Reageren op AVG-aanvragen van betrokkenen voor exporteren van klantgegevens uit Power Apps

Door het recht op gegevensoverdraagbaarheid mag een betrokkene een kopie van zijn of haar persoonlijke gegevens in elektronische indeling (gedefinieerd als een 'gestructureerde, algemeen gebruikte, machineleesbare en interoperabele indeling') aanvragen die naar een andere gegevensbeheerder kan worden verzonden.

• Websitetoegang: de Power Apps-portal, het Microsoft Power Platform-beheercentrum en de Microsoft 365 Service Trust Portal

• PowerShell-toegang: Power Apps cmdlets voor app-ontwikkelaars, Admin-cmdlets en On-premises gateway-cmdlets

Hieronder vindt u een overzicht van de soorten persoonlijke gegevens die Power Apps kan opslaan voor een specifieke gebruiker en welke methoden u kunt gebruiken om deze te vinden en te exporteren.

** Met de introductie van Microsoft Dataverse worden bij het maken van een database binnen de omgeving, de omgevingsmachtigingen en modelgestuurde app-machtigingen opgeslagen als records binnen de omgeving van de Dataverse-database. Richtlijnen over hoe te reageren op AVG-aanvragen voor gebruikers van Dataverse Reageren op AVG-aanvragen (rechten van betrokkenen) voor Dataverse-klantgegevens.

*** Een beheerder heeft alleen toegang tot deze resources in de Power Apps-portal als de eigenaar van de resource hem of haar expliciet toegang heeft verleend. Als de beheerder geen toegang heeft gekregen, moet hij of zij de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheer gebruiken.

Vereisten

Voor gebruikers

Elke gebruiker met een geldige Power Apps-licentie kan de in dit document beschreven gebruikersbewerkingen uitvoeren met de Power Apps-portal of de cmdlets voor app-ontwikkelaars.

Voor beheerders

Als u de beheershandelingen wilt uitvoeren die in dit document worden beschreven met behulp van het Power Platform-beheercentrum, Power Automate-beheercentrum of PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheerders, hebt u het volgende nodig:

• Een betaald Power Apps-abonnement of een Power Apps-proefabonnement. U kunt zich aanmelden voor een proefperiode van 30 dagen op https://make.powerapps.com/trial. Proeflicenties kunnen worden verlengd als ze verlopen zijn.

• De rol Microsoft Entra Power Platform-beheerder of Microsoft Entra Dynamics 365-beheerder als u moet zoeken in de resources van een andere gebruiker. (Houd er rekening mee dat omgevingsbeheerders alleen toegang hebben tot die omgevingen en omgevingsbronnen waarvoor ze machtigingen hebben.)

Stap 1: persoonlijke gegevens exporteren vanuit omgevingen die de gebruiker heeft gemaakt

Power Platform-beheercentrum

Beheerders kunnen alle omgevingen die door een specifieke gebruiker zijn gemaakt vanuit het Power Platform-beheercentrum exporteren door de volgende stappen uit te voeren:

1. Meld u aan bij het Power Platform-beheercentrum.

2. Selecteer in het navigatiedeelvenster de optie Beheren.

3. Selecteer omgevingen in het deelvenster Beheren en selecteer vervolgens elke omgeving in uw organisatie.

4. Als de omgeving is gemaakt door de gebruiker van de AVG-aanvraag, selecteert u Alles weergeven, kopieert u de details en plakt u deze in een documenteditor, zoals Microsoft Word.

PowerShell-cmdlets voor app-makers

Gebruikers kunnen de omgevingen waartoe ze toegang hebben in Power Apps exporteren met de functie Get-PowerAppEnvironment in de app-makers PowerShell-cmdlets:

Add-PowerAppsAccount
Get-PowerAppEnvironment | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

PowerShell-cmdlets voor beheerders

Een beheerder kan alle omgevingen exporteren die een gebruiker heeft gemaakt met de functie Get-AdminPowerAppEnvironment in de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheer:

Add-PowerAppsAccount
$userId = "00aa00aa-bb11-cc22-dd33-44ee44ee44ee"
Get-AdminPowerAppEnvironment -CreatedBy $userId | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

Stap 2: de omgevingsrechten van de gebruiker exporteren

Aan gebruikers kunnen machtigingen in een omgeving (zoals Omgevingsbeheerder en Omgevingsmaker) worden toegewezen, die in Power Apps worden opgeslagen als een roltoewijzing. Als er, na de introductie van Dataverse, een database wordt gemaakt binnen de omgeving, worden de roltoewijzingen opgeslagen als records in de omgeving van de Dataverse-database. Zie Omgevingen beheren binnen Power Apps voor meer informatie.

