Zarządzanie zmianami i szufladami kasowymi

Grupa handlu detalicznego firmy Dynamics 365 Commerce przeniosła się z usługi Yammer do Viva Engage. Jeśli nie masz dostępu do nowej społeczności Viva Engage, wypełnij ten formularz (https://aka.ms/JoinD365commerceVivaEngageCommunity), aby dodać i pozostać zaangażowanym w najnowsze dyskusje.

W tym artykule wyjaśniono, jak skonfigurować i używać zmian w punkcie sprzedaży w usłudze Microsoft Dynamics 365 Commerce (POS).

W programie Dynamics 365 Commerce termin zmiana opisuje zbiór danych transakcyjnych i działań w puncie sprzedaży między dwoma punktami w czasie. Dla każdej zmiany oczekiwana kwota pieniędzy jest porównywana z kwotą podliczoną i zadeklarowaną.

Zazwyczaj zmiany są otwierane na początku dnia roboczego. W tym momencie użytkownik deklaruje kwotę początkową znajdującą się w szufladzie kasowej. Następnie w ciągu dnia są wykonywane transakcje sprzedaży. Na koniec dnia stan szuflady jest podliczany, a kwoty zamknięcia są deklarowane. Zmiana jest zamykana i następuje wygenerowanie końcowego raportu sprzedaży. Końcowy raport sprzedaży wskazuje, czy wystąpił nadmiar lub niedobór.

Typowe scenariusze zmian

Aplikacja Commerce zawiera szereg opcji konfiguracji i operacji punktu sprzedaży, które wspierają obsługę wielu procesów biznesowych wykonywanych na koniec dnia w punkcie sprzedaży. W tym rozdziale opisano kilka typowych scenariuszy zmian.

Stały wkład szuflady kasowej

Zazwyczaj scenariusz zmiany stałej kasy jest najczęściej używany. Na zmianie ze „stałym wkładem szuflady kasowej” zmiana i wkład szuflady są skojarzone z konkretną kasą. Nie są przenoszone między kasami. Zmiana ze „stałym wkładem szuflady kasowej” może być wykorzystywana przez jednego użytkownika lub współużytkowana przez wielu użytkowników. Zmiana ze „stałym wkładem szuflady kasowej” nie wymaga żadnej specjalnej konfiguracji.

Ruchomy wkład szuflady kasowej

W zmianie z „ruchomym wkładem szuflady kasowej” zmianę i wkład szuflady można przenosić z jednej kasy do drugiej. Co prawda w kasie może istnieć tylko jedna aktywna zmiana dla każdej szuflady kasowej, ale zmiany można zawieszać, a następnie wznawiać później lub w innych kasach.

Na przykład w sklepie istnieją dwie kasy. Każda kasa jest otwierana na początku dnia, gdy kasjer zaczyna nową zmianę i wprowadza kwotę początkową. Gdy któryś kasjer jest gotowy do wzięcia przerwy, zawiesza swoją zmianę i wyjmuje wkład z szuflady kasowej. Wtedy ta kasa staje się dostępna dla innych kasjerów. Inny kasjer może się zalogować i otworzyć swoją zmianę na kasie. Kiedy pierwszemu kasjerowi skończy się przerwa, może on wznowić swoją zmianę, gdy tylko jedna z pozostałych kas stanie się dostępna. Zmiana z „ruchomym wkładem szuflady kasowej” nie wymaga żadnej specjalnej konfiguracji ani uprawnienia.

Jeden użytkownik

Wielu sprzedawców detalicznych woli pozwalać tylko na jednego użytkownika na każdej zmianie, tak aby zapewnić najwyższy poziom odpowiedzialności za gotówkę w szufladzie kasowej. Jeśli tylko jeden użytkownik może używać wkładu szuflady skojarzonego ze zmianą, można go pociągać do całkowitej odpowiedzialności za wszelkie rozbieżności. Jeśli więcej niż jeden użytkownik pracuje na danej zmianie, trudno jest określić, kto popełnił błąd lub kto próbuje kraść z wkładu szuflady kasowej.

