Ustanawianie modelu współpracy

Dobrze zdefiniowany i ustrukturyzowany model współpracy jest kluczowy dla wydajnego działania zespołu łączenia. W tej sekcji opisano czynniki, które mogą przyczynić się do tego sukcesu, takie jak role i obowiązki zdefiniowane, ustrukturyzowany rytm biznesowy, niezawodne kanały komunikacyjne i dostępny portal dokumentacji.

Zdefiniuj role i obowiązki

Aby utworzyć wydajny zespół łączenia, musisz najpierw ustanowić jasne role i obowiązki. Kluczowym podejściem jest rozpoczęcie małych i wprowadzanie większej liczby ról i personelu tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Użyj mniejszych celów, aby budować na sukcesie i zademonstrować wartość modelu zespołu fuzji, zanim podejmiesz próbę bardziej ambitnych projektów.

Co najmniej twój zespół powinien zawierać następujące role i personel:

• Właściciel produktu — zazwyczaj jest to osoba, której zadaniem jest zapewnienie sukcesu projektów. Osoba ta zdefiniuje cel, który jest jasny i przekonujący, lub może współtworzyć tę wizję z resztą zespołu.
• Ekspert w dziedzinie — jest to doświadczony w firmie członek zespołu, który rozumie i może wyrazić zarówno wyzwanie, jak i rozwiązanie. Dzięki prostocie podejścia niskokodowego w usłudze Power Apps użytkownik powinien być w stanie w dużej mierze stworzyć to rozwiązanie.
• Profesjonalny deweloper — "Pro Dev" pobiera rozwiązanie od eksperta od domeny i zapewnia wystarczającą obsługę kodowania, aby umożliwić mu dostarczanie zamierzonych funkcji (i nic więcej) w razie potrzeby.
• Administrator — ten członek zespołu ułatwia scenariusze integracji i obsługi technicznej podczas wykonywania usług administracyjnych zaplecza. Wszelkie dalsze wsparcie w zakresie czasu i wiedzy, których potrzebuje podstawowy zespół, mogą być wprowadzane elastycznie, a nie jako stały członek grupy. Takie podejście zapewnia efektywne działanie zespołu fuzji, jednocześnie umożliwiając dostęp do więcej zasobów, które właściciel produktu potrzebuje, aby zespół mógł osiągnąć swoje cele.

Ustalanie rytmu modelu biznesowego

Synchronizowanie rytmów operacyjnych związanych z rozwojem aplikacji w zespole interdyscyplinarnym może zwiększyć efektywność zespołu, dopasowując się do następującej struktury:

• Zdefiniuj powtarzające się zdarzenie kalendarza na potrzeby synchronizacji zespołu. W przypadku większości zespołów spotkania aktualizacji stanu co tydzień lub dwa tygodnie są w porządku. Jednak nie organizuj spotkań tylko dla zasady i staraj się unikać zwiększania częstotliwości spotkań blisko terminów, ponieważ takie podejście może być nieproduktywne.
• Zachowaj uzgodnione godziny pracy. W idealnym przypadku twój zespół będzie znajdować się w tym samym miejscu, chociaż zespoły mieszane mogą efektywnie pracować również w różnych lokalizacjach geograficznych i strefach czasowych. Niezależnie od ustaleń dotyczących pracy, upewnij się, że wszyscy rozumieją cel i czas trwania godzin pracy oraz przestrzegają tych granic.
• Utwórz rytm tygodniowy. Tygodniowy rytm zespołu powinien obejmować pracę solową, interakcje zespołowe oraz, w razie potrzeby, organizowanie skutecznych spotkań. Te spotkania powinny mieć określony cel, taki jak:
  • Przeglądy zakresu – aby zjednoczyć zespoły wokół nowych inicjatyw.
  • Przeglądy doświadczeń użytkownika — by omówić projektowanie i makiety aplikacji. Spotkania organizowane po to, aby zaplanować inne spotkania, używane zamiast wiadomości e-mail czy wiadomości błyskawicznych, albo odbywające się bez jasno zdefiniowanego celu, są zabójcami produktywności.
• Pracuj wydajnie. Zespół musi dostosować się wewnętrznie do tworzenia najbardziej użytecznego rozwiązania. To ustawienie powinno obejmować możliwość ponownego użycia składników wbudowanych przez innych.
• Zachowaj spójny postęp w kierunku celu. Aby upewnić się, że zespół spełnia swoje cele, ważne jest, aby wszyscy współpracują ze sobą, aby osiągnąć ten wynik. W przypadku zespołów łączenia pracujących z usługą Power Apps utrzymanie tego postępu oznacza przechwytywanie i zrozumienie opinii użytkowników, ustalanie priorytetów listy prac oraz ustanawianie i utrzymywanie całościowego planu działania całego projektu.
• Wygeneruj macierz wsparcia. Macierz wsparcia zapewnia ustrukturyzowane podejście do uzyskania niezbędnego wsparcia w dążeniu do osiągnięcia celów zespołu. Nieuniknionym wyzwaniem dla technologów biznesowych bezpośrednio tworzących aplikacje jest osiągnięcie limitów ich wiedzy i umiejętności. W tym momencie, kto się z tym skontaktuje i jak to zrobić? Jak poradzić sobie z raportem o usterce użytkownika? Ta macierz powinna określać sposób zgłaszania zgłoszenia do pomocy technicznej w celu włączenia odpowiedniego zespołu w diagnostykę i rozwiązanie problemu w oparciu o poważność problemu. W przypadku każdego scenariusza pomocy technicznej w tej macierzy wyjaśniono ścieżkę eskalacji i rozwiązywania problemów.