Voor omgevingen zonder een Dataverse-database

Power Platform-beheercentrum

Een beheerder kan de omgevingsmachtigingen van een gebruiker exporteren vanuit het Power Platform-beheercentrum door de volgende stappen uit te voeren:

1. Meld u aan bij het Power Platform-beheercentrum.

2. Selecteer in het navigatiedeelvenster de optie Beheren.

3. Selecteer omgevingen in het deelvenster Beheren en selecteer vervolgens elke omgeving in uw organisatie.

4. U selecteert Omgevingsbeheerder en Omgevingsmaker afzonderlijk en zoekt vervolgens met de zoekbalk naar de naam van de gebruiker.

   

5. Als de gebruiker toegang tot een van beide rollen heeft, gaat u naar de pagina Gebruikers, kopieert u de details en plakt u deze in een documenteditor, zoals Microsoft Word.

PowerShell-cmdlets voor beheerders

Beheerders kunnen alle omgevingsroltoewijzingen exporteren voor een gebruiker in alle omgevingen zonder een Dataverse-database met de functie Get-AdminPowerAppEnvironmentRoleAssignment in de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheer:

Add-PowerAppsAccount
$userId = "11bb11bb-cc22-dd33-ee44-55ff55ff55ff"
Get-AdminPowerAppEnvironmentRoleAssignment -UserId $userId | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

Voor omgevingen met een Dataverse-database

Als er, na de introductie van Dataverse, een database wordt gemaakt binnen de omgeving, worden de roltoewijzingen opgeslagen als records in de omgeving van de Dataverse-database. Zie Verwijderen van persoonlijke gegevens van gebruikers uit Common Data Service voor meer informatie over het verwijderen van persoonlijke gegevens uit een Dataverse-databaseomgeving.  

Stap 3: persoonlijke gegevens exporteren vanuit canvas-apps die de gebruiker heeft gemaakt

Power Apps-portal

Een gebruiker kan een app exporteren vanuit Power Apps. Zie voor stapsgewijze instructies voor het exporteren van een canvas-app Een canvas-app exporteren.

Power Platform-beheercentrum

Een beheerder kan apps exporteren die zijn gemaakt door een gebruiker die begint vanuit het Power Platform-beheercentrum door de volgende stappen uit te voeren:

1. Meld u aan bij het Power Platform-beheercentrum als Microsoft Entra Power Platform-beheerder of een Microsoft Entra Dynamics 365-beheerder.

2. Selecteer in het navigatiedeelvenster de optie Beheren.

3. Selecteer omgevingen in het deelvenster Beheren en selecteer vervolgens elke omgeving in uw organisatie.

4. Selecteer Power Apps onder Resources.

5. Zoek met de zoekbalk naar de naam van de gebruiker. U krijgt alle apps te zien die deze gebruiker in deze omgeving heeft gemaakt:

6. Selecteer Delen voor elke app die is gemaakt door deze gebruiker en geef uzelf Mede-eigenaar-toegang tot de app:

   

7. Nadat u toegang hebt tot elk van de apps van de gebruiker, kunt u een canvas-app exporteren vanuit Power Apps. Zie voor stapsgewijze instructies voor het exporteren van een app Een canvas-app exporteren.

Stap 4: de machtigingen van de gebruiker voor canvas-apps exporteren

Wanneer een app wordt gedeeld met een gebruiker, wordt in Power Apps een record opgeslagen met de naam roltoewijzing, die de machtigingen van de gebruiker (CanEdit of CanUser) voor de toepassing beschrijft. Meer informatie hierover vindt u in het artikel Een app delen.

PowerShell-cmdlets voor app-makers

Gebruikers kunnen de app-rollentoewijzingen voor alle apps waartoe zij toegang hebben exporteren met de functie Get-PowerAppRoleAssignment in de PowerShell-cmdlets voor app-makers in:

Add-PowerAppsAccount
Get-PowerAppRoleAssignment | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

Power Platform-beheercentrum

Een beheerder kan apps exporteren die zijn gemaakt door een gebruiker die begint vanuit het Power Platform-beheercentrum door de volgende stappen uit te voeren:

1. Meld u aan bij het Power Platform-beheercentrum als Microsoft Entra Power Platform-beheerder of een Microsoft Entra Dynamics 365-beheerder.

2. Selecteer in het navigatiedeelvenster de optie Beheren.

3. Selecteer omgevingen in het deelvenster Beheren en selecteer vervolgens elke omgeving in uw organisatie.

4. Selecteer Power Apps onder Resources.

5. Selecteer voor elke app in de omgeving de optie Delen.

   Selecteer de optie "app delen".

6. Als de gebruiker toegang heeft tot de app, gaat u naar de pagina Delen voor de app, kopieert u de details en plakt u ze in een documenteditor zoals Microsoft Word.

