Czy warto zautomatyzować ten proces?

Teraz nadszedł czas, aby rozważyć nakład pracy, jaki zajmie utworzenie rozwiązania i podjęcie decyzji, czy jest to uzasadnione. Obejmuje to ważenie wartości biznesowej w stosunku do kosztów automatyzacji procesu. Wartość biznesowa to ciągła korzyść, jaką firma otrzymuje od projektu.

Koszt robienia niczego

Aby dowiedzieć się, czy warto zautomatyzować proces, najpierw musisz zrozumieć koszt braku rozwiązania problemu.

W ramach definiowania wartości biznesowej, którą masz nadzieję osiągnąć dzięki rozwiązaniu Microsoft Power Platform, powinieneś lepiej zrozumieć, ile kosztuje Twoją organizację rozwiązywanie tego problemu w obecny sposób. Innymi słowy, nie należy mierzyć kosztów wykonania żadnych działań.

Aby obliczyć bieżący koszt, zidentyfikuj czas spędzony na bieżącym procesie i pomnożyć koszt osób wykonujących ten proces. Koszt roczny można zmierzyć, określając koszt zakończenia procesu jeden raz, a następnie mnożąc je przez liczbę wykonań procesu w ciągu roku. Dodaj inne koszty, takie jak licencje na oprogramowanie, papier, poczta itd.

Przykład: koszt bieżącego procesu wydatków

Pierwszą rzeczą, którą musimy zrozumieć, jest to, co kosztuje organizacja, aby kontynuować proces raportowania wydatków ręcznie? Oto, co odkryliśmy, gdy rozmawialiśmy z naszymi kolegami:

• Odkryliśmy, że potrzeba im mniej więcej godziny w każdym tygodniu, aby zebrać wszystkie swoje wpływy i wypełnić raport wydatków ręcznych. Abhay wskazał, że istnieje około 140 raportów wydatków tygodniowo. Dowiedzieliśmy się również, że w pełni załadowany koszt każdego członka zespołu to w przybliżeniu 90 $/godz.

  (140 raportów wydatków × 1 godzinę/tydzień) × $90 = $12,600/tydzień

  52 tygodnie × $12,600 = $655,200 rocznie

• Nie przegląda ani nie zatwierdza raportów dotyczących wydatków. To wystarczy, aby Abhay i zespół zakończyły. Ponieważ Nick nie monitoruje regularnie wydatków zespołu, pomijana jest ważna szansa na sprawdzenie racjonalności wydatków, obserwowanie oszustw i optymalizację nawyków wydatkowych zespołu.

• Firma Abhay powiadomiła nas, że zespół poświęca około 15 minut na raport wydatków, odbiera przeciętne 140 raportów w tygodniu i wysyła 25procent z tych raportów z powodu brakujących informacji.

  Przegląd wstępny: 140 raportów wydatków × 15-minutowy przegląd = 35 godzin

  Wstępna recenzja: 35 godzin × $90 = $3,150 tygodniowo = $163,800/rok

  Przegląd prac: 35 raportów wydatków × 15 minut przeglądu = 8,75 godzin

  Przegląd prac: 8,75 godzin × $90/godz. = $787,50/tydzień = $40,950/rok

  Całkowity tygodniowy koszt: 3937,50 USD

  Całkowity koszt roczny: 204 750 USD

• Gdy raport wydatków zostanie zweryfikowany, aby był dokładny, wyszukiwanie ogólnych kodów rejestru dla każdej kategorii wydatków i zapisywanie ich w poszczególnych wierszach wydatków w raporcie zajmuje około 7 minut.

  140 raportów wydatków × 7 minut kodowania = 16,5 godzin/tydzień = 1485 USD/tydzień = 77 220 USD/rok

• Utworzenie arkusza płatności w systemie finansowym w celu przetworzenia płatności i pojawienie się w raporcie finansowym Charlotte zajmuje około 10 minut na raport z wydatków.

  140 raportów wydatków × 10 minut = 23,8 godzin/tydzień = 2142 USD/tydzień = 111 384 USD/rok

• Charlotte chciałaby przejrzeć budżet co tydzień, ale nie jest w stanie uzyskać raportu do czwartku, po tym jak Abhay zakończył przegląd oraz gdy odzyskał raporty z brakującymi informacjami. (Chociaż nie jest to koszt pieniężny, ma to wpływ na firmę).

Cały proces kosztuje firmę:

$655,200 + $204,750 + $77,220 + $111,384 = $1,048,554