메일 및 페이지를 신중하게 구성합니다. 문서, 전자 메일 및 페이지를 분류하고 구성하기 위한 자세한 분류를 디자인합니다. 예를 들어 문서 라이브러리 내에서 재무 보고서를 "재무" 폴더 아래에 배치하고 마케팅 자산을 "마케팅"에 배치합니다. SharePoint 내에서 "HR 정책", "IT 리소스", "제품 설명서" 등에 대한 사이트를 만듭니다. 클라이언트 이름 및 프로젝트 코드와 같은 메타데이터를 파일에 추가하여 추가 식별합니다. 조직에서 이러한 방식으로 논리 정보 아키텍처를 설계할 때 Microsoft 365 Copilot 관계와 관련성을 유추할 수 있습니다.
• 키워드를 사용하여 파일에 태그를 지정합니다. 모든 문서, 전자 메일 및 페이지에서 레이블, 해시태그, 메타데이터 태그를 광범위하게 사용하여 특성을 설명합니다. 예를 들어 #refund, #payment 문제 또는 기타 문제 태그를 사용하여 고객 지원 티켓에 레이블을 지정합니다. 모델 번호, 시장 및 제조 연도와 같은 제품 특성을 이미지 및 사양 시트에 메타데이터 태그로 추가합니다. 철저한 레이블 지정 및 태그 지정을 통해 Microsoft 365 Copilot 콘텐츠를 신속하게 분류, 검색 및 추천할 수 있습니다.
• 파일 이름을 표준화합니다. 약어로 채워진 이름 대신 "Q3 2023 수익 보고서"와 같은 일관된 파일 명명 규칙을 적용합니다. 문서 및 프레젠테이션에 권장되는 템플릿을 설정합니다. 약어가 아닌 일관되고 설명적인 이름을 사용하는 조직은 Microsoft 365 Copilot 콘텐츠를 더 잘 파악할 수 있도록 합니다.
• 여러 버전을 통합합니다. 가능한 경우 문서, 프레젠테이션 등의 최종 버전만 유지합니다. 파일의 이전 반복을 찾고 최신 버전만 유지하도록 통합합니다. 최종 버전은 최신 버전임을 명확하게 나타내야 합니다. 중복 초안 및 오래된 버전을 제거하면 Microsoft 365 Copilot 대한 혼란과 모순이 줄어듭니다.
• 데이터 예방 습관을 촉진합니다. 조직 전체의 교육 및 변경 관리를 구현하여 직원 간에 좋은 데이터 예방 습관을 촉진합니다. 효과적으로 파일 이름 지정, 콘텐츠 태그 지정, 현재 버전만 유지, 오래된 전자 메일 및 콘텐츠 삭제 및 기타 방법에 대한 지침을 제공합니다. 데이터 예방 조치의 상위 기여자를 인식하여 게임화를 고려합니다. 또한 조직은 데이터 사용 동의를 모니터링해야 합니다. 데이터 세트에 개인 정보가 포함된 경우 직원이 Microsoft 365 Copilot 사용할 수 있도록 적절한 동의를 제공해야 합니다. 직원 목표 설정 및 검토에 데이터 품질 기대치를 작성합니다. 클린 잘 구성된 데이터를 유지하는 데 중점을 둔 문화를 수립하는 조직은 시간이 지남에 따라 높은 품질을 보장하여 Microsoft 365 Copilot 효율성을 극대화합니다.

데이터 거버넌스 고려 사항

관리자는 Microsoft 365 Copilot 위해 데이터를 준비할 때 다음 데이터 거버넌스 요소도 고려해야 합니다.

• Microsoft SharePoint 고급 관리 도구를 구현합니다. SAM(Microsoft SharePoint 고급 관리)을 구현하는 것은 특히 Microsoft 365 Copilot 통합을 준비할 때 organization 데이터 거버넌스를 향상시키는 것을 목표로 하는 관리자를 위한 전략적 움직임입니다. SharePoint 고급 관리 중요한 정보가 제대로 관리되고 보호되도록 데이터 분류, 보존 및 규정 준수를 위한 강력한 도구를 제공합니다. 이러한 도구는 데이터 무결성을 유지하고 규정 요구 사항을 충족하는 데 매우 중요하며, 조직이 Copilot와 같은 AI 기반 도구에 점점 더 의존하고 있기 때문에 중요합니다. 이러한 고급 관리 기능을 적용하는 관리자는 신뢰와 보안의 견고한 기반을 구축할 수 있으며, 이는 Microsoft 365 Copilot 성공적인 배포 및 운영에 필수적입니다. 또한 SAM은 관리자에게 데이터 사용량 및 액세스 패턴에 대한 심층적인 인사이트를 제공하는 포괄적인 감사 및 보고 기능을 제공합니다. 이러한 투명성은 잠재적 위험을 식별하고 데이터 거버넌스 정책을 준수하는 데 도움이 됩니다. 이러한 인사이트를 통해 조직은 데이터 관리에 대한 정보에 입각한 결정을 내리고 발생하는 모든 규정 준수 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다. Microsoft 365 Copilot 다양한 데이터 원본 및 워크플로와 통합됨에 따라 잘 관리되는 데이터 환경을 사용하면 AI 도구가 최적으로 작동하여 최고 수준의 데이터 보안 및 규정 준수를 유지하면서 정확하고 신뢰할 수 있는 인사이트를 제공할 수 있습니다.

