Impulsionar a adoção do processamento de documentos para o Microsoft 365

O processamento de documentos para o Microsoft 365 é um conjunto de serviços baseados na cloud que utilizam inteligência artificial (IA) para automatizar o processamento de conteúdos e extrair conhecimentos de dados não estruturados. Estes serviços ajudam a transformar os seus conteúdos em informações estruturadas e acionáveis que podem ser facilmente pesquisadas, analisadas e reutilizadas em toda a sua organização.

Ao integrar o processamento de documentos nos seus fluxos de trabalho, pode simplificar as operações, melhorar a conformidade e melhorar a deteção. Eis alguns exemplos de como os serviços podem ser aplicados:

• Organizar e gerir documentos. Extraia, resuma ou gere conteúdo automaticamente a partir de ficheiros carregados para a sua biblioteca de documentos do SharePoint.

• Expanda o alcance global. Crie cópias traduzidas de um ficheiro selecionado ou de um conjunto de ficheiros em todos os idiomas suportados.

• Gerar automaticamente documentos de rotina. Simplifique a criação de documentos periódicos, como relatórios de manutenção, atualizações status ou resumos de conformidade.

• Gerar documentos em massa. Automatize a criação de grandes volumes de documentos semelhantes, como renovações de contratos ou pacotes de inclusão, através de ferramentas de assemblagem de conteúdos.

• Processar documentos recebidos. Gerir e extrair dados de documentos empresariais recebidos, incluindo formulários de seguros, verificações comerciais e contratos de aluguer.

• Melhorar a deteção de conteúdos. Melhore a forma como os documentos empresariais e as informações dos funcionários, como políticas e procedimentos, são organizados e apresentados nas bibliotecas de documentos.

• Extrair detalhes de conteúdo específicos. Centralize e obtenha informações importantes, como números de patentes ou dados de conformidade, para facilitar a localização e a ação.

• Suporte de conformidade e governação. Aplique o processamento de documentos para ajudar a cumprir os requisitos de retenção e confidencialidade para documentos empresariais, incluindo materiais de evento e ficheiros de conferência.

Identificar cenários empresariais

Antes de implementar serviços de processamento de documentos na sua organização, é importante identificar os cenários empresariais em que estas capacidades adicionam mais valor. Compreender o "porquê" subjacente aos seus casos de utilização ajuda a determinar quais as funcionalidades mais benéficas e se o processamento de documentos é necessário. Também orienta a seleção do tipo de modelo adequado.

Para alcançar os resultados de negócio pretendidos, poderá querer combinar várias funcionalidades. Utilize os cenários de exemplo e casos de utilização para criar ideias sobre como o processamento de documentos pode suportar os objetivos da sua organização.

Por que isso importa

O conteúdo é a força vital da sua organização. Muitas unidades de negócio dependem do processamento de dados, muitas vezes através de fluxos de trabalho manuais ou semia automatizados que envolvem vários passos. Os serviços de processamento de documentos podem simplificar estes esforços e melhorar as suas práticas de gestão de conteúdos ao ativar:

• Pesquisa e filtragem avançadas para melhorar a deteção e a obtenção.

• Formatação condicional para simplificar a revisão e filtragem de documentos.

• Faça um clique na geração de relatórios do Power BI com metadados extraídos.

• Regras e fluxos de trabalho automatizados através do Power Automate.

• Imposição de conformidade através de etiquetas de retenção e confidencialidade.

Considere o ciclo de vida dos seus conteúdos

O conteúdo passa por um ciclo de vida típico, desde a criação e recriação até à compreensão, processamento, deteção e pesquisa. Existem muitos serviços disponíveis para suportar a sua empresa em cada uma destas fases.

Criação e reutilização de conteúdos

Dentro do ciclo de vida do conteúdo, podem existir casos de utilização para automatizar a criação de conteúdos, especialmente conteúdo transacional ou padronizado e a assemblagem de conteúdos pode ser útil para tal. A assemblagem de conteúdos pode criar automaticamente documentos empresariais comuns ou repetitivos, tais como contratos, declarações de trabalho, contratos de serviço, cartas de consentimento, campos de vendas e outra correspondência de rotina.

