Een e-mailbericht maken en verzenden

Over het algemeen kunt u rechtstreeks vanuit Dynamics 365 Sales e-mailberichten naar uw klanten sturen. Wanneer u echter de functie voor e-mailafspraken inschakelt, krijgt u meer opties voor e-mailberichten, zoals volgen of niet volgen, wanneer u een e-mailbericht opstelt.

Neem contact op met uw beheerder als u de hier beschreven functies voor e-mailbetrokkenheid niet ziet. Meer informatie: E-mail bijhouden configureren.

Overweging

Voordat u functies voor e-mailbetrokkenheid gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de persoonlijke tijdzone van uw verkoop-app overeenkomt met uw huidige tijdzone. Deze instelling wordt gebruikt wanneer u de bezorgingstijd van e-mail en opvolgingsherinneringen plant. Als u deze waarde niet instelt, gebruikt de toepassing de persoonlijke tijdzone van uw app, die mogelijk niet overeenkomt met uw werkelijke tijdzone. Als uw persoonlijke tijdzone in de toepassing bijvoorbeeld is ingesteld op IST (Indiase standaardtijd) en uw huidige tijd is ingesteld op GMT (Greenwich Mean Time), stelt het plannen van een e-mail voor 10:00 UUR GMT de levertijd in op 13:30 UUR IST, wat mogelijk niet uw beoogde levertijd is.
Als u uw persoonlijke tijdzone wilt instellen, gaat u naar uw persoonlijke instellingen en wijzigt de tijdzone waarin u zich bevindt naar uw huidige tijdzone. Zie Uw persoonlijke opties instellen voor meer informatie.

Een bericht maken

De functies van E-mail bijhouden zijn van toepassing op elke e-mail die u verzendt via Dynamics 365 Sales. Wanneer u een e-mail verzendt, wordt automatisch een e-mailactiviteit toegevoegd aan de record en die record wordt ingesteld als de waarde voor Betreffende van het bericht. Ook verzamelt de functie E-mail bijhouden Key Performance Indicators (KPI's) en bepaalt waar de e-mail wordt weergegeven op basis van de ontvangers (Aan-, Van- en Kopieer-naar-adressen).

Voordat u het e-mailbericht maakt, moet u de verschillende opties begrijpen die beschikbaar zijn in het e-mailformulier:

1. Bijlage: een lijst met bestanden die aan uw e-mail zijn toegevoegd en of ze worden gevolgd of niet meer worden gevolgd, samen met opties voor het toevoegen, verwijderen en wijzigen van de bijlagen.
2. Volgen/Niet volgen: schakel het volgen in om de betrokkenheid van uw klant bij het bericht bij te houden of schakel het uit om het volgen te stoppen. Andere opties en koppelingen verschijnen indien nodig, bijvoorbeeld wanneer een ontvanger volgen niet toestaat. Zie Een bericht volgen of verwijderen voor meer informatie.
3. Later verzenden: stel de bezorgtijd voor uw bericht in als u het niet meteen wilt verzenden. Aanbevolen levertijden kunnen hier worden weergegeven, afhankelijk van de tijdzone van de geadresseerde.
4. Een herinnering instellen: stel een herinnering in voor opvolging op een bepaald tijdstip. U kunt bijvoorbeeld een melding ontvangen als het bericht drie dagen ongeopend blijft.
5. Sjabloon invoegen: voeg standaardtekst in die u indien nodig kunt herzien. Uw organisatie kan meerdere sjablonen hebben, afhankelijk van de zakelijke vereisten, zoals een vervolg op een vergadering of een introductie. E-mail bijhouden stelt een sjabloon voor op basis van eerdere prestaties.

Een e-mailbericht maken en verzenden:

1. Open de record waaraan u de activiteit wilt toevoegen (meestal een contactpersoon, verkoopkans, potentiële klant of account).
2. Selecteer in de sectie Tijdlijn de optie + (Een tijdlijnrecord maken) >E-mail.
3. Selecteer een ontvanger en voer het onderwerp van het bericht in.
4. Voer de hoofdtekst van uw bericht in of voeg een e-mailsjabloon in.
5. Selecteer Verzenden of selecteer Opslaan om het bericht als een concept op te slaan dat u later kunt voltooien.

