Kontrola budżetu — omówienie

W tym artykule przedstawiono funkcję kontroli budżetu i przedstawiono informacje ułatwiające konfigurowanie kontroli budżetu w celu optymalizacji zarządzania zasobami finansowymi organizacji.

Kontrola budżetu obsługuje zarządzanie środkami finansowymi organizacji za pomocą planów kont, przepływów pracy, grup użytkowników, dokumentów źródłowych i arkuszy, konfigurowalnego obliczania dostępnych środków, cykli budżetu i progów. Dzięki kontroli organizacja może planować, zmierzyć, zarządzać i prognozować swoje zasoby finansowe w całym roku obrachunkowym.

Po zatwierdzeniu budżetów w systemie można używać planów budżetów do generowania wpisów do rejestru budżetu w celu rejestrowania budżetu wydatków dla organizacji. Ewentualnie można utworzyć lub zaimportować wpisy do rejestru budżetu z poziomu zewnętrznego programu, zamiast korzystać z funkcji planowania budżetu.

Wydatki mogą być rejestrowane przy użyciu kont głównych i wymiarów finansowych. Można skonfigurować kontrolę nad całością wydatków, aby spełniać wymogi i zasady obowiązujące w organizacji, poprzez grupowanie kombinacji wymiarów finansowych i kont głównych.

Poniższy wykres przedstawia miejsce kontroli budżetu w etapach typowego cyklu budżetu.

Można skonfigurować kontrolę budżetu według kilku czynników:

• Wymiary finansowe — Które wymiary finansowe są potrzebne do raportowania budżetu i wartości rzeczywistych oraz które wymiary finansowe są niezbędne do kontroli budżetów? Czy istnieją określone kombinacje wymiarów lub konta główne wymagające szczególnej uwagi? Na przykład, czy trzeba śledzić budżet do wartości rzeczywistych przez program i Centrum kosztów? Czy wydatki na podróże wymagają szczególnej uwagi?
• Czas — Jaki przedział czasu (okres obrachunkowy, okres obrachunkowy od początku roku itd.) będzie używany do obliczania dostępnych środków budżetowych?
• Dokumenty źródłowe — Które dokumenty źródłowe muszą być uwzględniane w kontroli budżetu? Czy obliczenia dla dokumentów mają być dokonywane według wierszy czy według dokumentów?
• Obliczanie dostępnych środków — określa, czy przy obliczaniu dostępnych środków budżetowych mają zostać uwzględnione dokumenty takie jak zapotrzebowania na zakup (przyszłe zobowiązanie niewiążące) i zamówienia zakupu (przyszłe zobowiązania wiążące)? Czy w obliczaniu dostępnych środków mają być uwzględniane dokumenty będące wersjami roboczymi?
• Uprawnienia zastępowania — Kto ma uprawnienie do przekroczenia dostępnego budżetu?

Kontrola budżetu jest w pełni zintegrowana z aplikacją. Z tego względu można oceniać dostępny budżet zarówno dla zakupów planowanych, jak i rzeczywistych. Dostępne są zapytania dotyczące budżetu i raporty. Użytkownicy mogą oceniać budżet w całym cyklu budżetowym i mogą wprowadzać wszelkie wymagane korekty w postaci poprawek budżetu lub transferów. Menedżer budżetu może również w razie potrzeby wyeksportować budżet i wartości rzeczywiste do programu Microsoft Excel, aby lepiej analizować i prognozować.

Konfigurowanie kontroli budżetu

Okres cyklu budżetu

Po skonfigurowaniu podstawowego budżetowania można zdefiniować czas lub okresy początkowy i końcowy dla budżetowania i kontroli budżetu na stronie Okres cyklu budżetu. Cykle budżetu często odpowiadają kalendarzom obrachunkowym, ale mogą obejmować lata obrachunkowe.

Następne kroki w konfiguracji są wykonywane na różnych kartach, które są otwierane ze strony Konfiguracja kontroli budżetu.

Definiuj parametry

Na podstawie wymiarów finansowych włączonych dla budżetu można do kontrolowania budżetu używać wszystkich lub części wymiarów finansowych.

Ponadto można określić domyślny przedział czasu (na przykład Rok obrachunkowy, Od początku roku obrachunkowego, Okres obrachunkowy lub Kwartalnie), który będzie objęty kontrolą budżetu. Można również określić domyślnego menedżera budżetu oraz próg, o którego osiągnięciu użytkownicy będą powiadamiani. Wartości w tych polach będą używane jako wartości domyślne w każdej nowej regule kontroli budżetu lub nowo tworzonej grupie budżetu. Wartości domyślne można jednak zmienić dla poszczególnych grup i reguł.

