Exportar os resultados da pesquisa na Deteção de Dados Eletrónicos

Depois de executar uma pesquisa associada a um caso de Deteção de Dados Eletrónicos (pré-visualização), pode exportar os resultados da pesquisa. Quando exporta os resultados da pesquisa, transfere itens de caixa de correio em ficheiros PST ou como mensagens individuais. Quando exporta conteúdo de sites do SharePoint e do OneDrive, exporta cópias de documentos nativos do Office e outros documentos. Ao exportar itens, prepara os itens para transferência consoante as opções de exportação que definir. Pode monitorizar o progresso da exportação e transferir os resultados a partir da página Gestor de processos . As exportações maiores podem demorar mais tempo a concluir.

Para saber mais sobre as novas melhorias à exportação de Deteção de Dados Eletrónicos e a descontinuação da Ferramenta de Exportação de Deteção de Dados Eletrónicos Microsoft Office 365, marcar o seguinte vídeo:

Exportar resultados da pesquisa

Para exportar os resultados da pesquisa, conclua os seguintes passos:

1. Aceda ao portal do Microsoft Purview e inicie sessão com as credenciais de uma conta de utilizador com permissões de Deteção de Dados Eletrónicos atribuídas.

2. Selecione a solução de Deteção de Dados Eletrónicos card e, em seguida, selecione Casos.

3. Selecione um caso e, em seguida, selecione o separador Pesquisas . Selecione uma consulta de pesquisa a exportar.

4. Na consulta de pesquisa, selecione Exportar.

5. No painel Exportar lista de opções, configure as opções de exportação.

6. Introduza um nome para a exportação em Exportar nome. O campo é obrigatório.

7. Em Descrição da exportação, introduza uma descrição opcional para a exportação.

8. Em Opções de configuração de origem ao nível do inquilino, configure a origem da organização "Todas as pessoas e grupos" para incluir um ou mais tipos de utilizador ou conteúdo:

   • "Todas as pessoas e grupos" devem incluir utilizadores não licenciados e no local
   • "Todas as pessoas e grupos" deve incluir utilizadores convidados
   • "Todas as pessoas e grupos" devem incluir canais partilhados do Teams
   • "Todas as pessoas e grupos" deve incluir utilizadores falecidos

9. Em Selecionar itens a incluir na sua exportação, selecione uma das seguintes opções:

   • Itens indexados que correspondem à consulta de pesquisa: esta opção exporta apenas os itens indexados que correspondem à consulta.

   • Itens indexados que correspondem à consulta de pesquisa e itens parcialmente indexados que podem não corresponder à consulta: esta opção exporta apenas os itens indexados que correspondem à consulta e os itens parcialmente indexados ou não indexados que podem não corresponder completamente à consulta.

   • Itens parcialmente indexados que podem não corresponder à consulta: esta opção exporta apenas os itens parcialmente indexados ou não indexados que podem não corresponder completamente à consulta.

     Para estas opções, incluindo itens parcialmente indexados, pode definir o âmbito dos itens parcialmente indexados ao selecionar Excluir itens parcialmente indexados em localizações sem resultados de pesquisa. Com esta opção selecionada, só são devolvidos itens parcialmente indexados a partir da localização onde já exista um resultado indexado. Além disso, pode utilizar a opção para efetuar a indexação avançada em itens parcialmente indexados. Saiba mais sobre a indexação avançada na Deteção de Dados Eletrónicos.

10. Na secção Itens do OneDrive e do SharePoint , selecione uma das seguintes opções de documento:

    • Selecionar versões do documento: especifique quantas versões de documentos do SharePoint pretende exportar. Os valores são apenas a versão maisrecente, versões recentes de 10, versões recentes 100, Todas as versões.
    • Selecionar itens de pasta: exportar itens dentro de subpastas de uma pasta correspondente. Selecione Incluir apenas itens que correspondam à consulta de pesquisa ou Todos os itens na pasta (mesmo que não correspondam à consulta de pesquisa).
    • Selecionar itens em listas e anexos (expansão da lista): Exportar ficheiros anexados a listas do SharePoint e respetivos itens subordinados. Selecione Todos os itens na lista do SharePoint se algum item corresponder à consulta de pesquisa. Se aplicável, selecione Incluir anexos de lista.

11. Na secção Mensagens e itens relacionados de caixas de correio e Exchange Online, selecione uma ou mais das seguintes opções:

    • Organizar a conversação em transcrição HTML: as mensagens de chat contextuais são colocadas por tópicos em transcrições HTML para facilitar a revisão e o processamento.

