Snelstart - Een klassieke chatbot maken en implementeren

Copilot Studio biedt iedereen in de organisatie de mogelijkheid om chatbots te bouwen in Microsoft Teams. De chatbot heeft ingebouwde natuurlijke taalverwerking (NLP) en een grafische interface zonder code. Met onze nieuwste Teams-integratie kunt u uw chatbot maken, schrijven, testen en publiceren in Teams, allemaal vanuit de Microsoft Teams-interface.

Wanneer u een chatbot maakt, moet u rekening houden met het volgende:

• De typen vragen die iemand kan stellen
• De verschillende manieren waarop een vraag wordt gesteld
• De verwachte antwoorden
• Of een gebruiker vervolgvragen of opmerkingen heeft

In deze quickstart leert u hoe u aan de slag kunt gaan met het maken van HR-chatbots (Human Resource):

• Uw scenario en wensen afstemmen op wat een chatbot kan doen
• Een chatbot maken in de Copilot Studio-app in Teams
• Onderwerpen bouwen en verbeteren die algemene HR-vragen beantwoorden
• De chatbot testen, publiceren en delen met uw organisatie

HR-ondersteuningsbot is een vriendelijke vraag- en antwoordchatbot die een ondersteuningsdeskundige van het HR-team erbij betrekt wanneer HR-medewerkers niet kunnen helpen. Een medewerker kan de chatbot een vraag stellen en de chatbot reageert met een antwoord als de chatbot er inhoud voor heeft.

Als de chatbot geen antwoord heeft, kan de medewerker een query indienen. De query wordt naar een vooraf bepaald team van experts gestuurd die reageren op querymeldingen.

Scenario

U werkt in Human Resources (HR) bij Contoso en moet een chatbot voor HR-ondersteuning bouwen in Microsoft Teams. De chatbot beantwoordt veelvoorkomende HR-vragen, zoals vragen over vrije dagen van medewerkers, met relevante informatie uit de interne kennisbank van het bedrijf. De chatbot neemt ook contact op met HR-experts en laat hen weten dat een medewerker hulp nodig heeft voor ongebruikelijke scenario's.

Zodra de chatbot is gepubliceerd, hebben Contoso-medewerkers toegang tot HR-informatie in Teams zonder het intranet van het bedrijf te hoeven doorzoeken.

De Copilot Studio-app installeren in Microsoft Teams

Begin door de Copilot Studio-app in Teams te starten:

1. Ga naar de App Store van Teams en zoek naar Microsoft Copilot Studio.

2. Selecteer Toevoegen of Openen als u deze al hebt toegevoegd voor de app Microsoft Copilot Studio.

De app wordt op de startpagina van Copilot Studio geopend. Teams-gebruikers kunnen hier chatbots bouwen zonder Teams te verlaten.

Een nieuwe chatbot in een team maken

1. Selecteer Nu beginnen op de startpagina.

2. Kies welk team de chatbot beheert en selecteer Doorgaan. U kunt zo nodig een nieuw team maken voordat u er een chatbot aan toevoegt.

3. Selecteer de gewenste taal. Meer informatie over het kiezen van een taal vindt u in Taalondersteuning.

4. Voer een naam in voor uw chatbot, bijvoorbeeld HR-ondersteuningsbot.

5. Vervang indien gewenst het standaardpictogram door een meer representatief pictogram.

6. Voeg desgewenst voorgestelde prompts toe.

7. Selecteer Maken.

Een onderwerp over verlof van medewerkers maken voor veelgestelde vragen over verlof

Een chatbot wordt geleverd met een verzameling onderwerpen die de interactie met gebruikers definiëren. Laten we een onderwerp bouwen om vragen van werknemers over vrije dagen te beantwoorden.

1. Selecteer Onderwerpen in het linkerdeelvenster.

2. Selecteer Nieuw onderwerp>Nieuw.

3. Selecteer het vakje Triggerzinnen om zinnen toe te voegen.

4. Voeg triggerzinnen toe in het deelvenster Triggerzinnen. Voer bijvoorbeeld de volgende zinnen in:

   • Informatie nodig over vrije dagen
   • Ik heb hulp nodig bij vrije dagen
   • Hoeveel betaalde vakantiedagen heb ik
   • Wat zijn de nationale feestdagen
   • Ik heb verlengd verlof nodig

   Met triggerzinnen voor elk onderwerp worden de manieren gedefinieerd waarop gebruikers vragen stellen over dat onderwerp. Deze zinnen zijn de manier waarop we verwachten dat werknemers vragen stellen over verlof.

