Ploeg- en kasladebeheer

Dit artikel legt uit hoe u ploegen instelt en gebruikt in Microsoft Dynamics 365 Commerce Point of Sale (POS).

In Dynamics 365 Commerce wordt met de term shift de verzameling van POS-transactiegegevens en -activiteiten tussen twee tijdstippen bedoeld. Voor elke ploeg wordt de verwachte hoeveelheid geld vergeleken met het bedrag dat is geteld en gedeclareerd.

Doorgaans worden ploegen geopend aan het begin van een werkdag. Op dat moment declareert de gebruiker het beginbedrag, oftewel het bedrag dat zich in de kassalade bevindt. Verkooptransacties worden vervolgens uitgevoerd gedurende de dag. Ten slotte wordt aan het einde van de dag het kassabedrag geteld en worden de eindbedragen gedeclareerd. De ploeg wordt gesloten en er wordt een Z-rapport gegenereerd. In het Z-rapport wordt aangegeven of er een overschot of tekort is.

Normale ploegscenario's

Commerce biedt verschillende configuratieopties en POS-bewerkingen ter ondersteuning van een breed scala aan zakelijke eindedagprocessen voor het POS. In deze sectie worden enkele veelvoorkomende ploegscenario's beschreven.

Vaste geldlade

Doorgaans wordt het ploegscenario vaste geldlade het vaakst gebruikt. In een ploeg met een vaste geldlade zijn de ploeg en de geldlade gekoppeld aan een bepaalde kassa. Geldlades worden niet van de ene naar de andere kassa meegenomen. Een ploeg van het type Vaste geldlade kan door één gebruiker worden gebruikt of worden gedeeld met meerdere gebruikers. Ploegen van het type Vaste geldlade vereisen geen speciale configuratie.

Zwevende geldlade

In een ploeg van het type flexibele geldlade kunnen de ploeg en kassalade van de ene kassa naar de andere worden meegenomen. Hoewel voor een kassa slechts één actieve ploeg per kassalade kan bestaan, kunnen ploegen wel worden opgeschort en later op een andere kassa worden hervat.

Stel dat een winkel twee kassa's heeft. Beide kassa's worden aan het begin van de dag geopend wanneer de kassamedewerker een nieuwe ploeg opent en het beginbedrag opgeeft. Wanneer een kassamedewerker pauze wil nemen, onderbreekt deze de dienst op en neemt de geldlade uit de kassa. Deze kassa wordt zo beschikbaar voor andere kassamedewerkers. Een andere kassamedewerker kan zich nu aanmelden en met de eigen dienst beginnen op de kassa. Als de pauze van de eerste kassamedewerker voorbij is, kan deze de dienst hervatten zodra een van de andere kassa's beschikbaar wordt. Ploegen van het type flexibele geldlade vereisen geen speciale machtiging.

Eén gebruiker

Veel detailhandelaren geven er de voorkeur aan om slechts één gebruiker per ploeg toe te staan, om de hoogste mate van aansprakelijkheid voor het contante geld in de kassalade te garanderen. Als slechts één gebruiker de kassa mag gebruiken die is gekoppeld aan een ploeg, kan die gebruiker geheel verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele verschillen. Als meer dan één gebruiker een ploeg gebruikt, is het moeilijk om te bepalen wie een fout heeft gemaakt of wie mogelijk probeert te stelen uit de geldlade.

Meerdere gebruikers

Sommige detailhandelaren zijn bereid om de mate van aansprakelijkheid die ploegen met één gebruiker bieden, op te offeren om meerdere gebruikers per ploeg toe te staan. Deze benadering is gebruikelijk als er meer gebruikers dan beschikbare kassa's zijn en flexibiliteit en snelheid belangrijker zijn dan het risico van verlies. Het is ook gebruikelijk wanneer winkelmanagers niet hun eigen ploegen hebben, maar wel de ploegen van hun kassamedewerkers kunnen gebruiken. Een gebruiker moet over de POS-machtiging Aanmelding meerdere ploegen toestaan beschikken om zich te kunnen aanmelden bij en gebruik te maken van een ploeg die is geopend door een andere gebruiker.

Gedeelde ploeg

In de configuratie Gedeelde ploeg kan één ploeg meerdere kassa's, kassalades en gebruikers omvatten. Een gedeelde ploeg heeft één beginbedrag en één eindbedrag voor alle kassalades. Gedeelde ploegen zijn vooral handig wanneer mobiele apparaten worden gebruikt. In dit scenario is niet voor elke kassa een aparte geldlade gereserveerd. In plaats daarvan kunnen alle kassa's één kassalade delen.