    • Incluir o Teams e Viva Engage conversações: inclua mensagens publicadas num período de 12 horas antes e depois de cada item reativo.

    • Ligações de acesso (anexos na nuvem) em mensagens: recolha itens de ligações para o SharePoint ou OneDrive.

      Importante

      A inclusão de anexos na cloud aumenta o tamanho e a quantidade dos resultados exportados. Os itens encriptados não têm entidades incorporadas extraídas, incluindo anexos. Para recolher anexos na nuvem de Canais Partilhados no Teams, o site sharePoint do Canal Partilhado tem de ser incluído na pesquisa para incluir anexos na nuvem.

      Para melhorar o desempenho da exportação, reduza o tamanho da exportação utilizando intervalos de datas ou outros tipos de filtros para diminuir o tamanho total dos resultados da pesquisa. Se uma exportação for executada durante mais de sete dias sem ser concluída, é automaticamente cancelada. Para impedir o cancelamento, divida as exportações em lotes mais pequenos.

      Ao procurar e-mails ou outros conteúdos de caixa de correio que possam incluir anexos na nuvem, a ligação de anexo na nuvem para uma localização de armazenamento no SharePoint ou no OneDrive deve ser considerada como anexos do ficheiro de mensagem em vez de documentos separados.

      Este comportamento é semelhante à forma como uma pesquisa devolve e-mails com anexos locais incorporados. Estes anexos são obtidos como se fossem parte dos e-mails. Os limites de conformidade do SharePoint ou do OneDrive não são refletidos na coleção de anexos na nuvem incluídos em mensagens reativas.

      Selecione uma versão para ligações de acesso. Os valores são apenas a versão maisrecente, versões recentes de 10, versões recentes 100, Todas as versões.

      Importante

      Se tiver versões como funcionalidade partilhada ativada, esta ação obtém a versão do documento quando foi partilhado.

12. Na secção Tipo de exportação , escolha uma das seguintes opções:

    • Exportar apenas relatório de itens: apenas o resumo e o relatório de itens são criados. As várias opções para organizar dados, pastas e estrutura de caminho, caminhos de condensação e outras estruturas estão ocultas.
    • Exportar itens com relatório de itens: esta opção exporta itens com o relatório de itens. Estão disponíveis outras opções de formato de exportação com esta opção na secção Exportar formato .

13. Na secção Exportar formato , escolha uma das seguintes opções:

    • Criar PSTs para mensagens: esta opção cria ficheiros .pst para mensagens.
    • Criar .msg ficheiros para mensagens: esta opção cria ficheiros .msg para mensagens.

14. Na secção Definições de tamanho do pacote, configure o tamanho máximo do pacote de exportação que o processo de exportação cria.

    1. Se selecionar Criar PSTs para mensagens no passo anterior, defina o tamanho máximo do pacote PST para 1 GB, 2 GB, 5 GB (predefinição) ou 10 GB.
    2. Defina o tamanho máximo do pacote .zip para 2 GB, 10 GB (predefinição), 20 GB ou 40 GB. O tamanho máximo do pacote .zip tem de ser igual ou superior ao tamanho máximo do pacote PST para conter os ficheiros PST no .zip pacotes quando transferido.

15. Selecione uma ou mais das seguintes opções do pacote de saída. Para obter detalhes sobre cada opção, veja Exportar opções de pacote.

    • Organizar dados de diferentes localizações em pastas separadas ou PSTs: esta opção organiza os dados em pastas separadas para cada localização de dados. Ao exportar conteúdo da caixa de correio, os itens da caixa de correio principal e quaisquer caixas de correio de arquivo associadas (incluindo múltiplos arquivos) são intercalados num único ficheiro PST, mesmo que esta opção de exportação esteja selecionada.
    • Incluir pasta e caminho da origem: esta opção inclui a estrutura de caminho de pasta e pasta original para itens.
    • Condensar caminhos para caber dentro de 256 carateres: esta opção condensa o caminho da pasta para cada item para 256 carateres ou menos.
    • Atribua um nome amigável a cada item: esta opção cria um nome amigável para cada item.

16. Selecione Exportar.

17. Quando o processo de exportação é iniciado, é apresentada uma caixa de diálogo de confirmação. Selecione OK para continuar.

