Explicar Grupos do Microsoft 365 aos seus utilizadores

Grupos do Microsoft 365 permitem-lhe configurar uma coleção de recursos para partilhar, incluindo uma caixa de correio e calendário partilhados, um site do SharePoint com um bloco de notas do OneNote e um Microsoft Planner entre outros. O Microsoft Teams também pode ser incluído quando cria um grupo ou pode ser adicionado mais tarde. Os recursos dos grupos de permissões são geridos através do grupo.

Os grupos podem ser criados através da criação de qualquer um dos recursos partilhados. Criar um grupo no Outlook produz o mesmo resultado que criar um site de equipa do SharePoint ligado a grupos ou um plano no Planner. Se os seus utilizadores não estiverem familiarizados com Grupos do Microsoft 365, podem não se aperceber disto. Isto pode causar confusão para os seus utilizadores e a possibilidade de criar recursos duplicados. (Por exemplo, alguém pode criar um site do SharePoint para colaboração em documentos e, mais tarde, criar uma instância separada de Planner, sem se aperceber Planner já estava disponível como parte do grupo.)

Uma vez que os grupos podem ser criados de várias formas, recomendamos a formação dos seus utilizadores para utilizarem o método que melhor se adequa à sua organização:

• Se a sua organização fizer a maior parte da comunicação através de e-mail, indique aos seus utilizadores para criarem grupos no Outlook.
• Se a sua organização utiliza muito o SharePoint ou está a migrar do SharePoint no local, indique aos seus utilizadores para criarem sites de equipa do SharePoint para colaboração.
• Se a sua organização tiver implementado o Teams, indique aos seus utilizadores para criarem uma equipa quando precisarem de um espaço de colaboração.

Se preparar os seus utilizadores para utilizarem sempre o método de criação de grupos que mais se alinha com a sua forma de trabalhar quando precisam de um espaço para colaborar com outras pessoas, pode ajudar a evitar confusões e duplicações de recursos. À medida que os utilizadores se tornam mais experientes, compreenderão melhor a coleção de serviços fornecidos com um grupo e que diferentes métodos de criação levam ao mesmo resultado.

Pode utilizar o modelo Grupos do Microsoft 365 para Empresas Utilizador – PowerPoint como ponto de partida para apresentações de formação para os seus utilizadores.

Como pensar e organizar grupos

Os seus utilizadores podem comunicar de forma mais eficaz entre si ao compreender onde e quando utilizar grupos.

Ciclo interno - Teams

O seu ciclo interno inclui pessoas com quem trabalha regularmente. Com o ciclo interno, terá de executar reuniões e projetos eficazes. Com o Teams, pode tirar partido das funcionalidades das equipas, como um calendário partilhado, reuniões, canais e conversas para coordenar com os seus colaboradores mais próximos.

Ciclo externo - Viva Engage

O seu ciclo externo inclui pessoas com quem se liga em toda a sua organização, mas com as quais não trabalha necessariamente em estreita colaboração. Com o ciclo externo, terá de informar e envolver funcionários e colegas de trabalho. Viva Engage fornece comunidades públicas onde pode partilhar melhores práticas, partilhar ficheiros e ideias de crowdsource.

Outlook, SharePoint e Stream

Outlook – utilize grupos de e-mail para direcionar comunicações para grupos específicos.

SharePoint – utilize sites do SharePoint para partilhar e colaborar em conteúdos com grupos específicos.

Stream - Utilize Stream para partilhar vídeo e eventos em direto com grupos específicos.

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