Dostosowywanie wiadomości e-mail wysyłanych z zadań przepływu pracy

Przepływy pracy cyklu życia obejmują kilka zadań, które wysyłają powiadomienia e-mail. Powiadomienia e-mail można dostosować do potrzeb określonego przepływu pracy. Aby uzyskać listę tych zadań, zobacz Wbudowane zadania przepływu pracy cyklu życia.

Zadania poczty e-mail umożliwiają dostosowanie:

• Adresatów
• Domena nadawcy
• Znakowanie organizacyjne
• Temat
• Treść wiadomości
• Język poczty e-mail

Podczas dostosowywania tematu lub treści komunikatu zalecamy również włączenie niestandardowej domeny nadawcy i znakowania organizacyjnego. W przeciwnym razie wiadomość e-mail zawiera dodatkowe zastrzeżenie dotyczące zabezpieczeń.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tych dostosowywalnych parametrów, zobacz Typowe parametry zadania poczty e-mail.

Wymagania wstępne

Korzystanie z tej funkcji wymaga licencji Microsoft Entra ID Governance lub Microsoft Entra Suite. Aby znaleźć odpowiednią licencję odpowiadającą Twoim wymaganiom, zobacz Podstawy licencjonowania Microsoft Entra ID Governance.

Dostosowywanie poczty e-mail przy użyciu centrum administracyjnego firmy Microsoft Entra

Podczas konfiguracji wiadomości e-mail wysyłanej w ramach przepływów pracy cyklu życia, możesz dostosować nowe zadanie lub istniejące zadanie. Te dostosowania są wykonywane w taki sam sposób, czy zadanie jest nowe, czy istniejące, ale poniższe kroki przeprowadzą Cię przez proces aktualizowania istniejącego zadania. Aby dostosować wiadomości e-mail wysyłane z zadań w ramach przepływów pracy przy użyciu centrum administracyjnego firmy Microsoft Entra:

1. Zaloguj się do centrum administracyjnego Microsoft Entra jako co najmniej administrator przepływów pracy cyklu życia.

2. Przejdź do zarządzania tożsamością>przepływy pracy cyklu życia>przepływy pracy.

3. Wybierz przepływ pracy zawierający zadania poczty e-mail, które chcesz dostosować.

4. W okienku z listą zadań wybierz zadanie, dla którego chcesz dostosować wiadomość e-mail.

5. W okienku dla określonego zadania w obszarze Podstawy możesz edytować nazwę lub opis zadania, a także skonfigurować adresata lub adresatów, do których chcesz wysłać wiadomość e-mail poza domyślnymi odbiorcami. W razie potrzeby możesz ustawić opcję Adresata na użytkownika, menedżera, sponsora lub określonych użytkowników oraz dw dodatkowych użytkowników. Jeśli użytkownik jest adresatem, możesz wybrać, które z dostępnych adresów e-mail mają być używane w polach poczta, otherMails, directoryExtensions lub atrybuty zabezpieczeń niestandardowych.

   

   

   Uwaga

   Adresaci DW są dostępni tylko wtedy, gdy odbiorca jest samym użytkownikiem lub jego menedżerem. Jeśli istnieje wielu adresatów CC, są one kopiowane w pojedynczej wiadomości e-mail.

6. Wybierz kartę Dostosowywanie wiadomości e-mail.

7. Wprowadź temat niestandardowy, treść wiadomości i opcję tłumaczenia języka poczty e-mail, która będzie używana do tłumaczenia treści wiadomości e-mail.

   Jeśli zachowasz domyślne szablony i nie dostosujesz tematu i treści wiadomości e-mail, tekst zostanie automatycznie przetłumaczony na preferowany język odbiorcy. Jeśli wybierzesz język poczty e-mail, określenie na podstawie preferowanego języka adresata zostanie zastąpione. Jeśli określisz niestandardowy temat lub treść, nie zostanie on przetłumaczony.

   

8. Wybierz pozycję Zapisz , aby przechwycić zmiany w dostosowanej wiadomości e-mail.

Dostosowywanie tekstu wiadomości e-mail

Wiadomości e-mail wysyłane przez przepływy pracy mogą mieć swój tekst dostosowany do spersonalizowania lub podkreślenia określonych punktów w nich. Tekst przepływu pracy można obecnie dostosować w następujący sposób:

• Pogrubienie: tekst w wiadomościach e-mail można pogrubić, umieszczając wymagany tekst w nawiasach <b></b>.

