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Se um funcionário sair da sua organização, poderá estar a perguntar-se o que deve fazer para proteger os dados e impedir o acesso não autorizado. Esta série de artigos explica como bloquear o acesso ao Microsoft 365 para que os antigos funcionários não possam iniciar sessão na subscrição do Microsoft 365 da sua organização, os passos que deve seguir para proteger os dados da sua organização e como permitir que outros funcionários acedam ao e-mail de um antigo funcionário e aos conteúdos do OneDrive.
Antes de começar
Para concluir os passos desta série, utilize estas funcionalidades e capacidades do Microsoft 365.
| Produto ou componente | Capcidade ou recurso |
|---|---|
| Centro de administração do Microsoft 365 | Converter caixa de correio, reencaminhar e-mail, revogar o acesso ou remover o utilizador |
| Centro de administração do Exchange | Bloquear o utilizador, bloquear o acesso ao e-mail ou apagar o dispositivo |
| OneDrive e SharePoint | Conceder acesso a outros utilizadores |
| Outlook | Importar ficheiros pst, adicionar caixa de correio |
| Active Directory | Remover utilizadores em ambientes híbridos |
Solução: Remover um antigo funcionário
| Etapa | Por que motivo este passo |
|---|---|
| Passo 1: impedir que um antigo funcionário inicie sessão nos serviços do Microsoft 365 da sua organização | Impedir que antigos funcionários acedam aos seus serviços do Microsoft 365 e aos dados da organização. |
| Passo 2: Guardar o conteúdo da caixa de correio de um antigo funcionário | Se alguém estiver a assumir o trabalho do antigo funcionário, é útil que este aceda a estas informações. Em alternativa, se existir um requisito legal ou uma necessidade importante de guardar os dados do antigo funcionário, quer concluir este passo. |
| Passo 3: Apagar e bloquear o dispositivo móvel de um antigo funcionário | Remove os dados da sua organização do telemóvel ou tablet do antigo funcionário. |
| Passo 4: reencaminhar o e-mail de um antigo funcionário para outro funcionário ou converter numa caixa de correio partilhada | Pode manter o endereço de e-mail do antigo funcionário ativo caso tenha clientes ou parceiros a enviar e-mails para o endereço do antigo funcionário. A configuração do reencaminhamento de e-mails garante que as mensagens são enviadas para a próxima pessoa a assumir o trabalho. |
| Passo 5: conceder a outro funcionário acesso aos dados do OneDrive e do Outlook | Se apenas remover a licença de um utilizador, mas não eliminar a conta, o conteúdo no OneDrive do utilizador permanece acessível para si mesmo após 30 dias. Antes de eliminar a conta, considere conceder acesso aos conteúdos do OneDrive e outlook do antigo funcionário a outro utilizador. Depois de eliminar a conta de um funcionário, os conteúdos no OneDrive e no Outlook são retidos durante 30 dias. Durante esses 30 dias, pode restaurar a conta do utilizador e obter acesso aos respetivos conteúdos. Se restaurar a conta de um utilizador, os respetivos conteúdos do OneDrive e do Outlook permanecem acessíveis para si, mesmo após 30 dias. |
| Passo 6 – Remover e eliminar a licença do Microsoft 365 de um antigo funcionário | Ao remover uma licença, você pode atribuí-la a outra pessoa. Em alternativa, pode eliminar a licença se não precisar da mesma. Quando remove ou elimina uma licença, o e-mail, os contactos e o calendário do antigo funcionário são retidos durante 30 dias e, em seguida, são eliminados permanentemente. Se remover ou eliminar uma licença, mas não eliminar a conta, o conteúdo no OneDrive do utilizador permanece acessível para si mesmo após 30 dias. |
| Passo 7 – Eliminar a conta de utilizador de um antigo funcionário | Eliminar a conta de um antigo funcionário impede que as mensagens de e-mail enviadas para essa conta sejam recebidas. |
Ver: Eliminar uma descrição geral do utilizador
Confira este vídeo e outros em nosso canal do YouTube.
Sua organização usa o Active Directory?
Se a sua organização sincronizar contas de utilizador com o Microsoft 365 a partir de um ambiente do Active Directory local, tem de eliminar e restaurar essas contas de utilizador no seu serviço do Active Directory local. Não pode eliminá-los ou restaurá-los no Microsoft 365.
Para eliminar e restaurar uma conta de utilizador no Active Directory (no local), veja Eliminar uma Conta de Utilizador.
Se estiver a utilizar Microsoft Entra ID, veja o cmdlet Remove-MgUser do PowerShell.