Configurar a eSignature

Este é um serviço pay as you go que está configurado no Centro de administração do Microsoft 365. Antes de começar, determine se esta funcionalidade é adequada para as suas necessidades ao ler a secção Antes de começar.

Lista de verificação do administrador da eSignature

Pré-requisitos

Licenciamento

Antes de poder utilizar a eSignature, primeiro tem de associar uma subscrição do Azure no pay as you go. A faturação baseia-se no tipo e no número de transações.

Permissões

Tem de ser administrador do SharePoint ou Administrador Global para poder aceder ao Centro de administração do Microsoft 365 e configurar a eSignature.

Configurar a eSignature

Para permitir que as pessoas na sua organização utilizem a eSignature, siga estes passos.

1. Na Centro de administração do Microsoft 365, selecione Definições Definições > Definições da organização.

2. Na página Definições da organização, selecione Serviços Pay as you go.

3. Na página Serviços pay as you go , selecione o separador Definições .

4. Em Documento & serviços de imagem, selecione eSignature.

5. No painel eSignature , selecione Permitir que as pessoas na sua organização utilizem a eSignature.

Depois de configurados, vários processos em segundo plano começam automaticamente a integrar a funcionalidade de forma totalmente integrada no seu inquilino e serviços existentes do Microsoft 365. Estes processos incluem sincronização de dados, atualizações de configuração e otimizações de desempenho. O serviço estará totalmente operacional no prazo de 24 horas após a ativação.

Adicionar fornecedores de assinaturas

Para selecionar os fornecedores de assinatura a utilizar, siga estes passos.

1. No painel eSignature , na secção Que fornecedores de assinaturas podem ser utilizados? , selecione os fornecedores que pretende utilizar. Pode escolher 1 fornecedor, todos os fornecedores ou uma combinação de fornecedores.

   

2. Selecione Salvar.

Permitir pedidos de assinatura no Microsoft Word

Para permitir que os utilizadores utilizem a eSignature no Word, tem de ativar a funcionalidade Word e aplicar a política de grupo do Office.

Ativar a funcionalidade Word

1. No painel eSignature, na secção Que aplicações podem utilizar a eSignature?, selecione Word (Ambiente de Trabalho).

   

2. Selecione Salvar.

Aplicar a política de grupo do Office

A definição de política Permitir a utilização da eSignature para o Microsoft Word de grupo controla se os utilizadores podem pedir eSignatures diretamente a partir de Word em inquilinos que tenham ativado o serviço eSignature nativo da Microsoft. Se a política estiver inativa ou não for aplicada, a ação eSignature não estará visível e poderá ser votada no friso Inserir no Word.

1. Adquirir e implementar a política de grupo Permitir a utilização da eSignature para a Microsoft Word através dos métodos padrão de:

   • Serviço de Política de Nuvem para o Microsoft 365
   • Microsoft Intune
   • Gestor de Política de Grupo

   Em alternativa, adquira a política através do Centro de Transferências da Microsoft: ficheiros de Modelo Administrativo (ADMX/ADML) para o Microsoft Office.

2. Aplicar a definição de política.

Como alternativa à aplicação da política, utilize um comando de registo para ativar a eSignature para Word

Num dispositivo Windows, pode executar um comando "reg add" a partir de uma linha de comandos elevada.

O comando seguinte atualiza o registo para apresentar a ação "campos de eSignature" no friso Inserir do Word Ambiente de Trabalho.

reg add HKCU\software\policies\microsoft\office\16.0\word\options /v isesignenabled /t REG_DWORD /d 1 /f

Gerenciar sites

Para especificar os sites onde os utilizadores podem utilizar a eSignature, siga estes passos.

1. No painel eSignature , na secção Onde pode utilizar a eSignature? , selecione Todos os sites ou Sites selecionados (até 100). Siga as instruções para selecionar os sites ou carregar um CSV com um máximo de 100 sites. Certifique-se de que adiciona o site do centro de conteúdos se pretender que seja incluído. Em seguida, pode gerir as permissões de acesso ao site para os sites que selecionou.

2. Selecione Salvar.

Desativar a eSignature

1. Na página Serviços pay as you go , selecione o separador Definições .

2. Em Documento & serviços de imagem, selecione eSignature.

3. No painel eSignature, desmarque a caixa de marcar Permitir que as pessoas na sua organização utilizem a eSignature.

4. Desative a política Permitir a utilização da eSignature para o Microsoft Word para remover a ação de eSignature de Word.

Destinatários externos

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B fornece autenticação e gestão de novos convidados. Os signatários externos ou destinatários são considerados convidados no seu inquilino. Para poder enviar pedidos para novos signatários fora da sua organização, tem de ativar Microsoft Entra integração B2B para o SharePoint e o OneDrive. Considere se isto cumpre os seus requisitos de conformidade e segurança ao ativar a eSignature.

