Otrzymuj kluczowe informacje e-mail i szkice odpowiedzi w Outlooku z usługą w Microsoft 365 Copilot

Szybkie wyciąganie kluczowych informacji z wiadomości e-mail klientów i sporządzanie właściwej odpowiedzi może być wyzwaniem dla zapracowanych przedstawicieli obsługi klienta. Serwis w Microsoft 365 Copilot robi to za Ciebie w zaledwie kilka sekund. Gdy otwierasz e-mail w Outlooku, Service w Microsoft 365 Copilot wyświetla podsumowanie najważniejszych informacji zawartych w wiadomości. Łatwo napisz odpowiedź z podsumowaniem widocznym w bocznym panelu — albo jeszcze łatwiej, pozwól Service in Microsoft 365 Copilot przygotować odpowiedź za Ciebie. Używa AI do wygenerowania sugerowanego na podstawie zawartości i kontekstu wiadomości e-mail. Użyj sugerowanej wersji roboczej w tej postaci lub jako punktu początkowego swojej odpowiedzi.

Sugerowana zawartość nie zastępuje zawartości, która już istnieje w treści wiadomości e-mail z odpowiedzią. Jest dołączana do istniejącej zawartości.

Wyświetlanie kluczowych informacji e-mail

Usługa w Microsoft 365 Copilot generuje podsumowanie kluczowych informacji dla e-maili lub wątków e-mailowych mających co najmniej 1 000 znaków, czyli około 180 słów. Podsumowanie jest skróconą listą o charakterze do 400 znaków. Karta kluczowych informacji e-mail zawiera następujące elementy:

• Dane wiadomości e-mail używane w podsumowaniu wiadomości e-mail z numerami cytatów. Wybierz numer cytatu, aby zobaczyć dokładny tekst cytatu z wiadomości e-mail oraz imię i nazwisko osoby cytującej.
• Utwórz przycisk Utwórz wersję roboczą wiadomości e-mail , aby odpowiedzieć na wiadomość e-mail z pomocą sztucznej inteligencji.
• Opcje kopiowania podsumowania lub udostępniania opinii na jego temat.

Wersja robocza wiadomości e-mail w programie pomocnika

Gdy wybierzesz Szkic e-maila w panelu Usługa, możesz wybrać jeden z następujących wstępnie zdefiniowanych promptów, aby sporządzić odpowiedź:

• Zaproponuj rozmowę telefoniczną: Oferta zadzwonienia do klienta tego samego lub następnego dnia.
• Poproś o więcej informacji: Prośba o więcej szczegółów od klienta w celu rozwiązania problemu.
• Wczuwaj się w informacje zwrotne: Udzielanie empatycznej odpowiedzi klientowi, który wyraża skargę.
• Podaj szczegóły produktu/usługi: Szczegóły oferty lub odpowiedzi na pytania klientów dotyczące konkretnego produktu lub usługi.
• Rozwiąż problem klienta: Zapewnienie rozwiązania — i kroków rozwiązania, jeśli ma to zastosowanie — problemu klienta.
• Niestandardowy: umożliwia podanie własnego monitu o odpowiedź.

Użycie monitu niestandardowego

Użyj monitu niestandardowego do dołączania punktów rozmów, realizacji celów dla wiadomości e-mail oraz określania jej długości i klimatu. Następnie wybierz strzałkę Utwórz odpowiedź, aby wygenerować odpowiedź. Zawsze przeglądaj odpowiedź przed udostępnieniem jej klientowi. W razie potrzeby można poprawić monit niestandardowy i wybrać opcję Odśwież, aby zaktualizować odpowiedź.

W okienku monitu niestandardowego można wykonać następujące akcje:

• Po wprowadzeniu monitu niestandardowego sugerowane monity są wyświetlane zależnie od kontekstu wiadomości e-mail. Możesz wybrać sugerowany monit w celu dodania go do pola tekstowego niestandardowego monitu.
• Można umieścić kursor na sugerowanej zawartości i wybrać ikonę Ulubione, aby zapisać monit. Wybierz kartę Ulubione, aby wyświetlić zapisane monity i użyć ich. Możesz wyczyścić ikonę ulubionych, aby usunąć monit z karty Ulubione.
• Aby wygenerować inną sugestię, wybierz opcję Więcej opcji.

Przejrzenie i skopiowanie sugerowanych odpowiedzi

Po wybraniu jednego z predefiniowanych promptów, pomocnika wygeneruje sugerowaną odpowiedź. Sugerowana wersja robocza wiadomości e-mail ma następujące elementy:

• Wyświetla sprawę używaną do wygenerowania zawartości wiadomości e-mail. Jeśli wersja robocza nie odpowiada potrzebom, można wybrać inną sprawę.
• Opcje ulepszania treści. Można precyzować sugerowaną wersję roboczą wiadomości e-mail, wyświetlając nowy monit powstały na podstawie poprzedniej sugestii. Pozwoli to na precyzyjne dostosowywanie odpowiedzi na wiadomości e-mail. Przy użyciu funkcji Dostosuj wersję roboczą można dostosować długość i ton wersji roboczej lub dodać dodatkowe szczegóły do wersji roboczej wiadomości e-mail.
• Projekt e-maila wygenerowany przez Service w Microsoft 365 Copilot jest w tym samym języku co e-mail. Można jednak ustawić roboczą wiadomość e-mail w innym języku, używając opcji Język wersji roboczej w opcji Dostosuj wersję roboczą.
• Więcej opcji umożliwia rozpoczęcie lub przywrócenie wcześniejszej wersji wygenerowanej wersji roboczej.

Dokonaj wszystkich niezbędnych zmian, a następnie wybierz opcję Dodaj do wiadomości e-mail dla aplikacji, aby wkleić treść do treści wiadomości e-mail.

Możesz również wybrać opcję Kopiuj do wiadomości e-mail, aby skopiować całą odpowiedź do wersji roboczej. Możesz też wybrać część odpowiedzi i użyć menu kliknij prawym przyciskiem myszy w celu skopiowania i wklejenia wybranego elementu.