   Copilot Studio wordt geleverd met ingebouwde mogelijkheden voor natuurlijke taal. U hoeft slechts een paar triggerzinnen over verlof te definiëren en de chatbot kan het onderwerp nauwkeurig activeren op basis van de invoer van de medewerker.

5. Selecteer + om de triggerzinnen op te slaan. Sluit het paneel Triggerzinnen als u klaar bent.

   Het knooppunt Triggerzinnen geeft de zinnen weer.

6. Selecteer Details op de werkbalk.

7. Geef het onderwerp de naam Medewerker vrije dagen en voer een passende beschrijving in.

8. Sluit het paneel Details.

9. Definieer hoe de chatbot met medewerkers communiceert.

10. Selecteer Opslaan. Uw nieuwe onderwerp komt beschikbaar.

Definiëren hoe de chatbot communiceert

1. Typ de volgende tekst in het bestaande berichtknooppunt in: "Ik kan helpen met vragen over verlof."

2. Selecteer het pictogram Knooppunt toevoegen (+) onder het berichtknooppunt en selecteer Een vraag stellen om een vraagknooppunt toe te voegen aan het onderwerp.

3. Voer "Welke informatie zoekt u?" in het tekstvak Een vraag stellen in. De medewerker kan deze vraag stellen.

4. Voeg onder Opties voor gebruiker de twee opties Betaalde vakantiedagen en Nationale feestdagen toe.

   

   Gebruikerskeuzen opgeslagen in een variabele en het onderwerp wordt vertakt, gebaseerd op de optie die de gebruiker kiest. U kunt de naam van de variabele wijzigen om deze beter te kunnen volgen in het onderwerp.

5. Selecteer voor de variabele onder Respons opslaan als het potloodpictogram om de eigenschappen van de variabele te bewerken.

6. Het paneel Eigenschappen van variabele wordt geopend. Geef de variabele de naam TimeOffType. Sluit het paneel Variabele-eigenschappen en u ziet de wijzigingen terug op het ontwerpcanvas.

   

   U kunt voor elke optie verschillende responsen toevoegen. Voor betaalde vakantiedagen kunnen we de chatbot medewerkers naar een interne HR-website laten verwijzen om het desbetreffende beleid op te zoeken.

7. Voeg een berichtknooppunt toe voor de vertakking Betaalde vakantiedagen met dit bericht aan de gebruiker: Ga voor betaalde vakantiedagen naar www.contoso.com/HR/PaidTimeOff om verlofaanvragen in te dienen.

8. Voeg een knooppunt toe door het pictogram Knooppunt toevoegen (+) te selecteren om het gesprek te beëindigen met een vragenlijst. Selecteer Het gesprek beëindigen en daarna Eindigen met vragenlijst. Dit is de enquête klanttevredenheid die vooraf is ingebouwd in de chatbot, zodat iedereen deze in onderwerpen kan gebruiken.

9. Voeg in het pad Nationale feestdagen een berichtknooppunt toe met de volgende tekst:

   National holidays for 2020:
   -   New Year's Day: January 1st
   -   Memorial Day: May 25th
   -   Independence day: July 4th
   -   Labor Day: September 7th
   -   Thanksgiving: November 26th - 27th
   -   Christmas Eve and Christmas Day: December 24th - 25th
   

10. Beëindig dit pad in het onderwerp ook met een vragenlijst. Voeg een knooppunt toe door het pictogram Knooppunt toevoegen (+) te selecteren en kies dan Het gesprek beëindigen en Eindigen met enquête.

Uw chatbot testen

Copilot Studio wordt geleverd met een ingebouwd testdeelvenster dat u kunt gebruiken om de chatbot in realtime te testen.

1. Als u het testdeelvenster wilt openen, selecteert u Testbot op de werkbalk.

2. Voer "Ik heb informatie over vrije dagen nodig" in.

   Ondanks dat Ik heb informatie over verlof nodig niet exact overeenkomt met een van de triggerzinnen, verwerkt Copilot Studio de invoer en activeert het onderwerp over verlof voor medewerkers.

   Terwijl u chat met de chatbot, ziet u in realtime waar deze zich in het gesprek bevindt door de groene markeringen te volgen.

3. Selecteer Betaalde vakantiedagen.

   Het onderwerp vertakt zich op basis van de respons van de gebruiker. U kunt de variabele TimeOffType openen om de waarde te zien van Betaald verlof door de gebruiker. Maar wat gebeurt er als de gebruiker op zoek is naar nationale feestdagen? De gebruiker kan geïrriteerd raken als de chatbot de gebruiker vraagt zichzelf te herhalen. Laten we dat eens proberen.

