Acceptatie van documentverwerking voor Microsoft 365 stimuleren

Documentverwerking voor Microsoft 365 is een suite van cloudservices die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) om de verwerking van inhoud te automatiseren en kennis te extraheren uit ongestructureerde gegevens. Met deze services kunt u uw inhoud transformeren in gestructureerde, bruikbare informatie die eenvoudig kan worden doorzocht, geanalyseerd en opnieuw kan worden gebruikt in uw hele organisatie.

Door documentverwerking te integreren in uw werkstromen, kunt u bewerkingen stroomlijnen, naleving verbeteren en de vindbaarheid verbeteren. Hier volgen enkele voorbeelden van hoe de services kunnen worden toegepast:

• Documenten organiseren en beheren. Automatisch inhoud extraheren, samenvatten of genereren van bestanden die zijn geüpload naar uw SharePoint-documentbibliotheek.

• Wereldwijd bereik uitbreiden. Maak vertaalde kopieën van een geselecteerd bestand of een set bestanden in alle ondersteunde talen.

• Automatisch routinedocumenten genereren. Stroomlijn het maken van terugkerende documenten, zoals onderhoudsrapporten, statusupdates of samenvattingen van naleving.

• Documenten bulksgewijs genereren. Automatiseer het maken van grote hoeveelheden vergelijkbare documenten, zoals contractverlengingen of onboardingpakketten, met behulp van hulpprogramma's voor inhoudsassembly.

• Binnenkomende documenten verwerken. Gegevens beheren en extraheren uit binnenkomende zakelijke documenten, waaronder verzekeringsformulieren, zakelijke verificaties en huurovereenkomsten.

• De vindbaarheid van inhoud verbeteren. Verbeter de wijze waarop zakelijke documenten en werknemersgegevens, zoals beleidsregels en procedures, worden georganiseerd en weergegeven in documentbibliotheken.

• Specifieke inhoudsdetails extraheren. Centraliseer en haal belangrijke informatie op, zoals patentnummers of nalevingsgegevens, om deze gemakkelijker te vinden en erop te reageren.

• Ondersteuning voor naleving en governance. Documentverwerking toepassen om te voldoen aan retentie- en vertrouwelijkheidsvereisten voor zakelijke documenten, inclusief gebeurtenismateriaal en vergaderbestanden.

Bedrijfsscenario's identificeren

Voordat u services voor documentverwerking in uw organisatie implementeert, is het belangrijk om de bedrijfsscenario's te identificeren waarin deze mogelijkheden de meeste waarde toevoegen. Als u het 'waarom' achter uw gebruiksscenario's begrijpt, kunt u bepalen welke functies het nuttigst zijn en of documentverwerking helemaal nodig is. Het begeleidt ook de selectie van het juiste modeltype.

Als u de gewenste bedrijfsresultaten wilt bereiken, kunt u meerdere functies combineren. Gebruik de voorbeeldscenario's en use cases om ideeën te genereren over hoe documentverwerking de doelstellingen van uw organisatie kan ondersteunen.

Waarom het belangrijk is

Inhoud is het levensbloed van uw organisatie. Veel bedrijfseenheden zijn afhankelijk van gegevensverwerking, vaak met behulp van handmatige of semi-geautomatiseerde werkstromen waarvoor meerdere stappen nodig zijn. Documentverwerkingsservices kunnen deze inspanningen stroomlijnen en uw procedures voor inhoudsbeheer verbeteren door het volgende in te schakelen:

• Geavanceerd zoeken en filteren om de vindbaarheid en het ophalen te verbeteren.

• Voorwaardelijke opmaak om het controleren en filteren van documenten te vereenvoudigen.

• Power BI-rapport genereren met één klik met behulp van geëxtraheerde metagegevens.

• Geautomatiseerde regels en werkstromen via Power Automate.

• Naleving afdwingen via retentie- en vertrouwelijkheidslabels.

Houd rekening met de levenscyclus van uw inhoud

Inhoud doorloopt een typische levenscyclus: van maken en opnieuw maken tot inzicht, verwerking, detectie en zoeken. Er zijn veel services beschikbaar om uw bedrijf in elk van deze fasen te ondersteunen.

Inhoud maken en opnieuw gebruiken

Binnen de levenscyclus van inhoud kunnen er gebruiksvoorbeelden zijn voor het automatiseren van het maken van inhoud, met name inhoud die transactioneel of gestandaardiseerd is en inhoudsassembly kan hiervoor nuttig zijn. Inhoudsassemblage kan automatisch algemene of terugkerende zakelijke documenten maken, zoals contracten, werkverklaringen, serviceovereenkomsten, toestemmingsbrieven, verkooppraatjes en andere routinematige correspondentie.

