Wzorzec: Zarządzanie projektami

Organizacje potrzebują centralnego miejsca do zarządzania wieloma projektami, ponieważ zapewniają różnym zespołom osiągnięcie celów i spełnienie kryteriów sukcesu zgodnie z planem.

Niektóre typowe przypadki użycia zarządzania projektami obejmują zarządzanie nowymi pomysłami na produkty, tworzenie planów projektów i śledzenie kamieni milowych oraz zarządzanie wydajnością zespołu.

Platforma Microsoft Power Platform udostępnia niekodowe, niskokodowe rozwiązanie dla organizacji, które umożliwia tworzenie łatwych w użyciu rozwiązań do zarządzania projektami w całym cyklu życia. Ten artykuł zawiera kilka rzeczywistych przykładów użycia platformy Microsoft Power Platform do tworzenia wydajnych aplikacji i przepływów pracy zarządzania projektami.

Jak rozpoznać wzorzec zarządzania projektami

Grupy biznesowe w organizacjach widzą potrzebę narzędzia do zarządzania projektami, śledzenia postępu i monitorowania wyników.

W typowym scenariuszu zarządzania projektami:

1. Zaplanuj swoją pracę, aby zarządzać pomysłami, planami, zadaniami i kamieniami milowymi.

2. Śledzenie postępu względem planu, powiadamianie uczestników projektu o stanie projektu i eskalacja blokad w razie potrzeby.

3. Przejrzyj postęp, monitoruj wyniki i wizualizuj kluczowe aspekty postępu projektu.

Jak klienci korzystają ze wzorca zarządzania projektami

Aplikacja Traveler firmy Custom Air Products and Services

Przeczytaj całą historię.

Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) jest firmą z Houston, która specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań z zakresu ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji (HVAC). Zajmuje się projektowaniem, budową, instalacją, modyfikacją oraz serwisem sprzętu klimatyzacyjnego w segmentach przemysłowych i komercyjnych branży HVAC.

Zespół zarządzania projektami CAPS potrzebował dostosowanego rozwiązania do śledzenia całego cyklu życia jednostek HVAC w trakcie procesu produkcyjnego, koncentrując się na budowie wysokiej jakości. Rozwiązanie musi być dostosowane do potrzeb każdego działu oraz do śledzenia kontroli jakości i umożliwienia odpowiednim właścicielom wylogowania się na każdym etapie procesu. Ponadto zespół chciał umożliwić każdemu w organizacji zgłaszanie problemów za pośrednictwem urządzeń przenośnych. Jednym z kluczowych problemów, z jakim borykała się firma, było to, że dokument „obiegowy” papierowy dokument służący do śledzenia kontroli jakości gubił się po drodze.

Rebecca Sackett, asystent analityka danych, znalazła usługę Power Apps w subskrypcji usługi Office 365 i zaczęła eksperymentować z tworzeniem aplikacji na listach programu SharePoint w celu zastąpienia procesów ręcznych. Rebecca zbudowała rozwiązanie Power Apps, aby zdigitalizować dokument podróżny o nazwie CAPS Traveler. Menedżerowie projektów i interesariusze korzystają z głównej aplikacji do zarządzania Traveler, aby uzyskać przegląd wszystkich aktywnych projektów, zobaczyć kluczowe statystyki i zarządzać kalendarzami testowania i wysyłki.

Menedżerowie projektów inicjują projekty i dodają szczegóły dla każdego wymaganego kroku, takiego jak produkcja, malowanie, instalacje elektryczne i testowanie. Pracownicy z każdego działu następnie używają dedykowanej aplikacji mobilnej, która została stworzona na miarę z konkretnymi pytaniami dotyczącymi ich działu. Później centralny zespół sortuje dane i używa raportów do identyfikowania typowych powodów, dla których nie wykonano określonego kroku.

Oprócz głównej aplikacji do zarządzania istnieje dziesięć takich aplikacji do logowania, a wszystkie odczytują i zapisują dane w tym samym zestawie list programu SharePoint. Po zakończeniu wszystkich kroków ktoś w zespole ds. kontroli jakości wykonuje ostateczne wylogowanie. Przepływ jest następnie automatycznie wyzwalany w celu wygenerowania raportu PDF.

Environment Canterbury aplikacja InZone

Przeczytaj całą historię.

Środowisko Canterbury (ECan) współpracuje ze społecznościami Canterbury w Nowej Zelandii, na długoterminowych programach wyników środowiskowych, które składają się z wielu kamieni milowych i powiązanych projektów. Potrzebowali niedrogiego rozwiązania, które zapewniłoby większą spójność w projektach, wyższym poziomie widoczności i szybszym dostępie do danych.

Korzystając z aplikacji, menedżerowie stref słodkowodnych i uczestnicy projektu mogą wyświetlać stan swoich projektów. Wszystkie projekty są oznaczone strefą i określonymi kamieniami milowymi, a wszystkie punkty kontrolne są oznaczone długoterminowymi wynikami. Aplikacja udostępnia dostosowany schemat kolorów, który ułatwia rozróżnianie projektów, kamieni milowych i wyników. Wszystkie ekrany projektów są zielone, kamienie milowe są niebieskie, a wyniki są pomarańczowe.

Powiadomienia są wysyłane w celu przypominania o aktualizacjach danych i wdrażania eskalacji, jeśli projekty nie są aktualizowane w wymaganym czasie. Przepływy są również używane do przeglądania określonych widoków i generowania wiadomości e-mail w formie tabeli HTML, zawierającej listę wszystkich elementów związanych z określoną osobą w jednej wiadomości e-mail.

