Nuta
Dostęp do tej strony wymaga autoryzacji. Możesz spróbować się zalogować lub zmienić katalog.
Dostęp do tej strony wymaga autoryzacji. Możesz spróbować zmienić katalogi.
Istnieją dwa sposoby zarządzania i kontroli nad projektami: prognozy projektów i budżety projektów.
Prognozowania projektu należy używać, jeśli organizacja ma perspektywę operacyjną i koncentruje się na przychodach i kosztach pochodzących z określonych transakcji. Korzystaj z budżetowania projektu, jeśli Twoja organizacja skupia się bardziej na kwotach finansowych.
Zarówno prognozy projektów, jak i budżety projektów używają modeli prognotycznych do przechowywania przewidywanych kwot transakcji.
Każda metoda ma swoje zalety. Przed wybraniem metody dla organizacji należy wziąć pod uwagę następujące kwestie.
| Metoda alokacji | Prognozowanie projektów | Budżetowanie projektów |
|---|---|---|
| Przydział okresu | Nie można jawnie alokować transakcji w okresie obrachunkowym. Zamiast tego prognoza i kontrola prognozy są oparte na okresie istnienia projektu. Ponieważ prognozy są oparte na określonej dacie, należy wywnioskować okres na podstawie tej daty. | Transakcje można alokować w całym projekcie lub okresie obrachunkowym. Jeśli dokonasz alokacji w określonym czasie, możesz przenieść niewykorzystane kwoty na następny okres rozliczeniowy. |
| Przeglądanie transakcji | Transakcje można wyświetlać w formularzach prognozy, w których wyświetlane są prognozy dla całej firmy i dla wszystkich projektów, niezależnie od hierarchii. Aby skupić się na konkretnym projekcie, należy przefiltrować dane. | Transakcje budżetowe można wyświetlać dla pojedynczej hierarchii projektu. W związku z tym można wyświetlić szczegóły transakcji dla projektu nadrzędnego lub jego podprojektów. |
| Zmienne transakcji | Podczas wprowadzania transakcji podlegających prognozie można użyć każdego atrybutu, który istnieje dla rzeczywistej transakcji. Pozwala to na bardziej szczegółowe informacje w prognozie. Na przykład można wprowadzić szczegóły dotyczące ilości, pracowników, towarów lub elementów linii. | Podczas wprowadzania szczegółów budżetu można używać tylko kwot, kategorii i działań. |
| Bezpieczeństwo | Prognozowanie jest oparte na transakcjach wprowadzanych w formularzach prognozy i nie obejmuje mechanizmu kontroli procesu. Każdy pracownik, który ma uprawnienia do formularza prognozy, może poprawiać informacje bez zatwierdzania. | Budżetowanie wykorzystuje system przepływu pracy, który umożliwia zarządzanie zmianami i pozwala zachować historię poprawek. |
| Rodzaje wpisów | Prognozowane zapisy transakcji są oparte na liczbie jednostek oraz na kosztach własnych i cenach jednostek sprzedaży. | Szczegóły budżetu są oparte na kwotach, które są dzielone na koszty i przychody. |
| Modele prognostyczne | Ponieważ każda prognoza musi być skojarzona z modelem, można utworzyć wiele modeli prognozy, a także skonfigurować modele podrzędne. | Budżetowanie projektu ogranicza modele prognozy, które są używane do budżetowania. Mniejsza liczba modeli prognostycznych może pomóc w zwiększeniu spójności prognoz. |
| Przekroczenia kosztów | Można zezwolić lub zabronić wprowadzania tylko tych transakcji, które spowodują przekroczenie kosztów. | Budżetowanie projektu zapewnia dodatkowe opcje kontroli dla użytkowników. Można zezwolić na ostrzeżenia i przekroczenia. |
| Kontrola | Sterowanie prognozą odbywa się przy użyciu redukcji prognozy. Rzeczywiste kwoty są odejmowane od prognozowanych sald transakcji bez żadnej ścieżki audytu. Może to utrudnić śledzenie, gdzie miały miejsce rzeczywiste transakcje. | W kontroli budżetu projektu kwoty rzeczywiste są odejmowane od kwot w pozostałym budżecie. Pozwala to na bardziej przejrzystą ścieżkę audytu. |
prognozy projektu
W przypadku korzystania z prognozowania projektu można wprowadzać transakcje prognozowane w formularzach prognozy dla każdego typu transakcji. Każdy atrybut dostępny dla rzeczywistej transakcji może być użyty do prognozowanej transakcji - na przykład rentowność linii, atrybuty linii, pracownicy lub opisy. Możesz również przewidzieć, jak długo po poniesieniu kosztu wystawisz fakturę klientowi.
Transakcje prognozowania projektu są oparte na jednostkach i kwotach.