Wielu użytkowników

Niektórzy sprzedawcy detaliczni są skłonni poświęcić jednoznaczną odpowiedzialność towarzyszącą zmianom z jednym użytkownikiem i zezwolić na więcej niż jednego użytkownika na zmianie. Takie podejście jest typowe w sytuacjach, gdy liczba użytkowników przekracza liczbę dostępnych kas, a potrzeba elastyczności i szybkości jest ważniejsza niż ryzyko straty. Jest również typowe w sytuacjach, gdy kierownicy sklepów nie mają własnych zmian, ale w razie potrzeby mogą korzystać ze zmian swoich dowolnych kasjerów. Aby się zalogować i korzystać ze zmiany, która została otwarta przez innego użytkownika, użytkownik musi mieć uprawnienie Zezwalaj na wielokrotne logowanie do zmiany w Retail POS.

Zmiana wspólna

Konfiguracja ze „zmianą wspólną” pozwala sprzedawcom detalicznym rozciągnąć jedną zmianę na wiele kas, szuflad kasowych i użytkowników. Zmiana wspólna ma jedną kwotę początkową i jedną kwotę zamknięcia, które są sumowane dla wszystkich szuflad kasowych. Zmiany wspólne stosuje się najczęściej w przypadku korzystania z urządzeń przenośnych. W tym scenariuszu dla kas nie są rezerwowane osobne szuflady kasowe. Zamiast tego wszystkie kasy mogą współużytkować jedną szufladę kasową.

Aby zmian wspólnych można było używać w sklepie, szuflada kasowa musi być skonfigurowana jako „Wspólna szuflada dla zmiany” w ustawieniu Handel detaliczny i inny > Ustawienia kanału > Ustawienia punktu sprzedaży > Profile punktów sprzedaży > Profile sprzętu > Szuflada. Ponadto użytkownicy muszą mieć co najmniej jedno uprawnienie wobec wspólnej zmiany (Zezwalaj na zarządzanie zmianą udostępnioną i/lub Zezwalaj na używanie zmiany udostępnionej).

Operacje na zmianach i szufladach kasowych

Można wykonywać różne operacje w celu zmiany stanu zmiany albo zwiększenia lub zmniejszenia kwoty pieniędzy w szufladzie kasowej. W tej sekcji omówiono te operacje na zmianach dostępne w Store Commerce.

Otwarta zmiana

Aplikacja POS wymaga, aby użytkownicy chcący wykonywać operacje skutkujące transakcją finansową, takie jak sprzedaż, zwrot lub zamówienie odbiorcy, mieli aktywne, otwarte zmiany.

Gdy użytkownik loguje się w Retail POS, system najpierw sprawdza, czy dla tego użytkownika jest dostępna aktywna zmiana w bieżącej kasie. Jeśli aktywna zmiana jest niedostępna, użytkownik może otworzyć nową zmianę, wznowić istniejącą zmianę lub zalogować się przy użyciu trybu "nondrawer", w zależności od konfiguracji systemu i uprawnień użytkownika.

Zadeklaruj kwotę początkową

Ta operacja jest często pierwszą operacją wykonywaną na nowo otwartej zmianie. W tej operacji użytkownicy określają początkową kwotę pieniędzy w szufladzie kasowej na zmianie. Ta operacja jest ważna, ponieważ kwota początkowa przy obliczaniu nadmiaru/niedoboru na zakończenie zmiany jest brana pod uwagę.

Pozycja zmiennoprzecinkowa

Przyjęcia do kasy są transakcjami niesprzedażowymi wykonywanymi podczas aktywnej zmiany, które zwiększają kwotę gotówki w szufladzie. Typowym przykładem przyjęcia do kasy byłaby transakcja wsypania drobnych do szuflady, gdy zaczyna ich brakować.