Partnerzy w aplikacji Health Gift Review

Przeczytaj całą historię.

Partners In Health (PIH) opiera się na poszczególnych darczyńców przez około połowę swojego finansowania każdego roku, podczas gdy druga połowa pochodzi głównie z dotacji rządowych, korporacji i fundacji. Organizacja non-profit ma około 10 specjalistów ds. darowizn, którzy są odpowiedzialni za zarządzanie ponad 1000 ich najbardziej hojnych indywidualnych darczyńców. PIH chciał poprawić zdolność przedstawicieli ds. darowizn do zarządzania ich portfelami, prezentując darowizny w momencie ich otrzymywania oraz zapewniając przedstawicielom pełny obraz portfeli ich darczyńców.

Bella Chih-Ning, kierowniczka ds. analizy i aplikacji w PIH, zbudowała aplikację Gift Review i pulpit dla specjalistów ds. darowizn, aby umożliwić zarządzanie i wizualizację wielu aspektów darowizn. Dzięki aplikacji Gift Review, przedstawiciele ds. darowizn mogą natychmiast wyświetlać darowizny, dodawać odpowiednie notatki oraz zapewniać, że darowizny są przypisane do odpowiedniego funduszu. Spowoduje to utworzenie listy kontrolnej To-Do, w której specjalista ds. darowizn przegląda darowiznę, aby upewnić się, że darowizna została przypisana do odpowiedniej kampanii, oznaczona jako prawidłowy typ darowizny i przypisana do odpowiedniego funduszu. Oficer prezentu może wysłać pytania do zespołu PIH DevOps bezpośrednio w aplikacji. Gdy wszystko jest jasne, specjalista oznacza listę kontrolną jako „gotową” i wtedy staje się ona widoczna dla przełożonego.

"Szkolenie Aplikacji w ciągu dnia naprawdę otworzyło mi oczy, jak łatwo jest tworzyć narzędzia, które usprawniają procesy i umożliwiają naszym współpracownikom lepsze wyniki w pracy", mówi Bella Chih-Ning.

Aplikacja R3 Retail Project Portfolio

Przeczytaj całą historię.

Firma R3 Retail Development zapewnia głęboką wiedzę w zakresie doradztwa w zakresie zarządzania projektami w celu zmaksymalizowania zysków dla supermarketów, artykułów spożywczych, przetwarzania żywności, handlowych, detalicznych i małych klientów przemysłowych w Stanach Zjednoczonych. R3 potrzebowała wysoce dostosowanego podejścia do swoich wszechstronnych potrzeb związanych z zarządzaniem projektami.

Aplikacja Project Portfolio została utworzona w ciągu zaledwie 120 godzin, a teraz zarządza ponad 200 projektami. Menedżerowie projektów R3 oraz regionalni menedżerowie sklepów, którym służą, teraz korzystają z nowej aplikacji Project Portfolio. Aplikacja ma bogaty zestaw funkcji, które obejmują:

• Panel, który wyświetla statystyki podsumowujące na podstawie zalogowanego użytkownika.

• Informacje dotyczące śledzenia projektu, w tym daty, zadania, problemy, zamówienia zakupu i osoby.

• Śledzenie adresów IP dla wszystkich zainstalowanych urządzeń, takich jak lodówki.

• Możliwości przekazywania plików dla dokumentów, takich jak pliki architektoniczne dla systemów HVAC.

• Obszerna niestandardowa logika biznesowa, taka jak automatyczne ustawianie wartości dat na podstawie wpisów stanu.

Administratorzy mogą przypisywać poświadczenia zabezpieczeń do określonych użytkowników aplikacji zgodnie z ich rolami. Administratorzy mogą również skonfigurować listę typów zadań i oczekiwany czas dla każdego zadania, co z kolei służy do automatycznego generowania dat ukończenia.

Usługa R3 używa usługi Power Automate do wysyłania automatycznych powiadomień i przypomnień. Wszystkie dane są przechowywane w usłudze Microsoft Dataverse.

Narzędzia do planowania Capitol Music Group

Przeczytaj całą historię.

Capitol Music Group (CMG) widział okazję do modernizacji swoich marketingowych przepływów pracy i narzędzi do planowania, wcześniej utworzonych przy użyciu programu InfoPath. Aplikacja o znaczeniu krytycznym dla działania firmy zarządzała harmonogramami nowych wydań i — z czasem — ewoluowała, aby zbierać dane dla różnych typów wydań i mediów. CmG chciał zautomatyzować rutynowe procesy, poszerzyć widoczność i współpracę między etykietami partnerskimi i szybciej dostosować się do nowych kanałów marketingowych online. Jednak aplikacja Capitol Scheduling stała się głęboko zintegrowana z przepływami procesów i składała się całkowicie z danych XML, które wymagały dużej wiedzy plemiennej do zarządzania. Chcąc usprawnić, niskokodowe podejście do tworzenia aplikacji i zarządzania nimi, cmG ostatecznie zdecydowało się na migrację aplikacji z programu InfoPath do platformy Microsoft Power Platform, w tym usług Power Apps i Power Automate.

Capitol chciał, aby ich zespoły używały nowego interfejsu planowania do łatwego komunikowania się, uzyskiwania zatwierdzeń i współpracy w zakresie marketingu dla różnych typów wydań — czy to strona fizyczna, cyfrowa czy wideo.

"Dzięki platformie Microsoft Power Platform Capitol ma łatwy sposób udostępniania informacji marketingowych w całym cyklu życia produktu", mówi Karen Reali, starszy menedżer w Universal Music Group. „Nowe narzędzie optymalizuje nawet projekty realizowane wspólnie przez kilka wytwórni.”