• Kursywa: tekst w wiadomościach e-mail może być zapisany kursywnie, umieszczając pożądany tekst w nawiasach <i></i>.

• Podkreślony: tekst w wiadomościach e-mail może być kursywą, umieszczając żądany tekst w <u></u> nawiasach kwadratowych.

• Linki: Hiperlinki można dodawać do tekstu, umieszczając odpowiedni link w <a href=> </a> nawiasach kwadratowych.

  Uwaga

  Hiperłącza muszą zaczynać się od protokołu HTTP lub https.

Formatowanie atrybutów w spersonalizowanych wiadomościach e-mail

Aby dodatkowo spersonalizować dostosowane wiadomości e-mail, możesz skorzystać z atrybutów dynamicznych. Umieszczając atrybuty dynamiczne w określonych atrybutach, można w szczególności wywoływać wartości, takie jak nazwa użytkownika, wygenerowany tymczasowy dostęp, a nawet adres e-mail menedżera.

Aby używać atrybutów dynamicznych w niestandardowych wiadomościach e-mail, należy postępować zgodnie z regułami formatowania. Prawidłowy format to:

{{dynamic attribute}}

Poniższy zrzut ekranu jest przykładem odpowiedniego formatu atrybutów dynamicznych w dostosowanej wiadomości e-mail:

Podczas wpisywania atrybutu dynamicznego wiadomość e-mail jest zapisywana w następujący sposób:

Welcome to the team, {{userGivenName}}

We're excited to have you join our growing team and look forward to a successful and memorable journey together.

We've already set up a few things to help you get started quickly and make your onboarding process as smooth as possible.

For more information and next steps, please contact your manager, {{managerDisplayName}} 

Aby uzyskać pełną listę atrybutów dynamicznych, których można używać z dostosowanymi wiadomościami e-mail, zobacz Dynamiczne atrybuty w wiadomości e-mail.

Używanie niestandardowej marki i domeny w wiadomościach e-mail wysyłanych za pośrednictwem workflowów

Możesz dostosować wiadomości e-mail wysyłane za pośrednictwem przepływów pracy w cyklu życia, aby dostosować je do wizerunku swojej firmy i używać domeny firmy. Jeśli zdecydujesz się na używanie brandingu niestandardowego i domeny niestandardowej, każda wiadomość e-mail wysyłana przy użyciu przepływów pracy w cyklu życia odzwierciedla te ustawienia.

Aby włączyć te funkcje, potrzebne są następujące wymagania wstępne:

• Zweryfikowana domena. Aby dodać domenę niestandardową, zobacz Zarządzanie niestandardowymi nazwami domen w usłudze Microsoft Entra ID.
• Niestandardowy zestaw znakowania w ramach identyfikatora Entra firmy Microsoft, jeśli chcesz używać niestandardowego znakowania w wiadomościach e-mail. Aby ustawić markę organizacyjną w dzierżawie platformy Azure, zobacz Konfigurowanie marki firmowej.

Po spełnieniu wymagań wstępnych wykonaj następujące kroki:

1. Na stronie cyklu życia przepływów pracy wybierz pozycję Ustawienia przepływu pracy.

2. W okienku Ustawienia przepływu pracy w polu Domena poczty e-mail wybierz swoją domenę z listy rozwijanej zweryfikowanych domen.

   

3. Włącz przełącznik Używaj logo banera firmowego, jeśli chcesz używać brandingu firmy w wiadomościach e-mail.

   

Dostosowywanie poczty e-mail przy użyciu programu Microsoft Graph

Aby dostosować pocztę e-mail przy użyciu interfejsu API programu Microsoft Graph, zobacz przepływ pracy: createNewVersion.

Ustawianie niestandardowych ustawień znakowania i przepływu pracy domeny przy użyciu programu Microsoft Graph

Aby włączyć niestandardowe ustawienia funkcji marki i domeny w przepływach pracy cyklu życia przy użyciu interfejsu API programu Microsoft Graph, zobacz lifecycleManagementSettings typ zasobu.

Następne kroki

• Zadania dotyczące cyklu życia
• Zarządzanie wersjami przepływu pracy