Depois de identificar tipos de documento repetitivos, quer identificar a origem de dados que pode ser utilizada como origem para os documentos. Ter uma lista ou origem de dados para preencher os documentos permite-lhe efetuar esta tarefa de forma mais rápida, mais consistente e com menos erros ao criar modelos modernos e utilizar esses modelos para gerar documentos.

Colaboração de conteúdo

A funcionalidade anotações é utilizada para adicionar notas e comentários a conteúdos em bibliotecas de documentos, seja para si ou para colaborar com outras pessoas. A funcionalidade anotações pode ser utilizada sem modificar os ficheiros originais, pelo que os registos originais são preservados.

Atualmente, as ferramentas de anotação incluem a caneta e o marcador, onde as cores podem ser selecionadas juntamente com uma borracha para remover traços de tinta digital e anotações anteriores. Depois de configurar uma subscrição do Azure no seu inquilino para serviços pay as you go, esta funcionalidade é ativada para os seus utilizadores. Recomendamos que considere fornecer detalhes aos utilizadores finais sobre a funcionalidade, especialmente para grupos empresariais que podem ter uma forte margem de lucro ou anotar documentos.

Compreensão e processamento de conteúdos

A utilização de modelos de processamento de documentos para automatizar a classificação e a extração de dados do conteúdo através do processamento de documentos e das funcionalidades de identificação de taxonomia ou etiquetagem de imagens pode poupar tempo e dinheiro ao mesmo tempo que minimiza o risco de erros digitais ou informações perdidas.

Os modelos de processamento de documentos podem executar diferentes tipos de tarefas no seu conteúdo, incluindo classificação, extração e palavras-chave. A tabela seguinte mostra estas tarefas e funcionalidades relacionadas.

Conformidade de conteúdo

Os modelos de processamento de documentos também podem ser utilizados para adicionar conformidade, fazendo com que apliquem etiquetas de confidencialidade e etiquetas de retenção a conteúdos adicionados a bibliotecas de documentos com modelos configurados com as mesmas.

Assim que o tipo de conteúdo e os metadados estiverem disponíveis numa biblioteca de documentos, os utilizadores empresariais podem tirar partido de várias capacidades. Podem criar novas vistas do conteúdo, criar relatórios e mover conteúdos automaticamente através de regras com base em metadados específicos. Além disso, podem conceber fluxos de trabalho de processos de negócio para tarefas como aprovações, integração de dados com outros sistemas, geração de encomendas de trabalho e automatização de muitas tarefas que foram feitas manualmente anteriormente.

Deteção de conteúdo

A utilização de serviços de processamento de documentos pode melhorar a experiência de pesquisa, uma vez que cada fragmento de metadados extraídos do conteúdo agora será pesquisável. A funcionalidade de consulta de conteúdos permite-lhe executar consultas específicas baseadas em metadados em bibliotecas de documentos do SharePoint. Você pode fazer consultas mais rápidas e precisas com base em valores de coluna de metadados específicos, em vez de apenas pesquisar palavras-chave.

Além de classificar e extrair dados de conteúdos adicionados a uma biblioteca do SharePoint, a sua organização pode ter conteúdos atualmente bloqueados em imagens que são difíceis de localizar. O serviço de reconhecimento ótico de carateres (OCR) permite extrair texto impresso ou manuscrito de imagens e documentos. Exemplos de imagens incluem cartazes, desenhos e etiquetas de produto. Exemplos de documentos incluem artigos, relatórios, formulários e faturas. Normalmente, o texto é extraído como palavras, linhas de texto e parágrafos ou blocos de texto, o que permite o acesso à versão digital do texto digitalizado. As informações extraídas são indexadas na pesquisa e podem ser disponibilizadas para funcionalidades de conformidade, como prevenção de perda de dados (DLP).

Planear a introdução

Para começar a utilizar os serviços de processamento de documentos, comece por avaliar o estado atual da sua organização e as necessidades em torno da gestão, processamento e análise de conteúdos. Identifique os principais repositórios de conteúdos utilizados por diferentes equipas e interaja com esses grupos para compreender os respetivos processos e cenários empresariais.

Procure oportunidades em que o processamento manual de conteúdos possa ser automatizado. Estas tarefas podem incluir:

• Ingestão e processamento de formulários ou documentos padrão (para exemplos, formulários de RH ou encomendas de compra).

