Visão geral das ordens de compra de subcontrato

Aplica-se a: Operações de projeto integradas ao ERP.

Este artigo apresenta uma visão geral do recurso de subcontratação no Microsoft Dynamics 365 Project Operations que está perfeitamente integrado ao Dynamics 365 Finance. Esse recurso permite que os usuários gerem subcontratados, quadros de horários de documentos e despesas e outras informações relevantes que os subcontratados fornecem, no Dataverse. Para cada subcontrato no Dataverse, o sistema gera automaticamente ordens de compra no Finance. Da mesma forma, para cada quadro de horários ou despesas registradas no Dataverse, o sistema gera recibos de produto correspondentes no Finance. Quando um subcontratado envia uma fatura no Finance, o funcionário de contas a pagar (AP) obtém acesso a todos os quadros de horários registrados e despesas associados ao subcontrato. O administrador AP pode acabar realizando um processo de correspondência em três vias e agendar a fatura no Finance.

Pré-requisitos

Para usar a funcionalidade, ative os seguintes recursos:

• Habilitar o processamento de dados reais de subcontrato com o Project Operations para cenários baseados no recurso/sem estoque
• Habilitar ordens de compra do projeto no Project Operations para cenários baseados no recurso/sem estoque
• Habilitar ordens de compra do subcontrato no Project Operations para cenários baseados no recurso/sem estoque

Versões mínimas necessárias

Para usar o recurso para Project Operations Integrado ao ERP, você deve ter as seguintes versões:

• Dataverse do Project Operations versão 4.91.0.0 ou posterior
• Dynamics 365 Finance versão 10.0.39 ou posterior

Configurar categorias de compra e categorias de projeto padrão para linhas de subcontrato

Para gerar linhas de pedido de compra em Finanças para cada linha de subcontratada criada no Dataverse, você deve configurar categorias de compras padrão e categorias de projeto. Baseie essa configuração nas funções ou nos detalhes de despesas especificados na linha de subcontratação.

Para configurar as categorias de compras padrão e as categorias de projeto, siga estas etapas:

1. No Finance, vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Configuração>Categorias>Categorias de subcontrato do projeto.

2. Selecione Novo para criar um registro.

3. No campo Tipo de transação de subcontrato, selecione Hora para tempo ou Despesa para despesas.

4. Opcional: selecione ID de função para tempo ou Categoria de transações para despesas.

   Observação

   Esta etapa só será necessária se a configuração for obrigatória para uma categoria de transação ou ID da função específica.

5. Selecione a categoria de compra para o mapeamento.

6. Selecione a categoria de projeto para o mapeamento.

Configurar uma sequência numérica para recebimentos de produtos

Quando você registra as entradas ou despesas do quadro de horários no Dataverse, o Finance gera e publica automaticamente o recibo do produto para a ordem de compra de subcontrato por meio dos processos periódicos Gerar Recibo de Produtos para Subcontratos e Lançar Recibo de Produtos para Subcontratos. Para facilitar a geração automática de recebimentos de produtos, você deve configurar uma sequência numérica.

Para configurar a sequência de números para recibos de produtos subcontratados, siga estas etapas:

1. No Finance, vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Parâmetros de gerenciamento e contabilidade de projetos.
2. Na guia Sequência numérica, selecione a referência Recebimento de produtos e a sequência numérica para recebimentos de produtos de subcontrato.

Configurar mapas de gravação dupla

Antes que as ordens de compra e as linhas da ordem de compra no Finance possam ser geradas automaticamente para cada subcontrato no Dataverse, os mapas de gravação dupla a seguir devem estar no estágio de execução.

Criar e gerenciar subcontratos

Quando você cria um subcontrato no Dataverse, o sistema gera uma ordem de compra correspondente no Finance. Para cada linha de subcontrato no Dataverse, o sistema cria uma linha de pedido de compra. O sistema usa o mapeamento da categoria de subcontrato do projeto que foi descrito anteriormente para identificar a categoria de compras e a categoria do projeto para cada linha da ordem de compra.

Quando você confirma o subcontrato no Dataverse, o sistema confirma automaticamente os pedidos de compra no Finanças. Se você alterar o subcontrato ou as suas linhas no Dataverse, o sistema atualizará os pedidos de compra no Finance. Por isso, o status da ordem de compra no Finance reflete eventuais alterações.

Para obter informações sobre como criar e gerenciar subcontratados no Dataverse, consulte Gerenciamento de subcontratos no Project Operations.

Para exibir a lista de pedidos de compra de subcontratados em Finanças, siga estas etapas:

1. No Finance, acesse Gerenciamento e contabilidade de projeto>Tarefas de item>Ordens de compra de subcontrato.

2. Selecione a ordem de compra para exibir os detalhes. Nenhum dos campos é editável.

3. Selecione a guia Cabeçalho da ordem de compra.

   A guia Geral mostra os detalhes do subcontrato, como ID do subcontrato, nome, data e status.

