Gerir dados do Microsoft Whiteboard

Whiteboard conteúdo é armazenado no OneDrive e no Azure. O OneDrive é o armazenamento predefinido para todos os novos quadros. Os quadros criados originalmente no Azure e os quadros que foram iniciados num Surface Hub ou num dispositivo Salas do Microsoft Teams são armazenados no Azure.

Para gerir os dados, primeiro tem de se certificar de que Whiteboard está ativado para a sua organização. Para obter mais informações, veja Gerir o acesso ao Whiteboard.

Descrição geral do armazenamento do Azure

Whiteboard atualmente armazena conteúdo de forma segura no Azure. Os dados podem ser armazenados em localizações diferentes, consoante o país/região e quando Whiteboard mudados para armazenar novos conteúdos nessas localizações. Para marcar onde são criados novos dados, consulte Onde estão armazenados os seus dados de cliente do Microsoft 365.

Os conteúdos no Azure não suportam a Prevenção de Perda de Dados (DLP), Deteção de Dados Eletrónicos, políticas de retenção e funcionalidades semelhantes. Este conteúdo pode ser gerido com Whiteboard cmdlets do PowerShell. Eventualmente, os quadros armazenados no Azure têm de ser migrados para o OneDrive ou eliminados.

Se uma conta de utilizador for eliminada no Azure

Estamos a alterar a forma como os quadros são armazenados quando a conta de um utilizador é eliminada no Azure. Antes da alteração, todos os quadros pertencentes a uma conta de utilizador eliminada também foram eliminados. No entanto, os quadros que foram partilhados com outras pessoas não foram eliminados.

A partir de 1 de junho de 2022, o comportamento dos quadros no Azure mudou. Todos os quadros partilhados com outros utilizadores serão eliminados.

Se quiser manter os quadros de um utilizador eliminado, antes de eliminar a conta, pode transferir a propriedade. Pode transferir um único quadro ou todos para outro utilizador.

• Siga estas instruções para transferir todos os quadros.

• Para obter mais informações sobre como eliminar contas de utilizador, consulte Eliminar um utilizador da sua organização.

Certifique-se de que qualquer processo de eliminação ou script processa esta alteração. Se não estiver familiarizado com a eliminação dos quadros, não é necessária qualquer ação.

Descrição geral do armazenamento do OneDrive

Os quadros são criados na pasta OneDrive da pessoa que inicia o quadro. O SharePoint ainda não é suportado. Este processo aplica-se a todos os quadros criados nas aplicações autónomas Whiteboard e em reuniões, conversas e canais do Microsoft Teams. A única exceção são os quadros iniciados a partir de um Surface Hub serão armazenados no Azure, embora sejam movidos para o OneDrive no futuro.

Os utilizadores que não têm o OneDrive aprovisionado já não podem criar novos quadros quando esta alteração é implementada. No entanto, ainda podem editar os quadros criados anteriormente. Também podem colaborar em quadros partilhados com os mesmos por outras pessoas que tenham o OneDrive.

Um quadro médio pode ter entre 50 KB e 1 MB de tamanho e estar localizado onde quer que o seu conteúdo do OneDrive resida. Para marcar onde os dados da sua organização são armazenados, consulte Onde estão armazenados os seus dados de cliente do Microsoft 365. Em seguida, observe a localização do OneDrive.

Controlos do armazenamento do OneDrive

Pode gerir Whiteboard dados com controlos existentes do OneDrive. Para obter mais informações, consulte Guia do OneDrive para empresas.

Pode utilizar ferramentas existentes do OneDrive para satisfazer pedidos de titulares de dados (DSRs) para o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Se quiser garantir que todas as alterações anteriores são removidas do ficheiro, tem de eliminar todo o ficheiro.

Whiteboard ficheiros podem ser movidos da mesma forma que outros conteúdos no OneDrive. No entanto, as permissões e ligações de partilha podem não ser movidas.

Controlos de dados suportados atualmente:

• Políticas de retenção
• Cota
• Retenção legal
• DLP
• Deteção de Dados Eletrónicos Básica – os ficheiros .whiteboard são armazenados como ficheiros no OneDrive do criador. Estão indexados para palavra-chave e pesquisa de tipo de ficheiro, mas não estão disponíveis para pré-visualização ou revisão. Após a exportação, um administrador tem de carregar o ficheiro novamente para o OneDrive para ver o conteúdo. Está previsto mais suporte para o futuro.

Controlos de dados planeados para versões futuras:

• Rótulos de confidencialidade
• Análise
• Mais suporte de Deteção de Dados Eletrónicos

Transferir o quadro quando um utilizador sai da empresa

Para preservar os ficheiros do OneDrive de um antigo utilizador, incluindo ficheiros .whiteboard, primeiro dê-se acesso ao respetivo OneDrive e, em seguida, mova os ficheiros que pretende manter.

1. No centro de administração, vá para a página Usuários>Usuários ativos.
2. Selecione um utilizador.
3. Na página de propriedades do utilizador, selecione OneDrive. Em Obter acesso a ficheiros, selecione Criar ligação para ficheiros.
4. Selecione a ligação para abrir a localização do ficheiro.
5. Selecione os ficheiros ou pastas que pretende mover e, em seguida, selecione Mover para.

Saiba mais sobre como preservar o conteúdo de um antigo utilizador: Passo 5 – Conceder a outro utilizador acesso aos dados do OneDrive e do Outlook – Administrador do Microsoft 365

Gerir quadros movidos

Assim que o ficheiro .whiteboard for apresentado no OneDrive do novo proprietário, pode abrir, editar, mudar o nome ou eliminar os ficheiros.

1. Abra office.com e, no iniciador de aplicações, selecione OneDrive.
2. No painel de navegação esquerdo, selecione Os Meus Ficheiros.
3. Abra a pasta denominada Quadros.
4. Na lista de ficheiros, selecione o ficheiro movido e selecione o botão ... para mudar o nome, eliminar e outras opções.

Auditoria

Whiteboard ficheiros armazenados no OneDrive estão incluídos nas atividades de registo de auditoria de ficheiros para criar, modificar, partilhar e eliminar atividades. Saiba mais sobre as atividades de ficheiros em Atividades de registo de auditoria – Microsoft Purview.

Confira também

Gerir o acesso ao Whiteboard

Gerir a partilha para Whiteboard

Implementar Whiteboard no Windows