Prioriteit aan risico's en identificeer workarounds

Beheer risico's actief gedurende de looptijd van het project:

• Identificeer risico's vroeg: Tijdens de planningsfase en bij het begin van elke sprint brainstorm je wat er mis kan gaan of de voortgang kan blokkeren. Voorbeeld:

  • "Integratie met een dienst kan vertraagd zijn,"
  • "We weten niet zeker of het natuurlijke taalmodel deze twee intenties kan onderscheiden,"
  • "Juridische goedkeuring is nodig voor de HR-antwoorden."

  Noem deze risico's.

• Beoordeel impact en waarschijnlijkheid: Noteer welke risico's de grootste impact zouden hebben. Een risico op "Application Insights kan persoonlijke gegevens tonen" kan een grote impact hebben (complianceprobleem). De kans kan variëren. Beoordeel en prioriteer vervolgens het aanpakken van risico's met hoge waarschijnlijkheid en impact.

• Plan mitigaties: Voor elk groot risico wijs je een mitigatie- of noodplan toe. Voorbeeld:

  • Risico: De niet-Microsoft API voor ordertracking is mogelijk nog niet klaar tegen de testfase.
  • Mitigatie: Bouw een stub of mockservice om antwoorden te simuleren zodat ontwikkeling en testen kunnen doorgaan. Integreer de echte API wanneer beschikbaar. Of bereid een back-up voor ("Sorry, bestelinformatie is momenteel niet beschikbaar, neem contact op met support") voor het geval de live-integratie mislukt, om het soepel af te handelen in plaats van alleen een foutmelding aan de gebruiker te tonen.

• Houd blockers dagelijks bij: Bespreek blockers in agile praktijken in stand-up meetings. Als iets de voortgang stopt (bijvoorbeeld wachten op inloggegevens, een klantconnector is nog niet beschikbaar, vereisten zijn onduidelijk), escaleer of los het zo snel mogelijk op.

Workaround-strategieën voor blokkers

Soms, ondanks alle voorbereiding, kom je een blokkering tegen die je niet meteen kunt oplossen. Een externe afhankelijkheid of onopgelost technisch probleem kan bijvoorbeeld de voortgang blokkeren. In plaats van het project te stoppen, vindt modern management creatieve oplossingen:

• Beperk tijdelijk de scope: Als een functie te complex of geblokkeerd is, lever dan een vereenvoudigde versie.
• Handmatige procedure als brug: Automatiseer wat je kunt en introduceer een handmatige stap waar dat nodig is. Als een AI-model een zeldzaam type verzoek niet kan classificeren, stuur die zaken dan door naar een menselijke agent of stuur een waarschuwing naar een expert terwijl je het model opnieuw traint. Als er geen automatische goedkeuringsstroom klaar is, laat dan iemand die goedkeuringen handmatig afhandelen. Documenteer deze oplossing en merk hem in de backlog zodat het team later niet kan vervangen. Het doel is om projectvertragingen te voorkomen door een tussentijdse manier te hebben om het resultaat te bereiken.
• Parallelle pieken en onderzoek: Wijd een tijdsgebonden "piek" aan het onderzoeken van een risicovol gebied, zoals het evalueren van een nieuwe API of het testen van een complexe reguliere expressie voor entiteitextractie. Deze aanpak levert niet direct gebruikersfunctionaliteit op, maar vermindert het risico op het onbekende. Als de piekresultaten goed zijn, ga je verder. Als het niet haalbaar blijkt te zijn, weet je het tenminste vroeg en kun je overstappen op een alternatieve aanpak zonder die functie te hebben beloofd. Deze strategie is in wezen een oplossing voor onzekerheid.
• Communiceer en stem op één lijn: Houd belanghebbenden op de hoogte van eventuele belangrijke obstakels en uw mitigatieplan. Transparantie voorkomt paniek.

Proactief risicobeheer en prioritering betekenen dat je altijd werkt aan wat eerst het belangrijkst is.

Aannames en zorgen

Het vroegtijdig vastleggen van aannames en zorgen helpt het team potentiële risico's te identificeren. Samen vormen deze elementen de basis van een succesvol Copilot Studio-project. Ze zorgen vanaf het begin voor duidelijkheid en een gedeelde visie op wat de makelaar wil bereiken.

Leg alle aannames of zorgen vroeg vast om ontwerp en risicobeheer te informeren:

• Voorbeeldaannames:

  • De oplossing ondersteunt out-of-the-box implementatie over alle benodigde kanalen.
  • Generatieve AI vermindert de noodzaak voor handmatig kennisbeheer.
  • De oplossing biedt geavanceerde intentieherkenning en entiteitsextractie.

• Voorbeelden van zorgen:

  • Beperkte controle over door LLM's gegenereerde antwoorden.
  • Mogelijke interne weerstand tegen automatisering.
  • IT-voorkeuren voor on-premises hosting of specifieke compliance-behoeften.

Volgende stap

Bouw je cross-functionele projectteam samen met de rollen die nodig zijn om de agent succesvol te leveren en te laten werken.