4. Selecione a guia Linhas da ordem de compra.

   A guia Linhas lista as linhas de pedido de compra que o sistema criou para cada linha de subcontratação. O sistema gera uma linha de pedido de compra no Finance para cada linha de subcontrato no Dataverse.

   • As linhas de transação dos tipos Despesa e Tempo usam categorias de compra. Essas categorias são provenientes do mapeamento de subcontratação do projeto. O sistema utiliza os grupos de impostos dos itens padrão da configuração das categorias de compra.
   • As linhas de transação do tipo Material usam produtos liberados. Um local e um depósito são atribuídos pelas configurações de ordem padrão. Além disso, as categorias de projeto padrão e os grupos de impostos sobre vendas de itens vêm da página de produtos lançados.

   A guia Projeto mostra os detalhes da linha de subcontrato, como ID da linha de subcontrato, tipo e ID da função.

5. No Painel de Ação, selecione Recebimento.

   A seção Diário lista os recibos de produtos que o sistema registrou para a ordem de compra. O sistema publica automaticamente recibos de produtos para pedidos de compra de subcontratados com base em quadros de horários e despesas que são registradas no Dataverse. Você não pode criar manualmente recibos de produto para pedidos de compra de subcontratados.

Gerar recebimentos de produtos para subcontratos

Quando você registra as entradas ou despesas do quadro de horários no Dataverse, o Finance gera e publica automaticamente o recibo do produto para a ordem de compra de subcontrato por meio dos processos periódicos Gerar Recibo de Produtos para Subcontratos e Lançar Recibo de Produtos para Subcontratos.

Para gerar recibos de produtos e serviços para quadros de horários e despesas que os recursos subcontratados registram ou que os subcontratados compartilham no Dataverse, siga estas etapas:

1. No Finance, vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Periódico>Subcontratos>Gerar recebimento de produtos para subcontratos.

2. Selecione Gerar recebimento de produtos para subcontratos a fim de gerar o recebimento de produtos. Você pode usar um processo em lote para realizar periodicamente essa atividade. Execute esse processo no modo de lote todos os dias.

   O Finance usa o quadro de horários, despesas, uso de material ou entradas de diário para considerar todas as entradas, despesas e materiais do quadro de horários que você aprovou no Dataverse para o subcontrato.

   Depois que o diário de integração do projeto para todas as entradas for lançado, o sistema vai gerar recebimentos de produto para ordens de compra de subcontrato. Durante o processo de geração de recebimentos de produtos, o sistema leva em consideração cada data contábil usada em diários. Se você postar várias entradas por meio do diário de integração do Project, mas elas tiverem datas de contabilidade diferentes, o sistema gerará vários recibos de produto. Cada recebimento de produtos corresponde à data contábil indicada.

3. No Finance, vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Subcontratos>Recebimentos de produtos de subcontratos de projeto para exibir a lista de recebimentos de produtos com o status lançado.

Lançar recebimentos de produtos para subcontratos

Para lançar recebimentos de produtos, siga uma das etapas no Finance.

• Vá até Gerenciamento e contabilidade de projeto>Periódico>Subcontratos>Lançar recebimentos de produtos para subcontratos e selecione Lançar recebimentos de produtos para subcontratos para lançar o recebimento de produtos. Use um processo em lote para executar essa atividade periodicamente. Execute esse processo no modo de lote todos os dias.
• Acesse Gerenciamento e contabilidade de projeto>Subcontratos>Recebimentos de produtos de subcontratos de projeto para exibir a lista de recebimentos de produtos com o status lançado. Selecione o recibo do produto e, em seguida, selecione Postar para postá-lo.

Em ambos os casos, o sistema vai gerar o comprovante financeiro de recebimento de produtos se o acúmulo de recebimentos de produtos estiver configurado para categorias de compras, de acordo com a política de compras.

Criar e lançar faturas de fornecedores subcontratados

Quando um funcionário de contas a pagar recebe uma fatura do subcontratado, ele cria uma nova fatura em Finanças.

Para criar e postar faturas do fornecedor de subcontratado, siga estas etapas:

1. No Finance, acesse Contas a pagar>Ordens de compra>Todas as ordens de compra.
2. No Painel de Ação, na guia Fatura, selecione Fatura para criar uma fatura de fornecedor para a ordem de compra de subcontrato.
3. No Painel de Ação, na guia Padrão de, selecione Quantidade de recebimento de produtos como uma opção. As linhas da ordem de compra são mostradas com a quantidade de recebimento de produtos.
4. Insira o número e a data da fatura.
5. Selecione Lançar para lançar a fatura do fornecedor.

Quando você posta a fatura do fornecedor, ocorre a sincronização com o Dataverse e uma confirmação automática é feita para as faturas do fornecedor no Dataverse. No Dataverse, o sistema inicia um processo de correspondência automática para linhas de fatura do fornecedor e as entradas de quadro de horários ou despesas originais associadas a subcontratados. Esse processo de correspondência envolve a geração de uma entrada de reversão para o registro original e, em seguida, a criação de uma nova entrada para a linha de fatura do fornecedor na entidade Real.