4. Selecteer boven aan het testdeelvenster het pictogram Opnieuw instellen.

5. Voer "Ik heb informatie nodig over nationale feestdagen" in.

   De chatbot omzeilt de responsvraag over typen vakanties en geeft direct informatie over nationale feestdagen. Dit gedrag doet zich voor omdat Copilot Studio entiteitsextractie ondersteunt en kan vaststellen dat de gebruiker naar nationale feestdagen vraagt.

   

Het onderwerp verbeteren om complexere vragen te behandelen door te escaleren naar HR-experts

Nu u de basis hebt gedaan, kunt u een complexere optie toevoegen aan het onderwerp: "Verlengd verlof".

1. Ga terug naar het onderwerp dat u hebt gemaakt.

2. Voeg in het knooppunt Vraag een optie toe met de naam "Verlengd verlof".

   

   Aangezien de persoonlijke situatie van elke medewerker anders is, is voor vragen over verlengd verlof een gesprek met een HR-expert nodig. U kunt de chatbot bouwen zodat deze HR-experts in contact brengt met uw medewerkers.

3. Voeg een berichtknooppunt toe met de tekst Verlof vereist goedkeuring van een HR-deskundige. Laat me u met hen in contact brengen.

   Copilot Studio-chatbots kunnen acties ondernemen door acties in een onderwerp toe te voegen. In dit voorbeeld voegt u een basisactie toe waarmee een HR-expert wordt geïnformeerd. Deze basisactie stuurt een adaptieve kaart naar het HR-expertkanaal in Teams om experts te laten weten dat iemand contact met een gebruiker moet opnemen.

   U kunt de basisactie maken om een bericht naar een Teams-kanaal te sturen en deze vervolgens aanroepen met de juiste invoer.

4. Voeg een vraagknooppunt toe waarin wordt gevraagd om een beschrijving van het probleem en voeg deze tekst toe: "Hoe zou u het probleem omschrijven?"

5. Wijzig het type voor Identificeren in Volledige respons van de gebruiker.

6. Sla de beschrijving op in een variabele met de naam Description.

   

7. Voeg een knooppunt onder de vraag toe en selecteer Een hulpmiddel aanroepen en Nieuwe stroom maken. Vervolgens wordt Power Automate gestart.

8. Kies de sjabloon Een bericht sturen naar een Teams-kanaal en selecteer Doorgaan.

   Mogelijk moet u de verbinding met Teams verifiëren. Selecteer Aanmelden onder Deze stroom maakt verbinding met.

   De stroomsjabloon heeft twee invoeritems van de chatbot, het Onderwerp (titel voor het bericht) en Berichttekst (feitelijk bericht) om op het kanaal te plaatsen.

   1. Onder de stroomdefinitie Een bericht plaatsen (v3) selecteert u de Team-id en de Teamkanaal-id waar het bericht moet worden geplaatst.

   2. (Optioneel) U kunt naast de door de gebruiker ingevoerde beschrijving tekst aan het bericht toevoegen en het veld Bericht invullen.

   3. Geef de stroom een naam en sla de stroom op.

   4. Sluit het ontwerpcanvas voor de stroom.

   U keert terug naar het ontwerpcanvas.

9. Voeg een knooppunt onder de vraag toe en selecteer Een hulpmiddel aanroepen en selecteer vervolgens uw nieuwe stroom.

10. Geef de variabele door die u eerder hebt gemaakt met de naam TimeOffType voor Onderwerp. Selecteer voor Bericht de variabele Beschrijving, die wordt verzameld in de chat. Wanneer de stroom een bericht plaatst op het geselecteerde kanaal, worden Verlengd verlof als de titel en het door de werknemer opgegeven bericht weergegeven.

    Fooi

    Copilot Studio is direct geïntegreerd met Teams, zodat de chatbot weet met welke gebruiker van Teams hij aan het chatten is. Met deze functie kunnen chatbotauteurs persoonlijke en aangepaste chatbotrespons maken.

    Om de naam te gebruiken van de persoon die met de chatbot chat, is er een vooraf gedefinieerde variabele genaamd bot.UserDisplayName die kan worden gebruikt net als andere variabelen.

    U kunt de medewerker laten weten dat de experts op de hoogte zijn gesteld van hun aanvraag en dat zij contact zullen opnemen.

11. Voeg een berichtknooppunt toe met het bericht We hebben de expert op de hoogte gebracht. Ze nemen binnenkort contact op.