Para obter mais informações sobre a exportação de tipos de ficheiro e item.csv campos de relatório, veja Document metadata fields in eDiscovery (Campos de metadados de documentos na Deteção de Dados Eletrónicos).

Opções de exportação do pacote

As opções do pacote de exportação controlam a forma como o conteúdo é empacotado em pacotes de exportação transferíveis. Dependendo das suas necessidades e do processo de pós-exportação que um utilizador de Deteção de Dados Eletrónicos precisa de executar, pode ajustar estas opções.

Organizar dados de diferentes localizações em pastas separadas ou PSTs

Esta definição controla se o conteúdo exportado está agrupado pela origem original. Este agrupamento inclui caixas de correio específicas ou sites específicos do OneDrive ou do SharePoint ou combina estes itens num único contentor.

Para itens da Caixa de Correio do Exchange

• Selecionado: o conteúdo de cada caixa de correio é exportado para um ficheiro PST separado com o nome da caixa de correio (por exemplo, john.doe@contoso.com.pst).
• Não selecionado: todo o conteúdo da caixa de correio nas origens de dados selecionadas é intercalado num único ficheiro PST (por exemplo, exchange.pst), sujeito ao limite máximo de tamanho PST. Se os dados combinados excederem este limite, serão criados PSTs adicionais.

Para itens do OneDrive e do SharePoint

• Selecionado: o conteúdo é exportado para pastas separadas por site. Cada pasta tem o nome do site e todos os ficheiros desse site são colocados em cada pasta para preservar a organização ao nível do site.
• Não selecionado: todos os conteúdos são exportados para uma única pasta, independentemente do site de origem. Utilize o items.csv para compreender a localização de origem original e outros metadados relevantes para o item.

Incluir pasta e caminho da origem

Esta definição determina se a exportação preserva a estrutura de pasta original da origem. A origem é a pasta onde os itens residem numa caixa de correio do Exchange ou num site do OneDrive e do SharePoint.

Para itens da Caixa de Correio do Exchange

• Selecionado: o PST exportado retém a hierarquia de pastas completa da caixa de correio. Por exemplo, se uma mensagem estiver localizada na Caixa de Entrada > Legal > Q2, este caminho exato é preservado dentro do PST. Esta estrutura ajuda os revisores a compreender o contexto original e a organização do conteúdo.
• Não selecionado: todas as mensagens são achatadas na raiz do ficheiro PST, sem nenhuma estrutura de pastas retida. Enquanto as mensagens ainda são exportadas, a localização original na caixa de correio é perdida no próprio conteúdo. Para localizar o caminho original do item, reveja o items.csv no relatório de processo.

Em ambos os casos, o processo de exportação cria um ficheiro PST por caixa de correio se selecionar a opção Organizar dados de diferentes localizações em pastas separadas ou PSTs . A pasta Incluir e o caminho da opção de origem afetam apenas a estrutura de pastas internas em cada PST.

Para itens do OneDrive e do SharePoint

• Selecionado: os ficheiros são exportados com o caminho completo da pasta preservado. Por exemplo, se um ficheiro estiver armazenado em Contratos Jurídicos >> do Departamento > Proposal.docx, todo o caminho será recriado no pacote de exportação deste ficheiro. Esta estrutura espelha a estrutura do site original na qual o ficheiro reside.
• Não selecionado: todos os ficheiros de um site são colocados diretamente numa única pasta desse site, sem subpastas. Por exemplo, se um ficheiro estiver armazenado em Contratos Jurídicos >> do Departamento > Proposal.docx, o caminho é Itens > do SharePoint > Proposal.docx. Esta estrutura simplifica a hierarquia de pastas e pode misturar ficheiros de pastas diferentes. Para localizar a estrutura de pasta original do item, reveja o items.csv no relatório de processos.

Condensar caminhos para caber dentro de 259 carateres

Esta definição ajuda a evitar erros de deszipamento causados por longos caminhos de ficheiros durante a exportação, especialmente ao exportar conteúdo de sites do OneDrive e do SharePoint onde os itens estão profundamente aninhados dentro de muitas camadas de pastas.

Os sites do OneDrive e do SharePoint podem ter estruturas de pastas profundamente aninhadas e nomes de ficheiros longos. Quando exporta conteúdo com a opção para preservar a estrutura de pastas e caminhos selecionada, os caminhos de ficheiro resultantes podem exceder o limite do sistema de ficheiros do Windows de 259 carateres. Este limite pode levar à seguinte mensagem de erro ao deszipar o pacote de exportação:

The file name(s) would be too long for the destination folder. You can shorten the file name and try again.

