Een cloudstroom maken om langdurig bewaarde Dataverse-gegevens weer te geven

Microsoft Dataverse ondersteunt aangepast bewaarbeleid om onbeperkte hoeveelheden gegevens op een kostenefficiënte manier veilig op lange termijn te bewaren. Hoewel Dataverse uw bedrijfsgroei kan ondersteunen zonder limiet op actieve gegevens, kunt u overwegen inactieve gegevens te verplaatsen naar de Dataverse-opslag voor langetermijnbewaring. Nadat u dit hebt gedaan, kunt u een cloudstroom maken om alleen-lezen rijen in gegevensbehoud op lange termijn te bekijken in Microsoft Dataverse.

De hier beschreven cloudstroom maakt en verzendt een e-mail met daarin een Excel-bestand met de bewaarde gegevens. Als er behouden bijlagen zijn gekoppeld aan rijen van Dataverse, worden deze ook als koppelingen in het Excel-bestand opgenomen. Ga naar Langdurig bewaarde gegevens in Microsoft Dataverse weergeven voor meer informatie over de vereiste bevoegdheden voor het uitvoeren van deze stroom

Het maken van de stroom vereist de volgende stappen op hoofdlijnen:

1. Geef queryparameters door in FetchXML om een Excel-bestand met bewaarde gegevens te maken met behulp van een Dataverse-actie met de naam Excel maken op basis van bewaarde gegevens.
2. Het instellen van een voorwaarde om te bepalen of het Excel-bestand is gemaakt. Het downloaden van het Excel-bestand. Geef de vereiste parameters voor ophaalcriteria op (tabel en FetchXML).
3. Wanneer het Excel-bestand is aangemaakt:
   • Stel een actie in om het Excel-bestand te downloaden.
   • Stel een actie in om een e-mail naar ontvangers te sturen met het Excel-bestand als bijlage.
   • Stel een actie in om het Excel-bestand te verwijderen uit de Dataverse-systeemtabel. Deze stap wordt aanbevolen om te voorkomen dat Excel-documenten opslagruimte in de database in beslag nemen.

Maak de query en download FetchXML

1. Meld u aan bij Power Apps en selecteer vervolgens Instellingen>Geavanceerde instellingen.
2. Selecteer op de pagina Dynamics 365-instellingen de optie Geavanceerd zoeken (filterpictogram) op de opdrachtbalk.
3. Selecteer boven aan het deelvenster Geavanceerd zoeken de optie Wijzigen in bewaarde gegevens.
4. Maak de query waarmee u de bewaarde gegevens wilt ophalen. Meer informatie: Geavanceerd zoeken in modelgestuurde apps
5. Selecteer in Geavanceerd zoeken op het tabblad Geavanceerd zoeken de optie FetchXML downloaden.

De stroom maken

De volgende stappen laten zien hoe u een directe stroom gebruikt om het Excel-bestand te maken en dit als bijlage in een e-mail naar iemand te verzenden. U kunt ook vergelijkbare stappen gebruiken om een geplande cloudstroom te maken.

1. Selecteer op de startpagina van Power Apps de optie Stromen in het linkernavigatievenster.

2. Selecteer Nieuwe stroom en selecteer vervolgens Directe cloudstroom.

3. Voer een naam in voor de stroom en selecteer vervolgens Handmatig een stroom activeren.

4. Selecteer Maken.

5. Selecteer Nieuwe stap en selecteer vervolgens Microsoft Dataverse bij de stap Een bewerking kiezen.

6. Selecteer Een achtergrondbewerking uitvoeren voor de actie.

7. Voer de volgende informatie in:

   • Catalogus: Microsoft Dataverse Common
   • Categorie: Bewaarde gegevens
   • Tabelnaam: (geen)
   • Actienaam: selecteer Aangepaste waarde invoeren en voer vervolgens Create Excel from RetainedData in
   • FetchXml: plak de FetchXML die eerder is gemaakt in de geavanceerde zoekquery.
   • LayoutXML: laat leeg

8. Selecteer Nieuwe stap.

9. Selecteer bij Een bewerking kiezen de optie Voorwaarde en selecteer vervolgens het tabblad Expressie.

10. Voeg de volgende uitdrukking toe:

    • outputs('Perform_a_background_operation_(preview)')?['body/backgroundOperationStatusCode’]
    • is gelijk aan: 30

11. Selecteer in het vak Zo ja de optie Een actie toevoegen.

12. Selecteer op het tabblad Acties de optie Een bestand of afbeelding downloaden.

13. Selecteer de volgende waarden:

    • Tabelnaam: RetainedData Excels
    • Rij-id: selecteer Dynamische inhoud toevoegen en selecteer vervolgens ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID
    • Kolomnaam: ExcelContent

14. Selecteer Actie toevoegen om nog een actie toe te voegen die een e-mail verzendt met de Excel-bestandsbijlage.

15. Selecteer bij Een bewerking kiezen de optie Office 365 Outlook en selecteer vervolgens Een e-mail verzenden (V2) voor de actie.

16. Voer de volgende vereiste waarden in voor de e-mail.

    • Aan: voer een geldig e-mailadres in voor de e-mailontvanger.
    • Onderwerp: voer het onderwerp van de e-mail in, bijvoorbeeld Bewaarde accounts uit 2020.
    • Hoofdtekst: voer tekst in voor de hoofdtekst van de e-mail, zoals Bijgevoegd zijn de bewaarde accounts uit 2020.
    • Naam van bijlagen -1: voer een naam in voor de bijlage, zoals accountsretained2020.xls.
    • Inhoud van bijlagen: selecteer op het tabblad Dynamische inhoud toevoegen de optie Bestands- of afbeeldingsinhoud.

17. Selecteer Een actie toevoegen om het Excel-bestand te verwijderen dat is gemaakt en opgeslagen in de Dataverse-tabel RetainedData excels:

    • Selecteer een bewerking>Microsoft Dataverse.
    • Selecteer onder Acties de optie Een rij verwijderen.
    • Kies de volgende waarden:
      • Tabelnaam: RetainedData Excels
      • Rij-id: selecteer Dynamische inhoud toevoegen en selecteer vervolgens ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID.

18. Selecteer Opslaan

19. De stroom uitvoeren

De e-mailontvangers ontvangen een e-mail met het bijgevoegde Excel-werkblad met de bewaarde gegevensrijen.

Zie ook

Dataverse-overzicht van langetermijnretentie van gegevens