Gerenciamento de turnos e caixa registradora

Este artigo explica como configurar e usar turnos no PDV (ponto de venda) do Microsoft Dynamics 365 Commerce.

No Dynamics 365 Commerce, o termo turno descreve o conjunto de dados transacionais e atividades de PDV entre dois momentos. Para cada turno, o valor em dinheiro esperado é comparado ao valor que foi contado e declarado.

Normalmente, os turnos são abertos no início do dia útil. Nesse momento, um usuário declara o valor inicial que a gaveta de dinheiro contém. As transações de vendas são realizadas ao longo do dia. Por fim, ao final do dia, a gaveta é contada e os valores finais são declarados. O turno é fechado e uma redução Z é gerada. A redução Z indica se há excedente ou escassez.

Cenários típicos de turnos

O Commerce fornece várias opções de configuração e operações de PDV para oferecer suporte a uma grande variedade de processos comerciais de fechamento do dia para o PDV. Esta seção descreve alguns cenários típicos de turnos.

Gaveta do caixa fixa

Normalmente, o cenário de turno gaveta do caixa fixa é usado com mais frequência. Em um turno de gaveta do caixa fixa, o turno e a gaveta do caixa são associados a uma caixa registradora específica. Eles não são movidos de uma caixa registradora à outra. Um turno de gaveta do caixa fixa pode ser usado por um único usuário ou compartilhado entre vários usuários. Turnos de gaveta do caixa fixa não exigem nenhuma configuração especial.

Gaveta do caixa flutuante

Em um turno de gaveta do caixa flutuante, o turno e a gaveta de dinheiro podem ser movidos de uma caixa registradora à outra. Embora uma caixa registradora possa ter apenas um turno ativo por gaveta de dinheiro, os turnos podem ser suspensos e retomados posteriormente ou em uma caixa registradora diferente.

Por exemplo, uma loja tem duas caixas registradoras. Cada caixa registradora é aberta no início do dia quando o caixa abre um novo turno e fornece o valor inicial. Quando um caixa estiver pronto para fazer uma interrupção, ele suspenderá seu turno e removerá a gaveta da caixa registradora. Essa caixa registradora então ficará disponível para outros caixas. Outro caixa pode entrar e abrir seu próprio turno na caixa registradora. Quando o intervalo do primeiro caixa acaba, ele pode retomar seu turno quando uma das outras caixas registradoras ficar disponível. Turnos de gaveta do caixa flutuante não exigem nenhuma configuração ou permissão especial.

Usuário único

Muitos varejistas preferem permitir apenas um usuário por turno, para ajudar a garantir o nível mais alto de responsabilidade pelo dinheiro na gaveta de dinheiro. Se apenas um usuário tiver permissão para usar a gaveta do caixa associada a um turno, esse usuário poderá ser unicamente responsabilizado por quaisquer discrepâncias. Se um turno é usado por mais de um usuário, é difícil determinar quem cometeu um erro ou quem pode estar tentando roubar da gaveta do caixa.

Vários usuários

Alguns varejistas estão dispostos a sacrificar o nível de responsabilidade que os turnos de usuário único fornecem e permitir mais de um usuário por turno. Essa abordagem é comum quando há mais usuários do que caixas registradoras disponíveis, e a necessidade de flexibilidade e velocidade supera o potencial de perdas. Ela também é comum quando os gerentes de loja não têm seus próprios turnos, mas podem, conforme necessário, usar os turnos de qualquer um dos seus caixas. Para entrar e usar um turno aberto por outro usuário, é necessário ter a permissão de PDV Permitir vários logons de turno.

Turno compartilhado

Uma configuração de turno compartilhado permite que os varejistas tenham um único turno entre várias caixas registradoras, gavetas de dinheiro e usuários. Um turno compartilhado tem um único valor inicial e um único valor de fechamento que são resumidos em todas as gavetas de dinheiro. Turnos compartilhados são mais comuns quando dispositivos móveis são usados. Nesse cenário, uma gaveta de dinheiro separada não é reservada para cada caixa registradora. Em vez disso, todas as caixas registradoras podem compartilhar uma única gaveta de dinheiro.