Als u gedeelde ploegen in een winkel wilt gebruiken, moet de kassalade worden geconfigureerd als een gedeelde kassalade via Detailhandel en commerce > Kanaalinstellingen > POS-instellingen > POS-profielen > Hardwareprofielen > Lade. Gebruikers hebben bovendien een of beide machtigingen voor gedeelde ploegen nodig (Beheer van gedeelde ploeg toestaan en Gebruik van gedeelde ploeg toestaan).

Ploeg- en kassaladebeheer

U kunt verschillende acties ondernemen om de status van een ploeg te wijzigen of het geldbedrag in de kassalade te verhogen of te verlagen. Deze sectie beschrijft deze ploegbewerkingen voor Store Commerce.

Ploeg openen

De POS vereist dat gebruikers een actieve en open werkperiode hebben om werkzaamheden uit te voeren die leiden tot een financiële transactie, zoals een verkoop, retour of klantbestelling.

Wanneer een gebruiker zich bij het POS aanmeldt, wordt eerst gecontroleerd of er voor de huidige kassa een actieve ploeg beschikbaar is voor die gebruiker. Als een actieve dienst niet beschikbaar is, kan de gebruiker een nieuwe dienst openen, een bestaande dienst hervatten of zich aanmelden met de modus 'nondrawer', afhankelijk van de systeemconfiguratie en de machtigingen van de gebruiker.

Beginbedrag declareren

Deze bewerking is vaak de eerste bewerking voor een net geopende ploeg. Voor deze bewerking geven gebruikers het beginbedrag in de kassalade op voor de ploeg. Deze bewerking is belangrijk omdat voor het berekenen van het overschot of tekort bij het sluiten van een ploeg rekening moet worden gehouden met het beginbedrag.

Wisselgeldinvoer

Wisselgeldinvoer bestaat uit niet-verkooptransacties die worden uitgevoerd in een actieve shift om het bedrag aan contant geld in de kassalade te verhogen. Een typisch voorbeeld van wisselgeldinvoer is een transactie om het kleingeld in de lade aan te vullen wanneer dit bijna op is.

Betalingsmethode verwijderen

Wisselgeld verwijderen is een niet-verkooptransactie die wordt uitgevoerd in een actieve shift. Hierdoor wordt het bedrag aan contant geld in de kassalade verlaagd. Deze bewerking wordt meestal gebruikt met wisselgeldinvoer in een andere ploeg. Als kassa 1 weinig wisselgeld bevat, kan de gebruiker op kassa 2 bijvoorbeeld wisselgeld verwijderen om het bedrag in de kassalade te verlagen. De gebruiker op de kassa 1 registreert nu een wisselgeldinvoer om het bedrag in de eigen kassalade te verhogen.

Ploeg uitstellen

Gebruikers kunnen hun actieve ploeg opschorten om de huidige kassa vrij te maken voor een andere gebruiker of hun ploeg te verplaatsen naar een andere kassa. In dergelijke gevallen wordt de ploeg vaak een ploeg van het type Flexibele geldlade.

Opschorten van een dienst voorkomt nieuwe transacties of wijzigingen in de dienst totdat deze wordt hervat.

Ploeg hervatten

Met deze bewerking kunnen gebruikers een eerder opgeschorte ploeg hervatten op een kassa die nog geen actieve ploeg heeft.

Kascontrole

Deze bewerking wordt uitgevoerd om het totale geldbedrag op te geven dat zich momenteel in de kassalade bevindt. Gebruikers voeren deze bewerking meestal uit voordat ze een ploeg afsluiten. Het opgegeven bedrag wordt vergeleken met het verwachte bedrag voor de ploeg om het overschot/tekort te berekenen.

Kluisstorting

Kluisstortingen kunnen op elk gewenst moment tijdens een actieve ploeg worden uitgevoerd. Bij deze bewerking wordt geld uit de kassalade gehaald en overgeboekt naar een beter beveiligde locatie, zoals een kluis in de achterruimte. Het totale geregistreerde bedrag voor kluisstortingen wordt wel opgenomen in de ploegtotalen, maar hoeft niet te worden geteld als onderdeel van de kascontrole.

Bankstorting

Net als kluisstortingen worden bankstortingen uitgevoerd bij actieve ploegen. Bij deze bewerking wordt geld uit de dienst verwijderd ter voorbereiding van de bankstorting.