Pobranie środków płatniczych

Pobrania środków płatniczych są transakcjami niesprzedażowymi wykonywanymi podczas aktywnej zmiany, które zmniejszają kwotę gotówki w szufladzie kasowej. Ta operacja jest najczęściej używana w przypadku operacji wejścia pływającego na inną zmianę. Na przykład w kasie 1 kończą się drobne, więc użytkownik kasy 2 wykonuje pobranie środków płatniczych zmniejszające kwotę w jego szufladzie. Następnie użytkownik w kasie 1 wykonuje przyjęcie do kasy w celu zwiększenia kwoty w jego szufladzie kasowej.

Zawieszenie zmiany

Użytkownicy mogą zawiesić swoją aktywną zmianę, aby zwolnić bieżącą kasę dla innego użytkownika lub przenieść swoją zmianę do innej kasy. W takich przypadkach zmiana jest często nazywana pływającą zmianą.

Zawieszenie zmiany uniemożliwia dokonywanie nowych transakcji i modyfikacji na zmianie do czasu, aż zmiana zostanie ponownie włączona.

Wznów zmianę

Ta operacja pozwala użytkownikom wznowić uprzednio zawieszoną zmianę na dowolnej kasie, która nie ma jeszcze aktywnej zmiany.

Deklaracja środków płatniczych

Tę operację wykonuje się specjalnie w celu określenia łącznej kwoty pieniędzy znajdującej się obecnie w szufladzie kasowej. Użytkownicy najczęściej wykonują tę operację przed zamknięciem zmiany. Podana kwota jest porównywana z oczekiwaną kwotą ze zmiany w celu obliczenia kwoty nadwyżki/niedoboru.

Przekazanie pieniędzy do sejfu

Przekazania pieniędzy do sejfu można wykonywać na aktywnej zmianie w dowolnych momentach. Ta operacja powoduje usunięcie pieniędzy z szuflady kasowej w celu ich przeniesienia w bezpieczniejsze miejsce, takie jak sejf na zapleczu. Łączna kwota zarejestrowana dla przekazań pieniędzy do kasy jest uwzględniana w sumach dla zmiany, ale nie musi być włączana do deklaracji środków płatniczych.

Przekazanie pieniędzy do banku

Podobnie jak przekazania pieniędzy do sejfu, przekazania pieniędzy do banku są wykonywane na aktywnych zmianach. Ta operacja powoduje usunięcie pieniędzy ze zmiany w celu ich przygotowania do wpłaty do banku.

Zmiana z ukryciem raportu podczas zamknięcia kasy

Zmiany z ukryciem raportu podczas zamknięcia kasy nie są już aktywne, ale nie zostały jeszcze całkowicie zamknięte. W przeciwieństwie do zmian zawieszonych zmiany z ukryciem raportu podczas zamknięcia kasy nie mogą być wznawiane. Jednak operacje takie jak Deklaracja kwoty początkowej i Deklaracja środków płatniczych można na nich wykonać później lub z innej kasy.

Zmiany z ukryciem raportu podczas zamknięcia kasy są często używane w celu zwolnienia kasy dla nowego użytkownika lub zmiany bez konieczności uprzedniej pełnej inwentaryzacji, uzgadniania ani zamykania obecnej zmiany.

Zamknij zmianę

Operacja Zamknij zmianę obejmuje obliczenie sum dla zmiany i kwot nadwyżki/niedoboru, a następnie sfinalizowanie zmiany aktywnej lub zmiany z ukryciem raportu podczas zamknięcia kasy. Zamkniętych zmian nie można wznawiać ani modyfikować.

Włączenie ustawienia profilu funkcji Wymagaj kwot początkowych i deklaracji środków płatniczych w punkcie sprzedaży wymusza akcje kwoty początkowej i deklaracji środków płatniczych przed zamknięciem zmiany.

Drukuj częściowy raport sprzedaży

Operacja Print X generuje i drukuje raport X dla bieżącej aktywnej zmiany.