Sposoby tworzenia i rejestrowania budżetu w rejestrze budżetu pomagają określić okres wybierany podczas obliczania dostępnych środków budżetowych. Jeśli roczna kwota dla kombinacji wartości wymiarów jest obliczona i używana, lepszym rozwiązaniem może być podejście roku obrachunkowego lub okresu od początku roku obrachunkowego. Jednak jeśli organizacja, która tworzy budżety według okresu obrachunkowego lub alokuje do okresów obrachunkowych, chce mieć bardziej szczegółową kontrolę, warto rozważyć okresy roku obrachunkowego lub od początku roku obrachunkowego.

Ponadto kultura organizacji, ponieważ jest związana z budżetowaniem i kontrolą budżetu, pomaga zdefiniować konfigurację.

Uprawnienia ponadbudżetowe

Na karcie Uprawnienia do przekroczenia budżetu należy określić grupy użytkowników. Można również określić, czy użytkownicy, którzy są członkami grupy, mają możliwość przekraczania budżetu. Można uniemożliwić użytkownikom przekraczanie budżetu ponad próg budżetu, który został ustawiony na stronie Parametry budżetu, lub zablokować przekraczanie budżetu o jakąkolwiek kwotę, bez względu na próg. Zależnie od sposobu, w jaki organizacja aktywnie zarządza swoimi wydatkami, te uprawnienia ułatwiają zarządzanie zasobami finansowymi.

Dostępne środki budżetowe

Następnie na karcie Dostępne środki budżetowe można zdefiniować formułę, która będzie służyła do obliczania dostępnych środków budżetowych. Zależnie od tego, na ile konserwatywnie organizacja zarządza swoimi zasobami finansowymi albo jakie istnieją przepisy lub wymagania branży, w obliczeniach mogą być uwzględniane wersje robocze i niezaksięgowane dokumenty.

Dokumenty i arkusze

Na karcie Dokumenty i arkusze można wybrać, które dokumenty źródłowe i arkusze będą podlegać kontroli budżetu, i określić, czy kontrola nastąpi na poziomie wprowadzania wierszy czy całego dokumentu. Ponadto nowa funkcja Ulepszenie filtrowania dokumentów kontroli budżetowej zapewnia opcję filtrowania na podstawie zapytań dla każdego dokumentu, który jest uwzględniony w kontroli budżetowej. Dlatego możesz określić, które dokumenty kontroli budżetowej są sprawdzane pod względem budżetowym. W ten sposób funkcja umożliwia sprawdzanie budżetowe tylko podzbioru dokumentów danego typu. Na przykład możesz sprawdzić tylko te zlecenia zakupu, w których pole Pula jest ustawione na 01. Nowa kolumna, która została dodana do zakładki Dokumenty i czasopisma, wskazuje, czy dla wybranego typu dokumentu jest zdefiniowana kwerenda. Ponadto dwa nowe przyciski dodane do paska narzędzi nad siatką dokumentów pozwalają dodawać, edytować i usuwać filtrowanie.

Należy dopasować dokumenty źródłowe wybrane za pomocą pól wyboru dla sald uwzględnionych na potrzeby obliczania dostępnych środków budżetowych. Na przykład, jeśli wybrano opcję rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących, należy zaznaczyć opcję zamówienia zakupu. Podczas kontroli budżetu dla kwot i kont w wierszu zakupu, kategoria kontroli budżetu przypisana do rezerwacji ma wartość przyszłe zobowiązanie wiążące. Podczas kontroli budżetu dla kwot i kont w zapotrzebowaniu na zakup kategoria kontroli budżetu przypisana do rezerwacji ma wartość Przyszłe zobowiązanie niewiążące.

Jeśli pozycje Rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących i/lub Rezerwy w budżecie na przyszłe zobowiązania niewiążące są uwzględniane w obliczaniu dostępnych środków budżetowych i muszą być odzwierciedlone w księgowaniach w księdze głównej, należy zaznaczyć te wybory w grupę Rachunkowość zobowiązań na stronie Parametry księgi głównej.

Przypisz modele budżetu

Na karcie Przypisywanie modeli budżetu przypisujesz modele budżetu do przedziałów czasu cyklu budżetu, które powinny zostać uwzględnione w kontrolce budżetu.

Definiowanie reguł kontroli budżetu

Na karcie Definiowanie reguł kontroli budżetu należy utworzyć określone reguły oparte na wymiarach finansowych, które są włączone dla nadzoru budżetowego. Na przykład, jeśli istnieje fokus na wydatkach lub zakresie wydatków dla działu, możesz użyć ustawień na tej karcie, aby zdefiniować i oszacować te wydatki, na przykład Dział = Sprzedaż i Centrum kosztu = *, gdzie gwiazdka (*) jest symbolem wieloznacznym obejmującym dowolne centrum kosztu. Dla każdej reguły kontroli budżetu można zdefiniować różne progi.