Ploeg blind sluiten

Blind gesloten shifts zijn niet meer actief, maar zijn niet volledig gesloten. In tegenstelling tot opgeschorte ploegen kunnen blind gesloten ploegen niet worden hervat. Bewerkingen zoals Beginbedrag declareren en Kascontrole kunnen echter later of vanaf een andere kassa worden uitgevoerd.

Blind gesloten ploegen worden vaak gebruikt om een kassa voor een nieuwe gebruiker of ploeg vrij te maken zonder dat deze ploeg eerst volledig moet wordt geteld, afgestemd en gesloten.

Ploeg sluiten

Met de bewerking Shift sluiten worden vervolgens totalen en overschotten/tekorten berekend. Daarna wordt de actieve of blind gesloten shift beëindigd. Gesloten ploegen kunnen niet worden hervat of gewijzigd.

Als u de instelling POS-functionaliteitprofiel Beginbedragen en kascontrole vereisen inschakelt, dwingt u het beginbedrag en de acties voor een kasaangifte af voordat de ploeg kan worden afgesloten.

X afdrukken

Met de bewerking X printen wordt een X-rapport voor de huidige actieve shift gegenereerd en afgedrukt.

Z opnieuw afdrukken

De bewerking Reprint Z herdrukt het laatste Z-rapport dat het systeem heeft gegenereerd toen een dienst werd gesloten.

Ploegen beheren

Met de bewerking Shifts beheren kunnen gebruikers alle actieve, opgeschorte en blind gesloten shifts voor de winkel weergeven. Afhankelijk van hun machtigingen, kunnen gebruikers hun definitieve afsluitingsprocedures, zoals Kascontrole en Ploeg sluiten, uitvoeren voor blind gesloten ploegen. In het zeldzame geval dat shifts een onjuiste status hebben na het schakelen tussen offline- en onlinemodi, kan deze bewerking gebruikers ook onjuiste statussen laten weergeven en verwijderen. Deze ongeldige ploegen bevatten geen financiële informatie of transactiegegevens die vereist zijn voor de afstemming.

Ploeg- en kassalademachtigingen

De volgende POS-machtigingen hebben invloed op wat een gebruiker wel en niet kan doen in verschillende situaties:

• Blind sluiten toestaan
• X-rapport afdrukken toestaan
• Afdrukken van Z-rapport toestaan
• Kascontrole toestaan
• Aangifte van wisselgeld toestaan
• Lade openen zonder verkoop
• Aanmelding meerdere shifts toestaan: met deze machtiging kan de gebruiker zich aanmelden en een shift gebruiken die door een andere gebruiker is geopend. Gebruikers die deze machtiging niet hebben, kunnen zich alleen aanmelden bij en gebruikmaken van de ploegen die zij hebben geopend.
• Beheer van gedeelde shift toestaan: gebruikers moeten deze machtiging hebben om een gedeelde shift te openen of te sluiten.
• Gebruik van gedeelde shift toestaan: gebruikers moeten deze machtiging hebben om zich aan te melden bij en gebruik te maken van een gedeelde shift.

Commerce headquarters-overwegingen voor het einde van de dag

De manier waarop ploegen en de afstemming van kassalades worden gebruikt in het POS wijkt af van de manier waarop transactiegegevens tijdens de berekening van het overzicht worden samengevat. Het is belangrijk dat u dit verschil begrijpt. Afhankelijk van uw configuratie en bedrijfsprocessen, kunnen de ploeggegevens in het POS (het Z-rapport) en een berekend overzicht in headquarters verschillende resultaten opleveren. Dit hoeft niet te betekenen dat de ploeggegevens of het berekende overzicht onjuist zijn of dat er een probleem met de gegevens is. Het betekent dat de opgegeven parameters mogelijke extra of minder transacties bevatten of dat de transacties anders zijn samengevat.

Hoewel elke detailhandelaar andere bedrijfsvereisten heeft, raden we u aan uw systeem op de volgende manier in te stellen om situaties te voorkomen waarin zich verschillen van dit type voordoen:

Ga naar Detailhandel en commerce > Kanalen > Winkels > Alle winkels > Overzicht/afsluiting en stel voor elke winkel de velden Overzichtsmethode en Afsluitingsmethode in op Ploeg.

Met deze instelling zorgt u ervoor dat headquarters-overzichten dezelfde transacties als ploegen bevatten in het POS en dat de gegevens worden samengevat op basis van die ploegen.

Zie Winkelconfiguraties voor detailhandeloverzichten voor meer informatie over overzichten en afsluitingsmethoden.