Definiowanie sposobu komunikowania się zespołu

Standaryzacja komunikacji zespołowej jest kolejnym istotnym składnikiem utrzymania wydajnej operacji. Wszyscy członkowie zespołu muszą wiedzieć, jak zespół łączy się, szczególnie w trybach asynchronicznych w strefach czasowych. Strategia komunikacji powinna uwzględniać następujące obszary:

• Kanały. Jakie kanały będą używane przez zespół do komunikacji podstawowej i pomocniczej? Jakie są zalety i wady każdej z nich? W świecie pełnym wyborów samo korzystanie z poczty elektronicznej może nie być najlepszym rozwiązaniem, a opcje takie jak Microsoft Teams mogą zapewnić lepszą przejrzystość, ulepszone śledzenie i wyższe wskaźniki odpowiedzi.
• Typy powiadomień. Jak powiadomisz zespół o aktualizacjach lub zdarzeniach, na które muszą zareagować?
• Częstotliwość i wolumin komunikatów. Jak często informujesz swój zespół? Codzienna komunikacja może dostarczyć przydatnego podsumowania tego, co się stało tego dnia, ale niektóre komunikaty mogą wymagać wcześniejszej akcji. Większość pracowników wiedzy jest przeciążona wiadomościami e-mail. Upewnij się, że osiągniesz równowagę między częstotliwością a natężeniem wiadomości, aby uniknąć zalewania członków zespołu komunikatami związanymi z projektem.
• Automatyzacja. Jak można zautomatyzować proces komunikacji? Ustandaryzowane szablony wiadomości e-mail, boty i alerty zdarzeń mogą pomóc, ale muszą być używane w sposób odpowiedzialny, jeśli nie są one przeciążone możliwości reagowania członków zespołu.
• Dobre umiejętności komunikacyjne. Nie wszyscy w zespole będą mieli taki sam poziom umiejętności komunikacyjnych, ale każdy może się poprawić. Proste podejścia, takie jak wybór dobrego tematu dla wiadomości e-mail, mają dramatyczną różnicę w sposobie, w jaki zespół reaguje na ten komunikat. Zachęcaj do prostego i skutecznego pisania we wszystkich komunikatach; w przypadku działań, które członkowie zespołu muszą wykonać, należy być konkretnym i wyróżnić te działania w temacie wiadomości.

Przykładem zastosowania skutecznych umiejętności komunikacyjnych może być zmiana definicji tabeli w usłudze Dataverse, na przykład dodanie wielu pól. Po wysłaniu powiadomienia o tej zamierzonej zmianie zespół musi zrozumieć, że jeśli nie odpowiadają w rozsądnym czasie, to ten brak odpowiedzi wskazuje na ich zgodę. Ustandaryzowane i logiczne procesy komunikacyjne pomagają poprawić wydajność i zapewnić oczekiwane wyniki.

Publikowanie portalu dokumentacji

Dokumentacja nie jest tylko opcjonalną częścią żadnego projektu — jest niezbędna do komunikacji, współpracy, pomocy technicznej i bieżących operacji. Kod z komentarzem to dobry kod, a tworzenie kompleksowej dokumentacji objaśniaczej i szkoleniowej jest istotną częścią faz wdrażania i uczenia każdego projektu fusion.

