Projectvoortgang en kostenverbruik

Geldt voor versie 3.x van de Project Service-app

De noodzaak om de voortgang op basis van een planning bij te houden, verschilt per branche. Sommige branches volgen op gedetailleerd niveau, terwijl andere branches op een hoger niveau worden bijgehouden. In dit artikel wordt beschreven hoe u plant om te voldoen aan de vereisten van uw organisatie.

Weergave voor het bijhouden van inspanningen

In de weergave Voor het bijhouden van inspanningen wordt de voortgang van taken in de planning bijgehouden. Hiermee worden de werkelijke hoeveelheid werkuren die aan een taak zijn besteed, vergeleken met de geplande werkuren van de taak. Project Service Automation gebruikt de volgende formules om de metrische gegevens voor bijhouden te berekenen:

In eerste instantie bij het maken van de taak: geplande kosten worden ingesteld op de geschatte kosten. Zodra werkelijke waarden voor de taak zijn vastgelegd, wordt het volgende berekend in de weergave Bijhouden voor inspanning

• Voortgangspercentage = Werkelijke inspanning die is besteed aan datum ÷ Schatting voltooid (EAC)
• Schatting om te voltooien (ETC) = Schatting bij voltooid (EAC) – Werkelijke hoeveelheid verbruikte hoeveelheid tot heden
• EAC = Resterende hoeveelheid werk + werkelijke inspanning die tot heden is besteed
• Afwijking van verwachte inspanning = geplande inspanning - EAC

Project Service Automation toont een projectie van de afwijking van de hoeveelheid werk voor de taak. Als het EAC meer is dan de geplande inspanning, wordt de taak geprojecteerd om meer tijd in beslag te nemen dan oorspronkelijk was gepland. Daarom is het achter op schema. Als het EAC kleiner is dan de geplande inspanning, wordt de taak naar verwachting minder tijd in beslag nemen dan oorspronkelijk was gepland. Daarom is het van tevoren gepland.

Inspanning opnieuw projecteren

Het is gebruikelijk dat een projectmanager de oorspronkelijke schattingen voor een taak wijzigt. Projectherprojecties zijn de perceptie van schattingen van een projectmanager, gezien de huidige status van een project. We raden echter niet aan dat projectmanagers de basislijnnummers wijzigen, omdat de basislijn van het project de vastgestelde bron van waarheid vertegenwoordigt voor de planning en kostenraming van het project, en alle belanghebbenden van het project hebben ermee akkoord gegaan.

Er zijn twee manieren waarop een projectmanager de inspanningen voor taken opnieuw kan projecteren:

• Overschrijf de standaard-ETC met een nieuwe schatting van de werkelijke resterende inspanning voor de taak.
• Overschrijf het standaardvoortgangspercentage met een nieuwe schatting van de werkelijke voortgang van de taak.

Elk van deze benaderingen veroorzaakt een herberekening van het ETC-, EAC- en voortgangspercentage van de taak en de afwijking van de verwachte inspanning voor een taak. Het EAC, ETC en het voortgangspercentage voor de overzichtstaken worden ook herberekend en produceren een nieuwe projectie van de afwijking van de inspanning.

Herprojectie van de inspanning voor overzichtstaken

Inspanningen voor overzichtstaken of containertaken kunnen opnieuw worden geprojecteerd. Ongeacht of de gebruiker opnieuw projecteert met behulp van de resterende inspanning of het voortgangspercentage voor de overzichtstaken, begint de volgende set berekeningen:

• Het EAC, ETC en het voortgangspercentage van de taak worden berekend.
• Het nieuwe EAC wordt verdeeld over de onderliggende taken in hetzelfde aandeel als het oorspronkelijke EAC voor de taak.
• De nieuwe EAC voor elk van de afzonderlijke taken tot aan de leaf-knooppunttaken wordt berekend.
• De betrokken onderliggende taken tot aan de bladknooppunten hebben hun ETC en voortgangspercentage opnieuw berekend op basis van de EAC-waarde. Dit resulteert in een nieuwe projectie voor de afwijking van de hoeveelheid werk van de taak.
• De APC's van de overzichtstaken helemaal naar het hoofdknooppunt worden herberekend.

Weergave Kosten bijhouden

In de weergave Kosten bijhouden worden de werkelijke kosten vergeleken die voor een taak zijn besteed aan de geplande kosten.

Project Service Automation gebruikt de volgende formules om de metrische gegevens voor bijhouden te berekenen:

Wanneer een taak wordt gemaakt, zijn de geplande kosten gelijk aan de geschatte kosten. Nadat de werkelijke waarden voor de taak zijn vastgelegd, wordt het volgende berekend in de weergave Bijhouden voor kosten:

• Percentage verbruikte kosten = Werkelijke kosten die tot heden zijn besteed ÷ Geschatte kosten voor de taak voltooid
• Te voltooien kosten (CTC) = Geschatte kosten voltooid – Werkelijke kosten die tot heden zijn besteed
• Geschatte kosten volledig = CTC + werkelijke kosten die tot heden zijn besteed
• Afwijking van geschatte kosten = Geplande kosten – Geschatte kosten voltooid

Er wordt een projectie van de afwijking van de kosten weergegeven voor de taak. Als de geschatte kosten volledig groter zijn dan de geplande kosten, wordt de taak geprojecteerd om meer te kosten dan oorspronkelijk was gepland. Daarom is het trending boven het budget. Als de geschatte kosten volledig lager zijn dan de geplande kosten, wordt de taak geprojecteerd op kosten die lager zijn dan oorspronkelijk is gepland en wordt de trending onder het budget uitgevoerd.

Herprojectie van kosten van projectmanager

Wanneer de inspanning opnieuw wordt geprojecteerd, worden de CTC, geschatte kosten voltooid, het percentage verbruikte kosten en de verwachte kostenvariantie opnieuw berekend in de weergave Kosten bijhouden .

Samenvatting van projectstatus

Het bijhouden van gegevens in de weergaven Voor het bijhouden van hoeveelheid werk en kosten toont de voortgang en het kostenverbruik op het hoofdknooppunt van het project, overzichtstaken en leaf-knooppunttaken. In de sectie Status op de pagina Project-entiteit ziet u een samenvatting van de status op projectniveau.

Samenvattingsvelden status

Het veld Algemene projectstatus is een bewerkbaar veld dat de algehele status van het project weergeeft. Er wordt gebruikgemaakt van kleurcodering, zoals groen, geel en rood, om het toenemende risico aan te geven. Met het veld Opmerkingen kan de projectmanager specifieke opmerkingen over de status invoeren. De status die op het veld is bijgewerkt, kan niet worden bewerkt en de waarde is een tijdstempel die aangeeft wanneer de status voor het laatst is bijgewerkt.

De velden Prestaties en Kostenprestaties plannen worden ingesteld vanaf de traceringsdatum. Wanneer de afwijking van de planning en kosten voor het hoofdknooppunt in de weergave Voor het bijhouden van de hoeveelheid werk positief is, kunt u deze velden instellen op Vooruit. Wanneer de afwijking van de planning en kosten voor het hoofdknooppunt negatief is, kunt u deze instellen op Achter.