Para que os turnos compartilhados sejam usados em uma loja, a gaveta de dinheiro deve ser configurada como uma "gaveta de turno compartilhado" em Varejo e Comércio > Configuração de canal > Configuração de PDV > Perfis de PDV > Perfis de hardware > Gaveta. Além disso, os usuários devem ter uma ou ambas as permissões de turno compartilhado (Permitir gerenciar turno compartilhado e Permitir usar turno compartilhado).

Operações de turno e de gaveta

Várias operações podem ser realizadas para alterar o estado de um turno, ou para aumentar ou diminuir a quantidade de dinheiro na gaveta. Esta seção descreve essas operações de turnos para o Store Commerce.

Turno aberto

O POS exige que os usuários tenham um turno ativo e aberto para executar quaisquer operações que produzam uma transação financeira, como venda, devolução ou pedido de cliente.

Quando um usuário entra no PDV, o sistema verifica primeiro se um turno ativo está disponível para esse usuário na caixa registradora atual. Se um turno ativo não estiver disponível, o usuário poderá abrir um novo turno, retomar um turno existente ou entrar usando o modo "nondrawer", dependendo da configuração do sistema e das permissões do usuário.

Declarar Valor Inicial

Essa operação geralmente é a primeira a ser executada na abertura de um novo turno. Nessa operação, os usuários especificam o valor inicial em dinheiro na gaveta para o turno. Essa operação é importante porque o cálculo de excedente/escassez que ocorre quando um turno é fechado considera o valor inicial.

Suprimento

As Entradas de flutuação são transações não relacionadas a vendas que são executadas em um turno ativo para aumentar a quantidade de dinheiro na gaveta. Um exemplo comum de uma entrada de flutuação é uma transação para adicionar mais troco à gaveta quando ele estiver acabando.

Remoção de Meio de Pagamento

As Remoções de meios de pagamento são transações não relacionadas a vendas que são executadas em um turno ativo para reduzir a quantidade de dinheiro na gaveta. Essa operação geralmente é usada com uma operação de Entrada de flutuação em um turno diferente. Por exemplo, como a caixa registradora 1 está ficando sem troco, o usuário na caixa registradora 2 realiza uma remoção de meios de pagamento para reduzir a quantia na sua gaveta de dinheiro. Em seguida, o usuário na caixa registradora 1 realiza uma entrada de flutuação para aumentar a quantia na sua gaveta de dinheiro.

Suspender turno

Os usuários podem suspender seus turnos ativos para liberar a caixa registradora atual para outro usuário, ou para mover o turno para uma caixa registradora diferente. Nesses casos, o turno é muitas vezes chamado de turno de caixa flutuante.

A suspensão de um turno impede novas transações ou alterações no turno até que ele seja retomado.

Retomar turno

Essa operação permite que os usuários retomem um turno suspenso anteriormente em qualquer caixa registradora que ainda não tenha um turno ativo.

Declaração de meios de pagamento

Essa operação é executada para especificar a quantidade total de dinheiro contida atualmente na gaveta. Os usuários costumam executar essa operação antes de fechar um turno. O valor especificado é comparado ao valor esperado do turno para calcular o valor de excedente/escassez.

Sangria para cofre

As sangrias para cofre podem ser realizadas em um turno ativo a qualquer momento. Essa operação remove dinheiro da gaveta, para que possa ser transferido para um local mais seguro, como um cofre na sala reservada. O valor total registrado para sangrias para cofre é incluído nos totais do turno, mas não precisa ser contabilizado como parte da declaração de meios de pagamento.

Sangria para banco

Como as sangrias para cofre, as sangrias para banco são realizadas em turnos ativos. Essa operação remove dinheiro do turno para preparar para o depósito bancário.