Zodra u terugkerende documenttypen hebt geïdentificeerd, wilt u de gegevensbron identificeren die als bron voor de documenten kan worden gebruikt. Als u een lijst of gegevensbron hebt om de documenten te vullen, kunt u deze taak sneller, consistenter en met minder fouten uitvoeren door moderne sjablonen te maken en deze sjablonen te gebruiken om documenten te genereren.

Samenwerken aan inhoud

De functie aantekeningen wordt gebruikt om notities en opmerkingen toe te voegen aan inhoud in documentbibliotheken, voor uzelf of voor samenwerking met anderen. De functie aantekeningen kan worden gebruikt zonder de oorspronkelijke bestanden te wijzigen, zodat de oorspronkelijke records behouden blijven.

De hulpmiddelen voor aantekeningen bevatten momenteel pen en markeerstift, waarbij kleuren kunnen worden geselecteerd, samen met een gum voor het verwijderen van pennenstreken en eerdere aantekeningen. Zodra u een Azure-abonnement in uw tenant hebt geconfigureerd voor betalen per gebruik-services, wordt deze functie ingeschakeld voor uw gebruikers. U kunt overwegen om eindgebruikers meer informatie te geven over de functie, met name voor bedrijfsgroepen die documenten kunnen markeren of aantekeningen kunnen maken.

Inhoud begrijpen en verwerken

Het gebruik van documentverwerkingsmodellen om de classificatie en gegevensextractie van de inhoud te automatiseren met behulp van documentverwerking en de functies taxonomielabels of afbeeldingen taggen kan tijd en geld besparen en tegelijkertijd het risico op typefouten of gemiste informatie minimaliseren.

Documentverwerkingsmodellen kunnen verschillende soorten taken uitvoeren in uw inhoud, waaronder classificatie, extractie en trefwoorden. In de volgende tabel ziet u deze taken en gerelateerde functies.

Inhoudscompatibiliteit

De documentverwerkingsmodellen kunnen ook worden gebruikt om naleving toe te voegen door vertrouwelijkheidslabels en retentielabels toe te passen op inhoud die is toegevoegd aan documentbibliotheken met modellen die ermee zijn geconfigureerd.

Zodra het inhoudstype en de metagegevens beschikbaar zijn in een documentbibliotheek, kunnen zakelijke gebruikers gebruikmaken van verschillende mogelijkheden. Ze kunnen nieuwe weergaven van de inhoud maken, rapporten maken en inhoud automatisch verplaatsen met behulp van regels op basis van specifieke metagegevens. Daarnaast kunnen ze bedrijfsproceswerkstromen ontwerpen voor taken zoals goedkeuringen, het integreren van gegevens met andere systemen, het genereren van werkorders en het automatiseren van veel taken die eerder handmatig werden uitgevoerd.

Vindbaarheid van inhoud

Het gebruik van services voor documentverwerking kan de zoekervaring verbeteren, omdat elk stukje metagegevens dat nu uit inhoud wordt geëxtraheerd, doorzoekbaar is. Met de functie inhoudsquery kunt u specifieke query's op basis van metagegevens uitvoeren in SharePoint-documentbibliotheken. U kunt snellere, nauwkeurigere query's maken op basis van specifieke kolomwaarden voor metagegevens in plaats van alleen maar te zoeken naar trefwoorden.

Naast het classificeren en extraheren van gegevens uit inhoud die is toegevoegd aan een SharePoint-bibliotheek, heeft uw organisatie mogelijk inhoud die momenteel is vergrendeld in afbeeldingen die moeilijk te vinden zijn. Met de OCR-service ( Optical Character Recognition ) kunt u gedrukte of handgeschreven tekst extraheren uit afbeeldingen en documenten. Voorbeelden van afbeeldingen zijn posters, tekeningen en productlabels. Voorbeelden van documenten zijn artikelen, rapporten, formulieren en facturen. De tekst wordt meestal geëxtraheerd als woorden, tekstregels en alinea's of tekstblokken, zodat u toegang hebt tot de digitale versie van de gescande tekst. De geëxtraheerde informatie wordt geïndexeerd in de zoekfunctie en kan beschikbaar worden gesteld voor nalevingsfuncties, zoals preventie van gegevensverlies (DLP).

Plan om aan de slag te gaan

Als u aan de slag wilt gaan met documentverwerkingsservices, beoordeelt u eerst de huidige status en behoeften van uw organisatie met betrekking tot inhoudsbeheer, verwerking en analyse. Identificeer belangrijke inhoudsopslagplaatsen die door verschillende teams worden gebruikt en neem contact op met deze groepen om inzicht te hebben in hun bedrijfsprocessen en scenario's.

Zoek naar mogelijkheden waar handmatige verwerking van inhoud kan worden geautomatiseerd. Deze taken kunnen het volgende omvatten:

• Intake en verwerking van standaardformulieren of documenten (voor exmaple, HR-formulieren of inkooporders).