Wybór konta głównego

Jeśli konto główne nie jest wybrane jako wymiar kontroli budżetu na stronie Definiowanie parametrów , ale są zarządzane określone wydatki, możesz wybrać te wydatki na karcie Wybierz główne konta . Opcja Wybierz główne konta zapewnia, że kontrole kontroli budżetu są wykonywane tylko dla wybranych kont głównych (lub nie są wykonywane na niezaznaczonych kontach głównych), nawet jeśli konto główne nie jest częścią zdefiniowanych parametrów w kontroli budżetu.

Przykład: na stronie Definiowanie parametrów wybrano wymiary kontrolki budżetu . Budżet jest kontrolowany tylko na poziomach Jednostka biznesowa i Dział .

W tym przykładzie kontrola budżetu jest wymagana na wszystkich kontach z wyjątkiem konta 600120, które nie powinno mieć włączonej kontroli budżetu. Ten scenariusz można uzyskać, zaznaczając wszystkie konta główne, z wyjątkiem 600120, na karcie Wybierz konta główne.

Jeśli zamówienie zakupu zostanie utworzone dla wydatków skojarzonych z kontem głównym 600120, wówczas kontrola budżetu nie jest wykonywana dla tych wierszy, a każde inne konto główne, które jest wybrane na karcie Wybierz konta główne, jest kontrolowane. W tym przykładzie kategoria zaopatrzenia FREIGHT jest skojarzona z kontem głównym 600120.

Jeśli Konto główne jest wybrane jako wymiar kontroli budżetu, nie są wymagane żadne konfiguracje na karcie Wybierz konta główne.

Zdefiniuj grupy budżetu

W obszarze można zdefiniować grupy budżetu tworzące pulę budżetu lub kolekcję wartości wymiaru finansowego, których budżety zostaną zebrane na potrzeby pomocniczej kontroli budżetu. Kombinacje wymiarów finansowych, które zawiera reguła kontroli budżetu są zawsze sprawdzane pod względem kwoty budżetu. Jeśli kombinacja wymiarów finansowych zostanie znaleziona także w grupie budżetu, druga kontrola budżetu jest wykonywana na poziomie grupy budżetu.

Jeśli chcesz, aby budżet był sprawdzany pod kątem konkretnej reguły/scenariusza, możesz dostosować:

• Kryteria grupy budżetu, aby wykluczyć określone kombinacje wymiarów, które nie mają być sprawdzane zarówno na poziomie reguł kontroli budżetu, jak i grup kontroli budżetu. lub
• uprawnienia użytkownika do budżetu grupy.

Uruchamianie kontroli budżetu

Po skonfigurowaniu kontroli budżetu można włączyć tę funkcję i ją uaktywnić na karcie Uruchamianie kontroli budżetu. Zacznie wtedy obowiązywać wersja robocza.

Transakcje, w tym wpisy rejestru budżetu, które zostały opublikowane przed włączeniem kontroli budżetu, nie są brane pod uwagę w przypadku kontroli budżetu. Dlatego warto włączyć kontrolę budżetu tylko na początku nowego cyklu budżetu. Upewnij się, że wpisy do rejestru budżetu zawierające początkowe salda budżetu dla kontroli budżetu mają aktualizowane salda budżetu dopiero po włączeniu kontroli budżetu. Każdy otwarty dokument (np. zamówienie zakupu) będzie sprawdzany pod kątem dostępnych środków budżetowych i uzyska rezerwację budżetu dla kontroli budżetu, gdy użytkownik ręcznie uruchomi kontrolę budżetu w dokumencie.

W poniższej tabeli przedstawiono wytyczne, których należy przestrzegać.

Korzystanie z kontroli budżetu

Po włączeniu kontroli budżetu użytkownicy otrzymają komunikaty ostrzeżeń i błędów kontroli budżetu w dokumentach i dziennikach skonfigurowanych dla kontroli budżetu. Możesz skonfigurować kontrolę budżetu, aby użytkownicy byli ostrzegani, gdy przekraczają środki budżetowe, ale nadal mogą potwierdzić lub opublikować transakcje. Użytkownicy mogą wyświetlać szczegóły nieudanych operacji kontroli budżetu na stronie Błędy i ostrzeżenia kontroli budżetu.

Z tej strony użytkownicy mogą przechodzić do strony Statystyk kontroli budżetu według okresu, aby obejrzeć szczegóły dotyczące dostępności i rezerwacji budżetu dla wybranej kombinacji wymiarów kontroli budżetu. Użytkownicy mogą również przejść do strony Statystyka kontroli budżetu w celu wyświetlenia dostępności budżetu dla wszystkich kombinacji wymiarów finansowych, które są używane w kontroli budżetu.

Po włączeniu kontroli budżetu dla zamówień zakupu menedżer budżetu może w obszarze roboczym Budżety i prognozy księgi sprawdzić kolejkę wszystkich niepotwierdzonych zamówień zakupu, które mają ostrzeżenia i błędy kontroli budżetu. Jeśli menedżer budżetu ma skonfigurowane uprawnienia ponadbudżetowe, może potwierdzać zamówienia zakupu bezpośrednio w obszarze roboczym.