Ponowne drukowanie raportu końcowego

Operacja Wydrukuj ponownie Z powoduje ponowne wydrukowanie ostatniego końcowego raportu, który został wygenerowany przez system po zamknięciu zmiany.

Zarządzaj zmianami

Zarządzanie zmianami pozwala użytkownikom wyświetlić wszystkie zmiany aktywne, zawieszone i zmiany z ukryciem raportu podczas zamknięcia kasy istniejące w sklepie. W zależności od posiadanych uprawnień użytkownicy mogą wykonywać końcowe procedury zamknięcia, takie jak operacje Deklaracja środków płatniczych i Zamknięcie zmiany, dla zmian z ukryciem raportu podczas zamknięcia kasy. W rzadkim przypadku, w którym zmiany są w złym stanie po przełączeniu między trybami offline i online, ta operacja umożliwia również użytkownikom wyświetlanie i usuwanie nieprawidłowych zmian. Te nieprawidłowe zmiany nie zawierają żadnych informacji finansowych ani danych transakcyjnych wymaganych do uzgodnienia.

Uprawnienia wobec zmian i szuflad kasowych

Poniższe uprawnienia w Retail POS decydują o tym, co użytkownik może, a czego nie może robić w różnych scenariuszach:

• Zezwalaj na ukrycie raportu podczas zamknięcia kasy
• Zezwalaj na drukowanie częściowego raportu sprzedaży
• Zezwalaj na drukowanie końcowego raportu sprzedaży
• Zezwalaj na deklarację środków płatniczych
• Zezwalaj na deklarację obrotu kasowego
• Otwórz szufladę bez sprzedaży
• Zezwalaj na wielokrotne logowanie do zmiany — To uprawnienie pozwala użytkownikowi logować się i korzystać ze zmiany, która została otwarta przez innego użytkownika. Użytkownicy, którzy nie mają tego uprawnienia, mogą logować się i korzystać wyłącznie z zmian, które sami otwierają.
• Zezwalaj na zarządzanie zmianą udostępnioną — Użytkownicy muszą mieć to uprawnienie, aby otworzyć lub zamknąć wspólną zmianę.
• Zezwalaj na zarządzanie zmianą udostępnioną — Użytkownicy muszą mieć to uprawnienie, aby się zalogować i wykorzystywać wspólną zmianę.

Uwagi na koniec dnia w centrali handlowej

Sposób działania funkcji uzgadniania zmian i szuflad kasowych w Retail POS różni się od sposobu sumowania danych transakcji podczas obliczania zestawienia. Rozumienie tej różnicy jest bardzo ważne. W zależności od konfiguracji i procesów biznesowych dane zmianowe w punkcie sprzedaży (raport Z) oraz wyliczony wyciąg w centrali mogą dawać różne wyniki. Ta różnica nie musi oznaczać, że dane ze zmian lub obliczone zestawienie są błędne lub że występuje problem z danymi. Oznacza to, że podawane parametry mogą obejmować dodatkowe transakcje lub mniejszą liczbę transakcji albo też transakcje są podsumowywane w inny sposób.

Chociaż każdy sprzedawca detaliczny ma różne wymagania biznesowe, zalecamy skonfigurowanie systemu w następujący sposób, aby uniknąć sytuacji, w których występują tego typu różnice:

Wybierz kolejno opcje Handel detaliczny i inny > Kanały > Sklepy > Wszystkie sklepy sieci sprzedaży > Zestawienie/zamknięcie, a następnie dla każdego sklepu w polach Metoda zestawienia i Metoda zamknięcia ustaw wartość Zmiana.

Ta konfiguracja pozwala zagwarantować, że zestawienia tworzone w systemach centrali będą obejmowały te same transakcje, jak zawierane na zmianach w Retail POS, a dane będą sumowane według tej zmiany.

Aby uzyskać więcej informacji o metodach tworzenia zestawień i zamykania, zobacz Konfiguracje sklepu dla zestawień sieci sprzedaży.