Para ajudar a evitar este problema, utilize esta opção conforme necessário:

• Selecionado: o processo de exportação trunca automaticamente os caminhos das pastas , ao encurtar os nomes das pastas ou ao fechar pastas intermédias, para que o comprimento total do caminho para cada ficheiro se mantenha dentro do limite de 259 carateres. Esta definição ajuda a garantir que o pacote de exportação pode ser deszipado e acedido sem erros.
• Não selecionado: o caminho completo da pasta original é preservado. Embora esta definição mantenha a representação mais precisa da estrutura de origem, aumenta o risco de atingir o limite de comprimento do caminho, especialmente para itens do OneDrive e sharePoint profundamente aninhados.

Atribuir um nome amigável a cada item

Esta definição controla se o item de exportação utiliza o respetivo nome amigável original ou o GUID exclusivo gerado pela Deteção de Dados Eletrónicos.

Para itens da Caixa de Correio do Exchange

Ao exportar como um ficheiro de .msg:

• Selecionado: o ficheiro .msg exportado utiliza o assunto do e-mail.
• Não selecionado: o ficheiro .msg exportado utiliza um GUID gerado pelo sistema.

Para itens do OneDrive e do SharePoint

• Selecionado: os ficheiros são exportados com os nomes de ficheiro originais. Por exemplo, um ficheiro com o nomeQ2_Budget_Plan.docx no SharePoint é exportado com exatamente o mesmo nome no pacote de exportação.

  • Se vários ficheiros tiverem o mesmo nome e a estrutura da pasta não for preservada (a opção Incluir pasta e caminho da opção de origem não estiver selecionada), esta situação poderá levar a colisões de nomes de ficheiros na pasta de exportação. Se isto acontecer, o sufixo é anexado aos nomes de ficheiros em colisão para diferenciar os ficheiros.

  • Ao exportar versões, os nomes amigáveis incluem sufixos de versão para distinguir entre versões do ficheiro. Por exemplo, Project Plan.docx, Project Plan_v1.docxe Project Plan_v2.docx.

• Não selecionado: os ficheiros são exportados com identificadores gerados pelo sistema. Esta abordagem garante a exclusividade e evita conflitos de nomenclatura. Por exemplo, o Project Plan.docx poderá ter o nome b7f3a9c2-4e1e-4c9a-9f3e-2a1d8e7f9c1a.docx no pacote de exportação. Utilize o items.csv no relatório de processo para correlacionar o título original e outros metadados relevantes para o ficheiro.

Ver o processo de exportação status

Para ver o progresso da exportação no Gestor de processos, selecione Gestor de processos e o processo exportar . Pode controlar o processo status e transferir pacotes de exportação.

O separador Descrição Geral mostra uma barra de progresso que apresenta o status atual, o número de localizações e o número de itens para a exportação. Uma conclusão estimada e o tempo decorrido atual são apresentados em horas, minutos e segundos. O separador Descrição Geral também contém as seguintes informações de exportação:

• Nome: o nome da exportação.
• Concluído: a data e hora UTC em que o processo de exportação foi concluído.
• Duração: a duração do processo de exportação.
• Estado: a status atual do processo de exportação.
• Tipo de processo: o valor do tipo de processo Exportar .
• Criado: a data e hora UTC em que a exportação foi criada.
• Criado por: o utilizador que criou a exportação.

O separador Definições apresenta um resumo das opções de exportação que selecionou para o processo de exportação.

Ver exportações concluídas a partir de uma pesquisa

Para ver uma lista e detalhes sobre as exportações concluídas de uma pesquisa, selecione o separador Exportações num caso. No separador Exportações , verá os seguintes detalhes para cada processo de exportação:

• Nome da exportação: o nome da exportação.
• Estado: a status atual do processo de exportação.
• Reveja o nome do conjunto de revisões: o nome do conjunto de revisões a partir do qual a exportação foi criada (quando a exportação é criada a partir de um conjunto de revisão).
• Nome da pesquisa: o nome da pesquisa a partir da qual a exportação foi criada (quando a exportação é criada a partir de uma pesquisa).
• Criado: a data e hora UTC em que a exportação foi criada.
• Concluído: a data e hora UTC em que a exportação foi concluída.
• Duração: a duração do processo de exportação.
• Criado por: o utilizador que criou o processo de exportação.