Turno com fechamento cego

Turnos com fechamento cego não estão mais ativos, mas não foram totalmente fechados. Diferentemente dos turnos suspensos, os turnos com fechamento cego não podem ser retomados. No entanto, operações como Declarar valor inicial e Declaração de meios de pagamento podem ser executadas neles posteriormente ou de uma caixa registradora diferente.

Turnos com fechamento cego são frequentemente usados para liberar uma caixa registradora para um novo usuário ou turno, sem precisar contar, reconciliar e fechar totalmente o turno.

Fechar turno

A operação Fechar turno calcula os totais do turno e os valores de excedente/escassez, e fecha um turno ativo ou com fechamento cego. Turnos fechados não podem ser retomados ou modificados.

Habilitar a configuração do perfil de funcionalidade do PDV Exigir valores iniciais e declaração de meios de pagamento impõe as ações de valor inicial e declaração de meios de pagamento antes que o turno possa ser fechado.

Imprimir X

A operação Th Print X gera e imprime um relatório X para o turno ativo atual.

Reimprimir Z

A operação Reimpressão Z reimpressa o último relatório Z que o sistema gerou quando um turno foi fechado.

Gerenciar turnos

A operação Gerenciar turnos permite que os usuários exibam todos os turnos ativos, suspensos e com fechamento cego da loja. Dependendo das suas permissões, os usuários poderão realizar os procedimentos finais de fechamento, como Declaração de meios de pagamento e Operações de fechamento de turno para turnos com fechamento cego. No evento raro de um turno ser deixado em um estado incorreto após uma alternância entre os modos offline e online, essa operação também permite que os usuários exibam e excluam turnos inválidos. Esses turnos inválidos não contêm as informações financeiras nem os dados transacionais necessários para a reconciliação.

Permissões de turno e de gaveta

As seguintes permissões de PDV afetam o que um usuário pode ou não fazer em vários cenários:

• Permitir fechamento cego
• Permitir impressão da leitura X
• Permitir impressão da redução Z
• Permitir declaração de meios de pagamento
• Permitir declaração de flutuação
• Abrir gaveta sem venda
• Permitir vários logons de turno – permite que o usuário entre e use um turno que foi aberto por outro usuário. Os usuários que não tiverem essa permissão poderão somente entrar e usar os turnos que abriram.
• Permitir gerenciar turno compartilhado – os usuários devem ter essa permissão para abrir ou fechar um turno compartilhado.
• Permitir usar turno compartilhado – os usuários devem ter essa permissão para entrar e usar um turno compartilhado.

Considerações de fechamento do dia do Commerce headquarters

A maneira como os turnos e a reconciliação de gavetas de dinheiro são usados no PDV é diferente da maneira como os dados de transação são resumidos durante o cálculo de demonstrativos. É importante que você entenda essa diferença. Dependendo da configuração e dos processos empresariais, os dados do turno no PDV (a redução Z) e um demonstrativo calculado no headquarters podem fornecer resultados diferentes. Essa diferença não significa necessariamente que os dados do turno ou o demonstrativo calculado estejam incorretos, ou que haja um problema com os dados. Isso significa que os parâmetros fornecidos podem incluir transações adicionais ou menos transações, ou que as transações são resumidas de forma diferente.

Embora cada varejista tenha necessidades comerciais diferentes, recomendamos configurar o sistema da seguinte maneira para evitar situações em que diferenças desse tipo ocorram:

Acesse Varejo e Comércio > Canais > Lojas > Todas as lojas de varejo > Demonstrativo/fechamento e, para cada loja, defina os campos Método do demonstrativo e Método de fechamento como Turno.

Essa configuração ajuda a garantir que os demonstrativos do headquarters incluam as mesmas transações que os turnos no PDV, e que os dados sejam resumidos por esse turno.

Para obter mais informações sobre métodos de demonstrativo e de fechamento, consulte Configurações de loja para obter demonstrativo do Retail.