• Katalog aplikacji. Wykaz aplikacji to macierz lub tabela, która podsumowuje i koordynuje wszystkie aplikacje w ramach odpowiedzialności określonego zespołu. Katalog zawiera wszystkich odpowiednich właścicieli z sekcji ról i odpowiedzialności. Kluczową funkcją jest upewnienie się, że zespół wie dokładnie, kto jest właścicielem, co upraszcza w ten sposób proces kontaktowania się z odpowiednim członkiem zespołu w celu uzyskania konkretnych odpowiedzi.
• Pytania techniczne. Twój zespół powinien obsługiwać repozytorium często zadawanych (a nawet nie tak często zadawanych) pytań technicznych dotyczących działania aplikacji. Te pytania muszą być rozsądne, a odpowiedzi są dobrze napisane i dostępne.
• Przewodniki z instrukcjami. Przewodniki są łatwo przyswajalnymi zestawami procedur, które zapewniają proste odpowiedzi na typowe pytania dotyczące konfiguracji i obsługi. Zazwyczaj odpowiada na konkretne pytanie, takie jak "Jak rozpocząć tworzenie nowej aplikacji?"
• Wdrażanie. Instrukcje wdrażania to dokumenty przeznaczone wyłącznie do użytku wewnętrznego, które pomagają nowym członkom zespołu. Ta dokumentacja zawiera informacje, takie jak żądania dostępu, dołączanie do list dystrybucyjnych poczty e-mail, konfigurowanie i subskrybowanie alertów itd.

Najlepsze rozwiązania

Poniższe najlepsze rozwiązania powinny pomóc w zdefiniowaniu granic i podejść do wydajnej pracy w zespołach fusion.

Odpowiedzialność

Chociaż zespoły prowadzone przez twórców oraz zespoły fusion umożliwiają szybkie opracowywanie i wdrażanie aplikacji, ważne jest, aby zapewnić, że ten wysiłek jest jawny i prowadzony we współpracy z działem IT. W celu zapobiegania problemom w relacji do rozwoju systemów informatycznych należy rozliczać zależność osób, które nie są w stanie pomagać w rozwoju systemów informatycznych.

W związku z tym dział IT musi być ostrzegany za każdym razem, gdy ktoś zaczyna tworzyć aplikację. To powiadomienie z kolei ułatwia proces rozwoju, ponieważ IT może zapewnić odpowiednią pomoc techniczną dla twórców i zespołu integracyjnego, pomagając im tworzyć dobrze architektonicznie zaprojektowane aplikacje, które są odpowiednio zabezpieczone i zarządzane.

Automation

Dobrze zaimplementowana automatyzacja może zapewnić ogromny wzrost produktywności. Przykładem zwiększania powodzenia wdrożenia rozwiązania jest automatyzacja wszelkich wymaganych testów we wdrożeniach z wieloma rozwiązaniami. Te zautomatyzowane kontrole mogą obejmować następujące elementy:

• Weryfikacja wersji rozwiązania, w której każde wdrożenie używa zaktualizowanego numeru wersji, co pozwala uniknąć problemów podczas rozwiązywania problemów.
• Zduplikowane odwołania do połączeń.
• Brak odniesień do połączeń.
• Zduplikowane komponenty.

Rozwiązanie PR Checker zawiera przykład efektywnego uwzględnienia tej automatyzacji.

Raportowanie

Zespoły łączenia i aplikacje opracowane przez twórcę muszą być dostosowane do podejścia opartego na danych, co oznacza tworzenie aplikacji, w których można bezpośrednio monitorować powodzenie. Osiągnięcie tego wyniku wymaga dobrej instrumentacji, która zapewnia możliwość odnajdywania tego, co zespół radzi sobie dobrze, wraz z analizą tej opinii w celu wygenerowania dokładnych ocen skuteczności określonej aplikacji. Aby osiągnąć ten wynik, należy wykonać następujące elementy:

• Monitorowanie i ocenianie aplikacji. Tylko dlatego, że jedna osoba uważa, że coś jest przydatne lub dobry pomysł, nie oznacza, że każdy znajdzie w nim wartość. Zespoły muszą monitorować użyteczność aplikacji i oceniać ich funkcje, aby upewnić się, że wszelkie nowe rozwiązania są przydatne i działają odpowiednio.
• Zachęcaj do dobrego osądu. Innymi słowy, nie kompiluj aplikacji tylko dlatego, że możesz — tworzyć je tylko w celu zaspokojenia konkretnych potrzeb biznesowych.