Een e-mailsjabloon gebruiken

E-mailsjablonen zijn standaardberichten die u vaak verstuurt, zoals inleidingen, bevestigingen, dankberichten en herinneringen. Ze kunnen dynamische waarden bevatten die het systeem automatisch invult, zoals de naam van de geadresseerde of een ordernummer. Met e-mailsjablonen bent u snel op weg wanneer u algemene berichten schrijft.

E-mailbetrokkenheid analyseert de prestaties van alle berichten die uw verkoopteam verzendt vanuit Dynamics 365 Sales en identificeert de meest succesvolle sjablonen. Hierin worden alle beschikbare sjablonen weergegeven, maar worden de sjablonen gemarkeerd die de meeste geopende, antwoorden of verkoop genereren.

1. Een bericht maken.
2. Selecteer Sjabloon invoegen op de opdrachtbalk.
3. Selecteer in het venster E-mailsjablonen zo nodig de taal en zoek en selecteer vervolgens een sjabloon.
4. Selecteer Sjabloon toepassen.
   De sjablooninhoud wordt in de berichttekst ingevoegd.
5. Pas de sjablooninhoud naar wens aan.
6. Selecteer Verzenden of selecteer Opslaan om het bericht als een concept op te slaan dat u later kunt voltooien.

Bijlagen toevoegen

Wanneer u documenten, spreadsheets of afbeeldingen aan uw e-mails toevoegt, kunt u deze bijlagen volgen om te achterhalen of de ontvanger ze heeft geopend. U kunt zowel gevolgde als niet-gevolgde bijlagen in dezelfde e-mail opnemen.
Bijlagen worden standaard niet gevolgd. U moet elke bijlage die u wilt bijhouden, handmatig volgen. U kunt ook geen bijlagen volgen wanneer de geadresseerden van het bericht het volgende niet toestaan.

1. Een bericht maken.

2. Selecteer in de sectie Bijlage de optie +.

3. Zoek en selecteer het bestand dat u wilt bijvoegen.

4. Selecteer Openen.
   Afhankelijk van de bestandsgrootte kan het enkele seconden duren voordat het bestand is toegevoegd.

5. Selecteer de bijlage die u wilt volgen en selecteer vervolgens meer opties >Volgen.
   De bijlage wordt nu gevolgd en in de kolom Gevolgd wordt Ja weergegeven.

   Notitie

   De optie Volgen is alleen beschikbaar wanneer de verbeterde bijlagefunctie is uitgeschakeld. Neem contact op met uw beheerder om de verbeterde bijlagefunctie uit te schakelen.

6. Selecteer Verzenden of selecteer Opslaan om het bericht als een concept op te slaan dat u later kunt voltooien.

Een berichten volgen of ontvolgen

Wanneer u een e-mail volgt, kunt u aan de hand van de betrokkenheid bij de e-mail zien of de ontvanger de e-mail heeft geopend, erop heeft gereageerd, een bijlage heeft geopend of op een koppeling in de e-mail heeft geklikt. Zie Berichtinteracties met e-mailbetrokkenheid weergeven voor meer informatie.

De sectie E-mailbetrokkenheid bevat de volgende indicators en opties:

Indicator of controle	Beschrijving
	Geeft aan dat u de huidige e-mail volgt, inclusief alle koppelingen die u toevoegt, en u hebt de optie om alle bestanden te volgen die u bijvoegt. Selecteer Niet volgen als u het bericht niet meer wilt volgen. Deze status is de standaardinstelling voor nieuwe berichten wanneer uw organisatie e-mailinteracties inschakelt en alle geadresseerden volgen toestaan.
	Geeft aan dat u de huidige e-mail niet volgt, inclusief alle koppelingen die u toevoegt. U kunt ook geen bijlagen volgen. Selecteer Volgen om volgen in te schakelen als de ontvangers dit toestaan.
	Hiermee wordt aangegeven dat één of meer geadresseerden de instelling Niet toestaan hebben gekozen. U kunt dit bericht niet volgen, tenzij u de ontvangers verwijdert die volgen niet toestaan ​​of hun instelling wijzigt. - Selecteer Voorkeuren weergeven om de namen van ontvangers en volgende voorkeuren in een nieuw venster te bekijken. Selecteer een naam om de record van de ontvanger te openen. - Als u ontvangers hebt verwijderd die niet gevolgd willen worden of hun instelling hebt gewijzigd om volgen toe te staan, selecteert u Opnieuw proberen te volgen om het opnieuw te proberen. - Selecteer Niet volgen als u dit bericht niet meer wilt proberen te volgen. Binnen ongeveer 15 minuten nadat een gevolgd bericht is geopend, wordt een ​​actiekaart in de assistent gemaakt. De kaart bevat koppelingen naar het bericht, gerelateerde records en actieknoppen om een oproepactiviteit te genereren, de waarschuwing uit te stellen of te negeren. Meer informatie over begeleide klantcommunicaties met assistent.

De effectiefste levertijd kiezen

Afhankelijk van het tijdstip wanneer uw e-mailberichten arriveren in het Postvak IN van geadresseerden, krijgen ze mogelijk meer of minder aandacht. Veel mensen beginnen hun dag bijvoorbeeld met een volle inbox, waardoor berichten die 's nachts binnenkomen, om aandacht moeten concurreren en mogelijk worden uitgesteld of zelfs vergeten. E-mails die later op de dag binnenkomen, worden mogelijk meteen opgemerkt en behandeld. Met E-mail bijhouden kunt u uw e-mailberichten opstellen wanneer het u uitkomt, maar Dynamics 365 Sales de berichten laten bezorgen wanneer dit het meest geschikt is voor uw geadresseerden.

Het systeem beveelt soms een bezorgtijd aan op basis van de tijdzone van de ontvanger. Er wordt uitgegaan van een standaardwerkdag van 8:00 uur tot 17:00 uur, van maandag tot en met vrijdag en het volgende dichtstbijzijnde kantooruur wordt voorgesteld als u buiten de tijdzone van de geadresseerde werkt. Als het bericht meer dan één ontvanger heeft of als er geen adres is opgegeven, wordt er geen aanbeveling gegeven.

Uw organisatie moet Bing Kaarten inschakelen en de ontvanger moet een fysiek adres in Sales hebben voor E-mail bijhouden om de tijdzone te bepalen.

Als geen aanbeveling wordt gegeven of als u liever uw eigen logica gebruikt, kunt u elke gewenste levertijd opgeven.

De functie voor levertijd is beschikbaar voor zowel gevolgde als niet-gevolgde berichten.

1. Een bericht maken.

2. Als u klaar bent om het bericht te verzenden, kijkt u onder Later verzenden in het gedeelte E-mail bijhouden .

   Als het systeem een ​​levertijd kan aanbevelen, wordt die hier weergegeven. Of er nu wel of niet een tijd wordt weergegeven u kunt de levering hoe dan ook uitstellen.

3. Selecteer Later verzenden.

   

   Als het systeem een tijd of datum heeft aanbevolen, wordt die informatie voor u ingevuld. Anders is de datum leeg. In elk geval wordt uw lokale tijd gebruikt, niet die van de geadresseerde.

4. Selecteer in het dialoogvenster E-mail plannen de datum en tijd voor de bezorging.

   

   Opmerking

   De datumkiezer gebruikt de persoonlijke tijdzone van uw app. Zorg ervoor dat deze is ingesteld op uw huidige tijdzone. Zie de sectie Overwegingen voor meer informatie.

5. Selecteer E-mail plannen.

   De indicator Verzending uitstellen wordt groen. Selecteer Planning wijzigen of Vertraging verwijderen als u de vertraging wilt wijzigen of het bericht meteen wilt verzenden. U kunt de geplande levering op elk moment wijzigen voordat het bericht wordt verzonden.