• Geração de conteúdo repetível em escala (por exemplo, cartas de oferta ou propostas).

• Fluxos de trabalho de anotação manual (por exemplo, revisões de caneta e papel ou ferramentas de parceiros) que podem ser transitados para o seu ambiente do SharePoint.

Perguntas para orientar o planeamento de cenários

Ao avaliar que cenários empresariais deve priorizar, considere as seguintes perguntas:

• Resolve um problema real? Concentre-se em cenários que abordam pontos de dor ou ineficiências.

• Será amplamente utilizado ou terá um impacto amplo? Priorize casos de utilização que beneficiam várias equipas ou departamentos.

• É possível obtê-lo? Certifique-se de que o cenário é viável com as suas ferramentas e recursos atuais.

• Pode medir o sucesso? Defina métricas claras para controlar o impacto e os resultados.

A ferramenta de Avaliação do Microsoft 365 também pode ajudar a identificar potenciais áreas do seu ambiente do SharePoint que podem beneficiar dos serviços de processamento de documentos.

Introdução aos modelos de site

Se não souber por onde começar, explore os modelos de site disponíveis no seu inquilino depois de configurar a subscrição do Azure como pay as you go. Esses modelos são:

• Pré-concebida e pronta para implementação.
• Personalizável de acordo com as necessidades da sua organização.
• Disponível em todos os sites de equipa.

Utilize estes modelos para iniciar rapidamente um site profissional que ajuda a gerir, processar e controlar documentos empresariais com várias funcionalidades do Microsoft 365. Estes sites são ideais para:

• Demonstrar capacidades aos intervenientes empresariais.
• Acelerar o planeamento e a visão de cenários.
• Mostrar valor para áreas empresariais, como gestão de contratos e contabilidade.

Fornecem uma base forte para a criação de soluções que simplificam os fluxos de trabalho de documentos e melhoram a gestão do ciclo de vida dos conteúdos.

Identificar as funções e responsabilidades para sua organização

À medida que planeia os seus projetos de processamento de documentos, é importante identificar quem na sua organização precisa de estar envolvido. Comece por mapear as funcionalidades que pretende utilizar. Este processo ajuda a esclarecer que funções são essenciais.

Por exemplo, se estiver focado no processamento de documentos, a função de administrador do SharePoint é fundamental para criar e gerir centros de conteúdo necessários para gerir modelos em escala. Se estiver focado em funcionalidades como o OCR e a conformidade, é necessário o administrador de Conformidade do Purview. Se a etiquetagem de taxonomia for perseguida, é importante compreender a gestão do arquivo de termos empresariais ou determinar se utiliza um centro de conteúdos.

Mapear funções para funcionalidades antecipadamente ajuda a garantir que as pessoas certas estão envolvidas e que o seu projeto está configurado para o sucesso.

Considerações de configuração e configuração

Planear a utilização de serviços de processamento de documentos envolve determinar que funcionalidades planeia ativar e planear os custos com a calculadora de custos do Microsoft SharePoint para ajudar a prever os custos dos serviços pay as you go. Esta ferramenta dá-lhe uma melhor compreensão dos padrões de utilização e dos custos estimados da sua organização para que possa tomar decisões mais informadas. Também é útil em conjunto com a ferramenta avaliação do Microsoft 365, que analisa a sua arquitetura de informações e realça bibliotecas com tipos de conteúdo personalizados e colunas expandidas que podem beneficiar da automatização com tecnologia de IA.

Lista de verificação de preparação

Para se preparar para implementar serviços de processamento de documentos, tem de:

1. Planejar

   • Planeie o aproveitamento do valor dos serviços de processamento de documentos em áreas como:
     • Pesquisar
     • Filtrar e ver formatação
     • Conformidade
     • Automação

2. Identificar

   • Compreender a arquitetura de informações existente e a utilização da funcionalidade de gestão de conteúdos.
   • Os tipos de conteúdo existentes são bons candidatos para modelos?
   • Que processos existentes seriam melhorados pelos metadados?
   • Quanto conteúdo irá processar?

3. Design

   • Crie a sua abordagem à arquitetura de informações, metadados geridos e tipos de conteúdo.
   • Crie o processo para definição, criação e gestão.