PowerShell-cmdlets voor beheerders

Een beheerder kan alle app-rollentoewijzingen exporteren voor een gebruiker voor alle apps in de tenant met de functie Get-AdminPowerAppRoleAssignment in de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheer:

Add-PowerAppsAccount
$userId = "11bb11bb-cc22-dd33-ee44-55ff55ff55ff"
Get-AdminPowerAppRoleAssignment -UserId $userId | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

Stap 5: persoonlijke gegevens exporteren in verbindingen die de gebruiker heeft gemaakt

Verbindingen worden gebruikt in combinatie met connectors om connectiviteit tot stand te brengen met andere API's en SaaS-systemen. Verbindingen bevatten verwijzingen naar de gebruiker die ze heeft gemaakt en moeten daarom worden verwijderd om verwijzingen naar de gebruiker te verwijderen.

PowerShell-cmdlets voor app-makers

Gebruikers kunnen alle verbindingen waartoe ze toegang hebben, exporteren met de functie Get-AdminPowerAppConnection in de PowerShell-cmdlets voor app-makers:

Add-PowerAppsAccount
Get-AdminPowerAppConnection | ConvertTo-Json | out-file -FilePath "UserDetails.json"

PowerShell-cmdlets voor beheerders

Beheerders kunnen alle verbindingen die zijn gemaakt door een gebruiker exporteren met de functie Get-AdminPowerAppConnection in de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheer:

Add-PowerAppsAccount
$userId = "11bb11bb-cc22-dd33-ee44-55ff55ff55ff"
Get-AdminPowerAppConnection -CreatedBy $userId | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

Stap 6: de machtigingen van de gebruiker voor gedeelde verbindingen exporteren

PowerShell-cmdlets voor app-makers

Gebruikers kunnen de roltoewijzing van de verbinding voor alle verbindingen waartoe ze toegang hebben, exporteren met de functie Get-AdminPowerAppConnectionRoleAssignment in de PowerShell-cmdlets voor app-makers:

Add-PowerAppsAccount
Get-AdminPowerAppConnectionRoleAssignment | ConvertTo-Json | Out-file -FilePath "UserDetails.json"

PowerShell-cmdlets voor beheerders

Een beheerder kan alle verbindingsrollentoewijzingen voor verbindingen van een gebruiker exporteren met de functie Get-AdminPowerAppConnectionRoleAssignment in de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheer:

Add-PowerAppsAccount
$userId = "11bb11bb-cc22-dd33-ee44-55ff55ff55ff"
Get-AdminPowerAppConnectionRoleAssignment -PrincipalObjectId $userId | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

Stap 7: persoonlijke gegevens exporteren in aangepaste connectors die de gebruiker heeft gemaakt

Aangepaste connectors vormen een aanvulling op de bestaande standaardconnectors en maken connectiviteit met andere API's, SaaS en op maat ontwikkelde systemen mogelijk.

PowerShell-cmdlets voor app-makers in

Gebruikers kunnen alle aangepaste connectors die ze hebben gemaakt, exporteren met de functie Get-AdminPowerAppConnector in de PowerShell-cmdlets voor app-makers:

Add-PowerAppsAccount  
Get-AdminPowerAppConnector | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

PowerShell-cmdlets voor beheerders

Beheerders kunnen alle aangepaste connectors exporteren die een gebruiker heeft gemaakt met de functie Get-AdminPowerAppConnector in de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheer:

Add-PowerAppsAccount
$userId = "11bb11bb-cc22-dd33-ee44-55ff55ff55ff"
Get-AdminPowerAppConnector -CreatedBy $userId | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

Stap 8: de machtigingen van de gebruiker voor aangepaste connectors exporteren

PowerShell-cmdlets voor app-makers

Gebruikers kunnen alle connector-rollentoewijzingen voor de aangepaste connectors waartoe zij toegang hebben exporteren met de functie Get-AdminPowerAppConnectorRoleAssignment in de PowerShell-cmdlets voor app-makers:

Add-PowerAppsAccount  
Get-AdminPowerAppConnectorRoleAssignment | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

PowerShell-cmdlets voor beheerders

Een beheerder kan alle verbindingsrollentoewijzingen voor verbindingen van een gebruiker exporteren met de functie Get-AdminPowerAppConnectorRoleAssignment in de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheer:

Add-PowerAppsAccount
$userId = "11bb11bb-cc22-dd33-ee44-55ff55ff55ff"
Get-AdminPowerAppConnectorRoleAssignment -PrincipalObjectId $userId | ConvertTo-Json | Out-File -FilePath "UserDetails.json"

Stap 9: Power Apps-meldingen, gebruikersinstellingen en gebruikers-appinstellingen exporteren

Power Apps verzendt verschillende typen meldingen aan gebruikers, zoals wanneer een app met hen wordt gedeeld en wanneer een CDS for Apps-exportbewerking is voltooid. De meldingsgeschiedenis van een gebruiker is zichtbaar in Power Apps.