• 데이터 관리자를 할당하여 준비를 감독하고 품질을 계속 유지 관리합니다. 조직은 재무 데이터, 독점 데이터, 신용 카드 번호, 건강 기록 또는 사회 보장 번호와 같은 중요한 정보를 관리하고 있습니다. 따라서 숙련된 데이터 거버넌스 전문가 또는 거버넌스 전문가 팀을 Microsoft 365 공식 데이터 관리자로 지정하는 것을 고려해야 합니다. 이 사용자는 데이터 감사, 액세스 규칙 설정, 위생에 대한 사용자 교육, Microsoft 365 및 Microsoft 365 Copilot 조직 데이터를 활용하는 방법을 지속적으로 모니터링하고 개선 사항을 제정해야 합니다. 책임 있는 데이터 관리자가 있으면 뛰어난 데이터 습관을 파악하고 AI 수명 주기 전반에 걸쳐 책임을 촉진하는 데 도움이 됩니다. 중요한 데이터를 보호하고 과도한 공유로 인한 위험을 줄이려면 조직에서는 사용자가 중요한 데이터를 공유 권한이 없는 사용자와 부적절하게 공유하는 것을 방지해야 합니다. 민감도 레이블 및 데이터 손실 방지(DLP) 정책을 구현하여 이 목표를 달성할 수 있습니다. 자세한 내용은 데이터 손실 방지에 대해 알아보기 및 민감도 레이블에 대해 알아보기를 참조하세요.

• Microsoft 365 및 Microsoft 365 Copilot 사용률과 관련된 데이터 정책 및 사례를 문서화합니다. 모범 사례로 조직은 Microsoft 365 데이터 보안 및 거버넌스와 관련된 데이터 관리 정책, 액세스 규칙, 사용 사례 및 절차를 공식적으로 간략하게 설명해야 합니다. 앞서 언급했듯이 Microsoft 365 및 Azure 에코시스템 내의 강력한 보안 도구는 조직이 권한을 강화하고 "충분한 액세스"를 구현하는 데 도움이 될 수 있습니다. 관리자가 이러한 도구에서 정의하는 정책 및 설정은 데이터 과잉 공유를 방지하기 위해 Microsoft 365뿐만 아니라 Microsoft 365 Copilot 사용됩니다. 데이터 거버넌스 정책을 문서화하지 않는 조직은 Microsoft 365 Copilot 구현하기 전에 이를 고려해야 합니다. 포괄적인 데이터 거버넌스 정책 초안 작성은 다음의 규칙을 명문화해야 합니다.

  • 제한된 데이터
  • 익명화 절차
  • 청지기 역할
  • 직원 교육 요구 사항
  • 액세스 권한 부여 절차
  • 모니터링 사례
  • 기타 적용 가능한 정책

  조직은 전체 회사에서 데이터 거버넌스 정책을 공유하고 정기적으로 업데이트해야 합니다. 예를 들어 사용자 액세스에서 제한된 기밀 데이터를 정의하고, 특정 데이터 세트의 익명화가 필요하고, 데이터 거버넌스 전문가 또는 팀이 Microsoft 365 데이터 사례를 지속적으로 감독하도록 지정하는 데이터 거버넌스 정책을 만들 수 있습니다. 이러한 방식으로 거버넌스 요구 사항을 공식화하면 조직 전체에서 책임을 만드는 데 도움이 됩니다.

강력한 거버넌스는 Microsoft 365와 Microsoft 365 Copilot 모두 법적 및 윤리적 데이터 표준을 준수하도록 하는 데 중요합니다. 모범 사례로 조직은 기능 간 데이터, 보안 및 규정 준수 팀을 임명하여 데이터 제한, 익명화, 청지기 직분, SharePoint 고급 관리 정책 및 교육을 제정해야 합니다.