   

6. Selecteer Verzenden of selecteer Opslaan om het bericht als een concept op te slaan dat u later kunt voltooien.

Geplande berichten worden als zodanig weergegeven in de lijst Activiteiten voor de record Betreft. Tot de geplande tijd kunt u het bericht daar verwijderen of opnieuw plannen. U kunt ook de datum of tijd van de vervolgherinnering bewerken. U kunt geen andere instellingen wijzigen nadat u Verzenden hebt geselecteerd.

Een opvolgherinnering voor een bericht instellen

Als u er zeker van wilt zijn dat u niet vergeet een belangrijke e-mail op te volgen, stelt u een herinnering in. Deze functie is alleen voor verzonden e-mail.

1. Een bericht maken.

2. Wanneer u klaar bent om de herinnering in te stellen, selecteert u in de sectie E-mailbetrokkenheid de optie Een herinnering instellen.

   

3. Vul in het dialoogvenster Herinnering instellen de volgende velden in.

   • Voorwaarde: selecteer de voorwaarde die de herinnering activeert:
     • Als ik geen antwoord ontvang voor: activeert de herinnering als er geen antwoord is ontvangen op de datum van Herinneren op. Alleen beschikbaar voor gevolgde berichten.
     • Als het e-mailbericht niet is geopend vóór: Triggert de herinnering als het bericht niet is geopend vóór de herinneringsdatum. Alleen beschikbaar voor gevolgde berichten.
     • Help me herinneren om: activeert de herinnering hoe dan ook op de opgegeven tijd en de datum.
   • Herinneren vóór: geef de datum en tijd op waarop de herinnering moet worden weergegeven wanneer aan de voorwaarde is voldaan.
   • Opmerking: voeg eventueel een notitie toe aan de herinnering.

   

   Opmerking

   De datumkiezer gebruikt de persoonlijke tijdzone van uw app. Zorg ervoor dat deze is ingesteld op uw huidige tijdzone. Zie de sectie Overwegingen voor meer informatie.

4. Selecteer OK als u uw instellingen wilt opslaan en het venster wilt sluiten.

   De indicator Herinnering instellen wordt blauw en er verschijnt een korte samenvatting van uw herinneringsinstellingen. Als de herinneringstijd is verstreken, wordt het overzicht bijgewerkt om dit aan te geven. Selecteer Herinnering wijzigen of Herinnering verwijderen als u de herinnering moet wijzigen of verwijderen.

   

5. Selecteer Verzenden of selecteer Opslaan om het bericht als een concept op te slaan dat u later kunt voltooien.

Wanneer de herinnering wordt geactiveerd, wordt een actiekaart gemaakt in de assistent. De kaart krijgt hoge prioriteit. Dus u zult deze meteen zien. De kaart bevat koppelingen naar het bericht, gerelateerde records en actieknoppen om de waarschuwing te kunnen uitstellen of sluiten. Meer informatie over de kaart voor herinnering per e-mail.

Kunt u de functie niet vinden in uw app?

Er zijn enkele mogelijkheden:

• U beschikt niet over de benodigde licentie om deze functie te gebruiken. Bekijk de vergelijkingstabel en de licentiegids om te zien welke functies beschikbaar zijn met uw licentie.
• U beschikt niet over de vereiste beveiligingsrol om deze functie te gebruiken.
  • Als u een functie wilt configureren of instellen, moet u de rollen Beheerder en Aanpassing hebben
  • Als u verkoopgerelateerde functies wilt kunnen gebruiken, moet u over de primaire verkooprollen beschikken
  • Voor sommige taken zijn specifieke functionele rollen vereist.
• Uw beheerder heeft de functie niet ingeschakeld.
• Uw organisatie gebruikt een aangepaste app. Neem contact op met uw beheerder voor exacte stappen. De stappen die in dit artikel worden beschreven, zijn specifiek voor de kant-en-klare Verkoophub- en Sales Professional-app.

Gerelateerde informatie

E-mail bijhouden inschakelen
Bekijk interacties van berichten met e-mail bijhouden
Privacyvoorkeuren configureren
Sjablonen voor e-mail maken