Para eliminar uma exportação criada a partir de uma pesquisa, conclua os seguintes passos:

1. Num caso, selecione o separador Exportações .
2. Selecione uma exportação concluída de uma pesquisa anterior. Em curso, as exportações não podem ser eliminadas.
3. Selecione as reticências pelo nome de exportação e, em seguida, selecione Eliminar.
4. Na caixa de diálogo Eliminar exportação , selecione Sim.

Exportar pacotes

Após a conclusão do processo de exportação, pode transferir pacotes de exportação. A secção Exportar pacotes no separador Descrição geral lista os pacotes de exportação e mostra o nome e o tamanho do pacote. Para transferir um pacote, selecione o pacote e selecione Transferir pacotes.

Melhores práticas para transferir pacotes de exportação

Para garantir uma experiência de transferência sem problemas, considere as seguintes melhores práticas:

• Permitir pop-ups do Microsoft Purview: o processo de transferência aciona uma janela de pop-up. Certifique-se de que o browser está configurado para permitir pop-ups a partir do site do Microsoft Purview. Por exemplo, veja instruções sobre como configurar pop-ups no Microsoft Edge.

• Verifique as definições de transferência automática do browser: se a definição Transferências Automáticas estiver configurada para Perguntar ou Bloquear, poderá impedir a transferência simultânea de vários ficheiros. Para transferências de pacotes de exportação, configure esta definição para Permitir ou ajustar permissões para o site de portal do Microsoft Purview. Para o browser Microsoft Edge, aceda a Definições>Privacidade, pesquisa e serviços>Permissões> do siteTodas as permissões Transferências automáticas> e confirme que o site tem Permissão para transferir automaticamente vários ficheiros.

• Defina a sua localização de transferência preferencial: por predefinição, os pacotes de exportação são guardados na pasta de transferência predefinida do browser. Se quiser escolher onde os ficheiros são guardados, atualize as definições do browser para pedir sempre uma localização de transferência. Consulte as instruções para alterar a localização da pasta de transferências no Microsoft Edge.

• Verifique a configuração de rede da sua organização: certifique-se de que a sua organização permite transferências do Microsoft Purview ao verificar se todos os pontos finais e endereços IP necessários estão na lista de permissões. Esta verificação inclui a ativação do acesso ao serviço de exportação do Microsoft Purview e aos pontos finais de armazenamento Azure associados. Se a sua organização utilizar ferramentas de segurança de rede, como zscaler, Microsoft Defender para Ponto de Extremidade (MDPE) ou outras soluções de proxy/firewall, certifique-se de que estas ferramentas estão configuradas para permitir o tráfego para os pontos finais de exportação. Para um desempenho ideal e para evitar interrupções de transferência, considere utilizar uma unidade local (não uma partilha de rede) e testar o débito de ligação para Azure pontos finais. Para obter orientações detalhadas sobre a lista de permissões, veja Intervalos de URLs e endereços IP do Microsoft 365.

• Ativar a transferência paralela nas definições do browser: utilize a transferência paralela para melhorar as velocidades de transferência para pacotes de exportação de Deteção de Dados Eletrónicos grandes. Por exemplo, edge://flags no Microsoft Edge. Esta funcionalidade pode reduzir significativamente os tempos de espera ao permitir transferências simultâneas de segmentos de ficheiros. Esta definição também está disponível para outros browsers baseados em chromium.

• Utilizar um gestor de transferências: um gestor de transferências pode melhorar a fiabilidade e a velocidade das transferências de ficheiros grandes. Um gestor de transferências permite-lhe retomar transferências interrompidas e gerir flutuações de rede, o que é especialmente útil ao transferir pacotes de exportação grandes.

• Permitir cookies de terceiros e de terceiros para os sites de transferência que incluem o seguinte, consoante a localização global do inquilino:

  • APC: apc.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • NAM: nam.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • EUR: eur.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • GCC: gccm.proxyservice.ediscovery.gcc.svc.cloud.microsoft
  • GCCH: gcch.proxyservice.ediscovery.svc.usgovcloud.microsoft
  • DOD: dod.proxyservice.ediscovery.svc.usgovcloud.microsoft

• Deszipar ficheiros de exportação: os dados são comprimidos num ficheiro de .zip para melhorar o desempenho e a fiabilidade. Evite utilizar o utilitário incorporado do Windows .zip. Utilize 7-Zip, WinZip ou ferramentas semelhantes para obter a melhor experiência.