• Genereren van herhaalbare inhoud op schaal (bijvoorbeeld aanbiedingsbrieven of voorstellen).

• Handmatige werkstromen voor aantekeningen (bijvoorbeeld pen- en papierbeoordelingen of hulpprogramma's van partners) die kunnen worden overgezet naar uw SharePoint-omgeving.

Vragen over het plannen van scenario's

Houd rekening met de volgende vragen bij het evalueren van welke bedrijfsscenario's prioriteit moeten worden gegeven:

• Lost het een echt probleem op? Richt u op scenario's waarin pijnpunten of inefficiënties worden aangepakt.

• Zal het op grote schaal worden gebruikt of een brede impact hebben? Prioriteit geven aan use cases die meerdere teams of afdelingen ten goede komen.

• Is het verkrijgbaar? Zorg ervoor dat het scenario haalbaar is met uw huidige hulpprogramma's en resources.

• Kun je succes meten? Definieer duidelijke metrische gegevens om impact en resultaten bij te houden.

Het Microsoft 365-evaluatieprogramma kan ook helpen bij het identificeren van potentiële gebieden in uw SharePoint-omgeving die kunnen profiteren van documentverwerkingsservices.

Aan de slag met sitesjablonen

Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, verkent u de sitesjablonen die beschikbaar zijn in uw tenant na het instellen van betalen per gebruik en het configureren van uw Azure-abonnement. Deze sjablonen zijn:

• Vooraf gemaakt en klaar voor implementatie.
• Aanpasbaar aan de behoeften van uw organisatie.
• Beschikbaar op alle teamsites.

Gebruik deze sjablonen om snel een professionele site te starten waarmee u zakelijke documenten kunt beheren, verwerken en bijhouden met behulp van meerdere Microsoft 365-functies. Deze sites zijn ideaal voor:

• Mogelijkheden demonstreren aan zakelijke belanghebbenden.
• Scenarioplanning en -inrichting versnellen.
• Het weergeven van waarde voor bedrijfsgebieden zoals contractbeheer en boekhouding.

Ze bieden een sterke basis voor het bouwen van oplossingen die documentwerkstromen stroomlijnen en het beheer van de inhoudslevenscyclus verbeteren.

Rollen en verantwoordelijkheden identificeren

Bij het plannen van uw documentverwerkingsprojecten is het belangrijk om te bepalen wie in uw organisatie betrokken moet zijn. Begin met het toewijzen van de functies die u wilt gebruiken. Dit proces helpt duidelijk te maken welke rollen essentieel zijn.

Als u zich bijvoorbeeld richt op documentverwerking, is de rol SharePoint-beheerder essentieel bij het maken en beheren van inhoudscentra die nodig zijn om modellen op schaal te beheren. Als u zich richt op functies zoals OCR en naleving, is de Purview-compliancebeheerder nodig. Als taxonomietags worden uitgevoerd, is het belangrijk om inzicht te hebben in het beheer van uw bedrijfstermenarchief of om te bepalen of u een inhoudscentrum gebruikt.

Het vroegtijdig toewijzen van rollen aan functies helpt ervoor te zorgen dat de juiste mensen betrokken zijn en uw project is ingesteld op succes.

Overwegingen voor installatie en configuratie

Bij het plannen van documentverwerkingsservices moet u bepalen welke functies u wilt inschakelen en kosten plannen met behulp van de Microsoft SharePoint-kostencalculator om de kosten voor services voor betalen per gebruik te voorspellen. Dit hulpprogramma geeft u een beter inzicht in de gebruikspatronen en geschatte kosten van uw organisatie, zodat u beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Het is ook handig in combinatie met het Microsoft 365-evaluatieprogramma, dat uw informatiearchitectuur analyseert en bibliotheken markeert met aangepaste inhoudstypen en uitgebreide kolommen die kunnen profiteren van automatisering door AI.

Controlelijst voor gereedheid

Als u zich wilt voorbereiden op het implementeren van documentverwerkingsservices, moet u het volgende doen:

1. Abonnement

   • Plan voor het benutten van de waarde van documentverwerkingsservices op gebieden zoals:
     • Zoeken
     • Filteren en opmaak weergeven
     • Compliance
     • Automatisering

2. Identificeren

   • Inzicht in het gebruik van bestaande informatiearchitectuur en inhoudsbeheerfuncties.
   • Zijn er bestaande inhoudstypen goede kandidaten voor modellen?
   • Welke bestaande processen zouden worden verbeterd door metagegevens?
   • Hoeveel inhoud gaat u verwerken?

3. Design

   • Ontwerp uw benadering van informatiearchitectuur, beheerde metagegevens en inhoudstypen.
   • Ontwerp het proces voor definitie, maken en beheren.