Power Apps slaat ook verschillende gebruikersvoorkeuren en instellingen op die worden gebruikt om de runtime- en portal-ervaringen in Power Apps te leveren, zoals wanneer een gebruiker voor het laatst een app heeft gestart, een app heeft vastgemaakt enz.

PowerShell-cmdlets voor app-makers

Gebruikers kunnen hun eigen Power Apps-meldingen, gebruikersinstellingen en gebruikers-app-instellingen exporteren met de functie Get-AdminPowerAppsUserDetails in de PowerShell-cmdlets voor app-makers:

Add-PowerAppsAccount  
Get-AdminPowerAppsUserDetails -OutputFilePath "UserDetails.json"

PowerShell-cmdlets voor beheerders

Beheerders kunnen de Power Apps-meldingen, gebruikersinstellingen en gebruikersapp-instellingen van een gebruiker exporteren met de functie Get-AdminPowerAppsUserDetails in de PowerShell-cmdlets voor Power Apps-beheerders:

Add-PowerAppsAccount
$userId = "11bb11bb-cc22-dd33-ee44-55ff55ff55ff"
Get-AdminPowerAppsUserDetails -OutputFilePath "UserDetails.json" -UserPrincipalName name@microsoft.com

Stap 10: persoonlijke gegevens exporteren die zijn opgeslagen in een door de gebruiker opgeslagen gateway of in de gateway-machtigingen van de gebruiker

Power Apps

Gebruikers kunnen de persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen in de gatewayservice vanuit Power Apps exporteren door de volgende stappen uit te voeren:

1. Vanuit Power Apps selecteert u gateways in de standaardomgeving voor uw tenant.
2. Selecteer een gateway.
3. Selecteer Details in de opdrachtbalk.
4. Als de gegevens van de gateway persoonlijke gegevens bevatten, kopieert u deze gegevens op de pagina Details en plakt u deze in een documenteditor, zoals Microsoft Word.
5. Selecteer Delen, kopieer de inhoud van de pagina en plak dit in een documenteditor, zoals Microsoft Word.

PowerShell-cmdlets voor gateways

Er zijn ook PowerShell-cmdlets waarmee u uw persoonlijke gateways kunt ophalen, beheren en verwijderen. Meer informatie is te vinden in on-premises-gateway-cmdlets.

Beheerders

Zie Wat is een lokale gegevensgateway? voor begeleiding bij het beheren van gateways voor uw organisatie.

Stap 11: de persoonlijke gegevens van de gebruiker in Power Automate exporteren

Power Apps-licenties bieden altijd Power Automate-mogelijkheden. Naast dat het deel uitmaakt van Power Apps-licenties, is Power Automate ook beschikbaar als zelfstandige service. Voor toelichting over hoe te reageren op AVG-aanvragen voor gebruikers van de Power Automate-service, raadpleegt u Reageren op AVG-aanvragen van betrokkenen voor Power Automate.

Stap 12: de persoonlijke gegevens van de gebruiker zoeken in Microsoft Copilot Studio

Power Apps-mogelijkheden bouwen voort op Microsoft Copilot Studio. Microsoft Copilot Studio is ook beschikbaar als zelfstandige service. Voor toelichting over hoe te reageren op AVG-aanvragen voor Microsoft Copilot Studio-servicegegevens, raadpleegt u Reageren op aanvragen van betrokkenen voor Microsoft Copilot Studio.

Stap 13: de persoonlijke gegevens van de gebruiker zoeken in het Microsoft 365-beheercentrum

Sommige feedbackmechanismen in Power Apps zijn geïntegreerd met het Microsoft 365-beheercentrum. Voor hulp bij het exporteren van feedbackgegevens die zijn opgeslagen door het Microsoft 365-beheercentrum, zie Hoe kan ik de feedback van mijn gebruiker bekijken?. Een Microsoft Entra Power Platform-beheerder of Microsoft Entra Dynamics 365-beheerder kan deze gegevens beheren binnen het Microsoft 365-beheercentrum zonder dat er Microsoft 365- of Office-licenties nodig zijn.

Stap 14: De persoonlijke gegevens van de gebruiker in omgevingen exporteren

Iedereen met een Power Apps-licentie en met 1 GB beschikbare databasecapaciteit kan Dataverse-omgevingen maken en apps bouwen op Dataverse. Dit omvat het Power Apps-ontwikkelaarsabonnement, een gratis licentie waarmee gebruikers Dataverse in een individuele omgeving kunnen uitproberen. Zie de pagina met prijzen voor Power Apps voor informatie over welke Dataverse-mogelijkheden elke Power Apps-licentie bevat.

Richtlijnen over hoe te reageren op AVG-aanvragen voor gebruikers van Dataverse Reageren op AVG-aanvragen (rechten van betrokkenen) voor Dataverse-klantgegevens.