또한 조직은 Microsoft 365 및 Microsoft 365 Copilot 처음 배포할 때 초기 감사, 액세스 제한 및 거버넌스 정책이 중요하지만 데이터 거버넌스를 반복적이고 지속적인 프로세스로 간주해야 합니다. 이유 데이터 자산 및 사용 패턴은 시간이 지남에 따라 결국 진화하기 때문입니다. 예시:

• 조직은 비즈니스 요구 사항이 변경됨에 따라 새 데이터 리포지토리를 추가합니다. 새 리포지토리에는 감사 및 적절한 액세스 제어가 필요합니다.
• 사용자 및 권한이 변경. 비즈니스에서 변경은 특히 직원이 들어오고 나갈 때 지속적으로 발생합니다. 예를 들어 신입 직원이 들어오거나 기존 직원이 역할을 변경합니다. 관리자는 그에 따라 액세스 권한을 부여/취소해야 합니다.
• 규정 및 규정 준수 요구 사항이 변경됩니다. 데이터 정책은 새로운 제한을 반영해야 합니다.

속도를 유지하기 위해 조직은 다음과 같은 정기적인 검토 및 업데이트를 수행해야 합니다.

• 액세스 변경이 필요할 수 있는 새 데이터 원본에 대한 월별 감사입니다.
• 새로운 초과 노출을 식별하기 위해 권한 및 외부 공유를 분기별로 검색합니다.
• 새 규정을 업데이트하고 직원 교육을 새로 고치는 연간 정책 검토입니다.

이 연속 프로세스를 감독하도록 데이터 거버넌스 전문가 또는 거버넌스 팀을 배치하면 데이터 정책 및 액세스 제어의 지속적이고 진화하는 집합으로 통합하는 데 도움이 됩니다. 또한 이 프로세스를 통해 Microsoft 365 및 Microsoft 365 Copilot 거버넌스를 시간에 따른 변화에 맞게 조정할 수 있습니다.

사이트에서 콘텐츠를 검색할 수 있도록 설정하거나 차단

사용자가 사이트에서 검색하는 경우 열, 라이브러리 및 페이지와 같은 여러 위치에서 결과가 나올 수 있습니다. 사이트 소유자는 사이트의 검색 설정을 변경하여 사이트의 콘텐츠가 검색 결과에 표시할 수 있는지 여부를 결정할 수 있습니다. 이 프로세스를 인덱싱이라고 합니다. 검색 설정은 검색 인덱싱에 포함된 콘텐츠를 정의합니다. 인덱싱된 사이트의 콘텐츠가 검색 결과에 표시됩니다. 사이트 소유자는 설정을 사용하여 사이트의 콘텐츠를 인덱싱하거나 인덱싱하지 못하도록 방지할 수 있는지 여부를 제어할 수 있습니다.

콘텐츠에 대한 권한은 사용자가 검색 결과에서 콘텐츠를 볼 수 있는지 여부에도 영향을 줍니다. 사용 권한 및 검색 설정이 작동하는 방식을 잘 이해하면 사용자가 검색 결과에서 올바른 문서와 사이트를 볼 수 있도록 할 수 있습니다.

사용자에게 콘텐츠를 볼 수 있는 권한이 있지만 검색 결과에서 여전히 찾을 수 없는 특정 시나리오가 있습니다. 자세한 내용은 새 Office 365 그룹을 만든 후 그룹 소유자에 대한 검색 결과가 표시되지 않음을 참조하세요.

콘텐츠는 사이트, 목록, 라이브러리, 웹 파트 및 열을 비롯한 여러 위치에 저장됩니다. 기본적으로 사이트, 목록, 라이브러리, 웹 파트 페이지 또는 열에 포함된 대부분의 콘텐츠는 크롤링되어 검색 인덱스로 추가됩니다. 검색 인덱스의 내용에 따라 클래식 검색 환경과 최신 검색 환경 모두에서 검색 결과에 표시할 수 있는 콘텐츠가 결정됩니다. 항목, 목록, 라이브러리, 사이트 등에 설정된 권한은 사용자가 검색 결과에서 콘텐츠를 볼 수 있는지 여부에도 영향을 줍니다.

기본적으로 사이트의 콘텐츠는 검색 결과에 표시할 수 있습니다. 사이트 소유자 또는 사이트 모음 관리자가 특정 사이트의 콘텐츠를 검색 결과에 표시할 수 없다고 지정하는 경우 해당 사이트에 설정된 목록, 라이브러리, ASPX 페이지 및 열에 대한 설정과 같은 다른 검색 결과 설정은 아무런 영향을 미치지 않습니다. 마찬가지로 사이트 소유자 또는 사이트 모음 관리자가 검색 결과에 목록 또는 라이브러리 콘텐츠가 표시되지 않도록 하는 경우 열을 제외해도 아무런 효과가 없습니다. 검색을 효과적으로 계획하려면 상위 수준에서 상속되는 설정을 아는 것이 중요합니다.