Se um convidado for eliminado do inquilino enquanto o pedido estiver em curso, deixará de poder aceder ao documento do pedido ou ao documento assinado final. Nestes casos, tem de reenviar o pedido eSignature. Antes de eliminar um convidado, certifique-se de que não está envolvido em quaisquer pedidos em curso. Esta definição não afeta os seus convidados de ID de Microsoft Entra existentes.

Autenticação

Os destinatários externos poderão ter de se autenticar antes de poderem aceder a um documento para assinatura. O tipo de autenticação exigido pelos destinatários externos depende da configuração para convidados ao nível do SharePoint ou ao nível do inquilino. Além disso, se o convidado pertencer a uma organização com um inquilino do Microsoft 365, é possível que a configuração da organização afete a experiência de autenticação ao tentar assinar o documento. Para obter mais informações, veja Colaboração com convidados num site.

Acesso condicional

Determinados acessos condicionais podem determinar se os destinatários externos (signatários fora da sua organização ou inquilino do Microsoft 365) conseguem assinar um documento. Dependendo da configuração do administrador, os signatários externos poderão não conseguir aceder e ler o documento para assinatura. Noutros casos, poderão aceder ao documento para assinatura, mas a operação de assinatura não tem êxito. Uma forma comum de resolve este problema é adicionar a eSignature (formalmente denominada Microsoft eSignature Service) à lista de aplicações aprovadas através do centro de administração do Microsoft Entra.

Armazenamento e retenção de documentos

Armazenamento de documentos

O serviço eSignature permite que um requerente inicie um pedido de assinatura a partir de um documento PDF guardado numa biblioteca do SharePoint na qual a eSignature está ativada. Depois de todas as partes necessárias terem assinado, o serviço guarda uma cópia do documento assinado na pasta do documento original (pasta de origem). O remetente é notificado num e-mail que inclui uma ligação para ver o documento e uma ligação separada para a pasta do SharePoint onde o documento assinado foi guardado.

Antes de um pedido de assinatura ser enviado e no final do pedido, são efetuadas determinadas verificações para garantir que o remetente tem permissão para escrever no documento e na pasta de origem. Se a permissão for alterada quando o pedido de assinatura estiver em curso, o serviço poderá não conseguir guardar uma cópia do documento assinado na pasta de origem. Este evento pode ocorrer quando:

• O remetente do pedido já não tem acesso à pasta de origem. Por exemplo, o proprietário da pasta de origem ou um administrador do SharePoint revogou o acesso do remetente.

• A permissão de escrita inicial do remetente para a pasta de origem foi reduzida para uma versão reduzida para apenas visualização.

• A pasta de origem foi eliminada.

Retenção de documentos

Quando é criado um pedido de assinatura para um documento no SharePoint, o serviço cria uma cópia funcional do documento. É esta cópia funcional que é enviada para todos os destinatários para assinatura e é assim que o remetente pode controlar a status dos seus pedidos. A cópia funcional do pedido é armazenada numa biblioteca de documentos oculta no SharePoint. A assinatura será adicionada à cópia de trabalho do documento do pedido apenas depois de todas as partes terem assinado. Se alguma parte não tiver assinado, o documento aparece como não assinado, mesmo que uma das partes já tenha adicionado a assinatura.

A cópia de trabalho do pedido é armazenada e mantida durante cinco anos ou de acordo com a política de retenção de documentos estabelecida pelo SharePoint ou administrador inquilino. Saiba mais sobre as políticas de retenção.

Expiração de ligações de URL no e-mail

Todas as notificações por e-mail enviadas relativamente a um pedido de assinatura contêm uma ligação de URL que permite ao destinatário ver, rever e assinar o documento. Quando um pedido atinge um estado terminal (quando o status é Concluído, Cancelado ou Recusado), o destinatário tem 30 dias para ver, transferir e armazenar o documento numa localização preferencial. Depois de a ligação expirar, já não pode ser utilizada para aceder ao documento.

Para obter mais proteção, quando um remetente cancela um pedido, os destinatários perdem imediatamente o acesso ao documento do pedido. A notificação por e-mail recebida pelos destinatários não conterá uma ligação de URL para ver o pedido.

Outros fornecedores de assinatura eletrónica

No final do processo de assinatura, quando todas as partes necessárias assinarem, uma cópia do documento assinado é guardada automaticamente no SharePoint. O documento assinado é guardado numa pasta específica do fornecedor de uma pasta aplicações especiais no SharePoint. Todas as bibliotecas de documentos têm uma pasta específica do fornecedor onde todos os documentos assinados com esse fornecedor são guardados. O documento assinado é armazenado no caminho da pasta Biblioteca de documentos\Aplicações\Documentos assinados\Fornecedor.

Quanto tempo uma cópia do documento assinado é mantida na plataforma do outro fornecedor depende apenas das definições de política de retenção e armazenamento de documentos desse serviço de fornecedor.