Każdą prognozę projektu należy skojarzyć z modelem prognozy. Po wprowadzeniu transakcji podlegającej prognozie automatycznie sugerowany jest model prognozy. Model prognozy działa jako kontener dla prognozowanych transakcji.
Modele prognostyczne można wyznaczyć jako modele podrzędne dla modelu. Dzięki temu możesz prognozować według regionu, okresu lub działu. Transakcje podlegające prognozie można skopiować do modelu, aby utworzyć nowy model, a także przenieść transakcje do księgi głównej. Ponieważ między prognozą a modelem istnieje relacja jeden-do-jednego, każdy model prognozy tworzy osobny budżet dla projektu.
Modele prognostyczne mogą wykorzystywać redukcję prognoz jako mechanizm kontrolny dla projektów. W przypadku redukcji prognozy rzeczywiste transakcje zmniejszają prognozowane salda transakcji. Jednak ze względu na to, że redukcja prognozy jest stosowana do najwyższego projektu w hierarchii, zapewnia ograniczony widok zmian w prognozie. Na przykład, jeśli pracownik jest skojarzony z podprojektem, rzeczywiste transakcje dla tego pracownika są księgowane w projekcie nadrzędnym. Może to utrudnić śledzenie zmian, ponieważ nie można łatwo określić, która transakcja w którym podprojekcie spowodowała zmniejszenie prognozowanej kwoty. W związku z tym dobrym pomysłem jest utworzenie kopii modelu prognozy, aby wykorzystać ją do redukcji prognoz. Następnie możesz użyć raportów, aby wyświetlić pierwotną prognozę.
Można korygować, kopiować, usuwać lub przenosić prognozy projektu do budżetu księgi głównej. Nie ma jednak kontroli procesu. Każdy pracownik, który ma uprawnienie do formularza prognozy, może wprowadzać poprawki bez przeglądu.
- Korekta— Prognozowaną transakcję można skorygować w tych samych formularzach, w których dokonano pierwotnych wpisów.
- Kopiowanie lub usuwanie — kopiowanie transakcji podlegających prognozie powoduje skopiowanie wierszy transakcji jednego modelu prognozy do innego modelu prognozy. Usuwając prognozę, usuwasz transakcje prognozy z modelu prognozowego. Aby ograniczyć transakcje prognozowane, które są kopiowane lub usuwane, wybierz określone typy transakcji oraz daty. Dzięki temu można kopiować lub usuwać tylko określone części prognozy.
- Przeniesienie — Po przeniesieniu prognozy projektu do budżetu księgi głównej przenosi się transakcje prognozy modelu prognozy do budżetu księgi głównej. Istnieje możliwość zastąpienia wszystkich przetransferowanych wcześniej transakcji w budżecie księgi głównej, do której ma zostać przesunięta prognoza projektu.
Budżety projektów
Budżetowanie projektów jest prostszą metodą niż prognozowanie, chociaż integruje się z modelami prognostycznymi. Korzysta z jednego formularza wprowadzania oryginalnych szczegółów budżetu i poprawek oraz umożliwia prognozowanie oparte tylko na kwocie, kategorii lub działaniu.
W przypadku budżetowania projektu wszystkie pierwotne budżety i poprawki muszą zostać wysłane do przepływu pracy projektu w celu zatwierdzenia. Przepływy pracy zapewniają większą kontrolę nad procesem i tworzenie rekordu historii zmian.
Budżetowanie projektu przypomina budżetowanie w księdze głównej, ale jest szybsze i łatwiejsze do skonfigurowania. Wiele opcji w budżetowaniu księgi głównej, takich jak sekwencje liczb lub waluta, nie musi być konfigurowanych oddzielnie dla projektów.
Budżety projektów są automatycznie kojarzone z dwoma modelami prognozy, jednym dla budżetu pierwotnego i jednym dla budżetu pozostałego. W związku z tym raporty oparte na modelach prognoz mogą korzystać z danych budżetu. Po zatwierdzeniu budżetu projektu system tworzy prognozowane transakcje na podstawie skojarzonych modeli, które są używane do celów raportowania i kontroli.
Modele prognostyczne
Modele prognostyczne mają hierarchię jednowarstwową. Oznacza to, że jedna prognoza projektu musi być powiązana z jednym modelem prognostycznym.
W przypadku korzystania z prognozowania projektu można identyfikować modele jako podmodele. Następnie można tworzyć prognozy według działu, okresu lub regionu. Można na przykład utworzyć model prognozy na dany rok, a następnie utworzyć modele podrzędne dla prognoz regionalnych dla regionów północno-wschodnich, południowo-wschodnich, północno-zachodnich i południowo-zachodnich, które są przesyłane przez szefów regionalnych. Wybierając różne opcje w dostępnych raportach, można wyświetlać informacje według prognozy całkowitej lub według podmodelu.