SharePoint 사이트의 콘텐츠가 검색 결과에 나타나지 않도록 허용하거나 방지하려면 다음 단계를 수행합니다.

1. SharePoint 사이트의 화면 위쪽 모서리에 있는 기어(설정) 아이콘을 선택합니다.
2. 표시되는 메뉴에서 사이트 설정을 선택합니다. 사이트 설정이 표시되지 않으면 사이트 정보를 선택한 다음, 모든 사이트 설정 보기를 선택합니다.
3. 검색에서 검색 및 오프라인 가용성을 선택합니다.
4. 인덱싱 사이트 콘텐츠 섹션의 검색 결과에 이 사이트가 표시되도록 허용에서예를 선택하여 사이트의 콘텐츠가 검색 결과에 표시되도록 허용합니다. 콘텐츠가 검색 결과에 표시되지 않도록 하려면 아니요를 선택합니다.

Microsoft Search 관리

Microsoft Search는 사용자가 파일 및 문서, 내부 사이트 및 비즈니스 도구, 사용자 및 그룹, 위치 및 길 찾기, 대화 및 답변과 같은 정보를 찾는 데 도움이 되는 사용자 친화적인 인터페이스를 제공합니다. 이렇게 하려면 전자 메일, 파일, SharePoint 파일, OneDrive 콘텐츠 및 기타 공유 리소스를 비롯한 모든 데이터 원본에 안전하게 액세스합니다. Microsoft Search를 사용하면 인터넷에서도 검색 결과를 얻을 수 있습니다.

Microsoft Search는 Microsoft 365의 일부로 이를 지원하는 모든 Microsoft 앱에 대해 기본적으로 켜져 있습니다. 설정은 필요하지 않지만 몇 가지 기본 관리 작업을 통해 전체 Microsoft Search 환경을 개선할 수 있습니다. 관리자는 Microsoft Search 환경을 organization 효율적이고 사용자에게 친숙하게 만들 수 있는 몇 가지 사항을 고려해야 합니다.

• Microsoft Search 관리를 준비합니다. 전역 관리자는 organization 검색 설정 및 콘텐츠를 관리할 수 있는 사용자에게 다음 역할을 할당해야 합니다.

  • 검색 관리자. 이 역할은 검색 결과 콘텐츠를 만들고 관리하고 organization 내에서 향상된 검색 결과에 대한 쿼리 설정을 정의할 수 있습니다. 검색 관리자는 Microsoft Search 구성을 관리하고 검색 편집기에서 수행할 수 있는 모든 콘텐츠 관리 작업을 수행할 수 있습니다.
  • 검색 편집기. Microsoft 365 관리 센터 Microsoft Search에 대한 콘텐츠를 만들고, 관리하고, 삭제합니다. 이 역할은 자주 묻는 질문과 대답, 중요한 장소 및 위치, 자주 검색되고 사용되는 사이트 및 앱과 같은 편집 콘텐츠를 만들고 관리할 수 있습니다.

  팁

  검색 관리자는 사용자에게 표시할 결과 유형을 선택하여 최종 사용자의 검색 환경에 직접 영향을 줍니다. 사용자가 organization 검색하는 다양한 topics 신뢰할 수 있는 콘텐츠를 한 사람이 선택하고 만드는 것은 어려울 수 있습니다. Microsoft는 SME(주제 전문가) 및 기타 사용자의 전문 지식과 지식을 검색 편집기로 추가하여 활용하는 것이 좋습니다. 전역 관리자는 현재 검색 관리자 및 검색 편집기 역할을 할당해야 합니다.

• Microsoft Search를 구성합니다. 설정 >검색 & 인텔리전스로 이동하여 Microsoft 365 관리 센터 Microsoft Search를 관리합니다.

• 답변을 만들어 Microsoft Search를 향상시킵니다. Microsoft Search는 관리자에게 사용자를 위한 강력한 검색 환경을 구축하는 데 사용할 수 있는 도구를 제공합니다. 다양한 유형의 답변을 큐레이팅하여 사용자의 검색에 대한 신뢰도 높은 결과를 제공할 수 있습니다. 책갈피는 가장 일반적으로 사용되는 응답 유형입니다. 사용자의 쿼리에 대한 최상의 결과를 검색 결과의 맨 위로 승격하고 사용자가 원하는 항목을 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 예시:

  • 회사에 대한 정보, Windows 및 Office 앱에 대한 도움말 등 모든 사용자가 사용할 수 있는 정보 콘텐츠입니다.
  • organization 사람들은 일반적으로 일상 업무에서 검색하는 콘텐츠입니다.
  • 일반적인 업무 관련 검색에는 직원 혜택, 시간 및 비용 보고, 구매 주문 제출 및 IT 서비스의 도움 받기가 포함됩니다.