12. Beëindig het gesprek met een vragenlijst.

13. Sla het onderwerp op.

U kunt meer onderwerpen toevoegen zodat de bot voor HR-ondersteuning meer vragen van Contoso-medewerkers kan beantwoorden.

Uw chatbot publiceren

Door de chatbot te publiceren, worden de nieuwste updates beschikbaar voor gebruikers.

Selecteer Publiceren in het navigatiemenu. Selecteer Publiceren opnieuw.

U moet nog een paar acties uitvoeren om de chatbot daadwerkelijk beschikbaar te maken voor werknemers.

Uw chatbot ter beschikking stellen aan andere medewerkers

1. Selecteer op de pagina Publiceren de optie om uw chatbot te openen. U kunt uw chatbot testen voordat u deze deelt.

2. Selecteer de optie om uw chatbot beschikbaar te maken voor anderen. Het configuratievenster voor de Teams + Microsoft 365-kanalen wordt weergegeven.

   1. Bewerk details voor uw chatbot.

   2. Deel uw chatbot met uw team.

      U kunt dit testen door de chatbot in de appstore te bekijken. Dit is een tijdelijke oplossing, omdat hiervoor geen goedkeuring van de beheerder nodig is en u geen spam naar de beheerder stuurt.

   3. Zodra u volledig tevreden bent, deelt u de chatbot met uw organisatie. Hiervoor is goedkeuring van de beheerder vereist.

   Werknemers kunnen uw gepubliceerde chatbot nu vinden in de App Store van Teams.

Chatbotdetails bewerken

In het aanpassingsdeelvenster kunt u het chatbotpictogram bewerken dat in Teams wordt weergegeven, en de korte en lange beschrijving voor uw chatbot wijzigen. Deze instellingen zijn vooraf ingevuld met startersinhoud, maar kunnen worden aangepast.

Uw chatbot delen met uw team

1. Selecteer Toevoegen aan <uw team>. Er wordt een deelvenster weergegeven waarin u kunt configureren hoe uw chatbot uw teamleden begroet.

2. Selecteer Toevoegen. Een bericht geeft aan dat de chatbot beschikbaar is voor het team. U kunt het configuratiepaneel sluiten.

Uw chatbot delen met uw organisatie

Als u uw chatbot deelt met de hele organisatie, wordt deze weergegeven in de sectie Samengesteld voor uw organisatie in de Teams-app store. Voor toegang is goedkeuring van de beheerder vereist.

1. Selecteer Verzenden voor beheergoedkeuring.

2. Controleer eerst of het chatbotpictogram, de korte beschrijving en de lange beschrijving correct zijn.

3. Controleer vervolgens dat u de chatbot met iedereen in de organisatie wilt delen.

4. Dien het in voor goedkeuring door de beheerder. Dit deel van het proces kan niet meteen worden voltooid en vereist opvolging door de beheerder voor goedkeuring.

Uw chatbot zoeken in de Teams-app store

Een werknemer met de naam Melissa kan de chatbot die u hebt gemaakt, vinden in de Teams-apps store.

Afhankelijk van hoe u de chatbot hebt gedeeld, kan Melissa deze vinden in de sectie Copilot-extensies of in de sectie Samengesteld voor uw organisatie van de Teams-app store. Om een chatbot in de sectie Samengesteld voor uw organisatie te laten verschijnen, moet deze eerst door een beheerder worden goedgekeurd.

Melissa selecteert de chatbot-app en selecteert Voor mij toevoegen. De chatbot verschijnt in de Teams-appbalk.

Het onderwerp Begroeting verwelkomt Melissa automatisch.

Medewerker chat met de chatbot met vragen over verlof

Melissa heeft om persoonlijke redenen verlof nodig in juli en augustus en voert Informatie over verlof nodig in. Melissa selecteert Betaalde vakantiedagen en er verschijnt een website waar ze meer te weten kan komen over betaald verlof.

De chatbot verzamelt vervolgens klanttevredenheidsgegevens en beëindigt het gesprek.

Melissa bekijkt de HR-site voor betaald verlof en begrijpt dat ze een verlengd verlof nodig heeft. Melissa keert terug naar de chatbot en typt Ik heb verlengd verlof nodig.

De chatbot laat Melissa weten dat er een HR-expert nodig is voor het verlofverzoek en vraagt Melissa om een beschrijving van het probleem.

De chatbot brengt een expert op de hoogte, die binnenkort contact opneemt met Melissa.

Keer terug naar de auteursweergave en ga naar het kanaal voor experts van het HR-team.

U ziet dat de chatbot de stroom heeft uitgevoerd die u eerder hebt toegevoegd en het verzoek van Melissa op het kanaal heeft gepost.